Cho dù bạn làm việc ở đâu đi nữa, mọi người sẽ hoàn thành công việc tốt hơn nếu biết được ai làm việc gì và vị trí của họ trong tổ chức. Sơ đồ tổ chức cung cấp cho mọi người thông tin tổng quan về cơ cấu của doanh nghiệp, dù đó là một văn phòng lâu đời, một công ty khởi nghiệp, một nhà máy sản xuất hay một mô hình khác.
Cách tạo sơ đồ tổ chức tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn
Sơ đồ tổ chức là gì?
Có lẽ bạn đã từng thấy một sơ đồ tổ chức trước đây. Sơ đồ tổ chức thường được thể hiện bằng các ô, hình hoặc ảnh đại diện cho con người và vị trí công việc. Ngoài ra, sơ đồ này có thể bao gồm cả thông tin liên hệ, liên kết trang, biểu tượng và hình minh họa.
Khi các ô này được kết nối bằng các đường kẻ, sơ đồ sẽ mô tả cấu trúc nội bộ của một tổ chức. Sơ đồ này cho biết ai sẽ báo cáo cho ai, vị trí của các bộ phận và mối liên kết giữa các phòng ban.
Mục đích của sơ đồ tổ chức là gì?
Sơ đồ tổ chức có thể giúp nhân viên mới hoặc tình nguyện viên nhanh chóng làm quen với công ty bằng cách hỗ trợ họ liên kết tên, khuôn mặt với vai trò và trách nhiệm tương ứng. Ngay cả những nhân viên lâu năm, bộ phận nhân sự (HR) hay chủ doanh nghiệp cũng được hưởng lợi khi có sơ đồ tổ chức trong tay.
Dưới đây là những lợi ích mà sơ đồ tổ chức mang lại:
- Thể hiện cấu trúc nội bộ và hệ thống cấp bậc
- Giúp nhân viên biết cần báo cáo cho ai và liên hệ với ai khi có vấn đề
- Hỗ trợ làm rõ vai trò và trách nhiệm
- Giúp bạn dễ dàng lưu giữ thông tin liên hệ của nhân viên ở một nơi thuận tiện
- Giúp ban quản lý nắm rõ số lượng nhân viên trong từng phòng ban và phân bổ nhân sự cũng như các nguồn lực khác sao cho hợp lý nhất
- Cung cấp cho nhân viên thông tin chuyên sâu về lộ trình thăng chức
Một sơ đồ tổ chức không thể đáp ứng mọi nhu cầu. Hãy cùng tìm hiểu các loại sơ đồ tổ chức mà các công ty sử dụng nhiều nhất.
Bốn loại cấu trúc tổ chức là những loại nào?
Loại sơ đồ tổ chức mà bạn sử dụng sẽ tùy thuộc vào đối tượng, tổ chức của bạn và nội dung bạn muốn truyền tải. Bạn có thể chỉ cần một mẫu sơ đồ cho toàn công ty hoặc một vài mẫu cho một số đối tượng hoặc bộ phận khác nhau.
Mặc dù mỗi loại sơ đồ tổ chức đều có thể sửa đổi và chỉnh sửa nhưng hầu hết các công ty thường sử dụng sơ đồ tổ chức thuộc một trong bốn phân loại sau:
1. Hệ thống cấp bậc theo chức năng từ trên xuống
Sơ đồ hệ thống cấp bậc là lựa chọn lý tưởng để thể hiện cấu trúc kinh doanh truyền thống. Sơ đồ này bắt đầu từ ban lãnh đạo cấp cao ở vị trí cao nhất, sau đó phân nhánh theo các phòng ban hoặc bộ phận. Trong từng bộ phận, bạn sẽ liệt kê ban quản lý cấp cao, quản lý cấp trung, nhân viên cấp cao, nhân viên cấp trung và nhân viên cấp dưới. Sau cùng, sơ đồ hệ thống cấp bậc có dạng hình kim tự tháp, mọi phòng ban đều báo cáo lên Giám đốc điều hành.
LƯU Ý: Sơ đồ tổ chức theo cấp bậc thường dễ hiểu. Tuy nhiên, trong một hệ thống phân cấp có nhiều tầng, có thể khó mà xác định đúng người cần kết nối và thời điểm phù hợp, đặc biệt là khi có vấn đề phát sinh hoặc khi ai đó đưa ra một ý tưởng mới.
