Ενοποιημένες επικοινωνίες ως υπηρεσία

Το UCaaS είναι ένα μοντέλο παράδοσης cloud που φέρνει τις ενοποιημένες επικοινωνίες (UC)—όπως εργαλεία συνομιλίας, κοινής χρήσης αρχείων, τηλεφωνίας και διάσκεψης με βίντεο—σε μια ενιαία διασύνδεση ή πλατφόρμα.

Με ενοποιημένες επικοινωνίες και συνεργασία, οι επιχειρήσεις αποκτούν περισσότερο έλεγχο στις ροές εργασίας και τις διαδικασίες τους, και οι εργαζόμενοι παραμένουν καλύτερα συνδεδεμένοι. Οι λύσεις ενοποιημένων επικοινωνιών εξαλείφουν επίσης την ανάγκη εναλλαγής μεταξύ πολλαπλών εργαλείων επικοινωνίας, ενισχύοντας την οργάνωση του χώρου εργασίας, την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα. 

Οι «ενοποιημένες επικοινωνίες» αναφέρονται σε μια ποικιλία εργαλείων επικοινωνίας και παραγωγικότητας που είναι ενσωματωμένα σε μία πλατφόρμα. Τα κοινά εργαλεία στις πλατφόρμες UC περιλαμβάνουν τηλέφωνο VoIP, άμεσα μηνύματα, email, online συναντήσεις, διασκέψεις, και ημερολόγια και προγραμματισμό.

Ο όρος "ως υπηρεσία" αναφέρεται στο μοντέλο παράδοσης που χρησιμοποιείται για υπηρεσίες και λογισμικό cloud.  

Η κύρια διαφορά μεταξύ Ενοποιημένων επικοινωνιών και UCaaS είναι απλώς το πού φιλοξενείται ο πάροχος ενοποιημένων επικοινωνιών. Οι Ενοποιημένες επικοινωνίες είναι ένας ευρύτερος όρος που περιλαμβάνει το UCaaS και μπορεί να βασίζεται σε cloud ή να σε εσωτερική εγκατάσταση. Το UCaaS είναι μόνο βασισμένο σε cloud.

Επειδή τα συστήματα UCaaS βασίζονται στο cloud, είναι συνήθως ευκολότερα στην προσαρμογή της δυναμικότητας και πιο οικονομικά από τα παραδοσιακά συστήματα Ενοποιημένων επικοινωνιών εσωτερικής εγκατάστασης. Πολλές λύσεις UCaaS λειτουργούν με μηνιαία ή ετήσια συνδρομή, με τιμολόγηση με βάση τις κλιμακωτές υπηρεσίες και τον αριθμό των χρηστών. Οι παραδοσιακές πλατφόρμες Ενοποιημένων επικοινωνιών εσωτερικής εγκατάστασης, από την άλλη πλευρά, έχουν μεγαλύτερη αρχική επένδυση, καθώς και τέλη συντήρησης και αδειοδότησης.

Η τεχνολογία Ενοποιημένων επικοινωνιών χρησιμοποιεί μια ενιαία διασύνδεση για τη διαχείριση των επικοινωνιών, επιτρέποντας στις ομάδες να εναλλάσσονται απρόσκοπτα μεταξύ των καναλιών — από την ανταλλαγή μηνυμάτων με συναδέλφους, έως την κλήση πελατών, έως τη διάσκεψη με βίντεο με τους ενδιαφερόμενους. Αντί να χρειάζεται πολλές πλατφόρμες ή παρόχους για διαφορετικές υπηρεσίες, το UCaaS εκσυγχρονίζει τα πολλά εργαλεία επικοινωνίας που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις καθημερινά σε μία πλατφόρμα, βελτιώνοντας τη συνεργασία και την παραγωγικότητα.

Δεδομένου ότι το UCaaS λειτουργεί μέσω Internet, οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στα εργαλεία που χρειάζονται σε σχεδόν οποιαδήποτε συσκευή ανά πάσα στιγμή. Αυτό σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι μπορούν να εργάζονται αποτελεσματικά και να παραμένουν συνδεδεμένοι όπου κι αν βρίσκονται—σε ένα γραφείο, στο σπίτι τους ή ενώ ταξιδεύουν.

