1. Luo projektin aikajana
Käyttämällä projektinhallintataitoja jaat projektisi vaiheisiin ja rakennat yksittäisiä tehtäviä näiden vaiheiden sisällä. Seuraavaksi hallitset näitä vaiheita sen sijaan, että hallitsisit koko projektia. Arvioit myös kunkin vaiheen keston tunnistamalla tärkeimmät tehtävät ja välitavoitteet, jotka sinun on suoritettava kunkin vaiheen aikana. Kun olet koonnut kaiken tämän, kartoitat tehtävät, vaiheet ja välitavoitteet rakentaaksesi projektin aikataulun.
2. Tunnista tärkeät resurssit ja budjetti
Resurssien varaaminen on olennainen osa tätä prosessia, koska jokaiselle tehtävälle määritetään tarvittavat resurssit, ja näitä resursseja hallitaan tehtävän sisällä. Kun olet saanut aikataulusi valmiiksi, sinun on tunnistettava kunkin tehtävän suorittamiseen tarvittavat resurssit.
Kullakin projektilla on oma tarvittavien resurssien joukko, joka vaihtelee projektista toiseen. Resurssityypit ovat seuraavat:
Henkilöt: Projektissa työskentelevät työtoverit.
Laitteet: Kaikki työkalut tai ohjelmistot, joita tarvitset resurssien tuottamiseen ideoinnista projektin toimitukseen. Muista myös ottaa huomioon, että erikoislaitteet vaativat merkittävän investoinnin aikaa ja rahaa.
Materiaalit: Tarvittavat kulutettavat nimikkeet, joita ovat esimerkiksi toimistotarvikkeet ja ajoneuvojen polttoaine.
Tilat: Rakennukset ja työtilat, joissa tiimi työskentelee.
Budjetti: Varat, jotka tarvitset yllä mainittujen resurssien ostamiseen.
Projektin ja sen budjetin hallinnan yhteydessä seurataan kuluja projektikirjanpidossa . Tämän ansiosta tiedetään reaaliaikainen tilanne ja varmistetaan, että tehtävää kohti käytetään enintään varattu rahasumma.
3. Nimeä käytettävissä olevat resurssit
Nyt sinun on löydettävä ja pyydettävä resursseja, jotta voit noudattaa määräaikoja. Tämä sisältää kaiken laitteiston ja tarvikkeiden keräämisestä myös käytettävissä olevien tiimin jäsenten löytämiseen. Vaikka näiden resurssien sallitaan työskennellä useissa projekteissa samanaikaisesti, sinun on oltava tietoinen heidän kapasiteetistaan.
4. Delegoi ja varaa resursseja
Kun olet löytänyt resurssisi, sinun on lisättävä ne projektiin. Varmista, että suunnittelet mahdolliset haasteet, jotka voivat viivästyttää projektin valmistumista. Nämä haasteet voivat vaihdella ohjelmisto-ongelmista sidosryhmien muutoksiin ja organisaation prioriteettimuutoksiin. Seuraavassa on joitakin yleisiä haasteita, joita työryhmäsi saattaa kohdata yrittäessään toteuttaa projektia ajallaan:
Resurssien käytettävyys
Muutokset projektin laajuudessa
Sijainti- ja aikavyöhykkeiden erot
Prosessien ja tehtävien viiveet
Jotkin näistä haasteista vaikuttavat projektiin enemmän kuin toiset. Kaikki kuitenkin voivat hidastaa projektin toimitusta. Kaikeksi onneksi useat haasteet voidaan tunnistaa ja niitä varten voidaan tehdä varautumissuunnitelmat sekä vastaavat tekniikat, jotka voidaan ottaa käyttöön ennen kuin projektissa esiintyy ongelmia.
5. Seuraa projektin aikataulua
Mikä tahansa yksinkertainenkin muutos voi vaikuttaa koko projektin aikajanaan muutoksen tekemisestä lähtien. Varaa siis tehtäville riittävästi aikaa. Pidä silmällä seuraavia asioita:
Tiimin jäsenet, joilla on liikaa töitä ja joiden käyttöaste on liian suuri.
Suunnittelemattomat lomat tai sairauslomat.
Viivästyneet tehtävät, jotka aiheuttavat merkittäviä viivästyksiä riippuvaisiin tehtäviin.
Muutokset liiketoiminnan tavoitteisiin.
Jotkin työkalut, kuten ammattilaispalvelujen automaatio (PSA) -ohjelmistot , auttavat automatisoimaan aikaa vievät hallinnolliset tehtävät, kuten ajanseurannan, projektinhallinnan ja laskutuksen.
6. Valitse tekniikka hidasteiden torjumista varten
Harvoin saat kaikki tehtävät valmiiksi alkuperäisen aikataulun mukaan ja saat projektin päätökseen tarkalleen ajallaan. Riippuen projektisi toimituspäivästä, sinulla saattaa olla jonkin verran joustoa siinä, milloin voit saada tietyt tehtävät valmiiksi. On kaksi tekniikkaa, joita voit käyttää, jos huomaat olevasi aikataulusta jäljessä: resurssien tasapainottaminen ja resurssien tasaaminen.
Resurssien tasaaminen toimii hyvin, kun sinulla on rajalliset tai jaetut resurssit, mutta sinulla on mahdollisuus pidentää aikatauluasi. Resurssien tasapainottaminen on paras tapa optimoida käytettävissä olevat resurssit, kun määräaikaa ei voi pidentää.
Parhaiten toimivan tekniikan valitseminen riippuu siitä, miten muokattavissa oleva aikajanasi on. Riippumatta siitä, minkä tekniikan valitset, sinun on varmistettava, että hallintatyökalusi ovat yhtä joustavia kuin sinäkin.
Seuraa Dynamics 365:tä