Čo je dodržiavanie súladu s nariadením GDPR?

V čoraz prepojenejšom svete sa dodržiavanie súladu s nariadením GDPR stalo kľúčovou prioritou pre firmy, ktoré spracovávajú osobné údaje bez ohľadu na to, kde fungujú. Nariadenie GDPR bolo zavedené v roku 2018 a jedná sa o nariadenie v rámci práva EÚ, ktoré sa zameriava na ochranu a súkromie osobných údajov osôb v Európskej únii. Nedodržiavanie súladu s nariadením GDPR môže viesť k značným postihom, a preto je nevyhnutné, aby firmy všetkých veľkostí nariadenie dodržiavali.

Hlavným cieľom nariadenia GDPR je chrániť osobné údaje a poskytnúť ľuďom väčšiu kontrolu nad ich osobnými údajmi online. Rozsah pôsobnosti nariadenia GDPR je rozsiahly a vzťahuje sa na všetky firmy, ktoré spracovávajú osobné údaje obyvateľov EÚ, bez ohľadu na fyzickú polohu firmy.

Dodržiavanie súladu s nariadením GDPR nie je len právnou požiadavkou – stalo sa z neho obchodný imperatív. Organizácie, ktoré dodržiavajú súlad s nariadením GDPR, preukazujú záväzok k ochrane osobných údajov, ktorý pomáha podporovať dôveru zákazníkov, zamestnancov a partnerov. Dodržiavanie súladu tiež pomáha firmám vyhnúť sa značným finančným postihom súvisiacim s únikom údajov a nedodržiavaním súladu s nariadením GDPR.

Všeobecné nariadenie o ochrane údajov bolo implementované 25. mája 2018, kedy bola nahradená smernica o ochrane údajov 95/46/ES. Bolo vytvorené v reakcii na rýchlu digitalizáciu údajov a potrebu riešiť problémy týkajúce sa ochrany osobných údajov. Komplexný rámec nariadenia GDPR je určený na posilnenie zákonov na ochranu údajov v rámci EÚ.

Hlavným cieľom nariadenia GDPR je chrániť osobné údaje a poskytnúť osobám väčšiu kontrolu nad ich informáciami. Rozsah pôsobnosti nariadenia GDPR je rozsiahly a vzťahuje sa na všetky firmy, ktoré spracovávajú osobné údaje obyvateľov EÚ, bez ohľadu na fyzickú polohu firmy.

Kľúčové princípy
Nariadenie GDPR zaviedlo sedem princípov ochrany údajov, ktoré musia organizácie so sídlom alebo podnikajúce v EÚ dodržiavať:

1. Zákonnosť, spravodlivosť a transparentnosť: Údaje musia byť spracované spôsobom, ktorý je zákonný, spravodlivý a transparentný.
2. Obmedzenie účelu: Údaje by sa mali zhromažďovať a používať len na konkrétne účely.
3. Minimalizácia údajov: Zhromaždené údaje by mali byť obmedzené na to, čo je potrebné.
4. Presnosť: Osobné údaje musia byť presné a aktuálne.
5. Obmedzenie úložiska: Osobné údaje by sa nemali uchovávať dlhšie, ako je potrebné.
6. Integrita a dôvernosť: Osobné údaje musia byť spracované bezpečne, aby boli chránené pred neoprávneným alebo nezákonným spracovaním, náhodnou stratou alebo poškodením.
7. Zodpovednosť: Organizácie musia byť schopné preukázať dodržiavanie súladu so všetkými týmito princípmi.

Nariadenie GDPR poskytuje občanom EÚ významnú kontrolu nad ich osobnými údajmi stanovením jasných práv na ochranu ich súkromia. Nariadenie GDPR udeľuje občanom EÚ niekoľko práv na ich osobné údaje vrátane nasledujúcich práv:
 

• Právo byť informovaný: Osoby majú právo byť informované o zhromažďovaní a používaní svojich osobných údajov vrátane podrobností o tom, prečo sa zhromažďujú, ako dlho sa budú uchovávať a s kým sa budú zdieľať.

• Právo na prístup: Osoby môžu požiadať o prístup k svojim osobným údajom a získať ich kópiu, čo im umožní pochopiť, ako a kým sa ich údaje spracovávajú.

• Právo na opravu: Ak sú akékoľvek osobné údaje nepresné alebo neúplné, môžu osoby požiadať o ich opravu a tým zaistiť, že sú ich informácie presné a aktuálne.

• Právo na vymazanie (právo na zabudnutie): Za určitých okolností majú osoby právo požiadať o odstránenie svojich osobných údajov a odobrať svoje informácie zo systémov organizácie, ak už nie sú potrebné alebo ak odvolajú svoj súhlas.

