วิธีการเลือกผังงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด
ผังงานคืออะไร
ผังงานช่วยให้ผู้คนสามารถแสดงภาพกระบวนการหรือระบบโดยใช้รูปทรงหรือการผสมผสานระหว่างรูปทรงและคำพูด ซึ่งอาจมีตั้งแต่ภาพที่วาดด้วยมืออย่างรวดเร็วไปจนถึงแผนผังที่สร้างด้วยคอมพิวเตอร์ที่มีเสถียรภาพ ซึ่งจะแบ่งแนวคิดที่ซับซ้อนให้เป็นข้อมูลเล็กๆ ที่ย่อยง่ายและเข้าใจง่าย นอกจากนี้ ผู้มีความรู้ทางเทคนิคและไม่มีความรู้ทางเทคนิคในแทบทุกสาขาสามารถใช้ผังงานได้
มีประโยชน์อย่างยิ่งในสถานการณ์ต่างๆ รวมถึง:
- การจัดทำเอกสารและการวิเคราะห์กระบวนการ
- การพัฒนาซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์หรือเครือข่าย
- การสื่อสารหรือการกำหนดมาตรฐานกระบวนการ
- การระบุความซ้ำซ้อน อุปสรรค และความไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการ
- การสร้างแผนหรือโครงสร้างสำหรับโครงการ แผนก หรือธุรกิจใหม่
- การวางแผนงานโครงการกับผู้เกี่ยวข้อง
- ทำความเข้าใจวิธีที่ผู้ใช้นำทางเว็บไซต์หรือร้านค้า
- การแสดงภาพประกอบกระบวนการการผลิต
- การสร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่
ประโยชน์ของผังงาน
นอกจากความสามารถในการทำงานในเกือบทุกสถานการณ์แล้ว ผังงานยังมีข้อดีอีกมากมาย ได้แก่:
การแสดงภาพจากข้อมูล
ผังงานสามารถเป็นประโยชน์ได้ เนื่องจากช่วยให้เห็นภาพว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการควรทำงานอย่างไร โครงการควรดำเนินไปอย่างไร หรือเครือข่ายทำงานอย่างไรก่อนที่จะสร้างขึ้น ผังงานช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเงินได้ โดยช่วยให้คุณระบุความสัมพันธ์ ประสิทธิภาพ ความต้องการในการจัดหาพนักงาน และตัวแปรอื่นๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณในภายหลัง
เอกสาร
เครื่องมือสร้างผังงานช่วยให้คุณสามารถบันทึกไฟล์ทั้งหมดของคุณในรูปแบบดิจิทัล แจกจ่ายได้แทบจะทันที และยังสร้างไลบรารีของเทมเพลตผังงานได้อีกด้วย วิธีนี้จะทำให้คุณเข้าถึงไฟล์ได้ตลอดเวลา ทีมของคุณสามารถอัปเดตอยู่เสมอ บริษัทของคุณสามารถปฏิบัติตามข้อบังคับได้ และคุณจะไม่ต้องคิดค้นสิ่งใหม่ๆ ในครั้งต่อไปเมื่อต้องออกแบบผังที่คล้ายกัน
การสื่อสารที่เรียบง่าย
ผังงานช่วยให้ทุกรายละเอียดชัดเจน ซึ่งสามารถช่วยให้ทีมเข้าใจงานที่ได้รับมอบหมายได้อย่างรวดเร็วว่าต้องทำเมื่อใดและโดยใคร ข้อมูลนี้อาจทำให้มีการประชุมน้อยลง ตอบคำถามน้อยลง และให้ทุกคนมีเวลาทำงานมากขึ้น ผังงานยังมีประโยชน์กับคู่มือการให้ข้อมูลหรือแม้แต่การออนบอร์ดพนักงาน โดยพื้นฐานแล้ว ผังงานจะเพิ่มบริบทให้กับชุดคำสั่ง และส่งผลให้งานที่เป็นกิจวัตรมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การดำเนินการอย่างง่าย
เทมเพลตผังงานออนไลน์ทำให้เริ่มต้นใช้งานได้ง่ายและรวดเร็ว การปรับแต่งที่เรียบง่ายช่วยให้เกิดการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและการควบคุมเวอร์ชันในตัว คุณจึงสามารถสร้างสิ่งที่องค์กรของคุณต้องการได้อย่างแม่นยำ ค้นหาอินพุทในทุกขั้นตอน และทราบอยู่เสมอว่าไฟล์ล่าสุดและดีที่สุดอยู่ที่ใด
