Керування проектом у напружених і стресових умовах організації, що постійно розвивається, може виявитися непростим завданням. У наші дні середньостатистичний офісний працівник обтяжений незліченною кількістю крайніх термінів, нарад, електронних листів і завдань, а це означає, що він, швидше за все, не має часу чи ресурсу, щоб присвятити всі свої таланти вам і вашому проекту. Однак ви можете допомогти спростити ситуацію. Щоб забезпечити успіх проекту для клієнта чи зацікавленої сторони організації, ознайомтеся з цими п’ятьма інструментами керування проектами, які заощаджують час, гроші та енергію.
Пʼять інструментів для керування проектами, які заощадять час, гроші й енергію
Діаграми Ганта та дошки завдань
В епоху нескінченного вмісту, коли безліч слів постійно борються за нашу обмежену увагу, проста візуалізація може освіжити сприйняття та бути дуже ефективною. Діаграми Ганта використовують прості горизонтальні смуги, щоб відображати етапи й перебіг виконання проекту. Ваші колеги зможуть швидко побачити, яка робота виконується зараз (або принаймні, яку роботу потрібно виконати) і коли знадобиться їхня участь. Крім того, вони зможуть дізнатися, скільки часу займе кожен етап. Дошки завдань влаштовані схожим чином і чудово підходять для проектів із менш жорстким графіком та охоплюють декілька команд. На дошці відображаються різні етапи проекту (планування, виконання тощо) і маркери для кожної команди. У ході виконання етапів і просування проекту команди можуть переміщувати маркери по дошці. Це дає всім учасникам змогу бачити загальну картину та етап, на якому вони перебувають.
Призначення завдань
Легко погодитися щось зробити, але значно складніше не забути це виконати. Зокрема, коли кожне нове повідомлення супроводжується новим запитом. Саме тому онлайновий інструмент для призначення завдань такий корисний. Особи, які відповідають за виконання частини проекту, наприклад розробку емблеми або підрахунок кінцевих показників, можуть увійти в систему та легко переглянути, що саме їм потрібно зробити. Залежно від параметрів облікового запису вони також отримуватимуть сповіщення електронною поштою про наближення кінцевих термінів. З іншого боку, керівники проектів можуть наглядати за командою та стежити за своєчасним виконанням усіх завдань, не прокручуючи довгі ланцюжки електронних листів. Це допомагає уникнути дороговартісних затримок і зайвого розчарування.
Виділення ресурсів
У роботі агентства виділення ресурсів відіграє ключову роль. Керівникам проектів потрібний ефективний інструмент, щоб планувати й відстежувати робочий час кожного учасника команди та запобігати перевантаженню, порушенню крайніх термінів і незадоволеним клієнтам. Однак цей спосіб організації не обмежується світом творчої роботи. Хіба не корисно навіть у корпоративному офісі мати чітке уявлення про доступність учасників команди? Попросіть команду заздалегідь оцінювати, наскільки це можливо, свою доступність протягом усього проекту. Нехай вони відзначають усі дні, коли вони будуть у відпустці, дні, коли вони не зможуть працювати через наради, і дні, коли в них є інші термінові завдання. Маючи уявлення про погодинну доступність, можна встановлювати реалістичні терміни. Завдяки онлайновому інструменту виділення ресурсів ви й ваші колеги по команді зможете легко відстежувати фактичний час роботи порівняно із запланованим і вносити потрібні зміни, забезпечуючи плавніший робочий процес у майбутньому.
Просте керування проектами.
Будь-хто може керувати проектом. Завдяки Microsoft Project ви отримуєте потужні та прості можливості, щоб успішно виконувати будь-які проекти.
Інструменти зворотного зв’язку
Зворотний зв’язок має різне значення для різних людей: деякі висловлюють жорсткі вимоги до змін, інші – невизначені емоції та реакції. Іноді різні зацікавлені сторони висловлюють суперечливі погляди. Через це людині, яка отримує зворотний зв’язок, може бути складно визначити подальші дії. До кого їм варто прислухатися?
Завдяки інструментам зворотного зв’язку зацікавлені сторони можуть проводити голосування й оцінювати різні версії результатів, що допомагає групі надавати узгоджені вказівки справедливим чином. Якщо думка певної людини повинна мати більше значення (можливо, у неї значний досвід у цьому питанні), її голос можна зарахувати як два голоси.
Стандартні звіти
Звіти про перебіг виконання та аналізи результатів роботи є невід’ємною частиною будь-якого проекту й не повинні забирати багато часу. Щоб не витрачати дорогоцінний час на створення власного звіту, виберіть готовий варіант. Ви зможете ввести потрібні числа та дані, а програма створить відповідне форматування та візуальне подання даних.
Завдяки цьому ви зможете почати планувати наступний проект значно швидше.
Знайдіть час для себе
Для психічного добробуту дуже важливо мати достатньо вільного часу, який можна приділяти людям і заняттям, не пов’язаним із роботою. Така перерва допомагає залишатись енергійними та зберігати мотивацію до роботи. Зрештою, важливо підтримувати рівновагу.
Для цього, зокрема, потрібно забезпечити повноцінний сон, під час якого відновлюватимуться сили, і регулярно виконувати фізичні вправи – ці обидва аспекти є передумовою постійного розвитку. Згідно з дослідженням, проведеним у Гарварді, середньостатистичний працівник може втрачати до 11,3 дня продуктивності щороку через безсоння. Водночас інше дослідження дійшло висновку, що регулярні фізичні вправи допомагають знизити рівень стресу, покращити зосередженість і пам’ять, а також пришвидшити когнітивні функції.
Ознайомтеся з іншими порадами щодо підвищення продуктивності та скористайтеся безкоштовними бізнес-шаблонами, які допоможуть працювати продуктивніше, швидше й ефективніше.
Початок роботи з Microsoft 365
Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими інструментами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.
Пов’язаний вміст
Керування бізнесом
Підготовка малого бізнесу до успішного використання ШІ
Керування бізнесом
ШІ для працівників, що взаємодіють із клієнтами: застосування в різних галузях
Керування бізнесом
Керування працівниками, що взаємодіють із клієнтами: посібник із лідерства для керівників першої лінії
Розвиток компанії
Підвищення рівня утримання та залученості працівників, що взаємодіють із клієнтами
Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.
Підпишіться на Microsoft 365