Her zaman hareket halinde olan bir kuruluşun stresli ve sıkıntılı ortamında bir projeyi yönetmek göz korkutucu bir iş olabilir. Günümüzde ortalama ofis çalışanları, bitmek bilmeyen son tarihler, toplantılar, e-postalar ve görevlerin yoğunluğu altında ezildiklerinden sizin ve projeniz için yeteneklerini tam kapasitede ortaya koyacak zamanları veya motivasyonları olmayacaktır. Neyse ki işleri kolaylaştırmaya yardımcı olabilirsiniz. İster bir müşteriyi ister bir iç paydaşı hedeflesin, projenizin başarısını garanti altına almak için, zaman, para ve enerji tasarrufu sağlayan bu beş proje yönetimi aracını inceleyin.
Zaman, para ve enerji tasarrufu sağlayan 5 proje yönetim aracı
Gantt grafikleri ve Scrum panoları
Sınırlı dikkatimizi çekmek için sürekli savaş halinde olan sayısız sözcüklerle dolu sonu gelmeyen içerikler çağında, basit bir görsel hem ferahlatıcı hem de çok etkili olabilir. Gantt grafikleri, projenin aşamalarını ve ilerleme durumunu gösteren basit yatay çubuklar kullanır. Ekip arkadaşlarınız kısa bir göz atarak şu anda hangi işlerin yapıldığını (ya da en azından yapılması gerektiğini) ve kendilerinin sürece ne zaman dahil olmaları gerektiğini görebilecekler. Ayrıca, her aşamanın ne kadar sürede tamamlanmasının beklendiğini de görebilirler. Scrum panoları benzer şekilde işler ve zaman çizelgesi daha esnek olup birden çok ekip içeren projeler için harikadır. Panoda planlama ve yürütme gibi farklı proje aşamaları ile her ekip için işaretleyiciler görüntülenir. Ekipler, aşamaları tamamlayıp ilerleme kaydettikçe işaretçileri pano üzerindeki farklı konumlara getirirler. Böylece, ilgili herkes büyük resmi ve kendilerinin bu resimdeki yerini görebilir.
Görev atamaları
Bir şeyi yapmayı kabul etmek kolay, ancak bunu yapmayı hatırlamak çok daha zordur. Özellikle her rastgele mesaj yeni bir istekle geliyor gibi görünüyorsa. Görev atamalarına yönelik çevrimiçi bir araç bu yüzden çok değerlidir. İster bir logo tasarlamak ister son rakamları hesaplamak olsun, projenin bir kısmını tamamlamaktan sorumlu olan kişiler, oturum açabilir ve tam olarak ne yapmaları gerektiğini kolayca görebilirler. Hesap ayarlarına bağlı olarak, yaklaşan son tarihler hakkında e-posta bildirimleri de alırlar. Diğer yandan, proje yöneticileri uzun e-posta zincirlerini taramak zorunda kalmadan ekiplerini takip edebilir ve tüm görevlerin zamanında tamamlandığından emin olabilirler. Böylece, maliyetli gecikmeler ve gereksiz sıkıntılar önlenebilir.
Kaynak ayırma
Bir aracı ortamında, kaynak ayırma kritik öneme sahiptir. Proje yöneticileri kapasite üzeri rezervasyonları, kaçırılan son tarihleri ve mutsuz müşterileri önlemek için ekiplerindeki her kişinin saatlerini planlayıp takip ederken etkili bir araca ihtiyaç duyarlar. Ancak bu organizasyon şeklinin "yaratıcı" dünya ile sınırlı kalması gerekmez. Kurumsal bir işyerinde bile ekip üyelerinin uygunluk durumlarını net bir şekilde görebilmek faydalı olmaz mıydı? Ekibinizden proje süresince tahmini uygunluk durumlarını olabildiği ölçüde ve önceden bildirmelerini isteyin. İzinde olacakları günleri, toplantılardan başlarını kaldırıp çalışamayacakları günleri ve diğer son tarihler içeren günleri işaretlemelerini sağlayın. Kaç saat uygun olacakları konusunda bilginiz olduğunda gerçekçi zaman çizelgeleri oluşturabilirsiniz. Çevrimiçi bir kaynak ayırma aracı, sizin ve ekip arkadaşlarınızın gerçek saatlerini tahminlerle karşılaştırarak takip etmenizi ve buna göre düzenlemeler yapmanızı kolaylaştırarak gelecekte daha sorunsuz iş akışları sağlayacaktır.
