Что такое соответствие требованиям GDPR?

Во все более взаимосвязанном мире соответствие требованиям GDPR стало критически важным приоритетом для компаний, которые обрабатывают персональные данные, независимо от того, где они работают. Общий регламент по защите данных (GDPR), введенный в 2018 году, представляет собой регламент в рамках законодательства ЕС, который направлен на защиту и конфиденциальность персональных данных физических лиц в Европейском союзе. Несоответствие требованиям GDPR может привести к значительным штрафам, поэтому для компаний любого размера крайне важно соблюдать требования этого регламента.

Основная цель GDPR — защитить персональные данные и предоставить людям дополнительные возможности управления своими личными сведениями в Интернете. Область применения GDPR обширна и охватывает любую компанию, которая обрабатывает персональные данные жителей ЕС, независимо от физического местонахождения компании.

Соответствие требованиям GDPR — это не просто юридическое требование. Это стало императивом для бизнеса. Организации, соответствующие требованиям GDPR, демонстрируют приверженность к обеспечению конфиденциальности данных, что помогает укрепить доверие клиентов, сотрудников и партнеров. Соответствие требованиям также помогает организациям избежать значительных финансовых штрафов, связанных с нарушением безопасности данных и несоответствием требованиям GDPR.

Общий регламент по защите данных был реализован 25 мая 2018 г., заменив директиву по защите данных 95/46/EC. Он был создан в ответ на стремительную цифровизацию данных и необходимость решения проблем конфиденциальности данных. Комплексная структура GDPR предназначена для укрепления законов о защите данных в ЕС.

Основная цель GDPR — защитить персональные данные и предоставить физическим лицам дополнительные возможности управления своей информацией. Область применения GDPR обширна и охватывает любую компанию, которая обрабатывает персональные данные жителей ЕС, независимо от физического местонахождения компании.

Основные принципы
GDPR установил семь принципов защиты данных, которым должны следовать организации в ЕС или компании, ведущие бизнес в ЕС:

1. Законность, справедливость и прозрачность: Данные должны обрабатываться законным, справедливым и прозрачным способом.
2. Ограничение цели: Данные следует собирать и использовать только для определенных целей.
3. Минимизация данных: Собираемая информация должна быть ограничена необходимыми данными.
4. Точность: Персональные данные должны быть точными и актуальными.
5. Ограничение хранения: Персональные данные не должны храниться дольше, чем необходимо.
6. Целостность и конфиденциальность: Персональные данные должны обрабатываться безопасным способом, защищая их от несанкционированной или незаконной обработки, случайной потери или повреждения.
7. Подотчетность: Организации должны обладать возможностью продемонстрировать свое соответствие всем этим принципам.

GDPR предоставляет гражданам ЕС значительные возможности управления своими персональными данными, устанавливая четкие права по защите их конфиденциальности. GDPR предоставляет гражданам ЕС несколько прав в отношении их персональных данных, в том числе:
 

• Право на получение информации: Физические лица обладают правом на получение информации о сборе и использовании их персональных данных, включая сведения о том, почему они собираются, как долго они будут храниться и кому они будут предоставляться.

• Право доступа: Физические лица могут запросить доступ к своим персональным данным и получить их копию, что позволит им понять, как и кем обрабатываются их данные.

• Право на исправление: Если какие-либо персональные данные являются неточными или неполными, физические лица могут запросить их исправление, что обеспечивает точность и актуальность их информации.

• Право на стирание (право на забвение): В определенных случаях физические лица обладают правом запрашивать удаление своих персональных данных, что удаляет их информацию из систем организации, если она больше не нужна или в случае отзыва предоставленного согласия.

• Право на ограничение обработки: Физические лица могут ограничить способ обработки своих персональных данных, особенно если они оспаривают их точность или если им требуются данные для судебных исков.

• Право на переносимость данных: Физические лица могут получать свои персональные данные в структурированном, распространенном и машиночитаемом формате, а также передавать их другому управляющему данными (при желании).

• Право на возражение: Физические лица обладают правом возражать против обработки своих персональных данных, особенно если они используются для прямого маркетинга или в конкретной ситуации, которая требует конфиденциальности.
  
  

Вместе эти права гарантируют для физических лиц четкую видимость и возможности управления своими персональными данными, обеспечивая прозрачность и подотчетность между организациями. Помимо этих прав, GDPR также устанавливает строгие правила о том, как организации должны получать согласие от физических лиц и управлять этим согласием перед обработкой данных.

Требования к согласию
GDPR требует, чтобы организации получили явное согласие от физических лиц перед сбором и хранением их данных. Это согласие должно быть свободным, конкретным, информированным и недвусмысленным, чтобы физические лица полностью понимали, на сбор каких данных они предоставляют согласие.

Помимо инструкций по согласию, GDPR акцентирует внимание на профилактических мерах защиты данных. Для обработки с высоким риском организации должны проводить оценки влияния на защиту данных с целью оценить и снизить потенциальные риски для прав и свобод физических лиц.

Оценки влияния на защиту данных (DPIA)
Для любых операций обработки, которые могут существенно повлиять на права и свободы физических лиц, оценка влияния на защиту данных является обязательной. Эта оценка вычисляет риски, связанные с обработкой персональных данных, и определяет меры по снижению этих рисков, защите конфиденциальности физических лиц и обеспечению соответствия требованиям.

