Bez ohľadu na to, kde pracujete, znalosť toho, kto čo robí a kde je jeho miesto, môže každému pomôcť lepšie vykonávať svoju prácu. Organizačná schéma poskytuje každému rýchly prehľad o štruktúre podniku, či už ide o zavedenú kanceláriu, startup, výrobný závod alebo niečo iné.
Ako vytvoriť najlepšiu organizačnú schému pre váš podnik
Čo je organizačná schéma?
Je pravdepodobné, že ste ju už videli. Organizačné schémy, nazývané aj organizačné grafy alebo organogramy, obsahujú políčka, tvary alebo fotografie, ktoré predstavujú ľudí a pozície. Môžu obsahovať aj kontaktné informácie, prepojenia na stránky, ikony a ilustrácie.
Keď sú tieto polia prepojené s čiarami, vytvárajú graf, ktorý znázorňuje vnútornú štruktúru organizácie. Ukazuje, kto je komu podriadený, kde sa nachádzajú oddelenia a ako sú oddelenia prepojené.
Aký je účel organizačnej schémy?
Organizačné schémy môžu pomôcť novým zamestnancom alebo dobrovoľníkom rýchlo spoznať spoločnosť tým, že im pomôžu priradiť k úlohám a povinnostiam mená a tváre. Dokonca aj dlhoroční zamestnanci, personálne oddelenia a majitelia firiem môžu mať organizačnú schému po ruke.
Tu je ich úloha:
- Zobrazujú internú štruktúru a hierarchie
- Pomôžu zamestnancom zistiť, koho majú nahlásiť a na koho sa obrátiť v prípade problémov
- Pomôžu pri objasňovaní rolí a zodpovedností
- Jednoducho udržiavajú kontaktné informácie zamestnancov na jednom pohodlnom mieste
- Pomôžte manažmentu zistiť, koľko zamestnancov je na jednotlivých oddeleniach a ako najlepšie rozdeliť zamestnancov a ďalšie zdroje
- Poskytnite zamestnancom prehľad o propagačných kanáloch
Jeden organogram nemôže robiť všetko. Pozrime sa na typy organizačných schém, ktoré spoločnosti používajú najčastejšie.
Aké sú štyri typy organizačných štruktúr?
Typ organizačnej schémy, ktorú používate, bude závisieť od vašej cieľovej skupiny, vašej organizácie a od toho, čo chcete vyjadriť. Môžete potrebovať len jednu vzorku grafu pre celú spoločnosť alebo niekoľko pre niekoľko rôznych skupín alebo divízií.
Hoci každý typ organizačnej schémy možno upravovať a editovať, väčšina spoločností používa organizačné schémy, ktoré patria do jednej z týchto štyroch kategórií:
1. Funkčné hierarchie zhora nadol
Hierarchická schéma, ktorá je ideálna na zobrazenie tradičnej štruktúry podniku, sa začína na vrchole s vedúcim predstaviteľom, potom sa člení na oddelenia alebo divízie. V rámci každej divízie uvediete zoznam vrcholového manažmentu, stredného manažmentu, vedúcich pracovníkov, stredného personálu a mladších pracovníkov. Hierarchická schéma nakoniec vyzerá ako pyramída, v ktorej každé oddelenie vyústi hore ku generálnemu riaditeľovi.
POZNÁMKA: Hierarchické organizačné schémy sú vo všeobecnosti zrozumiteľné. Ak však existuje viacero úrovní v reťazci riadenia, môže sa zdať, že je ťažké vedieť, s kým a kedy sa spojiť, najmä ak sa vyskytne problém alebo ak má niekto nový nápad.
2. Organizačná schéma divízií
Tento formulár je bezpečnou voľbou, ak je vaša spoločnosť organizovaná podľa produktových línií alebo geografických regiónov. Ak sú na sebe nezávislé, organizačná schéma divízie je tiež vynikajúcim spôsobom, ako to jasne vyjadriť. Podobne ako organizačná hierarchická schéma, aj divízna schéma sa začína prezidentom alebo generálnym riaditeľom, ale namiesto rozdelenia na oddelenia so spoločnými zdrojmi je rozdelená na obchodné línie (LOB). Tabuľka zahŕňa jednotlivé oddelenia LOB, ako napríklad oddelenie ľudských zdrojov, účtovníctvo, právne oddelenie a oddelenie marketingu, a ľudí alebo pozície v týchto oddeleniach.
POZNÁMKA: Keďže v takýchto organizáciách často existujú nadbytočné oddelenia v rámci jednotlivých divízií, divízna štruktúra môže viesť k nadmernému počtu zamestnancov a zbytočným režijným nákladom.
