Независимо от того, где вы работаете, знание того, кто чем занимается и какое место занимает, может помочь каждому лучше выполнять свою работу. Организационная структура дает каждому возможность быстро оценить структуру бизнеса, будь то существующий офис, стартап, производственный завод или что-то еще.
Как создать лучшую организационную диаграмму для бизнеса
Что такое организационная структура?
Скорее всего, вы уже видели что-то подобное. Организационные диаграммы, также называемые организационными схемами или органограммами, содержат блоки, фигуры или фотографии, которые представляют людей и должности. Они также могут включать контактную информацию, ссылки на страницы, значки и иллюстрации.
Соединившись линиями, эти блоки образуют диаграмму, изображающую внутреннюю структуру организации. Он показывает, кто кому подчиняется, где находятся подразделения и как связаны между собой департаменты.
Какова цель организационной структуры?
Организационные схемы могут помочь новым сотрудникам или волонтерам быстро познакомиться с компанией, помогая им сопоставить имена и лица с ролями и обязанностями. Даже сотрудники, работающие в компании уже долгое время, отделы кадров и владельцы бизнеса могут извлечь выгоду из наличия организационной структуры под рукой.
Вот что они делают:
- Показать внутреннюю структуру и иерархии
- Помогите сотрудникам понять, кому сообщать и с кем связываться в случае возникновения проблем
- Помогите прояснить роли и обязанности
- Упростите хранение контактной информации сотрудников в одном удобном месте
- Помогите руководству узнать, сколько сотрудников в каждом отделе и как лучше распределить персонал и другие ресурсы
- Дайте персоналу представление о каналах продвижения
Одна организационная схема не может сделать все. Давайте рассмотрим типы организационных структур, которые компании используют чаще всего.
Каковы четыре типа организационных структур?
Тип используемой вами организационной структуры будет зависеть от вашей аудитории, вашей организации и того, что вы хотите донести. Вам может понадобиться всего один образец диаграммы для всей вашей компании или несколько для разных аудиторий или подразделений.
Хотя каждый тип организационной структуры можно изменять и редактировать, большинство компаний используют организационные структуры, которые попадают в одну из следующих четырех категорий:
1. Функциональная иерархия сверху вниз
Иерархическая диаграмма идеально подходит для отображения традиционной структуры бизнеса: она начинается с высшего руководства, а затем разбивается на отделы и подразделения. В каждом подразделении вы перечислите высшее руководство, менеджеров среднего звена, старших сотрудников, персонал среднего звена и младших сотрудников. В конечном итоге иерархическая схема выглядит как пирамида, в которой каждый отдел сводится к генеральному директору.
ПРИМЕЧАНИЕ: Иерархические организационные структуры, как правило, просты для понимания. Но когда в цепочке командования имеется несколько уровней, понять, с кем и когда связаться, может оказаться сложно, особенно если возникла проблема или у кого-то появилась новая идея.
2. Организационная структура дивизиона
Эта форма является безопасным выбором, если ваша компания организована по продуктовым линейкам или географическим регионам. Если они независимы друг от друга, то организационная структура подразделений также является отличным способом наглядно это отразить. Как и схема организационной иерархии, схема дивизионов начинается с президента или генерального директора, но вместо разделения на отделы с общими ресурсами она разделена на направления бизнеса (LOB). На схеме показаны отделы каждого направления деятельности, такие как отдел кадров, бухгалтерский учет, юридический отдел и отдел маркетинга, а также сотрудники или должности в этих отделах.
ПРИМЕЧАНИЕ : Поскольку в таких организациях часто имеются избыточные отделы в каждом подразделении, дивизионная структура может привести к раздутию штата и ненужным накладным расходам.
3. Матричная организационная схема
Попробуйте Visio бесплатно в течение 1 месяца
После завершения месячного бесплатного пробного периода с вас будет списана соответствующая плата за подписку. Требуется кредитная карта. Вы можете в любой момент отменить подписку, и списание средств прекратится.
