Повышение операционной эффективности на первой линии

Узнайте, как повысить производительность, эффективность и операционную эффективность на первой линии.

Три человека в офисе: один делает заметки, другой вводит текст с помощью клавиатуры

Введение в операционную эффективность

Для преуспевания на конкурентных рынках организациям необходимо достичь операционной эффективности или оптимизировать бизнес-процессы и ресурсы для снижения затрат и максимального повышения производительности. В различных отраслях эффективность операций имеет решающее значение для успеха.

Что такое операционная эффективность на первой линии?

Операционная эффективность на первой линии позволяет организациям повышать производительность и минимизировать потери бизнес-ресурсов на первой линии. Эффективные сотрудники и операции на первой линии имеют решающее значение, поскольку они помогают компаниям обеспечивать исключительный уровень обслуживания клиентов, сохраняя или улучшая общую прибыльность. Компании повышают эффективность своих операций на первой линии, чтобы добиться значительных конкурентных преимуществ.

Эффективность работы на первой линии имеет особое значение, поскольку эти команды оказывают существенное влияние на удовлетворенность и удержание клиентов. В отличие от сотрудников в базы знаний, сотрудники первой линии часто взаимодействуют с клиентами напрямую, предлагая им продукты и предоставляя услуги. Когда предприятия повышают эффективность на переднем крае, они могут сократить расходы, свести к минимуму простои и ошибки в работе и в конечном итоге обслуживать больше клиентов.

Преобразование операционной эффективности может оказаться сложной задачей из-за изменчивости задач и условий на первой линии. Работа на первой линии часто бывает динамичной и требует гибкости, что затрудняет внедрение стандартов эффективности для многих предприятий. Кроме того, для повышения эффективности необходимо глубокое понимание существующих бизнес-процессов. Чтобы определить, в каких областях бизнес успешен, а в каких может улучшиться, рассмотрите возможность отслеживания следующих ключевых показателей эффективности:

Время цикла — время, необходимое для выполнения определенной задачи или процесса.
Пропускная способность — объем выполненной работы или произведенных единиц продукции за определенный период.
Уровень использования — процент имеющегося времени, в течение которого сотрудники и системы активно заняты производительными задачами.
Простои — это количество времени, в течение которого системы и процессы не работают.
Частота ошибок — частота дефектов или эксплуатационных ошибок.
Стоимость за единицу — общая стоимость производства одной единицы продукта или услуги.

Преимущества

Преимущества эффективных операций на первой линии

Повышение операционной эффективности на первой линии приносит множество преимуществ для бизнеса, в том числе:

Снижение эксплуатационных расходов

Оптимизированные операции помогают сократить использование ресурсов и ненужные отходы, что позволяет предприятиям значительно сократить расходы.

Улучшенная конкурентоспособность

Эффективные группы и процессы на первой линии сокращают число ошибок и задержек, поддерживая высокие стандарты качества и сокращая время вывода продуктов или услуг на рынок.

Повышение удовлетворенности клиентов

Повышение эффективности часто приводит к улучшению качества обслуживания, сокращению времени реагирования и улучшению обслуживания клиентов, что может напрямую привести к повышению удержания и лояльности клиентов.

Большая прибыльность

Упрощенные рабочие процессы сокращают эксплуатационные расходы, сохраняя или увеличивая производительность, улучшая конечный результат без ущерба для качества.

Улучшенное качество вывода

Оптимизированные и стандартизированные процессы снижают вероятность ошибок и несоответствий в продуктах или услугах.

Улучшенная гибкость

Эффективные операции на первой линии позволяют компаниям легче масштабировать производство в ответ на изменения рынка и меняющиеся потребности клиентов.

Исключительная продуктивность

Автоматизированные задачи и рабочие процессы позволяют работникам первой линии успевать больше, затрачивая то же время и усилия. Кроме того, операционные решения на базе искусственного интеллекта могут использовать прогнозную аналитику для прогнозирования потребностей бизнеса и операционных проблем до того, как они смогут повлиять на производительность.

Повышенный уровень ответственности сотрудников

Оптимизированные операции помогают группам первой линии больше времени уделять стратегическим инициативам, а не утомительным, повторяющимся задачам. Это может снизить текучесть кадров, поскольку сотрудники будут чувствовать себя более удовлетворенными и вовлеченными в свою работу.

Более простое принятие решений

Операции с поддержкой ИИ могут быстро предоставлять сотрудникам первой линии аналитические данные, которые помогут им принимать более точные и своевременные решения.

