Bez obzira na to gdje radite, spoznaja tko što radi i gdje mu je mjesto pomaže svima da bolje rade svoj posao. Organizacijski grafikon pruža svima brzi pregled načina na koji je tvrtka strukturirana, je li to osnovan ured, startup, proizvodno postrojenje ili nešto drugo.
Kako izraditi najbolji organizacijski grafikon za svoju tvrtku
Što je to organizacijski-grafikon?
Velike su šanse da ste ga već vidjeli. Organizacijski grafikoni, također nazivani org grafikoni ili organogrami, sadrže okvire, oblike ili fotografije koji predstavljaju osobe i funkcije. Mogu uključivati i podatke za kontakt, veze na stranicu, ikone i ilustracije.
Kad su povezani s linijama, ovi okviri tvore grafikon koji prikazuje unutarnju strukturu organizacije. Prikazuje tko je podređen kome, gdje se divizije nalaze te kako su odjeli povezani.
Što je svrha organizacijskog grafikona?
Organizacijski grafikon može pomoći novim zaposlenicima ili volonterima da brže upoznaju tvrtku, pomažući im da povežu imena i lica s ulogama i odgovornostima. Čak i dugogodišnji zaposlenici, odjeli za ljudske resurse i vlasnici tvrtki mogu imati koristi od organizacijskog grafikona na dohvat ruke.
Evo što oni čine:
- prikazuju unutarnju strukturu i hijerarhiju
- pomažu zaposlenicima otkriti koga obavijestiti i koga kontaktirati ako se pojavi problem
- pomažu u raščišćavanju uloga i odgovornosti
- olakšavaju čuvanje podataka za kontakt zaposlenika na jednom prikladnom mjestu
- pomažu rukovodstvu da vidi koliko zaposlenika ima u svakom odjelu te kako najbolje rasporediti osoblje i druge resurse
- daju osoblju uvide u kanale unapređenja
Jedan organogram može raditi sve. Pogledajmo vrste organizacijskih grafikona koje poduzeća najviše koriste.
Koje su četiri vrste organizacijskih struktura?
Vrsta organizacijskog grafikona koji koristite ovisit će o vašoj ciljnoj skupini, vašoj tvrtki ili ustanovi i o tome što želite prenijeti. Možda ćete trebati samo jedan uzorak grafikona za čitavu tvrtku ili nekoliko za nekoliko različitih ciljnih skupina ili odjela.
Dok se svaka vrsta organizacijskog grafikona može modificirati i urediti, najviše tvrtki koristi organizacijske grafikone koji spadaju u ove četiri kategorije:
1. Funkcionalna hijerarhija odozgo prema dolje
Savršen za pokazivanje tradicionalne poslovne strukture, hijerarhija grafikona započinje sa C-Suite na vrhu, zatim se raščlanjuje na odjele ili divizije. Unutar svakog odjela, navest ćete više rukovodstvo, srednje rukovoditelje, više osoblje, osoblje srednje razine i mlađe osoblje. Na kraju, hijerarhijski grafikon izgleda kao piramida sa svakim odjelom koji se spušta do izvršnog direktora.
NAPOMENA: Hijerarhijski organizacijski grafikoni općenito su lako razumljivi. No, kad postoji više slojeva u zapovjednom lancu, znati koga povezati s kime i kad može se činiti teškim, osobito ako postoji problem ili ako netko ima novu ideju.
2. Organizacijski-grafikon odjela
Ovaj oblik siguran je izbor ako je vaša tvrtka organizirana duž proizvodnih linija ili geografskih regija. Ako međusobno nisu ovisni, divizijski organizacijski grafikon također je i odličan način da to jasno odrazi. Poput organizacijskog hijerarhijskog grafikona, divizijski grafikon započinje s predsjednikom ili izvršnim direktorom, ali umjesto divizije u odjelima sa zajednički korištenim resursima, podijeljen je u poslovne grane (PG-ove). Grafikon pokriva odjele svake poslovne grane, kao što su ljudski resursi, računovodstvo, pravni i marketinški odjel te ljude ili funkcije unutar tih odjela.
NAPOMENA: Budući da organizacije poput ove često imaju suvišne odjele unutar svake divizije, divizijska struktura može rezultirati prevelikom količinom osoblja i nepotrebnim troškovima.
