การประเมินเบื้องต้นและการวิเคราะห์ช่องว่าง
การปฏิบัติตาม GDPR เริ่มต้นด้วยการประเมินแนวทางปฏิบัติกับข้อมูลปัจจุบันภายในองค์กรอย่างละเอียดถี่ถ้วน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการระบุและการแมปกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลทั้งหมด รวมถึงการรวบรวม การจัดเก็บ การแชร์ และการลบข้อมูล เป้าหมายคือการทำความเข้าใจอย่างครอบคลุมว่าข้อมูลส่วนบุคคลอยู่ที่ใด เคลื่อนย้ายผ่านองค์กรอย่างไร และใครมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลดังกล่าว
หลังจากรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติในการจัดการข้อมูลปัจจุบัน ขั้นตอนถัดไปคือทำการวิเคราะห์ช่องว่าง การวิเคราะห์นี้เปรียบเทียบแนวทางปฏิบัติที่มีอยู่ขององค์กรกับข้อกำหนดของ GDPR เพื่อระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง ช่องว่างทั่วไปอาจรวมถึงการขาดบันทึกการประมวลผลข้อมูลที่ชัดเจน กลไกการยินยอมที่ไม่เพียงพอ หรือมาตรการรักษาความปลอดภัยที่ไม่เพียงพอ
การแก้ไขช่องว่างเหล่านี้ถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปฏิบัติตามข้อบังคับ GDPR และมักต้องอาศํยความร่วมมือระหว่างแผนกต่างๆ เช่น ไอที กฎหมาย และทรัพยากรบุคคล เพื่อพัฒนากลยุทธ์การปฏิบัติตามข้อบังคับที่สอดคล้องกัน การเข้าใจจุดยืนปัจจุบันขององค์กรช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างแผนปฏิบัติการที่มีโครงสร้างเพื่อปิดช่องว่างด้านการปฏิบัติตามข้อบังคับ และเสริมความแข็งแกร่งให้กับมาตรการรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
การแมปข้อมูลและเอกสารประกอบ การแมปข้อมูลเป็นส่วนสำคัญของการปฏิบัติตามข้อบังคับ GDPR เนื่องจากมีการแสดงภาพที่ชัดเจนถึงวิธีการเคลื่อนย้ายข้อมูลภายในองค์กร กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการติดตามข้อมูลส่วนบุคคลแต่ละชิ้นตั้งแต่จุดที่รวบรวม ไปจนถึงการจัดเก็บ การประมวลผล การแชร์ และการลบในที่สุด การแมปกระแสข้อมูลช่วยให้องค์กรระบุกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลที่ไม่จำเป็น ค้นหาไซโลข้อมูล และมั่นใจได้ว่ามีการรวบรวมและเก็บรักษาเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ยิ่งไปกว่านั้น การแมปข้อมูลยังช่วยให้ธุรกิจเปิดเผยช่องโหว่ด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นได้ โดยเฉพาะเมื่อมีการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างระบบหรือไปยังบุคคลที่สาม
นอกเหนือจากการแมปกระแสข้อมูลแล้ว GDPR ยังกำหนดให้องค์กรต้องเก็บรักษาบันทึกโดยละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลอีกด้วย บันทึกเหล่านี้ควรระบุวัตถุประสงค์ของการรวบรวมข้อมูล ฐานทางกฎหมายในการประมวลผล ระยะเวลาการเก็บข้อมูล และบุคคลที่สามที่เกี่ยวข้องในการประมวลผลข้อมูล
การใช้นโยบายการคุ้มครองข้อมูล การกำหนดนโยบาย
การคุ้มครองข้อมูลที่มีเสถียรภาพถือเป็นพื้นฐานสำหรับการปฏิบัติตามข้อบังคับ GDPR นโยบายเหล่านี้สรุปวิธีการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลภายในองค์กร ซึ่งครอบคลุมพื้นที่ต่างๆ เช่น การเข้าถึงข้อมูล การเก็บข้อมูล และการรักษาความปลอดภัย นโยบายการคุ้มครองข้อมูลที่จัดทำขึ้นอย่างดีจะมีแนวทางเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลที่ยอมรับได้ ซึ่งช่วยให้พนักงานเข้าใจบทบาทของตนในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล และกำหนดมาตรฐานวิธีการที่องค์กรสามารถปฏิบัติตามภาระหน้าที่ GDPR ได้ นโยบายการคุ้มครองข้อมูลที่มีประสิทธิผลควรเข้าถึงได้ มีความชัดเจน และได้รับการตรวจสอบเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่ายังคงสอดคล้องกับข้อกำหนดและเทคโนโลยีความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไป
การนำนโยบายเหล่านี้ไปใช้ทั่วทั้งองค์กรจำเป็นต้องมีการฝึกอบรม พนักงานทุกระดับควรเข้าใจหลักการ GDPR และได้รับการส่งเสริมให้ทำตามแนวทางปฏิบัติในการจัดการข้อมูล การตรวจสอบว่าพนักงานทราบถึงความสำคัญของการคุ้มครองข้อมูลและบทบาทของตนในการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล จะช่วยให้องค์กรสามารถลดความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจได้ แนวทางที่มีโครงสร้างนี้ไม่เพียงสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อบังคับ GDPR แต่ยังส่งผลต่อ
การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลโดยรวมด้วย
ติดตาม Microsoft Security