Αντί να φιλοξενούν πλατφόρμες Ενοποιημένων επικοινωνιών σε ένα παραδοσιακό δίκτυο εσωτερικής εγκατάστασης, οι λύσεις UCaaS φιλοξενούνται με ασφάλεια μέσω Internet. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη για επιτόπια συντήρηση και τεχνική υποστήριξη και καθιστά τις λύσεις Ενοποιημένων επικοινωνιών πιο γρήγορες και φθηνότερες στην ανάπτυξη — κάτι που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο καθώς οι επιχειρήσεις αναπτύσσονται ή αλλάζουν οι ανάγκες του οργανισμού. Οι λύσεις Ενοποιημένων επικοινωνιών που βασίζονται στο cloud είναι επίσης καλύτερες στην υποστήριξη ενός κινητού ή υβριδικού εργατικού δυναμικού, το οποίο βοηθά τις επιχειρήσεις να εξοικονομούν έξοδα γραφείου και ταξιδιού.

Ένα σύστημα UCaaS βοηθά τις επιχειρήσεις να βελτιώσουν την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα και βοηθά τους εργαζομένους να παραμένουν συνδεδεμένοι από οπουδήποτε. Στις βασικές λειτουργίες του UCaaS συμπεριλαμβάνονται τα εξής:

• Συνομιλία: Η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων βοηθά τη σύνδεση απομακρυσμένων ομάδων σε πραγματικό χρόνο. Η συνομιλία συχνά περιλαμβάνει λειτουργίες όπως ανταλλαγή ατομικών και ομαδικών μηνυμάτων, κανάλια ομάδας και έργου και ενσωματωμένες δυνατότητες κοινής χρήσης αρχείων για γρήγορη και άνετη επικοινωνία.
  
  
• Φωνητική επικοινωνία: Τηλεφωνικές υπηρεσίες όπως η προώθηση κλήσεων, οι κλήσεις διάσκεψης, οι εγγραφές κλήσεων και η προηγμένη δρομολόγηση κλήσεων βοηθούν τις επιχειρήσεις να λαμβάνουν αποφάσεις πιο γρήγορα. Στο UCaaS, οι δυνατότητες φωνητικής επικοινωνίας λειτουργούν με τη χρήση τεχνολογίας VoIP.
  
  
• Βίντεο: Το βίντεο επιτρέπει online συναντήσεις για ομάδες, δίνοντας τη δυνατότητα αλληλεπιδράσεων πρόσωπο με πρόσωπο ακόμη και σε διαφορετικές ζώνες ώρας. Οι δυνατότητες προηγμένης συνεργασίας όπως η κοινή χρήση οθόνης, οι εγγραφές και η συνομιλία βοηθούν τις ομάδες να αξιοποιήσουν στο έπακρο αυτό το βασικό εργαλείο.
  
  
• Συνεργασία: Λειτουργίες συνεργασίας όπως ημερολόγια και προγραμματισμός, κοινή χρήση αρχείων και εργαλεία διαχείρισης έργου διευκολύνουν τους εργαζομένους να εργάζονται διαλειτουργικά και να ευθυγραμμίζονται με τους στόχους.

Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι απαραίτητη για επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους, ειδικά καθώς περισσότερες εταιρείες προσαρμόζουν ένα μόνιμο υβριδικό και απομακρυσμένο μοντέλο εργασίας. Ωστόσο, το UCaaS βοηθά τις ομάδες με κάτι περισσότερο από εικονική συνεργασία—βοηθά επίσης τις επιχειρήσεις να παραμείνουν ανταγωνιστικές στις μεταβαλλόμενες αγορές.

Σε ορισμένα πλεονεκτήματα του UCaaS συμπεριλαμβάνονται τα εξής:

• Μειωμένο κόστος
  Δεδομένου ότι το UCaaS βασίζεται στο cloud και λειτουργεί σε μία διασύνδεση, οι εταιρείες ξοδεύουν λιγότερα για συντήρηση, τέλη αδειοδότησης και αρχική εγκατάσταση. Οι επιχειρήσεις μπορούν επίσης να εξοικονομήσουν έξοδα γραφείου και ταξιδιού.
  
  
• Κλιμάκωση
  Οι λύσεις UCaaS απλοποιούν την ενσωμάτωση και διευκολύνουν την προσθήκη νέων χρηστών καθώς οι ομάδες μεγαλώνουν. Τα συστήματα UCaaS θα έχουν επίσης την πιο πρόσφατη τεχνολογία για τη βελτίωση των διαδικασιών των επιχειρήσεων, ενημερώνοντας αυτόματα με νέα χαρακτηριστικά ασφαλείας, εργαλεία και εφαρμογές.
  