Примеры операционной эффективности на первой линии

Организация любого размера и в любом секторе бизнеса может получить конкурентное преимущество за счет более эффективной работы. Операционная эффективность на первой линии помогает компаниям сокращать затраты и повышать прибыльность в различных отраслях, включая:

Здравоохранение. Медсестры и врачи внедряют в свою деятельность технологические инструменты для автоматизации планирования приема пациентов, оптимизации потоков пациентов и сокращения времени ожидания. Например, многие больницы используют электронные медицинские карты для упрощения доступа к информации о пациентах и сокращения объема бумажной работы.
Производство. Такие компании, как Toyota, минимизируют затраты на складские запасы, внедряя системы производства "точно вовремя", то есть они получают и производят только то, что нужно, и тогда, когда это нужно. Кроме того, многие производственные предприятия используют автоматизацию и робототехнику для повышения точности и сокращения количества ошибок.
Гостиничный бизнес. Отели внедряют технологии, такие как мобильные инструменты регистрации заезда и выезда, чтобы сократить время ожидания и повысить удовлетворенность клиентов. Они также часто используют программное обеспечение для планирования, чтобы оптимизировать кадровое обеспечение с учетом загруженности и спроса.
Логистика. Транспортные компании автоматизируют упаковку товаров, чтобы ускорить процессы выполнения заказов. Кроме того, они используют программное обеспечение для оптимизации маршрутов, чтобы ускорить доставку и сократить расход топлива.
Розничная торговля. Магазины используют расширенные решения по управлению запасами, чтобы предотвратить затоваривание и дефицит. Это также повышает удовлетворенность клиентов, гарантируя, что продукция будет легко доступна для покупки.

Операционная эффективность против результативности

Понимание того, как различаются и соотносятся операционная эффективность и результативность, важно для организаций, стремящихся к долгосрочному успеху. Хотя обе концепции имеют решающее значение для общего благополучия бизнеса, операционная эффективность сосредоточена на результатах бизнес-процессов и на том, насколько хорошо эта работа достигает поставленных целей и задач. Например, если операции на передовой не отвечают ожиданиям бизнеса и потребностям клиентов, их можно считать неэффективными.

Операционная эффективность связана с оптимизацией процессов организации. Внедрение эффективных операций помогает обеспечить ведение бизнеса максимально прибыльными способами. Без эффективности эффективные операции не могут быть устойчивыми, а без результативности эффективные операции бессмысленны.

Операционная эффективность и производительность

В то время как операционная эффективность измеряет, насколько эффективно используются ресурсы предприятия для выполнения работы, производительность — это всего лишь мера общего объема выполненной работы. Обе идеи направлены на повышение эффективности бизнеса, но делают это разными способами. Повышая производительность, организации могут создавать больше продукции и предоставлять больше услуг, не требуя дополнительных ресурсов. Компании могут сосредоточиться на повышении производительности, а не эффективности, чтобы увеличить продажи и получить более высокую прибыль.

С другой стороны, операционная эффективность помогает предприятиям сокращать затраты и повышать рентабельность. Оптимизируя процессы, организации могут эффективнее использовать имеющиеся у них ресурсы. Повышение операционной эффективности также может косвенно влиять на производительность за счет сокращения потерь времени и труда, позволяя работникам производить больше продукции, не затрачивая больше ресурсов.

Рассмотрите возможность применения сбалансированного подхода к повышению эффективности и производительности труда на переднем крае, чтобы гарантировать, что бизнес будет увеличивать объемы производства и доходы устойчивым и экономически эффективным способом.

Операционная эффективность на основе ИИ

Используя инструменты искусственного интеллекта, такие как Microsoft Power Apps и Microsoft Power Automate, предприятия могут выполнять больше работы и использовать меньше ресурсов. Интеллектуальные решения предоставляют возможности автоматизации и анализа данных, которые помогают организациям повышать производительность и принимать более обоснованные решения. Сотрудники первой линии могут повысить эффективность ИИ за счет автоматизации рутинных задач и процессов, таких как ввод данных, планирование и управление запасами, чтобы направлять больше времени и усилий на эффективные бизнес-инициативы. Кроме того, сотрудники могут использовать инструменты ИИ для быстрого анализа огромных объемов данных, чтобы оптимизировать процессы принятия бизнес-решений и предвидеть операционные проблемы до того, как они нарушат рабочие процессы.