Этот тип организационных структур обычно применяется в компаниях, в которых есть команды или члены команд имеют более одного менеджера. Например, в газете репортер может освещать как местные новости, так и финансовые события, а это значит, что у него будет два менеджера. Или графический дизайнер в компании, поставляющей энергию, может подчиняться руководителю отдела графического дизайна. Но поскольку он или она работает над проектами для подразделения возобновляемых источников энергии, то проектировщик также может общаться с кем-то из этой команды.
ПРИМЕЧАНИЕ: Когда члены команды работают в разных отделах, организации обычно могут найти более креативные способы решения проблем. Это создает более благоприятную среду для сотрудничества. Однако когда у команды или ее членов более одного руководителя, это может привести к путанице и конфликтам.
4. Плоская организационная схема
Плоские или "горизонтальные" организационные структуры, используемые почти исключительно малыми предприятиями, обычно имеют два уровня: административные должностные лица и рабочие. На схеме сплошные линии показывают основную цепочку командования, а пунктирные линии — вторичные линии власти. На бумаге компании с плоской организационной структурой могут выглядеть как небольшая пожарная часть с начальником, тремя капитанами и несколькими пожарными, работающими под их началом. Или это может быть руководитель или глава отдела, имеющий в своем непосредственном подчинении несколько сотрудников.
ПРИМЕЧАНИЕ : В плоской структуре руководители и их команды часто имеют тесные взаимоотношения и участвуют в принятии решений. Сотрудники обычно имеют больше ответственности и больше автономии, чем в других организационных структурах. Это означает, что создание доверия имеет решающее значение, как и командная работа. Но поскольку матрица настолько компактна, если между сотрудниками и возникают конфликты, они могут быть более выраженными из-за того простого факта, что команда настолько мала.
Создание организационных диаграмм с помощью программного обеспечения
Программное обеспечение для создания организационных диаграмм упрощает создание новых организационных диаграмм и пересмотр старых. Давайте рассмотрим, как создать организационную схему онлайн, используя некоторые из самых популярных доступных программных решений.
Организационные диаграммы в PowerPoint
PowerPoint , возможно, был разработан как инструмент для презентаций, но вы также можете использовать его для разработки организационных диаграмм. Для начала:
- Откройте новый документ PowerPoint
- Перейдите на вкладку "Вставка" и нажмите "SmartArt"
- Перейдите в группу "Иерархия" и выберите нужный вам шаблон организационной структуры
- Щелкните по фигурам, чтобы добавить текст
- При необходимости добавьте больше фигур (или людей)
После того, как все будут учтены, вы можете приступить к реорганизации своей организационной структуры в PowerPoint. Просто вернитесь на вкладку "Дизайн" инструментов SmartArt и используйте кнопки "Повысить/Понизить", чтобы перемещать фигуры по вертикали. Используйте кнопки "Вверх"/"Вниз" для перемещения фигур по горизонтали.
Организационные диаграммы в Word
Возможно, это нетрадиционный способ создания организационных диаграмм, но Microsoft Word может помочь в разработке базовых диаграмм, показывающих, как функционирует ваша организация. Чтобы создать организационную диаграмму в Word, вам нужно сделать следующее:
- Перейдите на вкладку "Вставка" и нажмите "SmartArt".
- Перейдите в группу "Иерархия" и выберите шаблон организационной структуры, который вы хотите использовать.
- Далее вы увидите меню с фигурами, представляющими людей. Просто введите текст, представляющий каждого человека в вашей диаграмме.
- Если вам необходимо добавить фигуры в шаблон организационной диаграммы, щелкните вкладку "Конструктор" инструментов SmartArt, затем щелкните "Добавить фигуру".
- Чтобы упорядочить кого-либо в вашей организационной структуре, щелкните его имя в текстовом диалоговом окне. Нажмите Tab, чтобы переместить их вверх, или Shift + Tab, чтобы переместить их вниз. Или вы можете управлять иерархиями на вкладке "Дизайн SmartArt".