ชนิดของผังงาน
แม้ว่าผังงานสามารถใช้เพื่ออธิบายสิ่งใดก็ได้ แต่ผู้คนส่วนใหญ่มักใช้ผังงานด้วยเหตุผลสามประการ คือ เพื่อแจ้งการตัดสินใจ แสดงกระบวนการ หรือแสดงแผนภาพข้อมูล ซึ่งเป็นสาเหตุที่เทมเพลตผังงานข้อมูลส่วนใหญ่อยู่ในสามหมวดหมู่ดังกล่าว มาดูกันว่าผังงานแต่ละชนิดมีเนื้อหาอะไรบ้าง และควรใช้เมื่อใดและเหตุใด
1. ผังการตัดสินใจ
ทดลองใช้ Visio ฟรี 1 เดือน
หลังจากหมดช่วงรุ่นทดลองใช้ฟรีหนึ่งเดือนแล้ว เราจะคิดค่าธรรมเนียมการสมัครใช้งานที่เกี่ยวข้อง ต้องใช้บัตรเครดิต ยกเลิกได้ทุกเมื่อเพื่อหยุดการเรียกเก็บค่าบริการในอนาคต
ลองนึกถึง ผังการตัดสินใจ เช่น ผังงาน "เงื่อนไขอัตโนมัติ" การสร้างผังการตัดสินใจจะช่วยให้คุณมองเห็นเส้นทางได้ชัดเจนและชั่งน้ำหนักตัวเลือกของคุณได้ ด้วยการอนุญาตให้คุณสร้างแผนที่ของผลลัพธ์ที่เป็นไปได้โดยอิงจากชุดตัวเลือกที่เฉพาะเจาะจง
ผังการตัดสินใจโดยปกติจะเริ่มต้นด้วยโหนดเดียว (คำถาม) จากนั้นแยกออกเป็นตัวเลือกสองตัวเลือก (การตัดสินใจ) ซึ่งตัวเลือกเหล่านั้นจะนำไปสู่โหนดเพิ่มเติม (ผลลัพธ์ที่เป็นไปได้) เนื่องจากลักษณะของผังการตัดสินใจ จึงเหมาะอย่างยิ่งในการเน้นความน่าจะเป็นและประโยชน์ และยังสามารถใช้ในการออกแบบอัลกอริทึมที่ช่วยคาดการณ์ผลลัพธ์ได้อีกด้วย
2. ผังงานกระบวนการ
ผังงานกระบวนการช่วยให้คุณค้นหาช่องว่างและความซ้ำซ้อนในกระบวนการของคุณ ระบุว่าต้องใช้ทรัพยากร อุปกรณ์ หรือบุคลากรเฉพาะที่ใด เปิดเผยคอขวดที่อาจเกิดขึ้นหรือพื้นที่ที่มีปัญหา และเปิดเผยประสิทธิภาพที่เป็นไปได้ โดยให้พลังแก่คุณในการวางแผนและวิเคราะห์โฟลว์ของกิจกรรมต่างๆ ในการผลิตสินค้าหรือบริการ
ผังงานกระบวนการนอกจากจะสรุปวิธีการทำงานของกิจกรรม หรือข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์หรือบริการแล้ว ก็ยังสามารถช่วยต้อนรับพนักงานใหม่ ฝึกอบรมทีมที่มีอยู่ หรือช่วยให้ผู้ขายหรือที่ปรึกษาภายนอกเข้าใจธุรกิจของคุณและตำแหน่งของพวกเขาได้อีกด้วย
3. ผังงานกระแสข้อมูล
เมื่อต้องการเจาะลึกลงในข้อมูลไดอะแกรมกระแสข้อมูลสามารถช่วยเหลือได้ การใช้สัญลักษณ์และป้ายชื่อข้อความสั้นๆ เพื่อแสดงอินพุทข้อมูล เอาท์พุท จุดเก็บข้อมูล และเส้นทาง ทำให้สามารถสรุปข้อมูลให้เหลือเพียงกราฟิกที่แสดงถึงสิ่งที่อาจอธิบายด้วยคำพูดได้ยาก และเนื่องจากทีมเทคโนโลยีและผู้เกี่ยวข้องที่ไม่มีความรู้ทางเทคนิคสามารถใช้ได้ จึงเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมเมื่อคุณต้องนำเสนอต่อผู้ชมในวงกว้าง
ตัวอย่างเช่น: ไดอะแกรมผังงานกระแสข้อมูล
เคล็ดลับผังงาน
การสร้างผังงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้เทมเพลตผังงานนั้นเป็นเรื่องง่าย แต่การสร้างผังงานที่ดีนั้นต้องใช้ความคิดมากกว่านั้นเล็กน้อย ลองมาดูเคล็ดลับในการสร้างผังงานที่ไม่เพียงแค่แจ้งข้อมูล แต่ยังดูสวยงามอีกด้วย
