Présentation de la gestion des projets

Deux personnes regardant un ordinateur portable, probablement en train de discuter de la comptabilité d’un projet

De nombreuses entreprises se retrouvent à dépasser le budget prévu pour des projets en raison de la mauvaise communication entre les équipes clés et la direction, ce qui entraîne des retards et l’inachèvement des projets. Pour garantir que votre projet reste non seulement sur la bonne voie mais aussi dans les limites du budget tout au long de son cycle de vie, vous devez garder une trace de tout ce qui a été acheté et payé pendant sa durée. En promouvant la comptabilité de projet, votre équipe pourra comptabiliser avec précision son temps, détailler les efforts de gestion de projet et s’assurer que vous atteignez tous vos objectifs commerciaux à court et à long terme.

Qu’est-ce que la comptabilité de projet ?

La comptabilité de projet est une pratique de gestion financière qui suit les avantages et les coûts associés à un projet. Également connue sous le nom de comptabilité analytique de projet, ce type de comptabilité permet aux entreprises d’évaluer les impacts financiers futurs d’un projet, ainsi que de planifier des projets pour respecter les paramètres de votre obligation.

La rentabilité d’une entreprise dépend d’une comptabilité de projet précise. À mesure que votre entreprise se développe, la comptabilité de projet peut être un outil précieux pour gérer efficacement des projets en offrant une vue détaillée de l’avancement de votre projet.

Avantages de la comptabilité analytique de projet

Peu importe la taille de votre budget, ajouter la comptabilité de projet à votre processus a un impact considérable sur vos finances, tant en interne qu’en externe. L’implémentation de la comptabilité de projet dans votre flux de travail profite à votre entreprise et rationalise vos efforts de gestion de projet.

Les avantages incluent, entre autres :

Mises à jour en temps réel concernant le processus et la rentabilité de votre projet
Amélioration globale de la gestion financière de l’entreprise
Visibilité sur le budget du projet
Gestion optimisée des ressources
Informations exploitables utiles pour les projets ultérieurs

Ce type de comptabilité vous aide, ainsi que votre équipe, à gérer les risques et à allouer les ressources de façon efficace pour une gestion globale précise du projet.

Processus de comptabilité de projet

Au début d’un projet, il est préférable d’ajouter la comptabilité au processus dès que possible pour vous assurer que vous atteindrez tous les objectifs du projet en temps voulu sans dépasser le budget. La comptabilité de projet peut être divisée en deux types de projets différents : internes et externes. Les projets internes se concentrent sur les dépenses utilisées pour vous et vos équipes internes. Tandis que les externes concernent les finances liées à des circonstances telles que des événements ou des services réalisés pour le client.

Une fois que vous avez décidé dans quelle catégorie classer votre projet, les comptables de votre service organiseront et décomposeront le processus en six domaines :

Initiation. Désignez le responsable de chaque tâche, ainsi que le moment et le mode d’allocation de ces ressources et de cet argent pour chacune d’elles.
Budget. Confirmez que votre budget est réparti en catégories ou groupes. C’est ici qu’un outil comme un logiciel d’automatisation des services professionnels peut offrir des opportunités pour automatiser des tâches administratives ardues et définir votre budget de base initial.
Administration. Traitez et enregistrez les transactions en contrôlant les engagements financiers, la facturation, et en générant des rapports de rentabilité des projets.
Exécution. À ce stade du processus, vos chefs de projet attribuent des coûts, des revenus possibles et des mesures de succès financier pour votre projet. Vous aurez besoin de ces indicateurs clés de performance (KPI) pour noter les progrès réalisés et ajuster en conséquence.
Maintenance. Examinez et gérez les données que vous avez recueillies tout au long du processus pour garantir la réalisation du projet et des tâches, tout en remédiant à d’éventuelles incohérences financières.
Analytique. Évaluez régulièrement les données comptables que vous avez reçues afin de prendre des décisions précises pour votre entreprise et changer de cap si nécessaire.

En passant en revue votre processus, vous pouvez opter pour une méthodologie particulière et constater qu’elle ne s’intègre pas dans le cadre de votre projet. Vous pouvez également constater un chevauchement dans la dans la façon dont vous appliquez vos méthodologies financières, soit par la comptabilité de projet, soit par la comptabilité financière.

Comptabilité de projet et comptabilité financière

Ces deux types de comptabilité peuvent sembler interchangeables mais en réalité, ils ont deux objectifs finaux complètement différents. Les différences entre la comptabilité de projet et la comptabilité financière sont les suivantes :

Méthodologie : La comptabilité financière offre deux méthodologies générales : la comptabilité analytique et la comptabilité d’exercice. Dans la comptabilité de projet, peu importe la méthode que vous choisissez puisque cela n’affecte pas le processus.
Période : La comptabilité financière standard suit les transactions mensuelles alors que la comptabilité de projet tient compte de chaque transaction effectuée du début à la fin du cycle de vie d’un projet, quelle que soit sa durée.
Coût : La comptabilité financière décompose les coûts en grandes catégories générales comme les comptes clients. Dans la comptabilité de projet, vous pouvez répartir les dépenses en parties spécifiques, en attribuant un coût à certaines tâches du projet.
Considérations : Toutes les dépenses professionnelles sont comptabilisées dans le cadre de la comptabilité financière générale. En revanche, dans la comptabilité de projet, seuls les coûts associés aux produits livrables de votre projet sont pris en compte.

La comptabilité de projet est plus axée sur les transactions liées à un certain projet tandis que la comptabilité financière adopte une vue d’ensemble sur toutes les finances de l’entreprise. Maintenant que vous connaissez les différences, vous devez savoir quand utiliser la comptabilité de projet.

Quand avez-vous besoin d’une comptabilité de projet ?

La comptabilité de projet peut être utilisée pour diverses raisons. Voici quelques exemples de situations dans lesquelles vous devriez envisager de budgétiser votre projet :

Création d’un nouveau produit ou service
Projets ponctuels réguliers
Projets qui ne relèvent pas de votre champ d’application
Déterminer comment l’argent est alloué et dépensé entre les projets
Analyses comparatives de projets

Si vous êtes prêt à simplifier votre expérience comptable tout en garantissant l’imputabilité de tous les paiements du projet, vous êtes prêt à ajouter un nouvel outil opérationnel à votre processus.

Budgétisez et organisez les dépenses avec Dynamics 365 Project Operations

Alors que vous constituez votre équipe et organisez les projets actuels et futurs, vous aurez besoin d’un logiciel capable d’être aussi flexible et concentré que votre équipe. En restant au fait de vos livrables et des dépenses par tâche, vous pourrez rapidement et facilement calculer vos revenus. Vous pouvez également vous assurer que chaque centime de votre projet a été calculé et analysé.

Avec Dynamics 365 Project Operations, votre équipe peut utiliser les coûts de projet et rationaliser les opérations. Grâce à une vue consolidée de toutes vos données de vente et financières, vous pouvez rapidement vous adapter aux changements du marché et recentrer les objectifs de l’entreprise chaque fois que cela s’avère nécessaire.

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