Що таке відповідність вимогам GDPR?

В умовах усе більш взаємопов’язаного світу відповідність вимогам GDPR стала важливим пріоритетом для компаній, які обробляють персональні дані, незалежно від того, де вони працюють. GDPR – це регламент Європейського Союзу, запроваджений у 2018 році, який регулює захист і конфіденційність персональних даних мешканців Європейського Союзу. Невідповідність вимогам GDPR може призвести до значних штрафних санкцій, що робить дотримання цих нормативних вимог критично важливим для компаній будь-якого розміру.

Основна ціль GDPR – захистити персональні дані та надати фізичним особам більший контроль над їхніми персональними даними в Інтернеті. GDPR має широку область застосування й регулює роботу всіх компаній, які обробляють персональні дані мешканців ЄС, незалежно від місцезнаходження компанії.

Відповідність вимогам GDPR не лише вимагається законом, але й стала обов’язковою нормою бізнесу. Організації, які дотримуються GDPR, демонструють відповідальне ставлення до конфіденційності даних, що сприяє довірі клієнтів, працівників і партнерів. Відповідність вимогам також допомагає компаніям уникати значних фінансових санкцій, пов’язаних із порушенням безпеки даних і недотриманням принципів GDPR.

Генеральний регламент із захисту персональних даних почав застосовуватися 25 травня 2018 року, замінивши собою Директиву щодо захисту даних 95/46/EC. Його створено у відповідь на швидку цифровізацію даних і необхідність вирішити проблеми, пов’язані з конфіденційністю даних. Комплексний підхід GDPR допомагає посилити дію законів про захист даних у Європейському Союзі.

Основна ціль GDPR – захистити персональні дані та надати фізичним особам більший контроль над їхніми даними. GDPR має широку область застосування й регулює роботу всіх компаній, які обробляють персональні дані мешканців ЄС, незалежно від місцезнаходження компанії.

Основні принципи
Регламент GDPR установлює 7 принципів захисту даних, яких мають дотримуватися організації в ЄС або організації, які ведуть бізнес у ЄС:

1. Законність, справедливість і прозорість. Обробка даних має бути законною, справедливою та прозорою.
2. Обмеження мети. Дані збираються та використовуються лише для певних цілей.
3. Мінімізація даних. Збирання даних обмежується принципом необхідності.
4. Точність. Персональні дані мають бути точними та актуальними.
5. Обмеження часу зберігання. Персональні дані не зберігаються довше, ніж потрібно.
6. Цілісність і конфіденційність. Персональні дані мають оброблятися безпечно та бути захищені від несанкціонованої чи незаконної обробки, випадкової втрати або пошкодження.
7. Підзвітність. Організації мають бути готові продемонструвати дотримання всіх цих принципів.

GDPR надає громадянам ЄС значний контроль над їхніми персональними даними, установлюючи чіткі права для захисту конфіденційності. GDPR надає громадянам ЄС кілька прав щодо їхніх персональних даних, зокрема:
 

• Право на поінформованість. Фізичні особи мають право бути поінформованими про збирання та використання своїх персональних даних, зокрема про те, чому збираються дані, як довго вони зберігатимуться й кому надаватимуться.

• Право на доступ. Фізичні особи можуть надіслати запит на доступ до своїх персональних даних і отримати їх копію, що дає змогу зрозуміти, як ці дані обробляються і ким.

• Право на виправлення даних. Якщо персональні дані неточні або неповні, фізичні особи можуть надіслати запит на їх виправлення, щоб ця інформація була точною та актуальною.

• Право на стирання (право на забуття). У деяких обставинах фізичні особи мають право надіслати запит на видалення своїх персональних даних, щоб вилучити цю інформацію із систем організації, якщо вона більше не потрібна або вони відкликали свою згоду.

• Право на обмеження обробки. Фізичні особи можуть обмежити обробку своїх персональних даних, особливо якщо вони заперечують їх точність або їм потрібні ці дані для подання судових позовів.

• Право на перенесення даних. Фізичні особи можуть отримати свої персональні дані в структурованому, загальноприйнятому або машинозчитуваному форматі та за бажанням перенести їх до іншого контролера даних.

• Право на заперечення. Фізичні особи мають право на заперечення проти обробки своїх персональних даних, особливо якщо вони використовуються для прямого маркетингу або в умовах конкретної ситуації, що гарантує конфіденційність.
  
  

Разом ці права надають фізичним особам чітку видимість і контроль над персональними даними, підвищуючи прозорість і підзвітність в організаціях. Крім цих прав, GDPR також установлює суворі рекомендації для організацій щодо отримання згоди від фізичних осіб і керування нею, перш ніж обробити їхні дані.

Вимоги щодо згоди
GDPR вимагає, щоб організації отримали явну згоду від фізичних осіб, перш ніж збирати або зберігати їхні дані. Ця згода має бути добровільною, конкретною, інформованою та однозначною. Вона показує, що людина, яка її надає, повністю розуміє, на збирання яких даних вона погоджується.

Крім рекомендацій щодо надання згоди, GDPR також наголошує на необхідності проактивних заходів із захисту даних. Для дій з обробки з високим ризиком організації мають виконувати оцінку ризику обробки даних, щоб визначити та звести до мінімуму потенційні ризики для прав і свобод фізичних осіб.

Оцінка ризику обробки даних (DPIA)
Для операцій з обробки даних, які можуть значною мірою вплинути на права та свободи фізичних осіб, оцінка ризику обробки даних є обов’язковою. Ця оцінка допомагає визначити ризики, пов’язані з обробкою персональних даних, а також заходи зі зведення цих ризиків до мінімуму. Вона захищає конфіденційність фізичних осіб і забезпечує відповідність вимогам.