• Právo na obmedzenie spracovania: Osoby môžu obmedziť spôsob spracovania svojich osobných údajov, najmä keď spochybnia ich presnosť alebo ak tieto údaje potrebujú na právne nároky.

• Právo na prenosnosť údajov: Osoby môžu získať svoje osobné údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a preniesť ich inému prevádzkovateľovi, ak sa tak rozhodnú.

• Právo vzniesť námietku: Osoby majú právo vzniesť námietku proti spracovaniu svojich osobných údajov, najmä keď sa používajú na priamy marketing alebo ak sa jedná o konkrétnu situáciu, ktorá vyžaduje ochranu osobných údajov.
  
  

Tieto práva spoločne zaisťujú, že osoby majú jasný prehľad o svojich osobných údajoch a kontrolu nad nimi, čo posilňuje transparentnosť a zodpovednosť medzi organizáciami. Nariadenie GDPR okrem týchto práv tiež stanovuje prísne pokyny, ako organizácie musia získavať a spravovať súhlas osôb pred spracovaním ich údajov.

Požiadavky na súhlas
Nariadenie GDPR vyžaduje, aby organizácie pred zhromažďovaním a ukladaním údajov získali od osôb výslovný súhlas. Tento súhlas musí byť slobodne udelený, konkrétny, informovaný a jednoznačný, aby osoby plne rozumeli, s čím súhlasia, aby sa zhromažďovalo.

Okrem pokynov na vyjadrenie súhlasu kladie nariadenie GDPR dôraz na proaktívne opatrenia na ochranu údajov. V prípade vysoko rizikových aktivít spracovania musia organizácie vykonávať posúdenia vplyvu na ochranu osobných údajov, aby posúdili a zmiernili potenciálne riziká pre práva a slobody osôb.

Posúdenia vplyvu na ochranu osobných údajov (DPIA)
V prípade všetkých operácií spracovania, ktoré by mohli výrazne ovplyvniť práva a slobody osôb, je posúdenie vplyvu na ochranu osobných údajov povinné. Toto posúdenie vyhodnocuje riziká súvisiace so spracovaním osobných údajov a uvádza opatrenia na zmiernenie týchto rizík, ochranu osobných údajov osôb a zaistenie dodržiavania súladu.

Počiatočné posúdenie a analýza nedostatkov
Dosiahnutie dodržiavania súladu s nariadením GDPR začína dôkladným posúdením aktuálnych postupov týkajúcich sa údajov v rámci organizácie. To zahŕňa identifikáciu a mapovanie všetkých aktivít spracovania údajov vrátane zhromažďovania, ukladania, zdieľania a odstraňovania údajov. Cieľom je získať komplexný prehľad o tom, kde sa osobné údaje nachádzajú, ako prechádzajú organizáciou a kto k nim má prístup.

Po zhromaždení informácií o aktuálnych postupoch spracovania údajov je ďalším krokom vykonania analýzy nedostatkov. Táto analýza porovnáva existujúce postupy organizácie s požiadavkami nariadenia GDPR s cieľom určiť oblasti, v ktorých sú nedostatky. Medzi bežné nedostatky môžu patriť nedostatok jasných záznamov o spracovaní údajov, nevhodné mechanizmy súhlasu alebo nedostatočné bezpečnostné opatrenia.

Riešenie týchto nedostatkov je kľúčové pre dodržiavanie súladu s nariadením GDPR a často vyžaduje spoluprácu naprieč oddeleniami, ako sú IT, právne a personálne oddelenie, na vytvorenie ucelenej stratégie dodržiavania súladu. Pochopením súčasného stavu organizácie môžu firmy vytvoriť štruktúrovaný akčný plán na odstránenie nedostatkov v dodržiavaní súladu a posilnenie opatrení na ochranu osobných údajov.

Mapovanie údajov a dokumentácia
Mapovanie údajov je dôležitou súčasťou dodržiavania súladu s nariadením GDP, pretože poskytuje jasné vizuálne znázornenie pohybu údajov v rámci organizácie. Tento proces zahŕňa sledovanie jednotlivých osobných údajov od ich zhromažďovania cez uloženie, spracovanie, zdieľanie až po odstránenie. Mapovaním tokov údajov môžu organizácie identifikovať nepotrebné aktivity spracovania údajov, odhaliť údajové silá a zaistiť, aby sa zhromažďovali s uchovávali len relevantné údaje. Okrem toho mapovanie údajov pomáha firmám odhaliť potenciálne ohrozenia zabezpečenia, najmä pri prenose údajov medzi systémami alebo tretím stranám.

