1. Hozzon létre egy projekt ütemtervet
A projektmenedzsment ismereteinek felhasználásával ossza fel a projektet fázisokra, és alakítson ki ezeken belül egyéni feladatokat. Ezután ezeket a fázisokat fogja kezelni, a teljes projekt helyett. Emellett minden fázis hosszát is hozzávetőlegesen megbecsülheti azáltal, hogy meghatározza az egyes fázisokban elvégzendő főbb feladatokat és azok mérföldköveit. Miután mindezt összeállította, térképezze fel a feladatokat, fázisokat és mérföldköveket, hogy elkészíthesse a projekt ütemtervét.
2. Határozza meg a fontos erőforrásokat és a költségvetést
Az erőforrás-elosztás ennek a folyamatnak szerves része, mivel minden feladathoz hozzá lesznek rendelve a szükséges erőforrások, és ezeket az erőforrásokat a feladat keretében kell kezelni. Miután elkészítette az ütemtervet, meg kell határoznia az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges erőforrásokat.
Minden projekthez saját, szükséges erőforráskészlet tartozik, és ez projektenként változik. Az erőforrások típusai:
Személyek: Bármely csapattag, aki munkájával hozzájárul a projekthez.
Felszerelés: Bármilyen típusú eszköz vagy szoftver, amelyre szüksége lesz a források létrehozásához az ötlet megszületésétől a projekt megvalósításáig. Ne feledje, hogy a speciális eszközök jelentős idő- és pénzbefektetést igényelnek.
Anyagok: Fogyóeszközök, amelyekre szüksége lesz – ez magában foglalja az irodai kellékeket és az üzemanyagot az autóihoz.
Létesítmények: Az épületek és munkaterületek, ahol a csapata dolgozni fog.
Költségvetés: A pénz, amire szüksége van a fenti erőforrások megvásárlásához.
A projekt és a hozzá tartozó költségvetés kezelése során nyomon követheti a projekt nyilvántartott kiadásait, így naprakész maradhat, és gondoskodhat arról, hogy ne költsön több pénzt, mint amennyi meg van adva feladatonként.
3. Nevezze meg a rendelkezésre álló erőforrásokat
Most meg kell találnia és igényelnie kell a határidők betartásához szükséges erőforrásokat. Ez magában foglalja a felszerelések és kellékek összegyűjtését, de a rendelkezésre álló csapattagok megtalálását is. Bár ezek az erőforrások egyszerre több projektben is részt vehetnek, tisztában kell lennie a kapacitásukkal.
4. Források hozzárendelése és kiosztása
Miután megtalálta az erőforrásokat, hozzá kell adnia őket a projekthez. Feltétlenül készüljön fel minden olyan kihívásra, amely késleltetheti a projekt befejezését – ezek a kihívások a szoftverproblémáktól az érdekelt felek személyi változásain át a szervezeti prioritások eltolódásáig terjedhetnek. Íme néhány gyakori kihívás, amellyel a csapata szembesülhet, amikor egy projektet határidőre próbál megvalósítani:
Források rendelkezésre állása
A projekt hatókörének változásai
A tartózkodási hely és az időzónák eltérései
Folyamat- és feladatkésések
Bár ezek közül néhány kihívás nagyobb hatású, mint a többi, mindegyik lassíthatja a projekt megvalósítását. Szerencsére azonban sok esetben lehetősége van előre azonosítani és megtervezni a vészhelyzeti terveket és a megfelelő technikákat, amelyeket alkalmazhat, ha ezek közül bármelyik bekövetkezik a projekt során.
5. Projektütemezés nyomon követése
Ez egyszerűnek tűnhet, de minden változás hatással lehet a projekt teljes ütemtervére az adott ponttól kezdve, ezért gondoskodjon arról, hogy kellő időtartalék álljon a rendelkezésére. Figyeljen a következőkre:
Túlterhelt és kizsákmányolt csapattagok.
Nem tervezett szabadságok vagy betegszabadság.
Halasztott feladatok, amelyek jelentős késést okoznak a függő feladatokban.
Az üzleti célok és célkitűzések változásai.
Egyes eszközök, például a Szakértői szolgáltatások automatizálása (PSA) szoftver , lehetőséget nyújtanak az időigényes adminisztratív feladatok, például az időnyilvántartás, a projektmenedzsment, a számlázás és egyebek automatizálására.
6. Válasszon egy technikát az akadályelhárításhoz
Az eredeti terv szerint ritkán sikerül minden feladatot elvégezni és a projektet pontosan a tervezett időpontban befejezni. A projekt teljesítési határidejétől függően bizonyos feladatok befejezésének időpontja rugalmasan kezelhető. Ha elmarad a tervezett ütemtervtől, két technikát alkalmazhat: az erőforrások kiegyenlítését és az erőforrásszintek simítását.
Az erőforrásszintek simítása jól működik, ha korlátozott vagy megosztott erőforrásai vannak, de lehetősége van az idővonal meghosszabbítására. Az erőforrások kiegyenlítése a legjobb az elérhető erőforrások optimalizálására, de van egy határidő, amely nem hosszabbítható meg.
A legmegfelelőbb technika kiválasztása attól függ, hogy mennyire rugalmas az ütemterv. Bármelyik technikát is választja, meg kell győződnie arról, hogy a menedzsment eszköz ugyanolyan rugalmas, mint Ön.
A Dynamics 365 követése