Was sind Tools und Software zur Workflowautomatisierung?

Definition von Software zur Workflowautomatisierung

Workflowautomatisierungssoftware optimiert herkömmliche manuelle und mühsame Aufgaben, um Unternehmen dabei zu helfen, Zeit zu sparen, das Risiko von menschlichen Fehlern zu reduzieren und die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern. Durch die Automatisierung von Prozessen können sich Teams auf Projekte mit größerer Auswirkung konzentrieren, anstatt auf sich wiederholende Aufgaben, und bietet Einblicke in Workflows, um Bereiche mit Potenzial zu identifizieren.

Workflow- Automatisierung hilft Unternehmen dabei, ihre Prozesse auf verschiedene Weise zu verfeinern, durch:

Automatisieren und Auslösen von Aufgaben.
Verbesserung der Effizienz und Produktivität.
Identifizieren von Bereichen für Prozessverbesserungen.
Verwalten von Workflows und Überwachung der Leistung.
Einrichten von Erinnerungen.
Synchronisieren von Teams.
Sammeln von verwertbaren Informationen.
Optimieren der Ressourcennutzung.

Workflowautomatisierungssoftware wird auf Datenquellen und einer Reihe von Regeln ausgeführt, um diese Daten zu bearbeiten und dabei menschliche Intelligenz zu imitieren. Diese Workflowtools folgen in der Regel „WENN/DANN“-Anweisungen und arbeiten basierend auf einer Regel von „Wenn A geschieht, dann B tun“. Dieses regelbasierte Logiksystem beschreibt die Aktionen, die auf ein Ereignis folgen sollten, was Zeit und Geld spart und das Risiko für menschliche Fehler reduziert.

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Automatisieren Sie Arbeitsabläufe, vereinfachen Sie Prozesse, und steigern Sie die Effizienz mit Power Automate – einer Lösung zur Workflowautomatisierung, die Arbeitskräfte von sich wiederholenden Aufgaben befreit, damit sie sich auf die Arbeit konzentrieren können, die am wichtigsten ist.

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Arten von Workflowautomatisierungstools

Von der Dateneingabe bis hin zur Lead-Kontaktpflege und Buchhaltung sind Workflowautomatisierungstools so konzipiert, dass arbeitsaufwendige Vorgänge reduziert und Prozesse optimiert werden. Dies hilft dabei, die Zeit und Ressourcen im Unternehmen zu maximieren, sodass sich Arbeitskräfte auf Projekte mit höherer Wirkung konzentrieren können, die häufig mehr Problemlösungen und kreatives Denken erfordern, etwas, das selbst die beste Workflowautomatisierungssoftware nicht ersetzen kann.

Workflowautomatisierungssoftware ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsprozessverwaltung (BPM), und es gibt mehrere Tools, mit denen Sie Kernfunktionen in Ihrer Organisation sowie manuelle Aufgaben optimieren können. Einige Arten von Workflowautomatisierungstools sind:

Projektmanagement

Möglicherweise die bekannteste Art der Workflowautomatisierungstool. Projektmanagement-Apps unterstützen Personen dabei, Daten und andere Ressourcen miteinander zu verknüpfen, um Prozesse zu optimieren. Diese Arten von Tools verbessern die Zusammenarbeit und helfen bei der Definition, Verwaltung und Verbesserung der Aufgabenausführung in mehreren Teams. Durch eine hohe Projektsichtbarkeit und offener Kommunikation, laufen Prozesse letztendlich reibungsloser und effizienter ab.

Vertrieb und Marketing

Vertriebs- und Marketingworkflowtools erleichtern die Verwaltung von Daten von potenziellen und bestehenden Kunden. Die besten Apps verwenden integrierte Analysen, um Ineffizienzen zu finden und Prozesse über mehrere Kanäle hinweg zu beschleunigen – von E-Mail und SMS bis hin zu sozialen Medien. Diese Automatisierungstools wiederholen nicht jedes mal einfach nur dieselbe Aufgabe, tatsächlich erstellen viele Workflows, um angepasste Marketinginhalte basierend auf dem Kundenverhalten zu senden.

Kundenservice

Workflowtools für den Kundenservice helfen, Agents automatisch Tickets zuzuweisen, automatische Antworten auf häufig gestellte Fragen zu senden und Tickets basierend auf der übermittelten Frage automatisch zu kennzeichnen. Durch die Workflowautomatisierung ihres Kundenservices können Unternehmen mehr Kundenprobleme schneller lösen, und Arbeitskräfte für kompliziertere Probleme einsetzen.