Okrem mapovania tokov údajov nariadenie GDPR vyžaduje, aby organizácie uchovávali podrobné záznamy o aktivitách spracovania údajov. Tieto záznamy by mali zahŕňať účel zhromažďovania údajov, právne základy na spracovanie, obdobia uchovávania údajov a všetky tretie strany zapojené do spracovania údajov.

Implementácia politík ochrany údajov
Zavedenie výkonných politík ochrany údajov je základom dodržiavania súladu s nariadením GDPR. Tieto politiky popisujú spôsob spracovania osobných údajov v rámci organizácie a zahŕňajú oblasti ako prístup k údajom, ich uchovávanie a zabezpečenie. Dobre vytvorená politika ochrany údajov poskytuje pokyny na prijateľné používanie údajov, pomáha zamestnancom pochopiť ich rolu pri udržiavaní zabezpečenia údajov a stanovuje štandard, ako organizácia plní svoje povinnosti vyplývajúce z nariadenia GDPR. Účinné politiky ochrany údajov by mali byť prístupné, jasné a pravidelne kontrolované, aby boli aj naďalej v súlade s vyvíjajúcimi sa požiadavkami a technológiami ochrany osobných údajov.

Implementácia týchto politík v rámci organizácie vyžaduje školenie. Zamestnanci na všetkých úrovniach by mali rozumieť princípom nariadenia GDPR a mali by byť vedení k dodržiavaniu osvedčených postupov pri spracovaní údajov. Tým, že organizácie zaistia, aby zamestnanci poznali dôležitosť ochrany údajov a svoju rolu v ochrane osobných údajov, môžu zmierniť riziko náhodných únikov údajov. Tento štruktúrovaný prístup podporuje nielen dodržiavanie súladu s nariadením GDPR, ale aj prispieva k celkovej ochrane údajov.

V prípade amerických spoločností dodržiavanie súladu s nariadením GDPR prináša ďalšie komplikácie. Organizácie so sídlom mimo EÚ nemusia byť tak dobre oboznámené s normami nariadenia GDPR a dodržiavanie súladu si vyžaduje splnenie prísnych povinností aj bez fyzickej prítomnosti v Európe. Americké spoločnosti, ktoré spracovávajú osobné údaje občanov EÚ, musia určiť zástupcu EÚ, riadiť sa zákonmi o transatlantickom prenose údajov a prispôsobiť svoje procesy vysokým štandardom nariadenia GDPR.

K dispozícii je celý rad nástrojov a zdrojov informácií, ktoré organizáciám vrátane spoločností so sídlom v USA pomôžu dosiahnuť a udržať dodržiavanie súladu s nariadením GDPR, ako je napríklad softvér na ochranu údajov, kontrolné zoznamy dodržiavania súladu a školiace programy.

Ak chcete zabezpečiť trvalé dodržiavanie súladu s nariadením GDPR, zvážte implementáciu nasledujúceho kontrolného zoznamu:


Pravidelné audity a monitorovanie:
Vykonávajte pravidelné audity svojich aktivít spracovania údajov na identifikáciu odchýlok od požiadaviek nariadenia GDPR. Nepretržite monitorujte svoje systémy a opatrenia zabezpečenia údajov.

Školenie a informačné programy:
Poskytnite zamestnancom komplexné školenie o dodržiavaní súladu s nariadením GDPR. Zaistite, že všetci zamestnanci rozumejú svojim rolám a zodpovednostiam pri ochrane osobných údajov.

Reakcia na úniky údajov a pokuty:
Vytvorte komplexný plán reakcie na incidenty, ktorý rýchlo vyrieši úniky údajov a minimalizuje ich vplyv. Buďte pripravení na prípadné pokuty a sankcie za nedodržanie súladu.

V neustále sa vyvíjajúcom prostredí ochrany osobných údajov môže byť dosiahnutie a udržiavanie súladu s nariadením GDPR zložitá úloha pre firmy všetkých veľkostí, ktorá vyžaduje veľké množstvo zdrojov. Vďaka prísnym predpisom určeným na ochranu osobných údajov osôb potrebujú spoločnosti spoľahlivé riešenia, ktoré podporujú ich úsilie o dodržiavanie súladu na každej úrovni. Na podporu vášho úsilia o dodržiavanie súladu ponúka spoločnosť Microsoft nástroje a riešenia, ako je napríklad Microsoft Purview a ďalšie riešenia na zabezpečenie údajov, ktoré vám pomôžu efektívne sa orientovať v povinnostiach týkajúcich sa ochrany údajov.

Integráciou týchto nástrojov môžu firmy zjednodušiť procesy dodržiavania súladu, automatizovať kľúčové úlohy vytvárania zostáv a zlepšiť celkové zabezpečenie údajov, čím sa znížia riziká spojené s nedodržiavaním súladu.