Незалежно від того, де саме ви працюєте, відомості про те, хто що робить і де знаходиться, можуть допомогти всім виконувати свою роботу краще. Ця організаційна діаграма забезпечує для всіх стислий огляд структури бізнесу, незалежно від того, чи це є великий офіс, стартап, виробниче підприємство або будь-яка інша компанія.
Створення найкращої організаційної діаграми для бізнесу
Що таке організаційні діаграми?
Швидше за все, ви вже бачили їх раніше. Організаційні діаграми можуть складатися з блоків, різних фігур або фотографій, що представляють співробітників та їхні посади. Вони також можуть містити контактну інформацію, посилання на сторінки, піктограми та ілюстрації.
З’єднані лініями, ці блоки утворюють діаграму, яка зображує внутрішню структуру організації. У ній показано, хто чим керує, які в компанії існують підрозділи та як вони пов’язані між собою.
Для чого призначені організаційні діаграми?
Організаційні діаграми допомагають новим співробітникам або волонтерам швидко знайомитися з компанією, допомагаючи їм співставними імена та обличчя з ролями й обов’язками. Перевагами організаційної діаграми можуть скористатися також вищий персонал, відділи кадрів і власники бізнесу.
Ось для чого вони потрібні:
- Відображення внутрішньої структури та ієрархії
- Надання працівникам допомоги із визначенням, кому потрібно звітувати та до кого саме звертатися в разі виникнення проблем
- Допомога з уточненням ролей і обов’язків
- Просто зберігання контактної інформації працівників в одному зручному розташуванні
- Допомога керівникам у визначенні чисельності працівників у кожному відділі, оптимізація керування персоналом та іншими ресурсами
- Надання персоналу аналітичних даних про можливості для підвищення
Але одна організаційна діаграма не здатна впоратися з усіма завданнями. Розгляньмо типи організаційних діаграм, які найчастіше використовують компанії.
Якими є чотири типи організаційних структур?
Тип організаційної діаграми, яку ви використовуватимете, залежатиме від аудиторії, вашої організації та того, що саме потрібно передати. Одного зразка діаграми для всієї компанії може бути цілком достатньо, але також може знадобитися кілька різних діаграм для різних аудиторій чи підрозділів.
Кожен з типів організаційної діаграми можна змінювати та редагувати, але більшість компаній використовують організаційні діаграми, які належать до однієї з цих чотирьох категорій:
1. Функціональна вертикальна ієрархія, спрямована вниз
Ієрархічна діаграма ідеально підходить для відображення традиційної бізнес-структури з керівництвом компанії на вершині й відділами або підрозділами нижче. Для кожного підрозділу має бути наявний список вищих керівників, керівників середньої ланки, а також вищого персоналу, персоналу середньої ланки та молодшого персоналу. Зрештою, ієрархічна діаграма виглядає як піраміда, де відділи складають основу а вершиною є генеральний директор.
ПРИМІТКА. Ієрархічні організаційні діаграми зазвичай досить легко зрозуміти. Але коли в ланцюжку інстанцій є кілька рівнів, дізнатися, з ким і в якому випадку можна зв’язатися, може здаватися складним завданням, особливо якщо виникає проблема або якщо хтось хоче поділитися новою ідеєю.
2. Організаційна діаграма підрозділів
Ця форма добре підходить, якщо ваша компанія впорядковується за лінійками продукту або географічними регіонами. Якщо ж вони незалежні один від одного, краще підійде організаційна діаграма підрозділів. Як і ієрархічна організаційна діаграма, діаграма підрозділів починається з керівника або генерального директора, але замість розподілу підрозділів зі спільними ресурсами вона ділиться на напрямки бізнесу. Діаграма охоплює відділи кожного з напрямків, наприклад, відділ кадрів, бухгалтерський облік, юридичний і маркетинговий відділ, а також працівників або посади в цих відділах.
ПРИМІТКА. Оскільки подібні організації часто мають багато відділів в кожному підрозділі, така структура може призвести до роздутого штату та зайвих витрат.
3. Матрична організаційна діаграма
Спробуйте Visio протягом 1 місяця безкоштовно
Після закінчення терміну дії безкоштовної ознайомлювальної версії з вас буде стягнуто відповідну плату за передплату. Потрібно вказати дані кредитної картки. Її можна в будь-який момент скасувати, щоб кошти не стягувалися.
