Ce este conformitatea cu RGPD?

Într-o lume din ce în ce mai interconectată, conformitatea cu RGPD a devenit o prioritate critică pentru companiile care manipulează date personale, indiferent de locul în care își desfășoară activitatea. Introdus în 2018, RGPD este un regulament din legislația UE care se concentrează pe protecția și confidențialitatea datelor cu caracter personal pentru persoanele fizice din Uniunea Europeană. Nerespectarea RGPD poate duce la sancțiuni semnificative, ceea ce face esențial ca întreprinderile de toate dimensiunile să respecte reglementările regulamentului.

Scopul principal al RGPD este de a proteja datele personale și de a oferi oamenilor un control mai mare asupra informațiilor lor personale online. Domeniul de aplicare al RGPD este vast, acoperind orice afacere care prelucrează date personale ale rezidenților UE, indiferent de locația fizică a companiei.

Conformitatea cu RGPD nu este doar o cerință legală, ci a devenit o cerință obligatorie de afaceri. Organizațiile care respectă RGPD demonstrează un angajament față de confidențialitatea datelor, ceea ce ajută la susținerea încrederii clienților, angajaților și partenerilor. Conformitatea ajută, de asemenea, firmele să evite sancțiuni financiare semnificative asociate cu încălcarea datelor și nerespectarea mandatelor RGPD.

Regulamentul general privind protecția datelor a fost implementat la 25 mai 2018, înlocuind Directiva 95/46/CE privind protecția datelor. A fost creat ca răspuns la digitalizarea rapidă a datelor și la nevoia de a aborda preocupările legate de confidențialitatea datelor. Cadrul complex al RGPD are scopul de a consolida legile privind protecția datelor în întreaga UE.

Scopul principal al RGPD este de a proteja datele personale și de a oferi persoanelor un control mai mare asupra informațiilor personale. Domeniul de aplicare al RGPD este vast, acoperind orice afacere care prelucrează datele personale ale rezidenților UE, indiferent de locația fizică a companiei.

Principii cheie
RGPD a stabilit șapte principii de protecție a datelor pe care organizațiile din UE sau care desfășoară afaceri în UE trebuie să le respecte:

1. Legalitate, corectitudine și transparență: Datele trebuie procesate într-un mod legal, corect și transparent.
2. Limitarea scopului: Datele trebuie colectate și utilizate doar în scopuri specifice.
3. Minimizarea datelor: Datele colectate ar trebui să fie limitate la ceea ce este necesar.
4. Acuratețe: Datele cu caracter personal trebuie să fie corecte și actualizate.
5. Limite de stocare: Datele cu caracter personal nu trebuie păstrate mai mult decât este necesar.
6. Integritate și confidențialitate: Datele cu caracter personal trebuie să fie procesate în siguranță, protejate împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale, pierderii accidentale sau deteriorării.
7. Responsabilitate: Organizațiile trebuie să demonstreze conformitatea cu toate aceste principii.

RGPD oferă cetățenilor UE un control semnificativ asupra datelor personale prin stabilirea unor drepturi clare de a le proteja confidențialitatea. RGPD acordă cetățenilor UE mai multe drepturi asupra datelor cu caracter personal, inclusiv:
 

• Dreptul de a fi informat: Persoanele au dreptul de a fi informate despre colectarea și utilizarea datelor cu caracter personal, inclusiv detalii despre motivul pentru care sunt colectate, cât timp vor fi păstrate și cu cine vor fi distribuite.

• Dreptul de acces: Persoanele pot solicita acces la datele cu caracter personal și pot obține o copie a acestora, permițându-le să înțeleagă modul în care sunt procesate datele și de către cine.

• Dreptul la rectificare: Dacă orice date cu caracter personal sunt inexacte sau incomplete, persoanele pot solicita corectarea acestora, asigurându-se că informațiile sunt corecte și actualizate.

• Dreptul la ștergere (dreptul de a fi uitat): În anumite circumstanțe, persoanele fizice au dreptul de a solicita ștergerea datelor personale, de a-și elimina informațiile din sistemele unei organizații dacă nu mai este necesar sau dacă își retrag consimțământul.