Finanzbereich

Workflowautomatisierungtools für den Finanzbereich helfen Unternehmen dabei, Finanzprozesse organisiert, konform und konsistent zu halten. Diese Arten von Workflows können bei täglichen Vorgängen wie Budgetgenehmigungen, Rechnungsstellung, Kauf- und Spesenanforderungen und Buchhaltungseinträgen hilfreich sein.

Personalmanagement

Workflowtools im Personalwesen helfen bei der Automatisierung der Dokumentation, reduzieren die administrative Überwachung, verringern das Fehlerrisiko und bieten Arbeitskräften eine bessere Unterstützung. Diese Arten von Tools können bei der Verwaltung von neu eingestellten Arbeitskräften, Arbeitszeittabellen, Stellenausschreibungen und Urlaubsanträgen hilfreich sein, sodass Personalfachkräfte mehr Zeit haben, sich hochwertigen Aufgaben zu widmen.

Wie profitiert Ihre Organisation von der Workflowautomatisierung?

Unabhängig davon, ob Sie Prozesse im Finanz-, Marketing- oder IT-Bereich automatisieren möchten, verringert die Workflowautomatisierungssoftware die Last manueller Aufgaben und spart Unternehmen viel Zeit, Ressourcen und Geld. Diese Workflowtools beschleunigen nicht nur Prozesse für Ihr Team, sondern schaffen auch Zeit für die Arbeit, die am wichtigsten ist, und unterstützen zukünftige Entscheidungen – als Teil einer größerenGeschäfts -Prozess -Verwaltungs -Software-Lösung

Vorteile von Workflowautomatisierungs -Tools

Weniger Fehler

Die manuelle Dateneingabe ist mühsam und bietet Raum für kleine menschliche Fehler, die einen großen Einfluss auf Ihre Organisation haben können – von Ungenauigkeiten bei der Buchhaltung bis hin zu falschen Rechnungen. Workflowsoftware hingegen verwendet zentralisierte Echtzeitdaten zum Ausführen von Verwaltungsaufgaben, wodurch das Risiko kostspieliger Fehler reduziert wird.
Rationalisierte Prozesse

Workflowautomatisierungstools erhöhen die Sichtbarkeit von Prozessen, reduzieren Engpässe und sorgen dafür, dass Projekte auf Kurs bleiben. Da Aufgaben und Folgeaufgaben automatisch zugewiesen werden können, kann die Leistung einfacher nachverfolgt und verwaltet werden, wodurch Verzögerungen im Ablauf minimiert werden.
Höhere Produktivität

Wenn mühsame und manuelle Aufgaben automatisiert werden, haben Teams mehr Zeit und Ressourcen, um sich auf Projekte mit höherer Wirkung zu konzentrieren. Viele Workflowautomatisierungs-Apps verbessern auch die allgemeine Zusammenarbeit, sodass weniger Zeit für das Suchen von Informationen, das Einholen von Genehmigungen oder das Nachverfolgen mit Hin- und Her- Kommunikation vergeudet wird.
Bessere Kommunikation

Klar entworfene Workflows und automatisierte Benachrichtigungen helfen dabei, dass unter Arbeitskräften Einigkeit herrscht und sie ihre Rollen in einem Projekt verstehen. Außerdem wird die funktionsübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht und die Verantwortlichkeit für Aufgaben verbessert, wodurch sichergestellt wird, dass alle an demselben Ziel arbeiten.
Tiefere Einblicke

Die Echtzeitberichterstellung mit besserer Visualisierung ist ein wichtiger Vorteil der Workflowautomatisierung. Die Verwendung von Datenanalysen in Prozessen bedeutet, dass Organisationen Leistungsmetriken erfassen, Bereiche mit Potenzial identifizieren und fundierte Entscheidungen zu ihren Vorgängen treffen können.

So wählen Sie die besten Tools zur Workflowautomatisierung für Ihre Geschäftsanforderungen aus

Bei der Auswahl des besten Tools für die Workflowautomatisierung für Ihre Organisation ist es wichtig, zuerst Ihre aktuellen Prozesse zu analysieren, Engpässe zu ermitteln und zu verstehen, welche Teams die Tools verwenden werden. Sobald Sie ein besseres Verständnis Ihrer Geschäftsanforderungen haben, suchen Sie nach den folgenden Funktionen, wenn Sie verschiedene Lösungen vergleichen:

Eine benutzerfreundliche Oberfläche und einfache Navigation.
KI und maschinelles Lernen für die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP).
Nahtlose Integrationen mit Tools von Drittanbietern und den von Ihnen tagtäglich genutzten Apps.
Anpassbare Workflows.
Cloudbasierte Funktionalität.
Datenanalysen und Echtzeitberichte.
Verbesserte Sicherheit und Datenschutz .
Skalierbarkeit für sich steigernde Geschäftsanforderungen.

