Yhtenäinen viestintä palveluna

UCaaS on pilvipalvelumalli, joka tuo yhdistetyn viestinnän (keskustelutoiminto, tiedostojen jakaminen, puhelinyhteydet ja videoneuvottelutyökalut) yhteen käyttöliittymään tai ympäristöön.

Yhdistetyn viestinnän ja yhteistyön avulla yritykset voivat hallita työnkulkujaan sekä prosessejaan paremmin ja työntekijät pitää yhteyttä paremmin. Yhdistetyn viestinnän ratkaisujen ansiosta käyttäjien ei myöskään tarvitse vaihdella useiden viestintätyökalujen välillä. Tämä parantaa tehokkuutta, tuottavuutta ja työn järjestämistä. 

Yhdistetty viestintä tarkoittaa monia erilaisia viestintä- ja hyötytyökaluja, jotka on integroitu yhteen ympäristöön. UC-ympäristöjen yleisiä työkaluja ovat esimerkiksi VoIP-puhelut, pikaviestintä, sähköposti, verkkokokoukset, neuvottelut, kalenterit ja aikataulutyökalut.

Palveluna tarkoittaa toteutusmallia, jota käytetään pilvipalveluille ja ohjelmistoille.  

UC:n ja UCaaSin suurin ero on yksinkertaisesti siinä, missä yhdistetyn viestinnän palvelua isännöidään. UC on laajempi termi, johon UCaaS sisältyy, ja se voi olla sekä pilvipohjainen että paikallisesti isännöity. UCaaS on ainoastaan pilvipohjainen.

Koska UCaaS-järjestelmät ovat pilvipohjaisia, niitä on yleensä helpompi skaalata ja ne ovat kustannustehokkaampia kuin perinteiset paikalliset UC-järjestelmät. Monet UCaaS-ratkaisut toimivat kuukausi- tai vuositilauksilla, ja niiden hinnoittelu perustuu palvelutasoihin ja käyttäjämäärään. Perinteiset paikalliset UC-ympäristöt taas edellyttävät suurempaa alkuinvestointia. Lisäksi niistä koituu sekä ylläpito- että käyttöoikeuskustannuksia.

UC-tekniikka käyttää viestinnän hallintaan yhtä liittymää, minkä ansiosta tiimit voivat vaihtaa saumattomasti kanavalta toiselle: esimerkiksi viesteistä työtovereiden kanssa asiakaspuheluihin ja siitä videoneuvotteluun sidosryhmien kanssa. UCaaS-ratkaisun ansiosta ei tarvita useita ympäristöjä tai palveluntarjoajia eri palveluille, sillä se keskittää useat yritysten päivittäin käyttämät viestintätyökalu yhteen ympäristöön. Tämä tietysti parantaa yhteistyötä ja tuottavuutta.

Koska UCaaS toimii internetissä, työntekijät voivat käyttää tarvitsemiaan työkaluja miltei millä tahansa laitteella milloin tahansa. Tämän ansiosta työntekijät voivat työskennellä tehokkaasti ja pitää yhteyttä sijainnistaan riippumatta: työpaikalla, kotona tai matkustaessaan.

Toisin kuin UC-ympäristöt, joita isännöidään perinteisissä paikallisissa verkoissa, UCaaS-ratkaisuja isännöidään turvallisesti internetissä. Tämän ansiosta niille ei tarvita paikallista ylläpitoa ja teknistä tukea. Lisäksi se tekee UC-ratkaisujen käyttöönotosta nopeampaa ja halvempaa, mikä on erityisen hyödyllistä yritysten kasvaessa tai organisaatiomuutosten yhteydessä. Pilvipohjaiset UC-ratkaisut soveltuvat myös paremmin mobiili- ja hybridityön tukemiseen. Tämän ansiosta yritykset voivat säästää sekä toimitila- että matkakuluissa.

UCaaS-järjestelmä auttaa yrityksiä parantamaan tehokkuutta ja tuottavuutta. Lisäksi se auttaa työntekijöitä pitämään yhteyttä sijainnistaan riippumatta. UCaaS-järjestelmän keskeisiä toimintoja ovat esimerkiksi seuraavat:

• Keskustelutoiminto: Pikaviestintä auttaa hajautettuja tiimejä pitämään yhteyttä reaaliaikaisesti. Keskustelutoiminto tukee sekä yksityis- että ryhmäkeskusteluita, tiimien ja projektien kanavia sekä tiedostojen jakamista suoraan keskustelutoiminnossa. Tämä takaa nopean ja kätevän viestinnän.
  