2. Sơ đồ tổ chức theo bộ phận
Nếu công ty của bạn được tổ chức theo dòng sản phẩm hoặc khu vực địa lý thì mô hình này là một lựa chọn an toàn. Nếu các bộ phận hoạt động độc lập với nhau, sơ đồ tổ chức theo bộ phận cũng là một cách hiệu quả để thể hiện rõ điều đó. Giống như sơ đồ hệ thống cấp bậc, sơ đồ tổ chức theo bộ phận cũng bắt đầu với chủ tịch hoặc CEO. Tuy nhiên, thay vì chia thành các phòng ban sử dụng chung nguồn lực, sơ đồ này được phân theo lĩnh vực kinh doanh. Sơ đồ này thể hiện các phòng ban trong từng lĩnh vực kinh doanh, chẳng hạn như nhân sự, kế toán, pháp lý và marketing, cùng với các vị trí hoặc cá nhân trong các phòng ban đó.
LƯU Ý: Vì những tổ chức như thế này thường có các phòng ban dư thừa trong từng bộ phận, cấu trúc tổ chức theo bộ phận có thể dẫn đến tình trạng dư thừa nhân sự và phát sinh chi phí quản lý không cần thiết.
3. Sơ đồ tổ chức ma trận
Dùng thử Visio miễn phí trong 1 tháng
Sau khi hết thời gian dùng thử miễn phí một tháng, bạn sẽ thanh toán theo phí đăng ký hiện hành. Cần có thẻ tín dụng. Hủy bỏ bất cứ lúc nào để dừng việc thu phí trong tương lai.
Loại sơ đồ tổ chức này thường áp dụng cho các công ty có nhóm hoặc thành viên nhóm làm việc dưới trướng nhiều quản lý. Ví dụ: Trong một tòa soạn báo, một phóng viên có thể phụ trách cả mảng tin tức địa phương và mảng tài chính, đồng nghĩa với việc người đó sẽ có hai quản lý. Tương tự, một nhà thiết kế đồ họa tại một nhà cung cấp dịch vụ năng lượng có thể báo cáo cho trưởng bộ phận thiết kế đồ họa. Tuy nhiên, nếu nhà thiết kế đồ họa đó tham gia vào các dự án thuộc bộ phận năng lượng tái tạo thì có thể liên lạc với một người khác trong nhóm đó.
LƯU Ý: Khi các thành viên nhóm làm việc giữa các phòng ban, các tổ chức thường có thể tìm ra những cách sáng tạo hơn để giải quyết vấn đề. Điều này tạo ra môi trường hợp tác chặt chẽ hơn. Tuy nhiên, khi các nhóm hoặc thành viên nhóm có nhiều người giám sát thì có thể gia tăng tình trạng nhầm lẫn và xung đột.
4. Sơ đồ tổ chức phẳng
Sơ đồ tổ chức phẳng, hay còn gọi là sơ đồ "ngang" là loại sơ đồ chủ yếu được các doanh nghiệp nhỏ sử dụng. Mô hình này thường chỉ có hai cấp: cán bộ hành chính và người lao động. Trong sơ đồ, các đường nét liền thể hiện hệ thống phân cấp chính, còn các đường nét đứt biểu thị tuyến quyền hạn thứ cấp. Trên sơ đồ, các công ty có cấu trúc tổ chức phẳng có thể trông giống như một sở cứu hỏa nhỏ với một trưởng phòng, ba đội trưởng và một số lính cứu hỏa làm việc dưới trướng các đội trưởng. Hoặc đó có thể là một người giám sát hoặc trưởng bộ phận với một số ít nhân viên báo cáo trực tiếp cho họ.
LƯU Ý: Trong cấu trúc tổ chức phẳng, người giám sát và nhóm của họ thường có mối quan hệ mật thiết và cùng nhau tham gia vào quá trình ra quyết định. Nhân viên thường có nhiều trách nhiệm và quyền tự chủ hơn so với các cấu trúc tổ chức khác. Điều này có nghĩa là việc xây dựng lòng tin rất quan trọng – và tinh thần làm việc nhóm cũng vậy. Tuy nhiên, do cấu trúc ma trận gọn nhẹ, nếu xảy ra mâu thuẫn giữa các nhân viên, mức độ xung đột có thể trở nên rõ ràng hơn vì quy mô nhóm quá nhỏ.