Така організаційна схема зазвичай застосовується до компаній із командами або учасниками команди, які мають більше одного керівника. Наприклад, репортер у газеті може висвітлювати місцеві новини паралельно з фінансовими, а це означає, що в нього буде два керівники. Або графічний дизайнер, який працює у енергопостачальній компанії, може підпорядковуватися керівнику напрямку графічного дизайну. Але якщо такий спеціаліст працює над проектами для відділу відновлюваної енергії, він може бути також зв’язаний з кимось і у цій команді.
ПРИМІТКА. Коли учасники команди працюють з різними відділами, організації зазвичай можуть знаходити більш творчі підходи до вирішення проблем. Це створює більш орієнтоване на співпрацю середовище. Однак, якщо в командах або членах команди є кілька супервізорів, це може збільшити плутанину та конфлікти.
4. Пласка організаційна діаграма
Пласкі або "горизонтальні" організаційні діаграми, які використовуються майже виключно невеликими компаніями, зазвичай складаються з двох рівнів: адміністративний персонал та робітники. Суцільні лінії в діаграмі відображають головну вертикаль повноважень, а пунктирні – допоміжні лінії повноважень. Компанії з пласкою організаційною структурою на папері схожі на невелике пожежне депо: керівник, кілька начальників пожежних розрахунків та рядові пожежники, які входять до складу цих розрахунків. Або це може бути начальник чи керівник відділу та кілька працівників, які є його безпосередніми підлеглими.
ПРИМІТКА. У пласкій структурі керівники та їхні команди часто мають тісні відносини та спільно беруть участь у прийнятті рішень. Працівники зазвичай мають більше відповідальності та більше самостійності, ніж в інших організаційних структурах. Це означає, що формування довіри і ефективна командна робота є критично важливими. Але оскільки матриця настільки компактна, у разі виникнення конфліктів між співробітниками вони можуть бути більш вираженими через той простий факт, що команда така маленька.
Створення організаційних діаграм за допомогою програмного забезпечення
Програмне забезпечення для створення організаційних діаграм спрощує створення нових організаційних програм і перегляд старих. Розгляньмо, як створити організаційну діаграму в Інтернеті, використовуючи найпопулярніші варіанти програмного забезпечення з доступних.
Організаційні діаграми в PowerPoint
PowerPoint створено як інструмент для презентацій, але ним також можна скористатися для розробки організаційних діаграм. Початок роботи:
- Відкрийте новий документ PowerPoint
- Перейдіть на вкладку "Вставлення" та клацніть на SmartArt
- Перейдіть до групи "Ієрархія" та виберіть потрібний шаблон організаційної діаграми
- Клацніть на фігурах, щоб додати до них текст
- Додайте інші фігур (або людей) за потреби
Додавши всіх користувачів, ви можете почати перевпорядкування організаційної діаграми в PowerPoint. Просто поверніться на вкладку "Інструменти оформлення SmartArt" і перемістіть фігури по вертикалі за допомогою кнопок "Підвищити рівень" або "Знизити рівень". Скористайтеся кнопками "Вгору" та "Вниз", щоб перемістити фігури горизонтально.
Організаційні діаграми у Word
Це не назвеш створенням організаційних діаграм у традиційний спосіб, але Microsoft Word також може допомогти створити основні схеми, які показують, як працює ваша організація. Щоб створити організаційну діаграму у Word, потрібно лише виконати наведені нижче дії.
- Перейдіть на вкладку "Вставлення" та клацніть на SmartArt.
- Перейдіть до групи "Ієрархія" та виберіть потрібний шаблон організаційної діаграми.
- Після цього відобразиться меню з фігурами, які представляють людей. Просто введіть текст для представлення кожного користувача на діаграмі.
- Якщо потрібно додати фігури до шаблону організаційної діаграми, перейдіть на вкладку "Інструменти оформлення SmartArt" і натисніть кнопку "Додати фігуру".