3. Matrični organizacijski-grafikon
Besplatno isprobajte Visio tijekom mjesec dana
Nakon jednomjesečnog besplatnog probnog razdoblja naplaćivat će vam se odgovarajuća naknada za pretplatu. Potrebna je kreditna kartica. Otkažite u bilo kojem trenutku kako biste zaustavili buduće troškove.
Ova vrsta organograma obično se primjenjuje na tvrtke s timovima ili članovima tima koje imaju više od jednog upravitelja. Na primjer, u novinama, novinar može pokrivati lokalne vijesti, kao i financijske vijesti, što znači da će imati dva rukovoditelja. Ili grafički dizajner kod pružatelja usluga energije može biti podređen voditelju grafičkog dizajna. No, budući da on ili ona radi na projektima za odjel obnovljive energije, dizajner može komunicirati i s nekim iz tog tima.
NAPOMENA: Kad član tima radi u više odjela, organizacije mogu pronaći više kreativnih načina za rješavanje problema. Ovo stvara kooperativnije okruženje. Međutim, kad timovi ili članovi tima imaju više od jednog nadzornika, to može povećati zbunjenost i konflikte.
4. Ravni organizacijski-grafikon
Korišteni gotovo ekskluzivno u malim tvrtkama, ravni ili „horizontalni” organizacijski grafikoni obično imaju dvije razine, administrativne službenike i radnike. Unutar grafikona, pune linije prikazuju glavni lanac zapovijedanja, a iscrtkane linije prikazuju sekundarne linije autoriteta. Na papiru, tvrtke s ravnom organizacijskom strukturom mogu izgledati slično malom vatrogasnom odjelu, sa šefom, tri kapetana i nekoliko vatrogasaca koji su podređeni kapetanima. Ili nadzornik ili voditelj odjela sa nekoliko zaposlenih koji su izravno pod njegovim ili njezinim nadzorom.
NAPOMENA: U ravnoj strukturi, nadzornik i njegovi timovi često imaju bliske odnose i zajedno sudjeluju u donošenju odluka. Zaposlenici često imaju veću odgovornost i više autonomije nego u drugim organizacijskim strukturama. To znači da je izgradnja povjerenja od ključne važnosti, kao i timski rad. No, budući da je matrica tako kompaktna, ako postoje sukobi između zaposlenika, oni mogu biti izraženiji zbog činjenice da je tim tako mali.
Izgradnja organizacijskih grafikona pomoću softvera
Softver organizacijskog grafikona čini izgradnju novih organograma i reviziju starih jednostavnom. Pogledajmo kako stvoriti organizacijski grafikon na internetu pomoću nekih od najpopularnijih dostupnih softverskih opcija.
Organizacijski grafikoni u programu PowerPoint
PowerPoint može biti dizajniran kao alat za prezentaciju, no možete ga koristiti i za razvoj organizacijskih grafikona. Za početak rada:
- Otvorite novi dokument programa PowerPoint
- Idite na karticu umetanje i kliknite SmartArt
- Krećite se do grupe Hijerarhija i odaberite predložak organizacijskog grafikona koji trebate
- Kliknite na oblike za dodavanje teksta
- Po potrebi dodajte više oblika (ili ljudi)
Kad je sve uračunato, možete započeti s reorganizacijom organizacijskog grafikona u programu PowerPoint. Samo se vratite na karticu alata za dizajn SmartArt grafike i korištenje gumba Promote/Demote za okomito pomicanje oblika. Koristite gumbe Pomakni se gore/Pomakni se dolje za vodoravno pomicanje oblika.
Organizacijski grafikoni u programu Word
To možda neće biti tradicionalni način za izradu organizacijskih grafikona, ali Microsoft Word može vam pomoći u dizajnu osnovnih dijagrama koji prikazuju kako funkcionira vaša organizacija. Za izradu organizacijskog grafikona u programu Word, sve što trebate učiniti je:
- Idite na karticu umetanje i kliknite SmartArt.
- Idite na grupu Hijerarhija i odaberite predložak organizacijskog grafikona koji želite upotrijebiti.
- Dalje, vidjet ćete izbornik s oblicima koji predstavljaju osobe. Samo unesite tekst za predstavljanje svake osobe u vašem grafikonu.
- Ako trebate dodati oblike u predložak organizacijskog grafikona, kliknite tablicu alata za dizajn SmartArt grafike, zatim kliknite Dodaj oblik.
