什麼是 GDPR 合規性？

在連結越來越緊密的世界中，GDPR 合規性已成為處理個人資料之企業的重要優先事項，無論企業的營運地點為何。GDPR 於 2018 年推出，是歐盟法律中的法規，專注於歐盟境內個人資料的保護和隱私權。不遵守 GDPR 可能會導致重大處罰，因此遵守 GDPR 對於各種規模的企業而言都至關重要。

GDPR 的主要目標是保護個人資料，並授與人們對其個人線上資訊更好的控制權。GDPR 的範圍廣泛，涵蓋了處理歐盟居民個人資料的任何企業，無論該企業的實體位置為何。

GDPR 合規性不僅是法律要求，它已成為企業必須履行的責任。遵守 GDPR 的組織展現了對資料隱私權的承諾，這可協助促進與客戶、員工和合作夥伴間的信任。合規性也可協助企業避免因資料外洩和不遵守 GDPR 規定相關的重大財務處分。

一般資料保護規定於 2018 年 5 月 25 日實作，取代了資料保護指令 95/46/EC。它是因應資料快速數位化，以及解決資料隱私權考量的需要而制定。GDPR 的全方位架構旨在加強歐盟的資料保護法律。

GDPR 的主要目標是保護個人資料，並授與提供個人對其資訊更好的控制權。GDPR 的範圍廣泛，涵蓋了處理歐盟居民個人資料的任何企業，無論該企業的實體位置為何。

關鍵準則
GDPR 制定了七項資料保護準則，歐盟內的組織或在歐盟經營業務的企業都必須遵循：

1. 合法性、公平性與透明度：資料必須以合法性、公平性與透明度的方式進行處理。
2. 目的限制：資料應僅為特定目的進行收集與使用。
3. 資料最少化：收集的資料應限於必要的範圍內。
4. 正確性：個人資料必須正確且保持最新狀態。
5. 儲存空間限制：個人資料的保留不應超過必要時間。
6. 完整性與機密性：個人資料必須安全地處理，以防止未經授權的或非法的處理、意外遺失或損壞。
7. 問責性：組織必須能夠證明其有遵守所有這些原則。

GDPR 透過建立明確可保護隱私權的權利，提供了歐盟公民對其個人資料的大幅控制權。GDPR 授與歐盟公民對其個人資料的多項權利，包括：
 

• 知情權：個人有權知曉其個人資料的收集和使用情況，包括資料收集的原因、保留期限以及將共用的對象。

• 存取權：個人可要求存取其個人資料並取得其副本，以讓他們理解其資料的處理方式以及由誰處理。

• 修正權：如果任何個人資料不正確或不完整，個人可要求進行校正，以確保其資訊正確且最新。

• 刪除權 (被遺忘的權利)：個人在某些情況下有權要求刪除其個人資料，若該資料不再必要或個人撤銷同意時，皆有權要求將其資訊從組織的系統中移除。

• 限制處理權：個人可以限制其個人資料的處理方式，尤其是如果他們對個人資料的正確性有質疑，或需要該資料以進行法律索賠的情況下。

• 資料可攜性權：個人可透過結構化、常用且機器可讀取的格式取得其個人資料，並在其選擇的情況下將其傳送至另一資料控制者。

• 反對權：個人有權反對處理其個人資料，尤其是當個人資料用於直接行銷，或當他們有特殊情況需要保護隱私權時。
  
  

以上這些權利共同確保個人對其個人資料具有清楚的可見度和控制權，進而強化組織間的透明度與問責性。除了這些權利之外，GDPR 還設立了嚴格的指導方針，規定組織在處理個人資料之前必須如何取得及管理個人的同意。

同意需求
GDPR 要求組織在收集和儲存個人資料之前，必須先取得個人的明確同意。這份同意必須是自願提供、具體、知情且明確，以確保個人完全理解他們同意被收集的內容。

除了同意指導方針之外，GDPR 還強調主動式資料保護措施。針對高風險的處理活動，組織還必須進行資料保護影響評定，以評估和減輕對個人權利和自由的潛在風險。。

資料保護影響評定 (DPIA)
對於任何可能會大幅影響個人權利和自由的處理作業，資料保護影響評定需強制執行。這項評定會評估處理個人資料時所涉及的風險，並概述可減輕這些風險的措施，進而防禦個人隱私權並確保合規性。