Tạo sơ đồ tổ chức bằng phần mềm
Phần mềm sơ đồ tổ chức giúp đơn giản hóa việc tạo sơ đồ tổ chức mới và sửa đổi sơ đồ tổ chức cũ. Hãy cùng xem cách tạo sơ đồ tổ chức trực tuyến bằng cách sử dụng một số tùy chọn phần mềm phổ biến nhất hiện có.
Sơ đồ tổ chức trong PowerPoint
PowerPoint có thể được thiết kế như một công cụ trình bày nhưng bạn cũng có thể sử dụng phần mềm này để phát triển sơ đồ tổ chức. Để bắt đầu:
- Mở một tài liệu PowerPoint mới
- Truy nhập tab Chèn và bấm vào SmartArt
- Dẫn hướng đến nhóm Cấu trúc phân cấp và chọn mẫu sơ đồ tổ chức bạn cần
- Bấm vào các hình để thêm văn bản
- Thêm nhiều hình (hoặc người) nếu cần
Sau khi đã có tất cả mọi người, bạn có thể bắt đầu sắp xếp lại sơ đồ tổ chức trong PowerPoint. Chỉ cần quay lại tab Thiết kế công cụ SmartArt và sử dụng các nút Tăng cấp/Giáng cấp để di chuyển các hình theo chiều dọc. Sử dụng các nút Di chuyển lên/Di chuyển xuống để di chuyển các hình của bạn theo chiều ngang.
Sơ đồ tổ chức trong Word
Mặc dù không phải là phương pháp truyền thống để tạo sơ đồ tổ chức nhưng Microsoft Word có thể giúp bạn thiết kế các sơ đồ cơ bản thể hiện cách tổ chức của bạn hoạt động. Để tạo sơ đồ tổ chức trong Word, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:
- Truy nhập tab Chèn và bấm vào SmartArt.
- Truy nhập nhóm Cấu trúc phân cấp và chọn mẫu sơ đồ tổ chức bạn muốn sử dụng.
- Tiếp theo, bạn sẽ thấy một menu có các hình đại diện cho từng vị trí trong tổ chức. Chỉ cần nhập văn bản đại diện cho từng người trong sơ đồ của bạn.
- Nếu bạn cần thêm hình vào mẫu sơ đồ tổ chức, hãy bấm vào tab Thiết kế công cụ SmartArt, rồi bấm vào Thêm hình.
- Để sắp xếp thứ tự của ai đó trong sơ đồ tổ chức của bạn, hãy bấm vào tên của họ trong hộp thoại Văn bản. Nhấn phím Tab để di chuyển họ lên trên hoặc tổ hợp phím Shift + Tab để di chuyển họ xuống dưới. Hoặc bạn có thể quản lý hệ thống cấp bậc của mình trong tab Thiết kế SmartArt.
Bạn có thể điều chỉnh màu sắc, phông chữ và kích thước thông qua các tab Thiết kế công cụ SmartArt và Định dạng.
Sơ đồ tổ chức trong Visio từ Excel
Visio là một công cụ bảng tùy biến trực quan theo dạng kéo và thả, cho phép mọi người tạo sơ đồ tổ chức và công cụ này cũng có khả năng kết nối với dữ liệu trong tệp Excel hiện có hoặc Active Directory để giúp bạn tự động tạo sơ đồ tổ chức. Tuy nhiên, khi kết hợp cả hai, bạn có thể tạo ra các sơ đồ tổ chức bắt mắt cho các công ty thuộc mọi quy mô. Để bắt đầu, hãy mở Visio và bấm vào Trình hướng dẫn tạo sơ đồ tổ chức, sau đó:
- Bấm vào "Thông tin đã được lưu trữ trong một tệp hoặc cơ sở dữ liệu"
- Trả lời các câu hỏi khi được yêu cầu
- Nhập hình ảnh hoặc ảnh nếu bạn muốn
- Bấm vào hoàn tất
Ngoài việc nhập thông tin vào sơ đồ tổ chức của bạn từ Excel, bạn cũng có thể thêm thông tin trực tiếp vào Trình hướng dẫn tạo sơ đồ tổ chức.