Как повысить операционную эффективность на первой линии

Стратегии и методы повышения операционной эффективности на первой линии включают:

Оптимизация процесса. Проведите аудит существующих рабочих процессов, чтобы выявить узкие места и недостатки и оптимизировать их. Кроме того, внедрите стандартизированные рабочие процедуры, чтобы обеспечить согласованность и сократить количество ошибок.
Принятие технологий. Автоматизируйте повторяющиеся задачи и трудоемкие процессы, чтобы сэкономить время. Кроме того, используйте такие инструменты, как Microsoft Teams, для улучшения взаимодействия и коммуникации между работниками первой линии.
Обучение и развитие сотрудников. Постоянно предоставлять работникам первой линии обновленную информацию, технологии и лучшие методики, необходимые им для достижения успеха. Кроме того, поощряйте программы развития навыков, которые помогут повысить вовлеченность и эффективность сотрудников.
Мониторинг производительности. Установите метрики и ключевые показатели эффективности для отслеживания эффективности и производительности на переднем крае, а также определите области для улучшения.
Управление ресурсами. Оптимально распределяйте бизнес-ресурсы, такие как персонал и товарные запасы, чтобы сократить отходы и повысить прибыльность.

Достижение операционной эффективности на первой линии

Получите конкурентное преимущество, предоставив своему бизнесу комплексное решение для управления операциями на передовой, например Microsoft 365. Использование таких инструментов, как Microsoft Teams, в операциях может помочь сотрудникам упростить совместную работу и преодолеть трудности в общении. Например, на крупном норвежском продуктовом рынке Coop Norge отсутствовал единый способ связи между сотрудниками первой линии и обмена информацией. Приняв Teams, компания Coop оптимизировала взаимодействие между более чем 23 000 сотрудников, предоставив каждому возможность быстро получать доступ к важной информации и эффективно совместно работать.

Решения расширенных операций также позволяют вашему бизнесу экономить время и усилия за счет автоматизации повседневных задач. Заменив ресурсоемкие процессы альтернативами на базе искусственного интеллекта, компания может значительно повысить эффективность своих операций на передовой. Например, японская косметическая компания Shiseido внедрила Power Apps для автоматического создания торговых предложений с использованием цифровых технологий. Это сокращает объем ручной работы, необходимой для завершения процесса, и обеспечивает большую согласованность. Кроме того, интеллектуальные решения для анализа данных могут помочь вашим группам на первой линии повысить операционную эффективность и устойчивость за счет улучшения процессов принятия решений.

Операционная эффективность, или рентабельность, определяет, насколько хорошо организация использует бизнес-ресурсы, такие как время и рабочая сила, для максимального повышения производительности при минимизации затрат и отходов. Компании с высокой операционной эффективностью могут поставлять высококачественную продукцию или услуги по низким ценам, повышая свою общую прибыльность и конкурентоспособность.
Предприятия различных отраслей могут повысить операционную эффективность, чтобы получить конкурентное преимущество. Примеры:

Оптимизация розничных запасов с использованием современных систем управления запасами.
Ускорение поставок и сокращение расхода топлива с помощью программного обеспечения для оптимизации маршрутов.
Оптимизация здравоохранения с помощью автоматизированного планирования приема пациентов и электронных медицинских карт.
Ускорение обслуживания в ресторанах и повышение точности заказов с помощью цифровой системы заказов.
Три основных фактора, способствующих повышению операционной эффективности, включают:

Оптимизация процессов, гарантирующая оптимизацию рабочих процессов для повышения производительности и сокращения задержек.
Использование ресурсов, наилучшее применение имеющихся бизнес-ресурсов, таких как технологии, для максимизации производительности и ограничения отходов.
Постоянная оценка и совершенствование, регулярная оценка и улучшение операций для адаптации к изменяющимся условиям и повышения прибыльности.
Чтобы измерить операционную эффективность компании, рассмотрите возможность отслеживания следующих ключевых показателей эффективности:

Время цикла — время, необходимое для завершения определенного процесса.
Пропускная способность — объем работы, выполненной за определенный период.
Коэффициент использования — количество времени, в течение которого системы задействованы в производительности.
Время простоя — время, в течение которого системы не работают.
Коэффициент ошибок —частота ошибок.
Стоимость за единицу — общая стоимость производства одной единицы товара или услуги.
Операционная эффективность или результативность относится к результатам процесса и к тому, насколько хорошо выполненная работа достигает поставленных бизнес-целей и задач. Например, если операции на первой линии не отвечают потребностям клиентов, их можно считать неэффективными.