  
• Puheyhteydet: Puhelupalvelut, esimerkiksi soitonsiirto, neuvottelupuhelut, puhelutallenteet ja edistynyt puheluiden reititys, auttavat yrityksiä tekemään päätöksiä nopeammin. UCaaS-ratkaisussa puhetoiminnot toimivat VoIP-tekniikalla.
  
  
• Videoyhteydet: Videoyhteys mahdollistaa tiimien verkkokokoukset ja tapaamiset kasvotusten jopa eri aikavyöhykkeiden välillä. Kehittyneet yhteistyöominaisuudet, kuten näytön jakaminen, tallenteet ja keskustelutoiminto, auttavat tiimejä hyödyntämään videoyhteyksiä tehokkaasti.
  
  
• Yhteistyö: Yhteistyöominaisuudet, kuten kalenteri ja aikataulutustoiminnot, tiedostojen jakaminen ja projektinhallintatyökalut, takaavat sen, että työntekijät voivat työskennellä yhdessä muiden kanssa koko organisaation tasolla sekä sovittaa toimintansa tavoitteiden mukaiseksi.

Tehokas viestintä on elintärkeää kaikenkokoisille yrityksille, etenkin yritysten pyrkiessä sopeutumaan pysyvään hybridi- ja etätyöskentelymalliin. UCaaS kuitenkin auttaa tiimejä muillakin tavoin pelkän virtuaaliyhteistyön lisäksi: se auttaa yrityksiä pysymään kilpailukykyisinä muuttuvilla markkinoilla.

UCaaS-järjestelmä tarjoaa esimerkiksi seuraavia etuja:

• Pienemmän kustannukset
  Koska UCaaS on pilvipohjainen ja toimii yhdessä liittymässä, yritysten ylläpito- ja käyttöoikeuskustannukset pienenevät. Myös käyttöönotto on halvempaa. Lisäksi yritykset voivat säästää sen avulla myös toimitila- ja matkakuluissa.
  
  
• Skaalattavuus
  UCaaS-järjestelmät helpottavat perehdytystä ja tarjoavat helpon tavan lisätä uusia käyttäjiä tiimien kasvaessa. Lisäksi UCaaS-järjestelmät hyödyntävät uusinta tekniikkaa, mikä mahdollistaa liiketoimintaprosessien parantamisen, ja niihin päivitetään automaattisesti uusimmat tietoturvaominaisuudet, työkalut sekä sovellukset.
  
  
• Parempi tuottavuus
  Useiden eri ympäristöjen sijaan työntekijät saavat kaiken tarvitsemansa käyttöönsä yhdessä keskitetyssä paikassa. Tämä tehostaa työnkulkuja ja projektinhallintaa. Sen ansiosta tiimit voivat toimia nopeammin ja parantaa työn laatua.
  
  
• Joustavuus
  Koska UCaaS tarjoaa laajan valikoiman viestintätyökaluja yhdessä ympäristössä, se auttaa yrityksiä reagoimaan ja mukautumaan muutoksiin nopeasti sekä reagoimaan asiakkaiden tarpeisiin nopeammin. UCaaS-ratkaisun ansiosta työntekijät voivat myös työskennellä miltei missä tahansa millä tahansa laitteella, kunhan käytettävissä on luotettava internet-yhteys.

UCaaS tarjoaa yrityksille monia etuja, mutta siihen liittyy myös joitain huonoja puolia, jotka on syytä huomioida.

UCaaS-järjestelmä tarjoaa esimerkiksi seuraavat edut:

• Käyttöönotto on nopeampaa.
  
  
• Se mahdollistaa paremman mobiilikäytön työntekijöille.
  
  
• Se pienentää kustannuksia.
  
  
• Se tehostaa työnkulkuja.
  
  
• Sen avulla tekniikka on aina ajan tasalla.

UCaaS-järjestelmillä on seuraavia heikkouksia:

• Ne edellyttävät laadukasta internet-yhteyttä.
  
  
• Hätäpuhelut toimivat rajoitetusti.
  
