Bir değişiklik yönetimi süreciniz mi var? Yeni bir aracı uygulamaya koymak planlama ve hazırlık gerektirir. Değişim için kurumsal desteğe, sonuç için paylaşılan bir vizyona, lojistik ve personel desteğine ve değişimin etkisini izlemenin bir yoluna sahip olup olmadığınızı düşünün.
Hızlı bir öğrenme eğrisi mi var? Herhangi bir yeni hizmet için en önemli hususlardan biri kullanım kolaylığıdır. İlgilendiğiniz araçların bir tanıtımını talep edin ve sezgisel arayüzler ve basit gezinti gibi şeylere bakın.
Ekipleriniz en iyi nasıl iletişim kuruyor? Yalnızca sohbet ve çok kanallı mesajlaşma araçlarını mı kullanmayı tercih ediyorlar yoksa e-posta ve proje yönetimi araçlarıyla da iletişim kuruyorlar mı?
Ekipleriniz ne tür projeler üzerinde işbirliği yapıyor? Farklı endüstriler farklı işbirliği araçlarına ihtiyaç duyar. Örneğin bir pazarlama firması, bir üretim şirketinden farklı araçlara ihtiyaç duyar. Ekiplerinizin üzerinde çalışacağı endüstriye özel projelerin çeşitliliğini anladığınızdan emin olun.
Kaç kişinin işbirliği yapması gerekiyor? Daha küçük ekipler daha büyük ekiplerden farklı şekilde iletişim kurar, bilgi paylaşır ve ilerleme güncellemeleri yapar. Ekip ve kurum büyüklüğüne göre doğru işbirliği araçlarını seçin.
Birden fazla araç mı yoksa hepsi bir arada bir platform mu kullanmak istiyorsunuz? Mevcut araçlarınız üzerinde bir denetleme gerçekleştirin. Sahip olduğunuz tüm işbirliği teknolojilerini belirledikten sonra, şirket çapında işbirliğinin faydalarını en üst düzeye çıkarmak için yeni araçlar eklemek veya eskilerini değiştirmek isteyip istemediğinize karar verin.
Tümleştirme ve uyumluluk önemli mi? Tek bir şeyi yapmak için mükemmel olan bir araç bulursanız, diğer uygulamalar ve yazılımlarla sorunsuz bir şekilde tümleştirilip tümleştirilmediğini göz önünde bulundurun. Ayrıca aracın ekibinizin kullandığı tüm dosya türleriyle uyumlu olduğundan emin olun.
Güvenlik birinci öncelik mi? İşbirliği araçları, güvenlik özellikleri söz konusu olduğunda büyük farklılıklar gösterir. Toplantı erişim yetkilendirmesini, dosya paylaşımını, sohbeti ve dış erişimi kontrol eden ilkelere sahip olanları düşünün. Ayrıca, bazı araçlar uçtan uca şifreleme sunarken, diğerleri müşteri tarafından tutulan şifreler sunar.
Ne kadar harcamak istiyorsunuz? Bir işbirliği aracı seçerken maliyet önemli bir faktördür. Bazıları ücretsizken, diğerlerinin aylık, yıllık veya kullanıcı sayısı başına fiyatlandırma planları vardır. Ayrıca, aracın özelleştirilmesi gerekiyorsa, bu ek bir maliyet olabilir.
Eğitim için zamanınız ve bütçeniz var mı? Ekibinizi işbirliği araçları konusunda eğitmek çok önemlidir. Unutmayın, işbirliği araçlarının işe yaraması için tüm ekip üyeleri tarafından kolayca benimsenmesi gerekir. Bir çözüme karar verdiğinizde, ekipleri eğitmek için zaman ayırın ve yeni yazılım veya araca yavaşça geçiş yapmaya başlayın.
Microsoft 365’i takip edin