• Dreptul de a restricționa procesarea: Persoanele fizice pot limita modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal, mai ales dacă contestă acuratețea acestora sau dacă solicită datele pentru revendicări legale.

• Dreptul la portabilitatea datelor: Persoanele fizice au dreptul de a obține datele personale într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit de mașină și le pot transfera unui alt operator de date, dacă doresc.

• Dreptul la contestație: Persoanele fizice au dreptul de a se opune prelucrării datelor personale, mai ales dacă acestea sunt utilizate pentru marketing direct sau dacă au o situație specifică care garantează confidențialitatea.
  
  

Împreună, aceste drepturi asigură că indivizii au vizibilitate clară și control asupra datelor personale, consolidând transparența și responsabilitatea în rândul organizațiilor. Dincolo de aceste drepturi, RGPD stabilește și linii directoare stricte cu privire la modul în care organizațiile trebuie să obțină și să gestioneze consimțământul persoanelor fizice înainte de a le prelucra datele.

Cerințe privind consimțământul
GDPR necesită ca organizațiile să obțină un consimțământ explicit de la persoane înainte de a colecta și a stoca datele. Acest consimțământ trebuie să fie oferit în mod liber, specific, informat și neambiguu, asigurându-se că persoanele înțeleg pe deplin ce date au acceptat să fie colectate.

Pe lângă indicațiile privind consimțământul, RGPD evidențiază măsurile proactive de protecție a datelor. Pentru activitățile de procesare cu risc ridicat, organizațiile trebuie să efectueze evaluări de impact privind protecția datelor pentru a evalua și a atenua riscurile potențiale la adresa drepturilor și libertăților persoanelor.

Evaluarea impactului asupra protecției datelor (EIPD)
Pentru orice operații de prelucrare care ar putea avea un impact semnificativ asupra drepturilor și libertăților persoanelor, Evaluarea impactului asupra protecției datelor este obligatorie. Această evaluare examinează riscurile implicate în prelucrarea datelor cu caracter personal și evidențiază măsuri pentru atenuarea acestor riscuri, protejând confidențialitatea persoanelor și asigurând conformitatea.

Evaluarea inițială și analiza decalajelor
Realizarea conformității cu RGPD începe cu o evaluare detaliată a practicilor curente de date din cadrul unei organizații. Acest lucru implică identificarea și maparea tuturor activităților de prelucrare a datelor, inclusiv colectarea, stocarea, distribuirea și ștergerea datelor. Scopul este de a obține o înțelegere detaliată a locului în care se află datele personale, a modului în care acestea circulă prin organizație și cine are acces la acestea.

După colectarea informațiilor despre practicile curente de prelucrare a datelor, următorul pas este efectuarea unei analize a decalajului. Această analiză compară practicile existente ale unei organizații cu cerințele RGPD pentru a identifica domeniile care nu îndeplinesc standardele. Discrepanțele frecvente pot include lipsa unor evidențe clare ale procesării datelor, mecanisme de consimțământ inadecvate sau măsuri de securitate insuficiente.

Remedierea acestor discrepanțe este esențială pentru conformitatea cu RGPD și necesită adesea colaborarea între departamente, cum ar fi tehnologia informației, juridic și resurse umane, pentru a dezvolta o strategie coerentă de conformitate. Înțelegând unde se află organizația în prezent, companiile pot crea un plan de acțiune structurat pentru a elimina discrepanțele de conformitate și pentru a consolida măsurile de confidențialitate a datelor.

Maparea și documentația datelor
Maparea datelor este o parte esențială a conformității cu RGPD, deoarece oferă o reprezentare vizuală clară a modului în care datele se deplasează în cadrul organizației. Acest proces implică urmărirea fiecărei date cu caracter personal de la punctul de colectare până la stocare, procesare, distribuire și, în cele din urmă, ștergere. Prin maparea fluxurilor de date, organizațiile pot identifica activitățile inutile de procesare a datelor, pot descoperi depozite de date și pot asigura că numai datele relevante sunt colectate și păstrate. Mai mult, maparea datelor ajută companiile să descopere potențiale vulnerabilități de securitate, în special atunci când datele sunt transferate între sisteme sau către terți.