Xem thêm mẹo về sơ đồ tổ chức
Ngay cả khi sử dụng phần mềm tạo sơ đồ tổ chức, các sơ đồ tổ chức vẫn có thể nhanh chóng trở nên rối rắm với hình và chữ nghĩa. Tuy nhiên, chỉ cần một chút sáng tạo trong thiết kế, bạn có thể tạo ra một sơ đồ thu hút sự chú ý của mọi người một cách hiệu quả. Vì vậy, khi hoàn thiện sơ đồ tổ chức, bạn hãy tìm cách:
- Điều chỉnh kích cỡ cho phù hợp. Nếu sơ đồ quá lớn, người xem sẽ bị choáng ngợp. Nếu cần, bạn hãy tạo ba sơ đồ thay vì chỉ một sơ đồ. Như vậy, người xem có thể nắm bắt tổng quan về cấu trúc tổ chức, rồi đi sâu vào từng phòng ban hoặc bộ phận khi đã sẵn sàng. Hãy đảm bảo mọi thông tin đều liên kết chặt chẽ với cấp cao nhất của tổ chức.
- Sử dụng nhất quán các hình và màu sắc. Nếu bạn sử dụng cùng một hình cho người giám sát, một hình khác cho nhân viên cấp trung và một hình khác nữa cho nhân viên cấp dưới, người xem sẽ dễ hiểu sơ đồ hơn. Tương tự, hãy sử dụng một màu duy nhất cho mỗi bộ phận trong công ty.
- Thêm thông tin thích hợp. Đừng quên thêm thông tin chi tiết về nhân viên, chẳng hạn như thông tin liên hệ, vị trí, khách hàng phụ trách hoặc chuyên môn. Điều này giúp mọi người dễ dàng xác định ai phụ trách công việc gì, ở đâu và liên hệ đúng người khi cần hỗ trợ.
- Biểu thị trợ lý thông qua thanh bên phía dưới người quản lý. Kiểu định dạng này giúp phân biệt vai trò trợ lý mà vẫn thể hiện rõ các nhân viên báo cáo trực tiếp cho người quản lý. Đây cũng là cách giúp mọi người biết cần liên hệ với ai nếu muốn gặp người quản lý.
- Chú ý căn chỉnh khoảng cách. Hãy giữ khoảng cách đều nhau giữa các ô. Như vậy, sơ đồ sẽ dễ đọc hơn và trông chuyên nghiệp hơn.
Sau khi bạn hoàn tất sơ đồ, hãy nhờ một người hiểu rõ về tổ chức (và một người không hiểu rõ) xem lại. Việc này giúp bạn đảm bảo sơ đồ không chỉ chính xác mà còn rõ ràng và cung cấp đủ thông tin cho tất cả mọi người, bất kể vị trí nào. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách tạo sơ đồ tổ chức bằng phần mềm và mẫu thiết kế trong hướng dẫn từng bước này.
Đội ngũ Microsoft 365 tập trung vào việc chia sẻ tài nguyên để giúp bạn bắt đầu, điều hành và phát triển doanh nghiệp của mình.
Bắt đầu với Visio
Trực quan hóa và truyền đạt các ý tưởng, thông tin và quy trình từ hầu như mọi nơi, trên mọi thiết bị, với sự trợ giúp từ Visio.
Nội dung liên quan
Công nghệ dành cho doanh nghiệp
Sáu lợi ích của AI tạo sinh dành cho doanh nghiệp nhỏ
Năng suất của doanh nghiệp
Cách sử dụng AI để làm việc năng suất và hiệu quả hơn
Công nghệ dành cho doanh nghiệp
AI và năng suất: Cách sử dụng các công cụ AI để cải thiện trải nghiệm của nhân viên
Năng suất của doanh nghiệp
Hướng dẫn về Agile DevOps dành cho SMB
Các thông tin chuyên sâu về doanh nghiệp và ý tưởng kinh doanh không cấu thành tư vấn chuyên môn về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính riêng để thảo luận về trường hợp của bạn.
Theo dõi Microsoft 365