Šta je GDPR usaglašenost?

U sve više povezanom svetu, GDPR usaglašenost je postala ključan prioritet za preduzeća koja obrađuju lične podatke, bez obzira na to gde posluju. Uvedena 2018. godine, GDPR je propis u EU zakonu koji se fokusira na zaštitu i privatnost ličnih podataka za pojedince unutar Evropske unije. Neusklađenost sa GDPR-om može da dovede do značajnih kazni, što je preduzećima svih veličina od suštinskog značaja za poštovanje propisa.

Primarni cilj GDPR-a je zaštita ličnih podataka i garancija pojedincima veće kontrole nad ličnim podacima na mreži. Opseg GDPR-a je veliki i pokriva sva preduzeća koja obrađuju lične podatke stanovnika EU, bez obzira na fizičku lokaciju preduzeća.

GDPR usaglašenost nije samo pravni zahtev—postala je poslovni imperativ. Organizacije koje su usaglašene sa GDPR-om pokazuju posvećenost privatnosti podataka koja pomaže u negovanju poverenja prema klijentima, zaposlenima i partnerima. Usaglašenost takođe pomaže preduzećima da izbegnu značajne finansijske kazne povezane sa curenjem podataka i neusaglašenošću sa GDPR obavezama.

Opšta uredba o zaštiti podataka je primenjena 25. maja 2018. i zamenila direktivu za zaštitu podataka 95/46/EC. Kreirana je kao odgovor na brzu digitalizaciju podataka i potrebe za rešavanjem pitanja privatnosti podataka. Sveobuhvatni okvir GDPR-a namenjen je ojačanju zakona o zaštiti podataka širom EU.

Primarni cilj GDPR-a je zaštita ličnih podataka i pružanje pojedincima veće kontrole nad svojim podacima. Opseg GDPR-a je veliki i pokriva sva preduzeća koja obrađuju lične podatke stanovnika EU, bez obzira na fizičku lokaciju preduzeća.

Ključni principi
GDPR je uspostavio sedam principa zaštite podataka koje organizacije u EU ili preduzeća koja posluju u EU moraju da slede:

1. Zakonitost, pravičnost i transparentnost: Podaci moraju da se obrađuju na zakonit, pošten i transparentan način.
2. Ograničenje namene: Podaci treba da se prikupljaju i koriste samo u određene svrhe.
3. Minimizacija podataka: Prikupljeni podaci treba da budu ograničeni samo na ono što je neophodno.
4. Tačnost:: Lični podaci moraju da budu tačni i ažurirani.
5. Ograničenja skladištenja: Lične podatke ne treba čuvati duže nego što je potrebno.
6. Integritet i poverljivost podataka: Lični podaci moraju da se obrađuju bezbedno, da se zaštite od neovlašćene ili nezakonite obrade, slučajnog gubitka ili oštećenja.
7. Odgovornost: Organizacije moraju da pokažu usaglašenost sa svim ovim principima.

GDPR pruža državljanima EU značajnu kontrolu nad ličnim podacima uspostavljanjem jasnih prava na zaštitu njihove privatnosti. GDPR omogućava građanima EU da ostvare nekoliko prava nad ličnim podacima, uključujući:
 

• Pravo da budu informisani: Pojedinci imaju pravo da budu informisani o prikupljanju i korišćenju njihovih ličnih podataka, uključujući detalje o tome zašto se prikupljaju, koliko dugo će se čuvati i sa kim će se deliti.

• Pravo na pristup: Pojedinci mogu da zatraže pristup svojim ličnim podacima i da pribave njihovu kopiju, što im omogućava da razumeju kako se njihovi podaci obrađuju i od strane koga.

• Pravo na ispravljanje: Ako su neki lični podaci netačni ili nepotpuni, pojedinci mogu da zatraže njegovo ispravljanje, što obezbeđuje da njihove informacije budu tačne i ažurirane.

• Pravo na brisanje (pravo na zaborav): U određenim okolnostima, pojedinci imaju pravo da zahtevaju brisanje ličnih podataka čime se njihove informacije uklanjaju iz sistema organizacije ako više nisu neophodne ili ako povuku svoju saglasnost.