初始評定與差距分析
實現 GDPR 合規性開始於對組織內目前的資料做法進行全面評定。這涉及識別並規劃所有資料處理活動，包括資料收集、儲存、共用和刪除。目標是要全方位理解個人資料的所在位置、在組織中的流動方式，以及誰可以進行存取。

在收集目前資料處理做法的資訊之後，下一個步驟是執行差距分析。此分析會比較組織的現有做法與 GDPR 需求，以找出不足之處。常見的差距可能包括缺少清晰的資料處理記錄、同意機制不充分，或安全性措施不足。

解決這些差距對於 GDPR 合規性非常重要，通常還需要跨部門 (例如 IT、法律和人力資源) 的共同作業，以開發協調一致的合規性策略。透過理解組織目前的狀態，企業可以建立結構化的行動方案，以縮小合規性差距並強化資料隱私權措施。

資料對應與文件
資料對應是 GDPR 合規性不可或缺的一部分，因為它提供了資料在組織內移動方式的清楚視覺效果呈現。此程序涉及追蹤每一筆個人資料，從其收集點到儲存體、處理、共用，以及最後的進行刪除。透過對應資料流，組織可以識別不必要的資料處理活動，探索資料孤島，並確保只收集和保留相關的資料。此外，資料對應可協助企業發現潛在的安全性弱點，特別是當資料在系統間或對第三方進行傳輸時。

除了對應資料流，GDPR 還需要組織維護資料處理活動的詳細記錄。這些記錄應包含資料收集的目的、處理的法律依據、資料保留期限，以及任何涉及資料處理的第三方。

實作資料保護原則
建立強健的資料保護原則，是 GDPR 合規性的基礎。這些原則概述個人資料在組織內應處理的方式，涵蓋如資料存取、保留和安全性等領域。精心策展的資料保護原則會提供可接受的資料使用指導方針、協助員工理解他們在維護資料安全性方面的角色，並設定組織如何履行 GDPR 義務的標準。有效的資料保護原則應易於存取、清楚且定期審查，以確保其與不斷演進的資料隱私權需求和技術保持一致。

在整個組織中實作這些原則需要進行訓練。各級員工都應該理解 GDPR 原則，並鼓勵員工遵循資料處理的最佳做法。透過確保員工知道資料保護的重要性以及他們在防衛個人資訊中的角色，組織可以減輕意外資料外洩的風險。這種結構化方法不僅支援 GDPR 合規性，也有助於整體資料安全性。

對於美國公司來說，GDPR 合規性會帶來額外的複雜性。位於歐盟以外的組織可能不熟悉 GDPR 標準，且即使是沒有實體存在於歐洲的組織，仍要遵守嚴格的合規性義務。處理歐盟公民個人資料的美國公司必須委派歐盟代表、因應跨大西洋資料傳輸法規，並調適其程序以符合 GDPR 的高標準。

有許多工具和資源可供組織 (包括位於美國的公司) 使用以幫助實現和維護 GDPR 合規性，例如資料保護軟體、合規性檢查清單和訓練計劃。

為了確保持續遵守 GDPR 合規性，請考慮實作下列檢查清單：


定期稽核和監視：
定期稽核您的資料處理活動，以識別是否有任何與 GDPR 需求的偏差。持續監視系統和資料安全性措施。

訓練和意識計劃：
為員工提供 GDPR 合規性相關的全方位訓練。確定所有員工都理解他們在保護個人資料方面的角色與責任。

回應資料外洩與罰款：
建立健全的事件回應計劃，以立即解決資料外洩並最小化其影響。準備好因未遵守合規性而可能遭受的罰款與處罰。

在不斷演進的資料隱私權環境中，達成和維護 GDPR 合規性對於各種規模的企業來說可能是複雜且資源密集的任務。有了旨在保護個人之個人資料的嚴格法規，企業因此需要可靠的解決方案來支援他們在各層面的合規性投入。為了支援您的合規性投入，Microsoft 提供了如 Microsoft Purview 與其他資料安全性解決方案，以協助您有效地因應資料保護義務。

企業透過整合這些工具，可簡化其合規性程序、自動化關鍵報告任務以及增強整體資料安全性，進而降低與不合規性相關聯的風險。