  
• Βελτιωμένη παραγωγικότητα
  Αντί να εργάζονται σε πολλές πλατφόρμες, οι εργαζόμενοι έχουν όλα όσα χρειάζονται σε μια κεντρική τοποθεσία—γεγονός που βελτιώνει την αποτελεσματικότητα της ροής εργασίας και τη διαχείριση του έργου. Αυτό βοηθά τις ομάδες να κινούνται πιο γρήγορα και να βελτιώνουν την ποιότητα εργασίας.
  
  
• Ευελιξία
  Με μια ποικιλία εργαλείων επικοινωνίας σε μία πλατφόρμα, το UCaaS βοηθά τις επιχειρήσεις να ανταποκρίνονται και να προσαρμόζονται γρήγορα στις αλλαγές, καθώς και να ανταποκρίνονται ταχύτερα στις ανάγκες των πελατών. Το UCaaS δίνει επίσης τη δυνατότητα στους εργαζομένους να εργάζονται σχεδόν από οπουδήποτε σε οποιαδήποτε συσκευή με αξιόπιστη σύνδεση στο Internet.

Το UCaaS συνοδεύεται από πολλά επιχειρησιακά πλεονεκτήματα, αλλά υπάρχουν και ορισμένα μειονεκτήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη.

Στα πλεονεκτήματα του UCaaS συμπεριλαμβάνονται τα εξής:

• Ταχεία ανάπτυξη.
  
  
• Μεγαλύτερη φορητότητα για τους εργαζομένους.
  
  
• Εξοικονόμηση κόστους.
  
  
• Καλύτερη αποδοτικότητα ροής εργασιών.
  
  
• Πάντα ενημερωμένη τεχνολογία.

Στα μειονεκτήματα του UCaaS συμπεριλαμβάνονται τα εξής:

• Εξάρτηση από ισχυρή σύνδεση στο Internet.
  
  
• Περιορισμένες κλήσεις έκτακτης ανάγκης.
  
  
• Πιθανά προβλήματα διαλειτουργικότητας με το υπάρχον υλικό.

Κάθε οργανισμός μπορεί να επωφεληθεί μεταβαίνοντας σε ένα σύστημα UCaaS, αλλά ο φόβος των διακοπών επικοινωνίας μπορεί να εμποδίζει τις επιχειρήσεις να κάνουν την εναλλαγή. Για να κάνετε τη μετάβαση πιο ομαλή και να διασφαλίσετε την επιχειρηματική συνέχεια, λάβετε υπόψη τις ακόλουθες βέλτιστες πρακτικές:

1. Ελέγξτε την τρέχουσα στοίβα εργαλείων επικοινωνίας.
   Κατά τη μετάβαση από ένα παλαιού τύπου σύστημα επικοινωνίας σε μια πλατφόρμα UCaaS, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε όλα τα τρέχοντα εργαλεία επικοινωνίας που χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι σε ομάδες και τμήματα. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι τα εργαλεία επικαλύπτονται ή υπάρχουν ορισμένες λειτουργίες που δεν χρησιμοποιείτε καθόλου, οι οποίες θα σας βοηθήσουν να λάβετε τεκμηριωμένες αποφάσεις καθώς μεταβαίνετε σε ένα νέο σύστημα UCaaS.
   
   
2. Αξιολογήστε τους κινδύνους σας.
   Τα συστήματα UCaaS λειτουργούν συνήθως με ένα πρόγραμμα κλιμακωτών υπηρεσιών, επομένως είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιες δυνατότητες χρειάζεστε και πού βρίσκονται τα τρέχοντα κενά σας. Αυτή η περίοδος αξιολόγησης είναι επίσης μια ευκαιρία να συγκεντρώσετε σχόλια από τα μέλη της ομάδας και να μάθετε πού θα μπορούσαν να βελτιωθούν οι ροές εργασίας.
   
   
3. Ειδοποιήστε την ομάδα σας και δώστε ένα χρονοδιάγραμμα μετάβασης.
   Καθώς μεταβαίνετε σε ένα σύστημα UCaaS, βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας κατανοεί το χρονοδιάγραμμα της εναλλαγής. Θα είναι μια σταδιακή παράδοση λογισμικού ή μια άμεση μετάβαση; Η διατήρηση της ενημέρωσης των εργαζομένων διασφαλίζει ότι έχουν αρκετό χρόνο για να τεκμηριώσουν τις διαδικασίες και περιορίζει στο ελάχιστο τις διαταραχές της επιχείρησης.
   