- Da biste naručili nekoga u svoj organizacijski grafikon, kliknite njegovo ime u dijaloškom okviru Tekst. Pritisnite tablicu kako biste ih pomaknuli prema gore ili Shift + Tab za pomicanje prema dolje. Ili, svojom hijerarhijom možete upravljati u kartici Dizajn SmartArt grafike.
Možete podesiti svoje boje, fontove i veličine, putem kartica Alati za dizajn SmartArt grafike i Oblik.
Organizacijski grafikoni u programu Visio iz programa Excel
Visio je vizualni alat, radno područje za povlačenje i ispuštanje koji omogućuje ljudima stvaranje organizacijskih grafikona i ima snagu za povezivanje s podacima u postojećim datotekama programa Excel ili aktivnim direktorijima za pomoć u automatskoj izradi organizacijskih grafikona. No, kad kombinirate dva, možete stvoriti atraktivne organizacijske grafikone za tvrtke bilo koje veličine. Za nastavak, otvorite Visio i kliknite Čarobnjak Organizacijski grafikon, zatim:
- Kliknite „informaciju koja je već pohranjena u datoteci ili bazi podataka”
- Odgovorite na pitanja kad se zatraži
- Uvezite slike ako želite
- Kliknite završi
Uz uvoz informacija u vaš organizacijski grafikon iz programa Excel, informacije također možete dodati izravno u Čarobnjak Organizacijski grafikon.
Više savjeta o organizacijskim grafikonima
Čak i sa softverom za organizacijske grafikone, organogrami brzo mogu postati zamućenje oblika i riječi. No, uz malo truda oko dizajna, mogu uhvatiti pažnju na ispravan način. Stoga, kad fino dorađujete svoj grafikon, pokušajte:
- Odrediti mu dobru veličinu. Ako je vaš grafikon prevelik, bit će golem. Ako trebate napraviti tri grafikona umjesto jednog, učinite to. Na ovaj način, vaša ciljna skupina može dobiti pregled organizacijske strukture, zatim dublje zaroniti u odjele ili divizije kad budu spremni. Samo se pobrinite da sve vodi natrag na najvišu razinu vaše organizacije.
- Dosljedno koristite oblike i boje. Korištenjem istog oblika za nadzornike, drugog oblika za osoblje srednje razine, a drugog pak za mlađe zaposlenike, možete pomoći da vaš grafikon bude razumljiviji. Upotrijebite jednu boju za svaku diviziju u vašoj tvrtki.
- Dodajte relevantne informacije. Pazite da dodate pojedinosti o svom osoblju, kao što su podaci za kontakt, lokacija, klijenti ili posebnosti. Na ovaj način, ako netko traži pomoć, oni mogu reći tko radi što i gdje.
- Pokažite pomoćnike s bočnom trakom ispod rukovoditelja. Ovaj stil oblikovanja može pomoći označiti ulogu pomoćnika uz istovremeni jasni prikaz izravno podređenih rukovoditelju. Također može pomoći ljudima u odluci kome se obratiti ako trebate rukovoditelja.
- Obratite pažnju na razmak. Držite kutije na jednakoj udaljenosti jedna od druge. Vaš će se grafikon lakše čitati i izgledati profesionalnije.
Kad je vaš grafikon dovršen, neka ga pogleda netko tko dobro poznaje organizaciju (i netko tko je ne pozna dobro). Na ovaj način možete osigurati ne samo da je ispravan, već i jasan i informativan za zaposlenike na svim razinama. Možete naučiti više o izradi organizacijskih grafikona pomoću softvera i predložaka uz ovaj detaljan vodič.
Tim za Microsoft 365 usredotočen je na zajedničko korištenje resursa koji će vam pomoći da pokrenete, vodite i širite poslovanje.
Početak rada s uslugom Visio
Vizualizirajte i prenosite ideje, informacije i postupke s gotovo bilo kojeg mjesta i na bilo kojem uređaju uz pomoć usluge Visio.
Povezani sadržaj
Poslovna tehnologija
Šest prednosti generativnog AI-ja za male tvrtke
Poslovna produktivnost
Kako koristiti AI za veću produktivnost i učinkovitost na poslu
Poslovna tehnologija
Umjetna inteligencija i produktivnost: Kako koristiti alate umjetne inteligencije za poboljšanje iskustva za zaposlenike
Poslovna produktivnost
Vodič za Agile DevOps za SMB-ove
Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.
Pratite Microsoft 365