Початкова оцінка та аналіз прогалин
Відповідність вимогам GDPR починається з ретельної оцінки поточних методів роботи з даними в організації. Сюди входить визначення та планування всіх дій з обробки даних, зокрема збирання, зберігання, надання та видалення даних. Ціль – отримати повне уявлення про місцезнаходження даних, їх потік через організацію, а також про те, хто має доступ до них.

Зібравши інформацію про поточні методи обробки даних, можна перейти до наступного кроку – аналізу прогалин. Цей аналіз допомагає порівняти наявні методи організації з вимогами GDPR та визначити області, у яких є певні недоліки. Як правило, прогалини включають брак чітких записів про обробку даних, невідповідні механізми отримання згоди або недостатні заходи безпеки.

Усунення цих прогалин є необхідним для відповідності вимогам GDPR та часто вимагає співпраці кількох відділів, наприклад ІТ-відділу, юридичного відділу та відділу кадрів, для розробки узгодженої стратегії дотримання вимог. Розуміючи свій поточний стан, організація може розробити структурований план дій, щоб усунути прогалини у відповідності вимогам і посилити заходити із забезпечення конфіденційності даних.

Відображення даних і документація
Відображення даних є суттєвим аспектом відповідності вимогам GDPR, оскільки воно забезпечує чітке візуальне представлення руху даних в організації. Цей процес включає відстеження кожного елемента персональних даних, зокрема його збирання, зберігання, обробку, надання та зрештою видалення. Відображаючи потоки даних, організації можуть виявити непотрібні дії з обробки даних, знайти ізольовані групи даних і забезпечити збирання й зберігання лише відповідних даних. Крім того, відображення даних допомагає компаніям виявляти потенційні вразливості системи безпеки, зокрема під час передавання даних між системами або третім особам.

Крім відображення потоків даних, GDPR також вимагає, щоб організації вели докладні записи про дії з обробки даних. Ці записи мають містити ціль збирання даних, юридичну основу для обробки, період зберігання даних, а також перелік третіх осіб, які беруть участь в обробці даних.

Упровадження політик захисту даних
Установлення надійних політик захисту даних є основоположним аспектом відповідності вимогам GDPR. Ці політики визначають, як потрібно обробляти персональні дані в організації, і охоплюють такі області, як доступ до даних, їх зберігання та безпека. Добре продумана політика захисту даних містить указівки щодо прийнятного використання даних, допомагає працівникам розуміти свою роль у підтриманні безпеки даних і встановлює стандарт дотримання організацією своїх зобов’язань за GDPR. Ефективні політики захисту даних мають бути доступними, зрозумілими й регулярно переглядатися, щоб забезпечити відповідність новим вимогам і технологіям, пов’язаним із конфіденційністю даних.

Упровадження цих політик в організації вимагає навчання. Працівники всіх рівнів мають розуміти принципи GDPR та дотримуватися рекомендацій щодо обробки даних. Дбаючи про те, щоб працівники розуміли важливість захисту даних і свою роль у захисті персональних даних, організації можуть звести до мінімуму ризик випадкового порушення безпеки даних. Цей структурований підхід не лише дає змогу підтримувати відповідність вимогам GDPR, але й сприяє загальній безпеці даних.

Для компаній США GDPR створює додаткові труднощі. Організації, розташовані за межами ЄС, можуть бути недостатньо ознайомлені зі стандартами GDPR, а відповідність вимогам накладає жорсткі зобов’язання навіть без фізичної присутності в Європі. Компанії США, які обробляють персональні дані громадян ЄС, мають призначити представника для ЄС, ознайомитися із законами щодо передавання даних між континентами та адаптувати свої процеси відповідно до високих стандартів GDPR.

Щоб допомогти організаціям, зокрема компаніям, розташованим у Сполучених Штатах, досягти відповідності вимогам GDPR та підтримувати її, доступні численні інструменти й ресурси, як-от програмне забезпечення для захисту даних, контрольні списки для перевірки відповідності та навчальні програми.

Щоб забезпечити постійну відповідність вимогам GDPR, спробуйте застосувати такий контрольний список:


Регулярні перевірки та моніторинг:
Проводьте регулярні перевірки дій з обробки даних, щоб виявити будь-які відхилення від вимог GDPR. Постійно виконуйте моніторинг систем і заходів із безпеки даних.

Навчальні програми та програми підвищення обізнаності:
Надавайте комплексне навчання щодо відповідності вимогам GDPR своїм працівникам. Переконайтеся, що всі працівники розуміють свої обов’язки та роль у захисті персональних даних.

Реагування на порушення безпеки даних і штрафи:
Установіть надійний план реагування на інциденти, щоб швидко усувати порушення безпеки даних і мінімізувати їхній вплив. Будьте готові до можливих штрафів і штрафних санкцій за невідповідність вимогам.

У мінливому ландшафті конфіденційності даних досягнути відповідності вимогам GDPR та підтримувати її може бути складним і ресурсомістким завданням для компаній будь-якого розміру. Через жорсткі нормативні вимоги, створені для захисту персональних даних фізичних осіб, компанії потребують надійних рішень, які б підтримували їхні зусилля із забезпечення відповідності на кожному рівні. Корпорація Майкрософт пропонує інструменти та рішення, як-от Microsoft Purview та інші рішення для захисту даних, щоб допомогти вам ефективно виконувати обов’язки із захисту даних.

Інтегруючи ці інструменти, компанії можуть спростити процес забезпечення відповідності вимогам, автоматизувати основні завдання зі створення звітів, підвищити загальний рівень безпеки даних і зменшити ризики, пов’язані з невідповідністю вимогам.