Izboljšajte delovno učinkovitost oseb, ki so v neposrednem stiku s strankami

Organizacije morajo za uspeh na konkurenčnem trgu doseči delovno učinkovitost ali optimizirati poslovne procese in vire, da bi znižale stroške in hkrati povečale storilnost. V različnih panogah so učinkovite operacije ključnega pomena za uspeh.

Organizacijska učinkovitost oseb, ki so v neposrednem stiku s strankami, omogoča organizacijam, da povečajo storilnost in zmanjšajo zapravljene poslovne vire v ospredju. Učinkoviti delavci in postopki v neposrednem stiku s strankami so ključnega pomena, saj podjetjem pomagajo pri zagotavljanju izjemnih izkušenj s strankami, hkrati pa ohranjajo ali izboljšujejo splošno donosnost. Podjetja povečajo učinkovitost operacij v ospredju, da bi dosegla pomembne konkurenčne prednosti.

Učinkovitost delavcev, ki so v neposrednem stiku s strankami, je enolično pomembna, ker imajo te ekipe znaten vpliv na zadovoljstvo strank in hranjenje. V nasprotju z delavci, ki uporabljajo znanje, delavci v neposrednem stiku s strankami pogosto neposredno ponudijo izdelke in zagotavljajo storitve. Ko podjetja spodbudijo učinkovitost operacij v neposrednem stiku s strankami, lahko zmanjšajo stroške, zmanjšajo čas nerazpoložljivosti in napake ter se na koncu lahko bolje posvetijo strankam.

Preoblikovanje operativne učinkovitosti je lahko zahtevno zaradi spremenljivosti opravil in nastavitev v ospredju. Delo oseb, ki so v neposrednem stiku s strankami, je pogosto dinamično in zahteva prilagodljivost, zaradi katere je izvajanje standardov učinkovitosti za številna podjetja oteženo. Poleg tega za izboljšanje učinkovitosti potrebujete poglobljeno razumevanje obstoječih poslovnih procesov. Če želite poudariti, kje je vaše podjetje uspešno in kje se lahko izboljša, priporočamo, da spremljate te ključne indikatorje učinkovitosti delovanja:
 

• Čas cikla je čas, potreben za dokončanje določenega opravila ali procesa.
• Prepustnost predstavlja količino dokončanega dela ali enot, ustvarjenih v danem obdobju.
• Stopnja uporabe predstavlja odstotek razpoložljivega časa, ki ga zaposleni in sistemi aktivno uporabljajo v produktivnih opravilih.
• Čas nerazpoložljivosti predstavlja količino časovnih sistemov in procesov, ki niso razpoložljivi.
• Stopnje napake predstavljajo pogostost napak ali napak pri delovanju.
• Strošek na enoto je skupni strošek izdelave ene enote izdelka ali storitve.

Vsaka organizacija v kateri koli poslovni panogi lahko z bolj učinkovitim poslovanjem pridobi konkurenčno prednost. Z učinkovitostjo delovanja delavcev, ki so v neposrednem stiku s strankami, lahko podjetja zmanjšajo stroške in povečajo dobičkonosnost v različnih panogah, vključno s temi:
 

• Zdravstvo. Medicinske sestre in zdravniki v svojih postopkih uvajajo tehnološka orodja za avtomatizacijo načrtovanja bolnikov, optimizacijo tokov bolnikov in krajše čakalne čase. Številne bolnišnice na primer uporabljajo elektronske zdravstvene kartoteke za preoblikovanje dostopa do podatkov bolnikov in zmanjšanje papirologije.
• Proizvodnja. Podjetja, kot je Toyota, zmanjšajo stroške zaloge tako, da sprejmejo sisteme za pravočasno proizvodnjo, kar pomeni, da prejmejo in ustvarijo le tisto, kar je potrebno, ko je to potrebno. Poleg tega številni proizvodni obrati uporabljajo avtomatizacijo in robotiko za izboljšanje natančnosti ter zmanjšanje napak.
• Turizem. Hoteli uvajajo tehnologijo, kot so mobilna orodja za rezervacijo in odjavo, da zmanjšajo čas čakanja in izboljšajo zadovoljstvo. Pogosto uporabljajo tudi programsko opremo za razporejanje časa za optimizacijo osebja na podlagi zasedenosti in zahtev.
• Logistika. Dostavna podjetja avtomatizirajo pakiranje artiklov, da pospešijo postopke obdelave. Poleg tega uporabljajo programsko opremo za optimizacijo poti, da pospešijo dostavo in zmanjšajo porabo goriva.
• Maloprodaja. Trgovine z naprednimi rešitvami za upravljanje zalog preprečujejo prekomerno zalogo in pomanjkanje zaloge. S tem prav tako izboljšajo zadovoljstvo strank, saj zagotovijo, da so izdelki na voljo za nakup.