- Щоб упорядкувати когось на організаційній діаграмі, клацніть на його ім’я в діалоговому вікні "Текст". Натисніть клавішу табуляції, щоб перемістити співробітника угору, або Shift + клавіша табуляції, щоб перемістити його униз. Крім того, ви можете керувати ієрархіями на вкладці "Інструменти оформлення SmartArt".
Кольори, шрифти та розміри можна налаштувати на вкладках "Інструменти оформлення SmartArt" і "Формат".
Організаційні діаграми у Visio з Excel
Visio – це візуальний інструмент полотна для перетягування, який дає змогу створювати організаційні діаграми, а також зв’язуватися з даними в наявних файлах Excel або в службі Active Directory, щоб автоматично створювати організаційні діаграми. Але поєднавши ці два інструменти, ви можете створити привабливі організаційні діаграми для компаній будь-якого розміру. Щоб почати роботу, відкрийте Visio та клацніть майстер організаційних діаграм, а потім виконайте наведені нижче дії.
- Клацніть "Відомості, які вже зберігаються у файлі або базі даних"
- Надайте відповіді запитання, коли вони з’являться
- Якщо потрібно, імпортуйте зображення
- Клацніть "Готово"
Крім імпорту даних до організаційної діаграми з Excel, ви також можете додати відомості безпосередньо до майстра організаційних діаграм.
Інші поради зі створення організаційних діаграм
Навіть за допомогою програмного забезпечення для створення організаційних діаграм ваша діаграма може перетворитися на мішанину фігур та слів. Але варто лише докласти трохи зусиль до оформлення, і вони привертатимуть увагу людей належним чином. Отже, під час побудови діаграми виконайте наведені нижче дії.
- Оберіть правильний розмір. Якщо діаграма завелика, в ній буде дуже важко розібратися. Якщо краще буде створити три діаграми, а не одну велику, варто це зробити. Таким чином, ваша аудиторія зможе отримати огляд організаційної структури, а потім, коли буде до цього готова, більш детально ознайомитися з відділами або підрозділами. Тільки переконайтеся, що все веде до найвищого рівня вашої організації.
- Використовуйте фільтри та кольори узгоджено. Використовуючи фігуру однієї форми для керівників, іншої форми для персоналу середнього рівня та ще одну для молодших співробітників, ви допоможете людям краще зрозуміти вашу схему. Також варто використовувати окремий колір для кожного підрозділу в компанії.
- Додайте потрібну інформацію. Обов’язково додайте відомості про співробітників, наприклад контактну інформацію, розташування, клієнтів або спеціальності. Таким чином, якщо комусь знадобиться допомога, буде видно, до кого і де потрібно звернутися.
- Відображайте помічників за допомогою бічної панелі нижче їхнього керівника. Цей стиль форматування дає змогу позначити роль помічника, одночасно чітко вказуючи безпосередніх підлеглих його керівника. Крім того, це допоможе людям дізнатися, до кого звертатися, якщо потрібно зв’язатися з керівником.
- Звертайте увагу на інтервали. Дотримуйтесь розміщення полів рівновіддаленими одне від одного. Завдяки цьому ваша діаграма виглядатиме професійніше та легше читатиметься.
Коли діаграму буде завершено, попросіть оцінити її когось, хто добре знає структуру вашої організації (а також того, хто не досить добре її знає). Таким чином, ви можете переконатися, що вона не лише правильна, але й зрозуміла та інформативна для користувачів із будь-яким рівнем обізнаності. Ви можете дізнатися більше про створення організаційних діаграм за допомогою програмного забезпечення та шаблонів у цьому покроковому посібнику.
Команда Microsoft 365 докладає всіх зусиль, щоб надавати ресурси, які допомагають починати, вести та розвивати власний бізнес.
Почніть роботу з Visio
Графічно представляйте свої ідеї, дані та процеси за допомогою Visio з будь-якого розташування та на будь-якому пристрої.
Пов’язаний вміст
Бізнес-технології
Шість переваг генеративного ШІ для малого бізнесу
Продуктивність бізнесу
Використання ШІ для більш продуктивної та ефективної роботи
Бізнес-технології
Штучний інтелект і продуктивність: використання ШІ-інструментів для оптимізації роботи працівників
Продуктивність бізнесу
Посібник із гнучкої методології DevOps для малого й середнього бізнесу
Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.
Підпишіться на Microsoft 365