Virtuaalitapahtumat

Virtuaalitapahtuma on mikä tahansa tapahtuma, joka järjestetään verkossa fyysisen sijainnin sijaan. Ihmiset voivat liittyä mukaan omasta toimistostaan, kodistaan tai mistä tahansa muusta sijainnista Wi-Fi-yhteyden avulla. He tarvitsevat vain matkapuhelimen, tabletin tai tietokoneen. Yksityishenkilöt, ryhmät tai yritykset voivat isännöidä minkä kokoista tapahtumaa tahansa pienistä ja intiimeistä tapahtumista osanottajamäärältään suuriin konferensseihin.

Kahdeksan yleisintä virtuaalitapahtumaa:

• Kokoukset

Kuten kokoukset, joihin osallistutaan paikan päällä, myös virtuaalikokoukset voivat sisältää puhe-erityksiä, koulutus- ja sertifiointimahdollisuuksia, tuote-esittelyjä ja live-viihdettä.

• Verkkoseminaarit

• Opintokurssit ja oppitunnit

• Messut

Perinteisten messujen tapaan virtuaalimessuilla yritykset ja innovaattorit voivat esitellä tuotteitaan ja palvelujaan, mutta virtuaalisesti he voivat saavuttaa laajemman yleisön.

• Rekrytointimessut

• Kiinteistötutustumiset

• Sosiaaliset tapahtumat

• Hybriditapahtumat

Mikä virtuaalitapahtumaympäristö on oikea sinulle? Vaihtoehtojen suuri määrä voi helposti häkellyttää. Kun haluat löytää sinulle sopivimman vaihtoehdon, ajattele tapahtumasi ainutlaatuisia ominaisuuksia ja sitä, mitä haluat saavuttaa. Verkkoseminaarilla on erilaiset prioriteetit kuin vaikkapa virtuaalisella luokkakokouksella.

Kun etsit virtuaalitapahtumaympäristöä seuraavaa tapahtumaasi varten, tarkastele näitä ominaisuuksia:

1. Osallistujaraja

Älä rajaa mahdollisia vieraita pois käyttämällä ympäristöä, johon kaikki osallistujat eivät mahdu. Suuriin tapahtumiin, kuten virtuaalikonferensseihin ja messuihin, tarvitset ympäristön, joka pystyy käsittelemään suuren yleisön. Huomaa myös, että jotkin ympäristöt tarjoavat korkeamman rajan pelkästään katselevia osallistujia varten.

2. Osallistamisominaisuudet

Vaikka yleisö olisi henkilökohtaisesti paikan päällä, sen osallistaminen voi joskus olla haastavaa. Sinun kannattaa valita virtuaalitapahtumaasi varten ympäristö, joka parantaa yleisön osallistumista.

Live-tekstikeskustelu on välttämätön ominaisuus, jonka avulla osallistujat voivat olla vuorovaikutuksessa ja jakaa tiedostoja häiritsemättä puhujaa. Tekstikeskustelu on avuksi myös, jos törmäät teknisiin ongelmiin tapahtuman aikana. Osallistujat voivat viestiä ryhmän kanssa tekstikeskustelun kautta, jos heidän äänentoistonsa katkeaa.

Live-tekstitykset ovat hyödyllisiä haluttaessa lisää selkeyttä, tai jos osallistujien on mykistettävä ääni. Monet live-tekstitysominaisuudet voidaan myös kääntää eri kielille. Voit parantaa yleisösi osallistumista myös kysymys- ja vastausistunnoilla, joiden avulla osallistujat voivat kirjoitta kysymyksiä tapahtuman aikana tai esittäjän harkinnan mukaan. Puhujat voivat sitten vastata, milloin haluavat, joko yksityisesti tai kaikille osallistujille näkyvästi.

3. Edistynyt analytiikka

Tapahtuma-analytiikan ja raportoinnin avulla voit saada merkityksellisiä tietoja tapahtumastasi. Jos isännöit verkkoseminaaria, messuja tai konferenssia, sinun kannattaa mitata tapahtumasi menestys, etsiä hyödyllisiä markkinointitietoja tai kerätä muita merkityksellisiä tietoja esimerkiksi demografiasta, kiinnostuksen kohteista tai osallistujien osallistumistavoista, Raportoinnin ja tapahtuma-analytiikan avulla saat nämä tiedot.

4. Tapahtuman tallentaminen

Tapahtumasi arvon ei tarvitse päättyä tapahtumasi päättymiseen. Tapahtumasi tallentamisella saat lisää mahdollisuuksia laajentaa tavoittavuuttasi. Voit tarjota tapahtuman tallennetta heille, jotka eivät voineet osallistua tapahtumaan sen aikana. Voit myös käyttää tallenteen valittuja osia markkinoinnissa tai sosiaalisessa mediassa, tarjota tallennetta tapahtumassa olleille osallistujille kertausta varten tai katsella sitä itse ja tutkia, mikä oli toimivaa ja mitä olisi hyvä parantaa.

5. Tuotemerkin mukauttaminen

Jos käytät virtuaalitapahtumia liiketoimintasi rakentamiseen, mukautusominaisuudet ovat tärkeitä virtuaalitapahtumaympäristössä. Mukautusominaisuuksilla voit luoda omat rekisteröintisivusi ja sähköpostimallisi, joiden avulla voit esitellä tuotemerkkiäsi.

6. Tapahtuman hallinta

Tapahtumanhallintatyökalut helpottavat tapahtuman suunnittelua ja organisointia ja luovat helposti ja tehokkaasti ainutlaatuisen kokemuksen.

Etsi ominaisuuksia, jotka automatisoivat tehtäviä suunnitteluvaiheessa ja tapahtuman jälkeen esimerkiksi rekisteröinnissä, sähköpostivahvistuksissa ja -seurannassa, maksujen käsittelyssä, puhujatietojen lataamisessa, tapahtumasivujen luonnissa, seurannassa, mittaamisessa, raportoinnissa ja kyselyissä. Mitä enemmän automatisoit prosessia, mistä enemmän voit itse keskittyä onnistuneen tapahtuman toteuttamiseen.

Esimerkiksi lämpiön kaltaisilla ominaisuuksilla esittäjät ja isännöijät voivat organisoida, käsitellä taustalla viime hetken valmistelut ja viestiä yksityisesti tapahtuman aikana. Muiden tapahtumanhallintatoimintojen avulla esittäjät voivat valita, mitä sisältöjä osallistujat voivat milloinkin tarkastella ja jakaa.