3. Maticová organizačná schéma
Vyskúšajte Visio zdarma na 1 mesiac
Po uplynutí mesačnej bezplatnej skúšobnej verzie vám zaúčtujeme príslušný poplatok za predplatné. Vyžaduje sa kreditná karta. Predplatné môžete kedykoľvek zrušiť, aby sa vám poplatky už ďalej neúčtovali.
Tento typ organogramu sa zvyčajne uplatňuje v spoločnostiach s tímami alebo členmi tímov, ktorí majú viac ako jedného manažéra. Napríklad v novinách sa reportér môže venovať miestnym správam aj financiám, čo znamená, že má dvoch manažérov. Alebo grafický dizajnér v energetickej spoločnosti môže byť podriadený vedúcemu grafického dizajnu. Keďže však pracuje na projektoch pre divíziu obnoviteľných zdrojov energie, projektant môže komunikovať aj s niekým z tohto tímu.
POZNÁMKA: Keď členovia tímu pracujú naprieč oddeleniami, organizácie zvyčajne dokážu nájsť kreatívnejšie spôsoby riešenia problémov. To vytvára prostredie, v ktorom sa viac spolupracuje. Ak však majú tímy alebo členovia tímu viac ako jedného nadriadeného, môže to zvýšiť zmätok a konflikty.
4. Plochá organizačná schéma
Ploché alebo „horizontálne“ organizačné schémy, ktoré sa používajú takmer výlučne v malých podnikoch, majú zvyčajne dve úrovne: administratívnych pracovníkov a zamestnancov. Plné čiary v grafe znázorňujú hlavnú líniu velenia a bodkované čiary znázorňujú sekundárne línie právomocí. Na papieri môžu spoločnosti s plochou štruktúrou orgánov vyzerať podobne ako malé hasičské zbory s veliteľom, tromi kapitánmi a niekoľkými hasičmi, ktorí pracujú pod kapitánmi. Alebo to môže byť nadriadený alebo vedúci oddelenia s niekoľkými zamestnancami, ktorí sú jeho priamymi podriadenými.
POZNÁMKA: V plochej štruktúre majú nadriadení a ich tímy často úzke vzťahy a podieľajú sa na rozhodovaní. Zamestnanci majú zvyčajne väčšiu zodpovednosť a samostatnosť ako v iných organizačných štruktúrach. To znamená, že budovanie dôvery je veľmi dôležité - a tímová práca tiež. Keďže je však matica taká kompaktná, ak sa vyskytnú konflikty medzi zamestnancami, môžu byť výraznejšie už len preto, že tím je taký malý.
Tvorba organizačných schém pomocou softvéru
Softvér na tvorbu organizačných schém umožňuje jednoducho vytvárať nové organizačné schémy a revidovať staré. Pozrime sa na to, ako vytvoriť organizačnú schému online pomocou niektorého z najobľúbenejších dostupných softvérov.
Organizačné schémy v PowerPointe
PowerPoint možno bol navrhnutý ako nástroj na prezentáciu, ale môžete ho použiť aj na vývoj organizačných schém. Začíname:
- Otvorte nový powerpointový dokument
- Prejdite na kartu Vložiť a kliknite na položku SmartArt
- Prejdite do skupiny Hierarchia a vyberte šablónu organizačnej schémy, ktorú potrebujete
- Kliknutím na tvary pridajte text
- Pridajte ďalších tvarov (alebo ľudí) podľa potreby
Keď sú všetci zapísaní, môžete začať reorganizovať organizačnú schému v programe PowerPoint. Stačí sa vrátiť na kartu Nástroje pre grafické prvky SmartArt – Návrh a pomocou tlačidiel Zvýšiť úroveň alebo Znížiť úroveň na zvislé premiestňovanie tvarov. Pomocou tlačidiel Posunúť nahor alebo Posunúť nadol môžete tvary premiestniť vodorovne.
Organizačné schémy vo Worde
Možno nejde o tradičný spôsob vytvárania organizačných schém, ale Microsoft Word vám pomôže navrhnúť základné diagramy, ktoré zobrazujú funkcie vašej organizácie. Ak chcete vytvoriť organizačnú schému vo Worde:
- Prejdite na kartu Vložiť a kliknite na položku SmartArt.
- Prejdite do skupiny Hierarchia a vyberte šablónu organizačnej schémy, ktorú potrebujete.
- Ďalej sa zobrazí ponuka s tvarmi, ktoré predstavujú ľudí. Stačí zadať text, ktorý bude predstavovať každú osobu v grafe.
- Ak potrebujete pridať tvary do šablóny organizačnej schémy, kliknite na kartu Nástroje pre grafické prvky SmartArt – Návrh a potom na položku Pridať tvar.