• Pravo na ograničavanje obrade: Pojedinci mogu da ograniče način obrade ličnih podataka, naročito ako osporavaju njihovu tačnost ili ako zahtevaju podatke za pravne zahteve.

• Pravo na prenos podataka: Pojedinci mogu da pribave svoje lične podatke u strukturiranom, često korišćenom i mašinski čitljivom formatu i da ih prenesu drugom kontroloru podataka o ličnosti ako to odaberu.

• Pravo na prigovor: Pojedinci imaju pravo da ulože prigovor na obradu ličnih podataka, posebno ako se koriste za direktan marketing ili ako postoji određena situacija koja zahteva zaštitu privatnosti.
  
  

Zajedno, ova prava obezbeđuju pojedincima jasan uvid i kontrolu nad ličnim podacima, jačajući transparentnost i odgovornost među organizacijama. Pored ovih prava, GDPR takođe postavlja stroge smernice o tome kako organizacije moraju da dobiju pristanak pojedinca i upravljaju njima pre obrade podataka.

Zahtevi za pristanak
GDPR zahteva da organizacije pribave izričiti pristanak od pojedinca pre prikupljanja i skladištenja podataka. Ovaj pristanak mora da bude dobrovoljan, specifičan, informisan i nedvosmislen, kako bi pojedinci u potpunosti razumeli na šta su pristali da bude prikupljeno.

Pored smernica za pristanak, GDPR naglašava proaktivne mere za zaštitu podataka. Za aktivnosti obrade podataka visokog rizika, organizacije moraju da sprovedu procene uticaja na zaštitu podataka kako bi procenile i ublažile potencijalne rizike po prava i slobode pojedinca.

Procena uticaja na zaštitu podataka (DPIA)
Za sve operacije obrade koje mogu značajno da utiču na prava i slobode pojedinca, procena uticaja na zaštitu podataka je obavezna. Ova procena analizira rizike koji su povezani sa obradom ličnih podataka i definiše mere za njihovo ublažavanje, štiteći privatnosti pojedinca i obezbeđujući usaglašenost sa propisima.

Početna procenu i analiza nedostataka
Postizanje GDPR usaglašenosti počinje detaljnom procenom trenutnih praksi obrade podataka unutar organizacije. To uključuje identifikovanje i mapiranje svih aktivnosti obrade podataka, uključujući prikupljanje, skladištenje, deljenje i brisanje podataka. Cilj je da se dobije sveobuhvatno razumevanje o tome gde se lični podaci nalaze, kako se kreću kroz organizaciju i ko ima pristup tim podacima.

Nakon prikupljanja informacija o trenutnim praksama rukovanja podacima, sledeći korak je sprovođenje analize nedostataka. Ova analiza poredi postojeće prakse organizacije sa GDPR zahtevima kako bi se utvrdile oblasti koje nisu u potpunosti usklađene. Uobičajeni nedostaci mogu da uključuju nedostatak jasnih zapisa o obradi podataka, neadekvatne mehanizme za pristanak ili nedovoljne bezbednosne mere.

Otklanjanje ovih nedostataka je ključno za usaglašenost sa GDPR-om i često zahteva saradnju u svim sektorima, kao što su IT, pravni sektori i službe za ljudske resurse kako bi se razvila kohezivna strategija usaglašenosti. Razumevanjem trenutnog stanja organizacije, preduzeća mogu da kreiraju strukturisani akcioni plan za otklanjanje nedostataka u usaglašenosti i jačanje mera zaštite privatnosti podataka.

Mapiranje podataka i dokumentacije
Mapiranje podataka je osnovni deo GDPR usaglašenosti jer pruža jasan vizuelni prikaz načina kretanja podataka unutar organizacije. Ovaj proces uključuje praćenje svakog dela ličnih podataka od trenutka prikupljanja do skladištenja, obrade, deljenja i na kraju brisanja. Mapiranjem tokova podataka, organizacije mogu da identifikuju nepotrebne aktivnosti obrade podataka, da otkriju izolovane baze podataka i obezbede da se prikupljaju i čuvaju samo relevantni podaci. Osim toga, mapiranje podataka pomaže preduzećima da otkriju potencijalne bezbednosne ranjivosti, posebno kada se podaci prenose između sistema ili trećim stranama.

