1. Créez une chronologie de votre projet
En utilisant des compétences en gestion de projet, vous diviserez votre projet en phases et construirez des tâches individuelles au sein de ces phases. Ensuite, vous gérerez ces phases, plutôt que le projet dans son ensemble. Vous estimerez également la durée de chaque phase en identifiant les tâches majeures que vous devrez accomplir dans chaque phase avec des jalons. Une fois que vous aurez mis tout cela ensemble, vous cartographierez les tâches, les phases et les jalons pour construire un calendrier de projet.
2. Déterminez les ressources et le budget nécessaires
L'allocation des ressources est une partie intégrante de ce processus car chaque tâche se verra attribuer les ressources nécessaires et ces ressources sont gérées au sein de la tâche. Une fois que vous avez complété votre calendrier, vous devrez identifier les ressources nécessaires pour accomplir chaque tâche.
Chaque projet a son propre ensemble de ressources nécessaires et varie d’un projet à l’autre. Les types de ressources sont :
Personnes : tous les collaborateurs qui contribuent aux tâches du projet.
Équipement : Tous les types d'outils ou de logiciels dont vous aurez besoin pour produire des ressources, de l'idéation à la livraison du projet. Assurez-vous également de prendre en compte que l'équipement spécialisé nécessite un investissement significatif en temps et en argent.
Matériel : consommables dont vous aurez besoin, qu’il s’agisse de fournitures de bureau ou d’essence pour vos véhicules.
Installations : bâtiments et espaces de travail où votre équipe travaillera.
Budget : l’argent dont vous aurez besoin pour acheter les ressources ci-dessus.
Au fur et à mesure que vous gérez votre projet et son budget, vous suivrez les dépenses dans votre comptabilité de projet afin de rester à jour et de vous assurer que vous ne dépensez pas plus que le montant alloué à chaque tâche.
3. Désignez les ressources disponibles
Maintenant, vous devez trouver et demander les ressources pour respecter vos délais. Cela inclut tout, de la collecte d'équipement et de fournitures à la recherche de membres d'équipe disponibles pour travailler. Bien que ces ressources puissent travailler sur plusieurs projets à la fois, vous devez être conscient de leur capacité.
4. Affectez et allouez les ressources
Après avoir trouvé vos ressources, vous devrez les ajouter au projet. Assurez-vous de planifier les défis qui pourraient retarder l'achèvement du projet : ces défis peuvent aller des problèmes logiciels aux changements de parties prenantes en passant par des changements de priorités organisationnelles. Voici quelques défis courants que votre équipe pourrait rencontrer pour essayer de livrer un projet à temps :
Disponibilité des ressources
Changements dans la portée du projet
Différences d’emplacements et de fuseaux horaires
Retards dans les processus et les tâches
Bien que certains de ces défis aient un impact plus important que d'autres, tous peuvent ralentir la livraison d'un projet. Mais heureusement pour beaucoup d'entre eux, vous aurez le luxe d'identifier et de planifier des plans de contingence et des techniques correspondantes à appliquer à l'avance si l'un d'eux se produit pendant votre projet.
5. Assurez le suivi du calendrier du projet
Cela peut sembler simple mais tout changement peut affecter l’ensemble du calendrier de votre projet en aval. Assurez-vous donc de répartir votre temps en conséquence. Faites attention aux points suivants :
Collaborateurs surchargés et surutilisés.
Congés ou arrêts maladie non prévus.
Tâches retardées entraînant des délais importants au niveau des tâches dépendantes.
Modifications au niveau des buts et objectifs de l’entreprise.
Certains outils tels que logiciels d’automatisation des services professionnels () offrent des opportunités d’automatiser des tâches d’administration fastidieuses telles que le suivi du temps, la gestion des projets, la facturation, etc.
6. Choisissez une technique pour surmonter les obstacles
Vous n'atteindrez que rarement chaque tâche comme prévu à l'origine et ne terminerez pas un projet aux dates exactes. En fonction de la date de livraison de votre projet, vous pourriez avoir une certaine flexibilité quant à la date à laquelle vous pouvez terminer certaines tâches. Il existe deux techniques que vous pouvez utiliser si vous constatez que vous êtes en retard : lissage des ressources et nivellement des ressources.
Le nivellement des ressources fonctionne bien lorsque vous avez des ressources limitées ou partagées, mais que vous avez la possibilité d'étendre votre calendrier. Le lissage des ressources est préférable pour optimiser les ressources dont vous disposez, mais lorsque vous avez une date limite qui ne peut pas être prolongée.
Choisir la technique qui fonctionne le mieux dépendra de la flexibilité de votre calendrier. Quelle que soit la technique que vous choisissez, vous devez vous assurer que votre outil de gestion est aussi flexible que vous.
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