כיצד להקצות משאבים

ישנם שישה שלבים שתצטרך לבצע כדי להבטיח הקצאת משאבים מוצלחת.

1. יצירת ציר זמן של פרויקט

באמצעות כישורי ניהול פרויקטים, תחלק את הפרויקט שלך לשלבים ותבנה משימות נפרדות בתוך אותם שלבים. לאחר מכן, תנהל את השלבים האלו, ולא את הפרויקט כולו. תעריך גם את אורך כל שלב על-ידי זיהוי המשימות העיקריות שתצטרך להשלים בכל שלב עם אבני דרך. ברגע שתשלים את כל זה, תמפה את המשימות, השלבים ואבני הדרך כדי לבנות לוח זמנים לפרויקט.

2. איתור משאבים ותקציבים משמעותיים

הקצאת משאבים היא חלק אינטגרלי בתהליך הזה כי כל משימה תקבל את המשאבים הנדרשים והמשאבים האלו מנוהלים בתוך המשימה. ברגע שתשלים את לוח הזמנים שלך, תצטרך לזהות את המשאבים הנדרשים להשלמת כל משימה.

לכל פרויקט יהיה סט משאבים נדרשים משלו והוא ישתנה מפרויקט לפרויקט. סוגי המשאבים הם:

• אנשים: כל חברי הצוות שעובדים למען הפרויקט.

• ציוד: כל סוגי הכלים או התוכנה שתצטרך כדי לייצר משאבים מהרעיון ועד למסירה של הפרויקט. ודא שאתה גם מביא בחשבון שציוד ייעודי מחייב השקעה משמעותית של זמן וכסף.

• חומרים: פריטים מתכלים שתזדקק להם—מציוד משרדי ועד דלק לרכבים.

• מתקנים: בניינים וסביבות עבודה שבהם הצוות יעבוד.

• תקציב: כמה כסף תצטרך כדי לרכוש כל אחד מהמשאבים הנ"ל.

כאשר תנהל את הפרויקט שלך ואת התקציב הבא שלו, תעקוב אחר ההוצאות בחשבונאות הפרויקט שלך כדי להישאר מעודכן ולהבטיח שלא תשקיע יותר כסף מהסכום שהוקצה לכל פעילות.

3. קביעת משאבים זמינים‬

עכשיו אתה צריך למצוא ולבקש את המשאבים כדי לעמוד בלוחות הזמנים שלך. זה כולל הכל מהשגת ציוד וספקים, אבל גם למצוא חברי צוות זמינים לעבודה. בעוד שהמשאבים האלו יכולים לעבוד על מספר פרויקטים בו זמנית, עליך להיות מודע ליכולת שלהם.

4. הקצאה וחלוקה של משאבים

לאחר שמצאת את המשאבים שלך, תצטרך להוסיף אותם לפרויקט. הקפד לתכנן מראש לכל אתגר שעלול לעכב את סיום הפרויקט—אתגרים אלה יכולים לכלול בעיות תוכנה, שינויים מצד בעלי עניין או שינויי סדרי עדיפויות בארגון. הנה כמה אתגרים נפוצים שהצוות שלך עשוי להתמודד איתם בניסיון לספק פרויקט בזמן:

• זמינות משאבים

• שינויים בהיקף הפרויקט

• הבדלים במיקום ובאזורי זמן

• עיכובים בתהליכים ובמשימות

בעוד שחלק מהאתגרים האלו משפיעים יותר מאחרים, כל אלו יכולים להאט את מסירת הפרויקט. למזלך, ברבים מהמקרים תוכל ליהנות מהאפשרות לזהות את האתגרים מראש ולתכנן מראש תוכניות גיבוי וטכניקות מתאימות ליישום, אם וכאשר יתעוררו במהלך הפרויקט.

5. מעקב אחר לוח זמנים של פרויקט

זה עשוי להיראות פשוט, אבל כל שינוי יכול להשפיע על כל לוח הזמנים של הפרויקט שלך מנקודה זו ואילך, אז ודא שאתה מתכנן את הזמן שלך בהתאם. שים לב ל:

• חברי צוות שעובדים ומנוצלים יתר על המידה.

• חופשות לא מתוכננות או חופשת מחלה.

• משימות מושהות שיגרמו לעיכובים משמעותיים במשימות תלויות.

• שינויים במטרות וביעדים העסקיים.

כלים מסוימים, כמו תוכנת אוטומציה של שירותים מקצועיים (PSA) מציעים אפשרויות לסייע באוטומציה של משימות מנהליות שגוזלות זמן, כגון מעקב אחר זמן, ניהול פרויקטים, חיוב ועוד.

6. בחירת שיטה להתמודדות עם מכשולים

לעיתים נדירות תסיים כל משימה בדיוק לפי התכנון המקורי או תסיים את הפרויקט בדיוק בתאריכים שנקבעו. בהתאם לתאריך המסירה של הפרויקט, ייתכן שתהיה לך גמישות מסוימת לגבי מועד סיום של משימות מסוימות. יש שתי טכניקות שתוכל להשתמש בהן אם אתה מגלה שהפרויקט מתעכב: החלקת משאבים ואיזון משאבים.

החלקת משאבים מתאימה כאשר המשאבים שלך מוגבלים או משותפים, אך ניתן להאריך את לוח הזמנים. החלקת משאבים עדיפה כאשר חשוב למצות את המשאבים הזמינים, אך אין אפשרות לדחות את מועד הסיום.

הבחירה בטכניקה המתאימה ביותר תלויה במידת הגמישות של לוח הזמנים שלך. לא משנה איזו טכניקה תבחר, חשוב לוודא שכלי הניהול שלך גמיש לא פחות ממך.