- ทำให้ไดอะแกรมของคุณอ่านง่ายขึ้น การสร้างผังงานโดยคำนึงถึงผู้ใช้ หมายถึงการทำให้แน่ใจว่าเค้าโครงและองค์ประกอบจะช่วยให้กลุ่มเป้าหมายของคุณรู้ว่าควรดูที่ใดก่อนและดูที่ใดต่อไป คุณสามารถมั่นใจได้ว่าผังของคุณจะใช้งานได้ง่ายโดยปรับการจัดแนวตามที่จำเป็น การใช้ไวยากรณ์ที่ถูกต้อง ชื่อเรื่องที่ชัดเจน และหลีกเลี่ยงภาษาเทคนิค (เคล็ดลับ: เมื่อมีข้อสงสัย ให้ทดสอบกับบุคคลที่ไม่คุ้นเคยกับโครงการของคุณ)
- มีความสอดคล้องกัน เมื่อคุณใช้รูปร่าง ฟอนต์ สี และรูปแบบการตั้งชื่ออย่างสอดคล้องกันตลอดทั้งผังงาน ผู้ชมจะสามารถติดตามได้ง่ายขึ้น
- ใช้ความคมชัด การใช้สีอย่างสอดคล้องถือเป็นพื้นฐาน แต่คุณไม่ควรใช้สีหรือกลุ่มสีเดียวกันสำหรับทุกรูปทรง การใช้สีที่แตกต่างกันสามารถทำให้ขั้นตอนหรือการดำเนินการต่างๆ โดดเด่นขึ้นได้ และการใช้สีฟอนต์ที่โดดเด่นจากพื้นหลังจะทำให้ไดอะแกรมของคุณอ่านง่ายขึ้น
- ใช้เครื่องมือสร้างผังงานแบบออนไลน์ เทมเพลต การควบคุมเวอร์ชันในตัว การทำงานร่วมกันที่ง่ายดาย และตัวเลือกที่สามารถแก้ไขได้ทุกเมื่อช่วยให้คุณทดสอบการออกแบบ สร้าง และจัดการไดอะแกรมตามกำหนดการของคุณได้
รวมผังงานของคุณ
ไม่ว่าคุณจำเป็นต้องตัดสินใจ อธิบายกระบวนการ หรือแชร์ข้อมูลกับ CEO การฝังผังงานลงในแอปพลิเคชันทางธุรกิจและเครื่องมือการสื่อสารอื่นๆ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากขึ้น การใช้เครื่องมือสร้างผังงานและเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานช่วยให้คุณดึงเนื้อหาสำหรับไดอะแกรมของคุณจากแหล่งต่างๆ ที่คุณต้องการ รวมถึงเอกสาร ไฟล์ และไซต์โซเชียลมีเดียได้
นอกจากนี้ คุณอาจพิจารณาการรวมผังงานของคุณเข้ากับเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจ (BI) ซึ่งจะช่วยให้คุณและทีมโต้ตอบกับข้อมูลและบอกเล่าเรื่องราวได้ดีขึ้น ผังงานแบบฝังและ เครื่องมือ BI ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นการแสดงผลด้วยภาพที่น่าสนใจ สร้างรายงานแบบโต้ตอบ สำรวจข้อมูลอย่างละเอียด และรับข้อมูลเชิงลึกที่ทำให้การตัดสินใจที่รวดเร็วและมีข้อมูลครบถ้วนเป็นจริงได้
มีวิธีใหม่มากมายในการสร้างผังงานและนำนวัตกรรมมาสู่ธุรกิจของคุณ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้ดู คำแนะนำ ทีละขั้นตอนนี้สำหรับการทำผังงานโดยอัตโนมัติจากข้อมูลที่มีโครงสร้างในสเปรดชีต และเจาะลึกลงใน เครื่องมือผังงานที่ทันสมัย
ทีม Microsoft 365 มุ่งเน้นไปที่การแบ่งปันทรัพยากรเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้น ดำเนินงาน และขยายธุรกิจของคุณได้
เริ่มต้นใช้งาน Visio
แสดงภาพและสื่อสารไอเดีย ข้อมูล และกระบวนการจากเกือบทุกที่บนอุปกรณ์ทุกชนิด ด้วยความช่วยเหลือจาก Visio
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
ประสิทธิภาพการทำงาน
คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งาน BPMN ในธุรกิจ
ประสิทธิภาพการทำงาน
เคล็ดลับสำหรับการแมปไดอะแกรมเครือข่ายของคุณ
ประสิทธิภาพการทำงาน
วิธีเพิ่มผลิตภาพด้วยการแมปกระบวนการและระบบอัตโนมัติ
Business Insights and Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ
ติดตาม Microsoft 365