   
4. Αποκτήστε πρόσβαση σε πόρους εκμάθησης από νωρίς.
   Αν και μπορείτε να περιμένετε μια καμπύλη στη μάθηση καθώς εναλλάσσετε συστήματα επικοινωνιών, η παροχή υποστήριξης και πόρων από νωρίς θα σας βοηθήσει να κάνετε τη διαδικασία πιο ομαλή. Επωφεληθείτε από το εκπαιδευτικό υλικό που παρέχεται από τον πάροχο UCaaS ή πραγματοποιήστε εκπαίδευση για να διασφαλίσετε ότι οι εργαζόμενοι θα έχουν όλα όσα χρειάζονται μόλις εφαρμοστεί το νέο σύστημα UCaaS.

Η επένδυση σε μια νέα πλατφόρμα UCaaS παρέχει πολλά πλεονεκτήματα τόσο για νέες όσο και για καθιερωμένες επιχειρήσεις, αλλά μπορεί να είναι δύσκολο να συγκρίνετε παρόχους και να επιλέξετε τον κατάλληλο πάροχο Ενοποιημένων επικοινωνιών για τις ανάγκες σας. Για να βρείτε τον καλύτερο πάροχο Ενοποιημένων επικοινωνιών για την επιχείρησή σας, φροντίστε να έχετε υπόψη σας τα ακόλουθα κριτήρια:

1. Εξυπηρέτηση πελατών
   Ο πάροχος UCaaS έχει πάντα διαθέσιμη υποστήριξη ζωντανής συνομιλίας ή τηλεφώνου; Θα υπάρξει βοήθεια στην αρχική εφαρμογή ή στη μετεγκατάσταση Ενοποιημένων επικοινωνιών; Υπάρχει ενσωμάτωση ομάδας ή συνεχής εκπαίδευση; Η γνώση της διαθέσιμης βοήθειας εάν χρειάζεται να αντιμετωπίσετε ένα πρόβλημα είναι ένα σημαντικό στοιχείο που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την εύρεση του καλύτερου παρόχου Ενοποιημένων επικοινωνιών.
   
   
2. Ασφάλεια
   Με απομακρυσμένους και υβριδικούς εργαζομένους που εργάζονται σε διαφορετικά δίκτυα και συσκευές, είναι σημαντικό να αναζητήσετε ολοκληρωμένες δυνατότητες ασφαλείας στον πάροχο UCaaS. Πριν επενδύσετε, μιλήστε με έναν εκπρόσωπο σχετικά με την υποδομή του παρόχου Ενοποιημένων επικοινωνιών με κρυπτογράφηση δεδομένων, διαχείριση απειλών και δικαιώματα πρόσβασης και ελέγχους.
   
   
3. Αξιοπιστία
   Καθώς συγκρίνετε παρόχους Ενοποιημένων επικοινωνιών, λάβετε υπόψη το ιστορικό χρόνου λειτουργίας ή ζητήστε να δείτε τεκμηρίωση σχετικά με την απόδοση αξιοπιστίας του παρόχου. Το ποσοστό χρόνου λειτουργίας πρέπει να είναι πάνω από 99 τοις εκατό. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε τις σελίδες κοινωνικών μέσων των παρόχων Ενοποιημένων επικοινωνιών για να δείτε εάν υπάρχει μοτίβο ή ιστορικό διακοπών.
   
   
4. Σταθερή εμπειρία χρήστη
   Ένα σύστημα UCaaS διευκολύνει τους εργαζομένους να εργάζονται σε όλες τις συσκευές, επομένως η ύπαρξη συνεπούς διεπαφής χρήστη και UX είναι ζωτικής σημασίας. Αυτό εξοικονομεί χρόνο και διευκολύνει τους εργαζομένους να πλοηγούνται και να διαχειρίζονται τα εργαλεία επικοινωνίας που χρησιμοποιούν καθημερινά. Διευκολύνει επίσης το τμήμα ΤΠ να παρέχει υποστήριξη εάν χρειάζεται.