Razumevanje razlik v učinkovitosti in uspešnosti delovanja je pomembno za organizacije, ki iščejo dolgoročno uspešnost. Čeprav sta oba koncepta ključnega pomena za splošno stanje podjetja, je učinkovitost delovanja osredotočena na rezultate poslovnih procesov in na to, kako dobro delo dosega predvidene cilje. Če na primer operacije, ki so v neposrednem stiku s strankami, ne izpolnjujejo poslovnih pričakovanj in potreb strank, se lahko obravnavajo kot neučinkovite.

Učinkovitost delovanja je povezana z optimizacijo procesov organizacije. Z učinkovitim poslovanjem zagotovite, da se poslovanje izvaja na najbolj dobičkonosen način. Brez učinkovitosti učinkovite operacije niso učinkovite in brez učinkovitosti so učinkovite operacije brezpomenske.

Z orodji za UI, kot so Microsoft Power Apps in Microsoft Power Automate, lahko podjetja opravijo več dela in uporabljajo manj virov. Pametne rešitve zagotavljajo zmogljivosti avtomatizacije in analize podatkov, s katerimi lahko organizacije povečajo storilnost in sprejemajo odločitve na podlagi prejetih informacij. Delavci, ki so v neposrednem stiku s strankami, lahko učinkovitost UI spodbudijo tako, da avtomatizirajo rutinska opravila in procese, kot so vnos podatkov, načrtovanje in upravljanje zalog, in tako dodelijo več časa ter truda za učinkovite poslovne iniciative. Poleg tega lahko delavci z orodji za UI hitro analizirajo velike količine podatkov, s katerimi poenostavijo postopke sprejemanja poslovnih odločitev in predvidijo težave s poslovanjem, preden prekinejo poteke dela.

Strategije in tehnike za izboljšanje učinkovitosti delovanja delavcev, ki so v neposrednem stiku s strankami, vključujejo:
 

• Optimizacija procesov. Nadzorujte obstoječe poteke dela, da določite ozka grla in neučinkovitost za poenostavitev. Poleg tega uvedite standardizirane operacijske postopke, da zagotovite doslednost in zmanjšate napake.
• Uvedba tehnologije. Avtomatizirajte ponavljajoča se opravila in časovno potratne procese, da prihranite čas. Poleg tega lahko z orodji, kot je Microsoft Teams, izboljšate sodelovanje in komunikacijo med delavci, ki so v neposrednem stiku s strankami.
• Usposabljanje in razvoj zaposlenih. Delavcem, ki so v neposrednem stiku s strankami, neprekinjeno nudite posodobljene informacije, tehnologije in najboljše prakse, ki jih potrebujejo za doseganje uspeha. Poleg tega spodbujajte programe za razvoj znanja, s katerimi boste izboljšali sodelovanje zaposlenih in učinkovitost.
• Nadzor učinkovitosti. Vzpostavite metriko in ključne indikatorje učinkovitosti za spremljanje učinkovitosti in storilnosti v postopkih v ospredju ter prepoznajte področja za izboljšanje.
• Upravljanje sredstev. Dodelite poslovne vire, kot sta osebje in inventar izdelkov, optimalno, da zmanjšate porabo in povečate dobičkonosnost.

Pridobite konkurenčno prednost tako, da izboljšate poslovanje s celovito rešitvijo za poslovanje v ospredju, kot je Microsoft 365. Z orodji, kot je Microsoft Teams,si lahko delavci olajšajo sodelovanje in se uspešno spopadejo s komunikacijskimi izzivi. Družba Coop Norge, glavni norveški nakupovalni trg, denimo ni imela doslednega načina, kako bi lahko zaposleni, ki so v neposrednem stiku s strankami, med seboj delili informacije. Z uvedbo aplikacije Teams, je družba Coop poenostavila komunikacijo med več kot 23.000 delavci ter tako vsem omogočila hiter dostop do pomembnih informacij in učinkovito sodelovanje.

Z naprednimi rešitvami za operacije lahko vaše podjetje prihrani čas in trud tako, da avtomatizira vsakodnevna opravila. Če zamenjate postopke, ki zahtevajo veliko sredstev, z nadomestnimi funkcijami, ki uporabljajo UI, lahko vaše podjetje znatno izboljša učinkovitost svojih postopkov v ospredju. Japonsko kozmetično podjetje Shiseido je na primer uvedlo storitev Power Apps za samodejno ustvarjanje prodajnih predlogov z digitalno tehnologijo. S tem zmanjšate ročno delo, potrebno za dokončanje postopka, hkrati pa zagotovite večjo doslednost. Poleg tega lahko pametne rešitve za analizo podatkov pomagajo skupinam v ospredju izboljšati učinkovitost delovanja tako, da izboljšajo postopke sprejemanja odločitev.