Начальная оценка и анализ недостатков
Обеспечение соответствия требованиям GDPR начинается с тщательной оценки текущих методов работы с данными в организации. Сюда относится определение и сопоставление всех действий по обработке данных, включая сбор данных, хранение, общий доступ и удаление. Цель — получить полное представление о том, где находятся персональные данные, как они проходят через организацию и кто обладает к ним доступом.

После сбора сведений о текущих методах обработки данных необходимо проанализировать недостатки. Этот анализ сравнивает существующие методики организации с требованиями GDPR для определения областей с возможностями для улучшения. К распространенным недостаткам относится отсутствие четких записей обработки данных, ненадлежащие механизмы получения согласия или недостаточные меры безопасности.

Устранение этих недостатков крайне важно для обеспечения соответствия требованиям GDPR и часто требует взаимодействия между отделами, такими как ИТ-отдел, юридический отдел и отдел кадров, для разработки согласованной стратегии соответствия требованиям. Поняв текущее состояние организации, компании могут создать структурированный план действий по устранению недостатков в области соответствия требованиям и укреплению мер по обеспечению конфиденциальности данных.

Сопоставление данных и документация
Сопоставление данных является важной частью соответствия требованиям GDPR, так как оно обеспечивает четкое визуальное представление перемещения данных в организации. Этот процесс включает трассировку каждого фрагмента персональных данных из точки сбора в хранилище, обработку, общий доступ и, в конечном итоге, удаление. Сопоставление потоков данных позволяет организациям выявлять ненужные действия по обработке данных, обнаруживая разрозненность данных, а также обеспечивая сбор и сохранение только нужных данных. Кроме того, сопоставление данных помогает компаниям выявлять потенциальные уязвимости безопасности, особенно при передаче данных между системами или сторонними организациями.

Помимо сопоставления потоков данных, GDPR требует от организаций вести подробные записи о действиях по обработке данных. Эти записи должны включать цель сбора данных, юридические основания для обработки, периоды хранения данных и любые сторонние организации, участвующие в обработке данных.

Реализация политик защиты данных
Создание надежных политик защиты данных является основой для обеспечения соответствия требованиям GDPR. В этих политиках описывается, как должны обрабатываться персональные данные в организации. В них охватываются такие области, как доступ к данным, хранение и безопасность. Хорошо продуманная политика защиты данных содержит рекомендации по приемлемому использованию данных, помогает сотрудникам понять свою роль в поддержании безопасности данных и устанавливает стандарт того, как организация выполняет свои обязательства по GDPR. Эффективные политики защиты данных должны быть доступными и понятными, а также должны регулярно проверяться, чтобы обеспечивать их соответствие меняющимся требованиям и технологиям конфиденциальности данных.

Для реализации этих политик в организации требуется обучение. Сотрудники на всех уровнях должны понимать принципы GDPR и должны соблюдать рекомендации по обработке данных. Благодаря тому, что сотрудники понимают важность защиты данных и свою роль в обеспечении безопасности персональных данных, организации могут снизить риск случайного нарушения безопасности данных. Этот структурированный подход не только поддерживает соответствие требованиям GDPR, но также вносит вклад в общую безопасность данных.

Для компаний в США соответствие требованиям GDPR создает дополнительные сложности. Организации, находящиеся за пределами ЕС, могут не знать стандартов GDPR, а для соблюдения требований необходимо соблюдать строгие обязательства даже без физического присутствия в Европе. Компании из США, обрабатывающие персональные данные граждан ЕС, должны назначить представителя ЕС, ориентироваться в законах о трансатлантической передаче данных и адаптировать свои процессы в соответствии с высокими стандартами GDPR.

Существует множество инструментов и ресурсов, помогающих организациям, в том числе американским компаниям, в достижении и поддержании соответствия требованиям GDPR, например программное обеспечение для защиты данных, контрольные списки соответствия требованиям и программы обучения.

Чтобы обеспечивать постоянное соответствие требованиям GDPR, рассмотрите возможность реализации следующего контрольного списка:


Регулярные аудиты и мониторинг:
Проводите регулярные аудиты действий по обработке данных, чтобы определять любые отклонения от требований GDPR. Выполняйте постоянный мониторинг своих систем и мер безопасности данных.

Программы обучения и осведомленности:
Предоставляйте сотрудникам комплексное обучение по обеспечению соответствия требованиям GDPR. Убедитесь, что все сотрудники понимают свои роли и обязанности по защите персональных данных.

Реагирование на нарушения безопасности данных и штрафы:
Создайте надежный план реагирования на инциденты для быстрого устранения нарушений безопасности данных и минимизации их влияния. Будьте готовы к возможным штрафам за несоответствие требованиям.

В постоянно меняющемся ландшафте конфиденциальности данных достижение и поддержание соответствия требованиям GDPR может быть сложной и ресурсоемкой задачей для компаний любого размера. При наличии строгих нормативных требований, предназначенных для защиты персональных данных физических лиц, компаниям необходимы надежные решения, которые поддерживают их усилия по обеспечению соответствия требованиям на каждом уровне. Для поддержки ваших усилий по обеспечению соответствия требованиям корпорация Майкрософт предлагает инструменты и решения, напримерMicrosoft Purview и другие решения по обеспечению безопасности данных, которые помогут вам эффективно выполнять обязательства по защите данных.

Интегрируя эти инструменты, компании могут упростить процессы обеспечения соответствия требованиям, автоматизировать основные задачи отчетности и повысить общую безопасность данных, снижая риски, связанные с несоответствием требованиям.