在一個不斷運轉的組織中承受壓力並引導專案，可能是令人卻步的提議。現在，辦公室員工通常面臨無止盡的期限、會議、電子郵件和工作壓力，這表示他們可能沒有時間或心力對您和您的專案發揮其全部才能。所幸，您可以協助簡化工作。不論您是為用戶端或內部專案關係人進行專案，為確保成功，請了解這五種可節省時間、成本和心力的專案管理工具。
節省時間、成本和心力的 5 種專案管理工具
甘特圖和工作面板
在資訊爆炸的時代，我們有限的注意力要不斷應付龐大的文字量，因此簡單的視覺效果可以讓人耳目一新且非常有效。甘特圖使用基本的水平橫條圖來顯示專案階段和進度。只要快速概覽一下，您的小組成員就會知道目前即將完成的工作 (或至少哪些工作應該要完成)，以及何時需要著手進行其負責的工作。他們也可以查看每個階段預期需要的時間。工作面板的運作方式雷同，適合用在時間表較彈性且涉及多個小組的專案。面板會顯示不同的專案階段 (譬如規劃、執行等)，以及每個小組的標記。當小組完成階段工作並依進度執行時，可以在面板上移動其標記。這讓所有參與人員可以了解專案全貌及其在專案中的角色。
工作指派
同意做某件事很容易，難的是要記住去做這件事。尤其是當每一則個別訊息似乎都有新要求時。這就是適用於工作指派的線上工具如此重要的原因。負責專案某一部分的人員 (無論是設計標誌或處理最終數字)，都可以登入並輕鬆查看他們實際需要執行的工作。根據帳戶設定，他們也會收到有關期限逼近的電子郵件通知。另一方面，專案經理可藉此密切注意小組，不需要捲動一長串的電子郵件鏈，即可確保所有工作都準時完成。這有助於避免代價昂貴的延遲和不必要的挫折感。
資源配置
在代理環境中，資源配置是關鍵。專案經理需要有效的工具來排程及追蹤小組中每位成員的時數，以避免過度指派、錯過期限和造成用戶端不悅。但這種組織方式不一定侷限於「富有創意」的世界。即使在公司辦公室裡，若能清楚了解小組成員的可用性，不也有所助益？ 請要求小組盡可能提前估計其在專案進行期間的可用性。請他們註記休假日、因會議而無法專注工作的日子，以及另有其他期限的日子。如果您對可用時間有些概念，就能夠建立務實的時間表。線上資源配置工具讓您和小組成員輕鬆追蹤實際時數與估計的差異，並據此調整，使未來的工作流程更順暢。
意見反應工具
每個人提供意見反應的方式不同，有些人提供嚴格且指定的編輯要求，有些人則提供模糊的感受和反應。有時候不同的專案關係人提出的意見有所衝突。這都會讓收到意見反應的人在處理上不知所措。他們應該聽誰的意見？
意見反應工具讓專案關係人對於不同版本的交付項目進行投票和排名，使群組能更輕鬆地以公平的方式提供一致的方向。如果某人的意見應該佔較大權數 (他們或許擁有重要的相關專業知識)，您可以調整其票數為二票。
現成的報表
進度報告和事後檢討是所有專案的重要環節，而這不需要浪費時間。與其花費寶貴的時間建立自訂報表，不如使用現成的選項。您可以輸入相關的數字和圖表，讓程式產生適當的格式和資料視覺效果。
這表示您可以更快開始規劃下一個專案。
為自己保留時間
確保您有一些空閒時間可以投入工作以外的人員與事物，這對您的身心健康至關重要。終究，這種心理上的暫停可協助您保持對工作的活力與熱情。畢竟，維持平衡非常重要。
這種平衡也包括一整晚的休息，讓自己充電，以及定期運動，這些都是維持成長軌跡向上不可或缺的一部分。事實上，一項 Harvard 研究 發現，失眠會導致一般工作者每年損失高達 11.3 天的生產力，而另一項研究發現， 規律的例行性運動 有助於降低壓力、改善專注力、加速認知能力以及強化記憶。
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