Pored mapiranja tokova podataka, GDPR zahteva od organizacija da vode detaljne zapise aktivnosti obrade podataka. Ovi zapisi treba da obuhvataju svrhu prikupljanja podataka, pravne osnove za obradu, periode zadržavanja podataka i sve treće strane uključene u obradu podataka.

Primena smernica za zaštitu podataka
Uspostavljanje čvrstih smernica zaštite podataka je od suštinskog je značaja za GDPR usaglašenost. Ove smernice definišu kako lični podaci treba da se obrađuju unutar organizacije, obuhvatajući oblasti kao što su pristup podacima, čuvanje i bezbednost. Dobro izrađene politika za zaštitu podataka pruža smernice za prihvatljivo korišćenje podataka, pomaže zaposlenima da razumeju svoju ulogu u održavanju bezbednosti podataka i postavlja standard za način na koji organizacija ispunjava svoje obaveze prema GDPR-u. Efikasne smernice za zaštitu podataka treba da budu dostupne, jasne i redovno revidirane kako bi ostale usaglašene sa zahtevima zaštite privatnost podataka i tehnologijama koje se razvijaju.

Primena ovih smernica u celoj organizaciji zahteva obuku. Zaposleni na svim nivoima treba da razumeju GDPR principe i da budu podstaknuti da slede najbolje prakse u rukovanju podacima. Obezbeđivanjem da zaposleni znaju važnost zaštite podataka i ulogu u zaštiti ličnih informacija, organizacije mogu da ublaže rizik od slučajnog curenja podataka. Ovaj strukturisani pristup ne samo da podržava GDPR usaglašenost već doprinosi sveukupnoj bezbednosti podataka.

Za preduzeća u SAD, GDPR usaglašenost uvodi dodatne složenosti. Organizacije sa sedištem izvan EU možda nisu dovoljno upoznate sa GDPR standardima, a usaglašenost zahteva ispunjavanje strogih obaveza čak i bez fizičkog prisustva u Evropi. Preduzeća u SAD koja rukuju ličnim podacima državljana EU moraju da imenuju predstavnika u EU, usklade se sa zakonima o transatlanskom prenosu podataka i prilagode svoje procese kako bi ispunili visoke standarde GDPR-a.

Brojne alatke i resursi dostupni su za pomoć organizacijama, uključujući preduzeća sa sedištem u SAD, u ostvarivanju i održavanju usaglašenosti sa GDPR, kao što su softveri za zaštitu podataka, kontrolne liste za proveru usaglašenosti i programi za obuku.

Da biste obezbedili kontinuiranu usaglašenost sa GDPR-om, razmotrite primenu sledeće liste za proveru:


Redovni nadzori i nadgledanje:
Izvršavajte redovne nadzore aktivnosti obrade podataka da biste identifikovali sva odstupanja od GDPR zahteva. Neprekidno nadgledajte svoje sisteme i mere bezbednosti podataka.

Programi obuke i podizanja svesti:
Obezbedite sveobuhvatnu obuku zaposlenih o GDPR usaglašenosti. Uverite se da svi zaposleni razumeju svoje uloge i odgovornosti u zaštiti ličnih podataka.

Reagovanje na curenja podataka i kazne:
Uspostavite čvrst plan za reagovanje na incidente da biste brzo odgovorili na curenje podataka i umanjili uticaj. Pripremite se da se nosite sa potencijalnim kaznama i penalima zbog neusklađenosti.

U okruženju gde se zaštita privatnosti podataka stalno menja, postizanje i održavanje GDPR usaglašenosti može da bude složen i zahtevan zadatak za preduzeća svih veličina. Uz stroge propise osmišljene da zaštite lične podatke pojedinca, preduzećima su potrebna pouzdana rešenja koja podržavaju napore za usaglašenosti na svim nivoima. Da bi podržao vaše napore u vezi sa usaglašenošću, Microsoft nudi alatke i rešenja, kao što su Microsoft Purview i druga rešenja za bezbednost podataka, kako bi vam pomogli da efikasno upravljate obavezama vezanim za zaštitu podataka.

Integracijom ovih alatki, preduzeća mogu da unaprede procese usaglašenosti, automatizuju ključne zadatke izveštavanja i da poboljšaju ukupnu bezbednost podataka, smanjujući rizike povezane sa neusaglašenošću.