Pe lângă cartografierea fluxurilor de date, RGPD solicită organizațiilor să mențină înregistrări detaliate ale activităților de prelucrare a datelor. Aceste înregistrări ar trebui să includă scopul colectării datelor, bazele legale pentru prelucrare, perioadele de păstrare a datelor și orice terți implicați în prelucrarea datelor.

Implementarea politicilor de protecție a datelor
Stabilirea de politici robuste de protecție a datelor este fundamentală pentru conformitatea cu RGPD. Aceste politici subliniază modul în care datele personale ar trebui să fie gestionate în cadrul organizației, acoperind domenii precum accesul la date, păstrarea și securitatea. O politică bine elaborată de protecție a datelor oferă linii directoare privind utilizarea acceptabilă a datelor, îi ajută pe angajați să înțeleagă rolul lor în menținerea securității datelor și stabilește standardul pentru modul în care organizația își îndeplinește obligațiile RGPD. Politicile eficiente de protecție a datelor ar trebui să fie accesibile, clare și revizuite în mod regulat pentru a asigura că rămân aliniate cu cerințele și tehnologiile în evoluție privind confidențialitatea datelor.

Implementarea acestor politici în cadrul organizației necesită instruire. Angajații de la toate nivelurile ar trebui să înțeleagă principiile RGPD și să fie încurajați să urmeze cele mai bune practici în manipularea datelor. Prin asigurarea faptului că angajații cunosc importanța protecției datelor și rolul lor în protejarea informațiilor cu caracter personal, organizațiile pot reduce riscul de breșe accidentale ale datelor. Această abordare structurată nu numai că sprijină conformitatea cu GDPR, dar contribuie și la securitatea generală a datelor.

Pentru firmele din Statele Unite ale Americii, conformitatea cu RGPD implică provocări suplimentare. Este posibil ca organizațiile din afara UE să nu fie la fel de familiare cu standardele RGPD, iar conformitatea necesită îndeplinirea unor obligații stricte chiar și fără o prezență fizică în Europa. Firmele din Statele Unite ale Americii care manipulează datele cu caracter personal ale cetățenilor UE trebuie să desemneze un reprezentant UE, să navigheze în legile transatlantice privind transferul de date și să își adapteze procesele pentru a se alinia la standardele înalte ale RGPD.

Sunt disponibile numeroase instrumente și resurse pentru a ajuta organizațiile, inclusiv companiile cu sediul în Statele Unite ale Americii, în atingerea și menținerea conformității cu RGPD, cum ar fi software-ul de protecție a datelor, listele de verificare și programele de formare.

Pentru a asigura conformitatea continuă cu RGPD, luați în considerare implementarea următoarei liste de verificare:


Auditări și monitorizare regulate:
Efectuați auditări regulate ale activităților de prelucrare a datelor pentru a identifica orice discrepanțe de la cerințele RGPD. Monitorizați continuu sistemele și măsurile de securitate a datelor.

Programe de instruire și conștientizare:
Oferiți angajaților cursuri de instruire complete cu privire la conformitatea cu RGPD. Asigurați-vă că toți angajații își înțeleg rolurile și responsabilitățile în protejarea datelor cu caracter personal.

Răspunsul la încălcări de date și amenzi:
Stabiliți un plan robust de răspuns la incidente pentru a trata cu promptitudine breșele de date și a minimiza impactul acestora. Fiți pregătit să gestionați eventualele amenzi și penalități pentru nerespectare.

În peisajul în continuă evoluție al confidențialității datelor, atingerea și menținerea conformității cu RGPD poate fi o sarcină complexă și consumatoare de resurse pentru companiile de toate dimensiunile. Cu reglementări stricte concepute pentru a proteja datele personale ale persoanelor, companiile au nevoie de soluții fiabile care să le susțină eforturile de conformare la fiecare nivel. Pentru a susține eforturile de conformitate, Microsoft oferă instrumente și soluții, cum ar fi Microsoft Purview și alte soluții de securitate a datelor, pentru a vă ajuta să navigați în mod eficient prin obligațiile de protecție a datelor.

Prin integrarea acestor instrumente, companiile își pot eficientiza procesele de conformitate, automatiza sarcinile cheie de raportare și pot îmbunătăți securitatea generală a datelor, reducând riscurile asociate cu neconformitatea.