  
• Niissä saattaa esiintyä yhteentoimivuusongelmia olemassa olevien laitteiden ja laitteistojen kanssa.

Jokainen organisaatio voi hyötyä UCaaS-järjestelmään siirtymisestä, mutta pelko viestinnän katkoista tai häiriöistä saattaa estää yrityksiä toteuttamasta siirtymää. Seuraavien parhaiden käytäntöjen avulla voit sujuvoittaa siirtymää ja taata liiketoiminnan jatkuvuuden:

1. Tee auditointi nykyisistä viestintätyökaluistasi.
   Kun siirryt vanhoista viestintäjärjestelmistä UCaaS-ympäristöön, on tärkeää tunnistaa kaikki eri tiimien ja osastojen työntekijöiden tällä hetkellä käyttämät viestintätyökalut. Saatat huomata, että käytössä on päällekkäisiä työkaluja tai että joitain ominaisuuksia ei käytetä ollenkaan. Tämän tiedon perusteella voit tehdä parempia päätöksiä siirtyessäsi uuteen UCaaS-järjestelmään.
   
   
2. Arvioi tarpeesi.
   UCaaS-järjestelmät toimivat yleensä tasopohjaisesti, joten siksi on erittäin tärkeää tietää, mitä ominaisuuksia tarvitset ja mitä puutteita sinulla tällä hetkellä on. Tämä arviointijakso antaa myös mahdollisuuden kerätä palautetta tiimin jäseniltä ja auttaa tunnistamaan mahdollisuuksia työnkulkujen parantamiseen.
   
   
3. Kerro siirtymästä ja sen aikataulusta tiimillesi.
   Kun olet siirtymässä UCaaS-järjestelmään, varmista, että tiimisi ymmärtää siirtymäaikataulun. Toteutetaanko siirtymä välittömästi vai vaiheittain? Työntekijöiden ajan tasalla pitäminen auttaa heitä varaamaan tarpeeksi aikaa prosessien dokumentointiin. Lisäksi se auttaa minimoimaan häiriöitä liiketoiminnassa.
   
   
4. Hyödynnä oppimisresursseja hyvissä ajoin.
   Pienet alkuvaikeudet ovat odotettuja, kun vaihdat viestintäjärjestelmää, mutta tuen ja resurssien tarjoaminen hyvissä ajoin auttaa sujuvoittamaan prosessia. Hyödynnä UCaaS-palveluntarjoajan tarjoamia oppimismateriaaleja tai järjestä koulutusta. Näin varmistat, että työntekijöillä on kaikki tarvitsemansa, kun uusi UCaaS-järjestelmä otetaan käyttöön.

Uuteen UCaaS-ympäristöön investointi tarjoaa monia etuja sekä uusille että ja toimiville yrityksille, mutta UC-palveluntarjoajien vertailu ja tarpeita vastaavan palveluntarjoajan valinta voi olla vaikeaa. Muista huomioida seuraavat kriteerit valitessasi uutta UC-palveluntarjoajaa, jotta löydät parhaan mahdollisen palveluntarjoajan yrityksellesi:

1. Asiakaspalvelu
   Tarjoaako UCaaS-palveluntarjoaja reaaliaikaista keskustelutukea tai puhelintukea? Tarjoaako se tukea UC-siirtymässä tai käyttöönoton alkuvaiheessa? Onko tiimeille tarjolla perehdytystä tai jatkokoulutusta? Ongelmatilanteissa saatavilla olevan tuen kartoitus on tärkeä huomioitava seikka, kun valitset parasta mahdollista UC-palveluntarjoajaa.
   
   
2. Tietoturva
   Koska etä- ja hybridityöntekijät käyttävät monia eri verkkoja ja laitteita, on tärkeää valita UCaaS-palveluntarjoaja, joka tarjoaa kattavat tietoturvaominaisuudet. Keskustele UC-palveluntarjoajan edustajan kanssa sen infrastruktuurista sekä tietojen salausominaisuuksista, uhkien hallinnasta, käyttöoikeuksien hallinnasta ja hallintatoiminnoista ennen investointipäätöksen tekemistä.
   