Beispiele für Tools zur Workflowautomatisierung im Einsatz

Die Zeit, die mit einfachen Prozessen wie dem Beantworten von E-Mails, dem Erstellen von Aufgaben oder dem Kopieren von Daten aus einer Quelle in eine andere verbracht wird, kann sich schnell summieren. Durch die Einrichtung automatisierter Workflows können Unternehmen jedoch die Effizienz drastisch steigern und Kernvorgängen einen erneuten Mehrwert geben – von Marketing und Finanzbereich bis hin zur Personalabteilung .

Einige Beispiele für Workflowautomatisierung im Einsatz sind:

Automatisierte Nachfassaktionen und Antworten senden, nachdem ein Kunde ein Kontaktformular ausgefüllt hat.
Versenden von sequenziellen E-Mails zur Lead-Kontaktpflege nach einem ausgelösten Ereignis.
Automatische Rechnungsstellung an Kunden für monatliche Zahlungen.
Erstellen von SLAs, um rechtzeitige Antworten auf dringende Probleme zu gewährleisten.
Erstattung von Mitarbeiterausgaben.
Senden von Erinnerungen für Fristen und Genehmigungen.
Automatische Zuweisung von Aufgaben und Projekten an Teammitglieder.
Einarbeitung neuer Arbeitskräfte.
Genehmigung von Urlaubsanträgen.

Bessere Arbeitsweisen finden

Ermöglichen Sie es jeder Person in ihrer Organisation, automatisierte Lösungen zu erstellen, um ihre Workflows und Prozesse mit Microsoft Power Automate zu optimieren. Nutzen Sie die Workflowautomatisierung, um jeder Arbeitskraft dabei zu helfen, sich von sich wiederholenden, zeitaufwändigen Aufgaben zu befreien und einen strategischen, dynamischeren Arbeitsplatz zu schaffen.

Weitere Informationen

Tools und Software zur Workflowautomatisierung optimieren herkömmliche manuelle und mühsame Aufgaben mithilfe regelbasierter Logik, wodurch Unternehmen Zeit sparen, das Risiko menschlicher Fehler reduzieren und die Produktivität am Arbeitsplatz steigern können.
Es gibt mehrere Arten von Automatisierungstools , um Kernfunktionen in Ihrer Organisation zu optimieren und manuelle Aufgaben zu vereinheitlichen. Dazu gehören Workflowtools für Projektmanagement, Marketing und Vertrieb, Kundenservice, Finanzbereich und Personalwesen .
Die Workflowautomatisierung hilft Unternehmen dabei, Zeit, Ressourcen und Geld zu sparen. Zu den Vorteilen der Workflowautomatisierung gehören weniger Fehler bei der Dateneingabe, optimierte Prozesse, verbesserte Produktivität, bessere Kommunikation und Zusammenarbeit sowie tiefere Geschäftseinblicke .
Die intelligente Dokumentverarbeitung verwendet KI und maschinelles Lernen, um Dokumente zu verarbeiten, relevante Informationen aus unstrukturierten oder teilweise strukturierten Daten zu extrahieren und in verwendbare Formate für andere Geschäftsanwendungen oder Analysen umzuwandeln. Die automatisierte Dokumentverarbeitung ist eine vereinfachte Version davon. Sie erfasst, extrahiert und speichert Daten, indem sie in ein internes Geschäftssystem oder eine Kalkulationstabelle konvertiert werden. Sie umfasst jedoch in der Regel keine Dokumentklassifizierung, -validierung oder -analyse für tiefergehendes Lernen.
Workflowautomatisierungstools steigern die Effizienz drastisch und geben Kernvorgängen einen erneuten Mehrwert. Einige Beispiele für die Workflowautomatisierung im Einsatz sind das Automatisieren von Nachfassaktionen und Antworten, das Erstellen und Zuweisen von Aufgaben, das Senden monatlicher Rechnungen oder sogar das Genehmigen von Urlaubsanträgen .

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