Λόγω της πανδημίας COVID-19, η τεχνολογία UCaaS έχει καταστεί αναγκαιότητα για πολλές εταιρείες—επιτρέποντας στις ομάδες να εργάζονται εξ αποστάσεως και να παραμένουν ανταγωνιστικές ακόμη και σε περιόδους αβεβαιότητας. Στο μέλλον, το UCaaS θα συνεχίσει να αποτελεί βασικό μέρος του ψηφιακού μετασχηματισμού των επιχειρήσεων, βοηθώντας τις ομάδες να βελτιώσουν τις εσωτερικές διαδικασίες, την αφοσίωση των πελατών και να προσαρμοστούν σε νέες αγορές.

Η τεχνολογία UCaaS ήρθε για να μείνει καθώς περισσότερες εταιρείες υιοθετούν ένα μόνιμο υβριδικό ή ευέλικτο μοντέλο εργασίας. Για την κάλυψη των αναγκών ενός κατανεμημένου εργατικού δυναμικού, τα χαρακτηριστικά του UCaaS εξελίσσονται με γρήγορους ρυθμούς.

Οι ενδείξεις παρουσίας—ενημέρωση των συναδέλφων όταν κάποιος λείπει, σε μια κλήση ή παρουσιάζει—για παράδειγμα, έχουν γίνει βασική πτυχή των πλατφορμών UCaaS. Αυτά τα εργαλεία εξαλείφουν επίσης τους περισπασμούς και βοηθούν τους εργαζομένους να διατηρήσουν την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, υποδεικνύοντας πότε κάποιος είναι εκτός λειτουργίας, συγκεντρωμένος ή αποσυνδεδεμένος για την ημέρα. Τα στοιχεία βίντεο και συνομιλίας του UCaaS έχουν επίσης εξελιχθεί, με νέες δυνατότητες αντίδρασης για την ενθάρρυνση της συμμετοχής σε συζητήσεις και την καλύτερη συμμετοχή του κοινού σε συσκέψεις.

Καθώς η τεχνολογία επικοινωνίας εξελίσσεται, περισσότερες επιχειρήσεις στρέφονται σε πλατφόρμες Ενοποιημένων επικοινωνιών που βασίζονται σε cloud για να διασφαλίσουν ότι είναι ενημερωμένες με τις πιο πρόσφατες δυνατότητες και ασφάλεια. Άλλες τάσεις που διαμορφώνουν το μέλλον της τεχνολογίας επιχειρηματικής επικοινωνίας περιλαμβάνουν τα εξής:

Οι τεχνολογίες τεχνητής νοημοσύνης και μηχανικής εκμάθησης —από bot συνομιλίας και έξυπνους βοηθούς μέχρι πληροφορίες δεδομένων—θα συνεχίσουν να εξελίσσονται στις πλατφόρμες Ενοποιημένων επικοινωνιών. Στο UCaaS, η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να βοηθήσει στη βελτίωση των ροών εργασίας αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες, να βελτιώσει την προσβασιμότητα με δυνατότητες ομιλίας σε κείμενο και να ενισχύσει την αποτελεσματικότητα με έξυπνο προγραμματισμό και προτάσεις.

Το UCaaS είναι μια σαφής νίκη για την επικοινωνία και τη σύνδεση των εργαζομένων, αλλά μπορεί επίσης να ενισχύσει τις σχέσεις με τους πελάτες. Καθώς η επιχειρηματική τεχνολογία αναπτύσσεται, περισσότερες λύσεις UCaaS παρέχουν έναν απρόσκοπτο τρόπο βελτίωσης των εμπειριών των πελατών ενσωματώνοντας κέντρα επικοινωνίας ή εργαλεία διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM) στην πλατφόρμα.

Περισσότεροι τρόποι επικοινωνίας και συνεργασίας σημαίνουν πρόσθετα σημεία εισόδου για απειλές ασφαλείας. Καθώς η τεχνολογία επικοινωνίας εξελίσσεται, οι πλατφόρμες Ενοποιημένων επικοινωνιών θα συνεχίσουν να ενισχύουν την υποδομή τους για να κάνουν βελτιώσεις στη διαχείριση απειλών, τις υπηρεσίες κρυπτογράφησης και την προστασία δεδομένων. Το UCaaS μπορεί επίσης να αναπτύξει πρόσθετα ασφαλείας έχοντας κατά νου ορισμένους κλάδους για την αντιμετώπιση των αναγκών συμμόρφωσης.