- Ak chcete niekoho zoradiť v organizačnej schéme, kliknite na jeho meno v dialógovom okne Text. Stlačením klávesu Tab ich premiestnite nahor alebo kombináciu klávesov Shift + Tab, čím ich posuniete nadol. Hierarchie môžete spravovať aj na karte Návrh grafického prvku SmartArt.
Farby, písma a veľkosti môžete upraviť pomocou kariet Nástroje pre grafické prvky SmartArt – Návrh a Formát.
Organizačné schémy vo Visiu z Excelu
Visio je vizuálny nástroj plátna na presúvanie myšou, ktorý umožňuje ľuďom vytvárať organizačné schémy a tiež umožňuje pripojiť sa k údajom v existujúcich excelových súboroch alebo aktívnych adresároch, ktoré vám pomôžu automaticky vytvárať organizačné schémy. Keď ich však skombinujete, môžete vytvoriť pútavé organizačné schémy pre spoločnosti ľubovoľnej veľkosti. Ak chcete začať, otvorte Visio a kliknite na Sprievodcu organizačnou schémou a potom:
- Kliknite na položku “Informácie, ktoré už sú uložené v súbore alebo databáze”
- Odpovedzte na otázky po zobrazení výzvy
- Ak chcete, importujte obrázky
- Kliknite na tlačidlo Dokončiť
Okrem importovania informácií do organizačnej schémy z Excelu môžete informácie pridať aj priamo do Sprievodcu organizačnou schémou.
Ďalšie tipy pre organizačnú schému
Dokonca aj so softvérom na tvorbu organizačných schém sa organogramy môžu rýchlo stať neprehľadnou zmesou tvarov a slov. Pri troche práce s návrhom však môžu upútať pozornosť ľudí tým správnym spôsobom. Pri zostavovaní grafu sa preto snažte:
- správne nastaviť veľkosť. Ak je vaša graf príliš veľký, je neprehľadný. Ak potrebujete vytvoriť namiesto jedného tri grafy, urobte to. Vaše publikum tak môže získať prehľad o organizačnej štruktúre a potom, keď bude pripravené, môže sa ponoriť hlbšie do oddelení alebo divízií. Len sa uistite, že všetko vedie späť na najvyššiu úroveň vašej organizácie.
- Tvary a farby používajte konzistentne. Použitím rovnakého tvaru pre nadriadených, iného tvaru pre zamestnancov strednej úrovne a ďalšieho tvaru pre mladších zamestnancov môžete ľuďom pomôcť lepšie pochopiť vašu tabuľku. Jednu farbu použite aj pre každú divíziu vo vašej spoločnosti.
- Pridajte relevantné informácie. Nezabudnite pridať podrobnosti o svojich zamestnancoch, ako sú kontaktné údaje, lokácia, klienti alebo špecializácie. Týmto spôsobom, ak niekto hľadá pomoc, môže zistiť, kto čo a kde robí.
- Zobraziť asistentov v bočnom panelu pod manažéra. Tento štýl formátovania môže pomôcť pri označovaní roly asistenta a zároveň zreteľne zobrazovať priame zostavy manažéra. Môže tiež pomôcť ľuďom zistiť, koho kontaktovať, ak sa potrebujete obrátiť na manažéra.
- Venujte pozornosť rozstupom. Polia udržiavajte v rovnakej vzdialenosti od seba. Graf bude čitateľnejší a bude mať profesionálnejší vzhľad.
Keď je vaša tabuľka kompletná, požiadajte niekoho, kto organizáciu dobre pozná (a niekoho, kto ju nepozná), aby sa na ňu pozrel. Týmto spôsobom sa môžete uistiť, že je nielen správny, ale jasný a informatívny pre používateľov na každej úrovni. Ďalšie informácie o vytváraní organizačných schém s softvérom a šablónami pomocou tohto podrobného sprievodcu.
Tím Microsoft 365 sa zameriava na zdieľanie zdrojov, ktoré vám pomôžu začať s podnikaním, viesť svoj podnik a postupne ho rozširovať.
Začíname používať Visio
Pomocou Visia môžete vizualizovať a komunikovať nápady, informácie a procesy prakticky z ľubovoľného miesta a z ľubovoľného zariadenia.
Súvisiaci obsah
Technické informácie pre podniky
Šesť výhod generatívnej umelej inteligencie pre malé podniky
Podniková produktivita
Ako používať umelú inteligenciu na zvýšenie produktivity a efektivity v práci
Technické informácie pre podniky
Umelá inteligencia a produktivita: Ako možno pomocou nástrojov umelej inteligencie zlepšiť zamestnanecké skúsenosti
Podniková produktivita
Sprievodca agilným DevOps pre malé a stredné podniky
Lokalita Obchodné poznatky a návrhy neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.
Sledujte Microsoft 365