كيفية تخصيص الموارد

ثمة ست خطوات ستحتاج إلى إتمامها لنجاح تنفيذ تخصيص الموارد.

1. إنشاء مخطط زمني للمشروع

باستخدام مهارات إدارة المشاريع، ستقوم بتقسيم المشروع إلى مراحل وإنشاء مهام فردية ضمن هذه المراحل. بعد ذلك، ستقوم بإدارة هذه المراحل، بدلا من المشروع ككل. ستقدر أيضا طول كل مرحلة من خلال تحديد المهام الرئيسية التي ستحتاج إلى تنفيذها في كل مرحلة بالأحداث الرئيسية. بمجرد وضع كل هذا معا، ستقوم بتعيين المهام والمراحل والأحداث الرئيسية لإنشاء مخطط زمني للمشروع.

2. تحديد الموارد والموازنة الهامة بدقة

تخصيص الموارد جزء لا يتجزأ من هذه العملية لأنه سيتم تعيين الموارد المطلوبة لكل مهمة وتتم إدارة هذه الموارد ضمن المهمة. بمجرد الانتهاء من المخطط الزمني، ستحتاج إلى تحديد الموارد المطلوبة لإكمال كل مهمة.

وسيكون لكل مشروع مجموعته الخاصة من الموارد الضرورية وسوف تختلف من مشروعٍ إلى آخر. وفيما يلي أنواع الموارد. أنواع الموارد هي:

• الأفراد: أي زملاء في الفريق يساهمون بالعمل في المشروع.

• المعدات: أي أنواع من الأدوات أو البرامج التي ستحتاج إليها لإنتاج الموارد من فكرة إلى تسليم المشروع. تأكد أيضا من مراعاة أن المعدات الخاصة تتطلب استثمارا كبيرا في الوقت والمال.

• المواد: العناصر الاستهلاكية التي ستحتاجها - ويشمل ذلك عناصر مثل اللوازم المكتبية والغاز الذي تحتاجه سيارتك.

• المرافق: المباني ومساحات العمل التي يمكن لفريقك العمل بها.

• الموازنة: الأموال التي ستحتاجها لشراء أي مورد من الموارد المذكورة أعلاه.

أثناء إدارة مشروعك وموازنته اللاحقة، ستتعقب المصاريف ضمن محاسبة مشروعك للبقاء على اطلاع وتأكد من عدم وجود لا تنفق أموالا أكثر من المخصص لكل مهمة.

3. تعيين الموارد المتوفرة

تحتاج الآن إلى البحث عن الموارد وطلبها للوفاء بالمواعيد النهائية. يشمل ذلك كل شيء بدءا من تجميع المعدات والمستلزمات، ولكن أيضا إلى البحث عن أعضاء الفريق المتاحين للعمل. بينما يسمح لهذه الموارد بالعمل على مشاريع متعددة في الوقت نفسه، يجب أن تكون على علم بقدرتها.

4. تعيين الموارد وتخصيصها

بعد العثور على مواردك، ستحتاج إلى إضافتها إلى المشروع. تأكد من التخطيط لأي تحديات قد تؤدي إلى تأخير إكمال—المشروع، يمكن أن تتراوح هذه التحديات من مشاكل البرامج إلى تغييرات المساهمين إلى الورديات ذات الأولوية التنظيمية. فيما يلي بعض التحديات الشائعة التي قد يواجهها فريقك في محاولة تقديم مشروع في الوقت المحدد:

• توفر المورد

• التغييرات ضمن نطاق المشروع

• الاختلافات في الموقع والمناطق الزمنية

• تأخيرات العمليات والمهام

على الرغم من أن بعض هذه التحديات لها تأثير أكبر من غيرها، فإن كل هذه التحديات قد تؤدي إلى إبطاء تسليم مشروع. ولكن لحسن الحظ بالنسبة للعديد من هذه الميزات، سيكون لديك ترف تحديد خطط الطوارئ وتخطيطها والتقنيات المقابلة لتطبيقها مسبقا إذا حدث أي من هذه الخطوات أثناء مشروعك.

5. تتبع الجدول الزمني للمشروع

قد يبدو الأمر بسيطًا، ولكن يمكن لأي تغيير أن يؤثر على الجدول الزمني لمشروعك بالكامل بدءًا من تلك المرحلة فصاعدًا، لذا تأكد من تخصيص وقتك وفقًا لذلك. وانتبه للآتي. احترس من:

• أعضاء الفريق المرهقين والمستخدمين بشكلٍ مفرط.

• الإجازات غير المخطط لها أو الإجازات المرضية.

• المهام المتأخرة التي ستؤدي إلى حدوث تأخيرات كبيرة في المهام التابعة.

• التغييرات الطارئة على أهداف العمل وغاياته.

توفر بعض الأدوات مثل برامج أتمتة الخدمات الاحترافية (PSA) فرص للمساعدة في أتمتة المهام الإدارية التي تستغرق وقتا طويلا مثل تعقب الوقت وإدارة المشاريع والفوترة والمزيد.

6. اختيار أسلوب للتعامل مع العقبات

نادرا ما تصل إلى كل مهمة عند التخطيط لها في الأصل وإنهاء مشروع في التواريخ المحددة. استنادا إلى تاريخ تسليم المشروع، قد يكون لديك بعض المرونة عند الانتهاء من مهام معينة. هناك أسلوبان يمكنك استخدامهما إذا وجدت نفسك متأخرة عن الجدول الزمني: تجانس الموارد وتستوي الموارد.

يعمل تسوية الموارد بشكل جيد عندما يكون لديك موارد محدودة أو مشتركة، ولكن يتوفر لديك خيار توسيع يومياتك. تجانس الموارد هو الأفضل لتحسين الموارد المتوفرة لديك، ولكن لا يمكن تمديد الموعد النهائي لديك.

سيعتمد اختيار التقنية التي تعمل بشكل أفضل على مدى قابلية التنقل في يومياتك. أيا كانت التقنية التي تختارها، يجب أن تتأكد من أن أداة الإدارة مرنة بقدر مرونتك.