   
3. Luotettavuus
   Kun vertailet UC-palveluntarjoajia, huomioi käytettävyysaikahistoria tai pyydä saada nähdä dokumentaatiota palveluntarjoajan luotettavuudesta. Käytettävyysaikaprosentin pitäisi olla yli 99 prosenttia. Voit myös tarkistaa UC-palveluntarjoajan somesivuilta, löytyykö niistä tietoa aiemmista käyttökatkoista tai luotettavuusongelmista.
   
   
4. Johdonmukainen käyttökokemus
   UCaaS-järjestelmän ansiosta työntekijät voivat työskennellä helposti useilla eri laitteilla, joten johdonmukainen käyttöliittymä ja käyttökokemus ovat erittäin tärkeitä. Ne säästävät aikaa ja helpottavat työntekijöiden päivittäin käyttämien viestintätyökalujen käyttöä. Lisäksi johdonmukainen käyttöliittymä ja käyttökokemus helpottavat IT-osaston tukitoimia tarvittaessa.

COVID-19-pandemian johdosta UCaaS-tekniikasta on tullut elintärkeää monille yrityksille: se mahdollistaa tiimien etätyöskentelyn ja kilpailukykyisenä pysymisen myös epävarmoina aikoina. UCaaS on jatkossakin tärkeä osa yritysten digitaalista muutosta, sillä se auttaa tiimejä parantamaan sisäisiä prosessejaan ja asiakasyhteistyötä sekä sopeutumaan uusille markkinoille.

UCaaS-tekniikka on tullut jäädäkseen entistä useampien yritysten siirtyessä pysyvään hybridi- tai joustotyömalliin. UCaaS-ominaisuudet kehittyvät nopeasti vastatakseen hajautetun työvoiman tarpeisiin.

Esimerkiksi läsnäoloilmaisimista, joiden avulla työtoverit tietävät, onko joku poissa, puhumassa puhelua tai pitämässä esitystä, on tullut tärkeä ominaisuus UCaaS-ympäristöissä. Nämä työkalut auttavat myös vähentämään häiriöitä sekä auttavat työntekijöitä säilyttämään terveellisen työn ja vapaa-ajan tasapainon, sillä ne ilmaisevat, jos joku on esimerkiksi jo lopettanut sen päivän osalta tai keskittyy johonkin tärkeään. Myös UCaaS-järjestelmien video- ja keskusteluominaisuudet ovat kehittyneet: niissä on esimerkiksi uusia reaktio-ominaisuuksia, jotka kannustavat osallistumaan keskusteluihin sekä auttavat osallistamaan yleisöä paremmin kokouksissa.

Kun viestintätekniikka kehittyy, entistä useammat yritykset siirtyvät pilvipohjaisiin US-ympäristöihin varmistaakseen, että heillä on käytössään uusimmat ominaisuudet ja tietoturvatoiminnot. Muita yritysviestintätekniikan tulevaisuutta muovaavia trendejä ovat esimerkiksi seuraavat:

Tekoäly- ja koneoppimistekniikat (aina keskusteluboteista ja älyavustajista data-analytiikkaan) jatkavat kehittymistään UC-ympäristöissä. U-järjestelmissä tekoäly voi auttaa parantamaan työnkulkuja automatisoimalla prosesseja, auttaa parantamaan saavutettavuutta puhe tekstiksi -ominaisuuksilla sekä auttaa parantamaan tehokkuutta älykkäällä aikataulutuksella ja älykkäillä suosituksilla.

UCaaS parantaa selvästi työntekijöiden viestintää ja yhteydenpitoa, mutta se voi auttaa parantamaan myös asiakassuhteita. Kun yritystekniikka kehittyy, entistä useammat UCaaS-ratkaisut tarjoavat saumattoman tavan parantaa asiakaskokemuksia integroimalla yhteyskeskukset tai asiakkuudenhallintatyökalut (CRM-työkalut) UCaaS-ympäristöön.

Useammat tavat viestiä ja tehdä yhteistyötä tarkoittavat myös enemmän hyökkäyspinta-alaa mahdollisille tietoturvauhille. Kun viestintätekniikka kehittyy, UC-ympäristöt jatkavat infrastruktuurinsa vahvistamista parantamalla uhkien hallintaa, salauspalveluita ja tietojen suojausta. UCaaS-järjestelmä voi myös kehittää tietoturvalisäosia tiettyjen toimialojen vaatimustenmukaisuustarpeisiin.