Вы можете настроить цвета, шрифты и размеры с помощью вкладок "Дизайн" и "Формат" инструмента SmartArt.
Организационные диаграммы в Visio из Excel
Visio — это визуальный инструмент на основе перетаскивания, позволяющий людям создавать организационные диаграммы, а также имеющий возможность подключаться к данным в существующих файлах Excel или Active Directory, чтобы помочь вам автоматически создавать организационные диаграммы . Но если объединить эти два подхода, можно создать привлекательные организационные диаграммы для компаний любого размера. Чтобы начать работу, откройте Visio и щелкните "Мастер организационных диаграмм", затем:
- Нажмите "Информация, которая уже сохранена в файле или базе данных"
- Ответьте на вопросы, когда вам будет предложено
- Импортируйте картинки или изображения, если хотите
- Нажмите "Готово"
Наряду с импортом информации в организационную диаграмму из Excel вы также можете добавлять информацию непосредственно в мастер организационных диаграмм.
Дополнительные советы по организационной диаграмме
Даже при использовании программного обеспечения для создания организационных диаграмм органограммы могут быстро превратиться в размытый набор форм и слов. Но с небольшой дизайнерской работой они могут привлечь внимание людей нужным образом. Итак, при доработке вашей диаграммы постарайтесь:
- Выбрать нужный размер . Если ваша диаграмма слишком большая, она будет перегружать вас. Если вам нужно создать три диаграммы вместо одной, сделайте это. Таким образом, ваша аудитория сможет получить общее представление об организационной структуре, а затем, когда будет готова, более подробно изучить отделы и подразделения. Просто убедитесь, что все ведет к высшему уровню вашей организации.
- Использовать формы и цвета последовательно . Используя одну и ту же форму для руководителей, другую для персонала среднего звена и третью для младших сотрудников, вы поможете людям лучше понять вашу диаграмму. Также используйте один цвет для каждого подразделения вашей компании.
- Добавить соответствующую информацию . Обязательно добавьте подробную информацию о своих сотрудниках, например, контактную информацию, местоположение, клиентов или специализацию. Таким образом, если кто-то ищет помощь, он сможет узнать, кто чем занимается и где.
- Показывать помощников с боковой панелью под менеджером . Такой стиль форматирования поможет обозначить роль помощника, при этом четко обозначив непосредственных подчиненных менеджера. И это также может помочь людям узнать, к кому обратиться, если вам нужно связаться с менеджером.
- Обращать внимание на интервал . Располагайте поля на одинаковом расстоянии друг от друга. Ваша диаграмма будет более удобной для чтения и будет иметь более профессиональный вид.
После того, как ваша диаграмма будет готова, попросите кого-нибудь, кто хорошо знает организацию (и кого-нибудь, кто ее не знает), взглянуть на нее. Таким образом, вы можете быть уверены, что информация не только корректна, но и понятна и информативна для людей на всех уровнях. Из этого пошагового руководства вы узнаете больше о создании организационных диаграмм с помощью программного обеспечения и шаблонов .
Коллектив разработчиков Microsoft 365 стремится предоставлять ресурсы, которые помогут вам начать, вести и развивать свой бизнес.
Начало работы с Visio
Visio поможет превратить ваши идеи, данные и процессы в наглядные схемы, которыми вы сможете делиться с любого устройства, где бы вы ни находились.
Ресурсы по теме
Технологии для бизнеса
Шесть преимуществ генеративного ИИ для малого бизнеса
Производительность бизнеса
Как использовать ИИ для повышения продуктивности и эффективности на работе
Технологии для бизнеса
ИИ и продуктивность: Как использовать инструменты ИИ для улучшения опыта сотрудников
Производительность бизнеса
Руководство по Agile DevOps для малого и среднего бизнеса
Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не представляет собой профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.
Следите за новостями о Microsoft 365