Basit proje yönetimi.
Herkes proje yönetir. Microsoft Project, tüm projelerin üstesinden başarıyla gelmeniz için gereken gücü ve basitliği sunar.
Geri bildirim araçları
Geri bildirim göndermek farklı kişiler için farklı şeyler ifade eder. Bazıları katı ve açıklayıcı düzenleme istekleri yaparken diğerleri ise belirsiz hisler ve tepkiler sunar. Bazen farklı paydaşlar çakışan görüşler sunar. Tüm bunlar, geri bildirim alan kişinin nasıl devam etmesi gerektiğini anlamasını zorlaştırır. Bunlardan hangisini dinlemesi gerektiğini bilemez.
Geri bildirim araçları paydaşların, teslim edilecek işlerin farklı versiyonlarını oylayıp derecelendirmesine olanak tanıyarak bir grubun adil ve tutarlı bir yön benimsemesini kolaylaştırır. Belirli bir kişinin görüşleri, muhtemelen önemli bir uzmanlığa sahip olduğundan daha fazla ağırlık taşıyacaksa, bu kişinin oyunu iki olarak sayılacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
Kullanıma hazır raporlar
İlerleme raporları ve son durum incelemeleri her projenin önemli parçaları olup zaman kaybı olmaları gerekmez. Özel rapor oluşturmak için değerli saatler harcamak yerine kullanıma hazır bir seçeneği kullanın. İlgili sayıları ve rakamları girip programın uygun biçimlendirme ve veri görselleştirmeleri oluşturmasını sağlayabilirsiniz.
Böylece, bir sonraki projenizi planlamaya çok daha önce başlayabilirsiniz.
Kendinize zaman ayırın
İnsanlara ve iş dışında ilgilendiğiniz şeylere ayıracak boş zaman yaratmak, ruh sağlığınız için çok önemlidir. Nihayetinde, bu zihinsel mola işiniz konusundaki enerjinizi ve tutkunuzu korumanıza yardımcı olabilir. Her şeyi dengede tutmak önemlidir.
Bu denge, gecenin sonunda yenilenmek için kesintisiz bir uyku çekmeyi ve düzenli egzersiz yapmayı da içerir. Tüm bunlar büyüme ivmesini sürdürmek için vazgeçilmezdir. Gerçekten de bir Harvard araştırması, uykusuzluğun ortalama bir çalışanın her yıl 11,3 gün üretkenlik kaybetmesine neden olabileceği sonucuna varmıştır. Başka bir çalışma ise düzenli bir egzersiz yapmanın stres seviyelerini düşürdüğünü, konsantrasyonu artırdığını, bilişsel becerileri hızlandırdığını ve belleği güçlendirdiğini açıklamıştır.
Diğer üretkenlik ipuçlarını keşfedin ve daha akıllı, daha hızlı ve daha verimli çalışmanıza yardımcı olacak ücretsiz iş şablonlarından yararlanın.
Microsoft 365’i kullanmaya başlayın
Dilediğiniz yerde, dilediğiniz zaman daha fazlasını yapabilmeniz için, bildiğiniz Office’e ek olarak birlikte daha iyi çalışmanıza yardımcı olan araçlardan oluşuyor.
İlgili içerik
İşletmemi yönetme
Küçük İşletmenizi Yapay Zeka Başarısına Hazırlama
İşletmemi yönetme
Ön Saflar için Yapay Zeka: Sektörlerden Uygulamalar
İşletmemi yönetme
Ön saf yönetimi: Ön saf yöneticileri için liderlik kılavuzu
İşletmenizi oluşturma
Ön saflarda çalışanların elde tutulma oranını ve etkileşimlerini artırma
İşle İlgili Bilgiler ve Fikirler, profesyonel vergi danışmanlığı veya finansal danışmanlık hizmeti sunmaz. Durumunuzu görüşmek için kendi vergi veya finans uzmanınıza başvurmanız gerekir.
Microsoft 365’i takip edin