5 tipuri de instrumente de colaborare care îmbunătățesc productivitatea

Cum îmbunătățesc instrumentele de colaborare productivitatea

Fiecare afacere beneficiază de o muncă excelentă în echipă. Colaborarea între membrii echipei este esențială, indiferent dacă vindeți modele florale sau creați următoarea aplicație pentru smartphone. Însă colaborarea excelentă necesită comunicare excelentă. Iar calitatea acestei comunicări, arată studiile, este mult mai valoroasă decât cantitatea.

În acest articol, aflați cum ajută instrumentele echipele la distanță să colaboreze și să îmbunătățească productivitatea. De asemenea, descoperiți cum cele mai recente instrumente de inteligență artificială pot ajuta echipele să accelereze comunicarea, să fluidizeze activitățile, să îmbunătățească creativitatea și multe altele.

Colaborarea la locul de muncă evoluează permanent

Colaborarea este lucrul împreună pentru un proiect sau un obiectiv comun, și este mai importantă ca niciodată. Însă crearea unui loc de muncă în care colaborarea să prospere nu decurge întotdeauna la fel de bine cum a fost planificat. Uneori, echipelor le lipsește o viziune comună sau membrii echipei nu își înțeleg responsabilitățile, ceea ce creează confuzie și ineficiență.

Așadar, este important să alegeți instrumentele de colaborare potrivite. Din fericire, colaborarea la locul de muncă a evoluat din timpurile cu fire de e-mail nesfârșite și de cicluri repetitive de întâlniri. Instrumentele de astăzi profită de o rețea întotdeauna conectată, cu acces în timp real la fișiere și colaborare potrivită pentru echipele distribuite și lucrul hibrid.

Instrumente de colaborare precum conferințe video, software de cloud computing, iar acum inteligența artificială, au apărut pentru a spori eficiența, productivitatea și colaborarea în echipă.

Importanța și necesitatea instrumentelor de colaborare au ajuns în prim plan în momentul maxim al pandemiei COVID-19, când mulți angajați au fost forțați să lucreze de la distanță perioade extinse de timp. De fapt, potrivit unui sondajGartner Inc., aproape 80% dintre lucrători au utilizat instrumente de colaborare pentru lucru în 2021, în creștere față de puțin peste jumătate din lucrători în 2019.

Deși există multe tipuri deinstrumente de colaborare onlinepentru a ajuta echipele să comunice eficient și să rămână coordonate, instrumentele potrivite la momentul potrivit pot face ca echipele să continue să lucreze mai eficient.

Alegerea instrumentelor de colaborare potrivite

Colaborarea la locul de muncă arată diferit pentru fiecare firmă și fiecare echipă. În funcție de dimensiunea, structura și locațiile lor, toate organizațiile se confruntă cu provocări unice atunci când vine vorba de a lucra împreună. Luați în considerare următoarele întrebări atunci când implementați noi instrumente de colaborare:

Aveți implementat un proces de gestionare a modificărilor? Implementarea unui instrument nou necesită planificare și pregătire. Gândiți-vă dacă aveți susținerea organizației pentru modificare, o viziune comună pentru rezultat, asistență logistică și sprijinul angajaților, precum și o modalitate de a monitoriza impactul modificării.

Există o curbă de învățare rapidă? Unul dintre cele mai importante considerente pentru orice serviciu nou este ușurința de utilizare. Solicitați o demonstrație a instrumentelor care vă interesează și uitați-vă la lucruri precum interfețe intuitive și navigare simplă.

Cum comunică cel mai bine echipele dvs.? Preferă să utilizeze exclusiv instrumentele de chat și de mesagerie pe mai multe canale sau comunică, de asemenea, cu instrumentele de e-mail și de gestionare a proiectelor?

La ce tipuri de proiecte colaborează echipele dvs.? Diversele domenii de activitate au nevoie de instrumente de colaborare diferite. De exemplu, o firmă de marketing are nevoie de alte instrumente decât o firmă de producție. Asigurați-vă că înțelegeți gama de proiecte specifice sectorului de activitate la care vor lucra echipele dvs.

Câte persoane trebuie să colaboreze? Echipele mai mici comunică, distribuie informații și oferă actualizări ale progresului altfel decât echipele mai mari. Selectați instrumentele de colaborare potrivite în funcție de dimensiunea echipei și a organizației.

Doriți să utilizați mai multe instrumente sau o platformă all-in-one? Efectuați un audit pentru instrumentele actuale. După ce identificați toate tehnologiile de colaborare pe care le aveți deja implementate, decideți dacă doriți să adăugați instrumente noi sau să le înlocuiți pe cele vechi, pentru a maximiza avantajele colaborării la nivel de firmă.

Sunt importante integrarea și compatibilitatea? Dacă găsiți un instrument perfect pentru a face un singur lucru, luați în considerare dacă se integrează perfect cu alte aplicații și software. De asemenea, asigurați-vă că instrumentul este compatibil cu toate tipurile de fișiere pe care le utilizează echipa dvs.

Este securitatea o prioritate de top? Instrumentele de colaborare variază foarte mult atunci când vine vorba de capacitățile de securitate. Luați în considerare instrumentele cu politici care controlează autorizarea accesului la întâlniri, partajarea fișierelor, chatul și accesul extern. De asemenea, unele instrumente oferă criptare integrală, în timp ce altele oferă chei deținute de client.

Cât doriți să cheltuiți? Când selectați un instrument de colaborare, costul este un factor cheie. Unele sunt gratuite, în timp ce altele au planuri de prețuri pe lună, an sau număr de utilizatori. De asemenea, dacă este necesară personalizarea instrumentului, acesta poate fi un cost suplimentar.

Aveți timp și buget pentru instruire? Instruirea echipei dvs. cu privire la instrumentele de colaborare este esențială. Rețineți: pentru ca instrumentele de colaborare să funcționeze, acestea trebuie să fie adoptate cu ușurință de toți membrii echipei. După ce alegeți o soluție, dedicați timp pentru a instrui echipele și începeți să faceți tranziția lentă la noul software sau instrument.

Alte câteva caracteristici cheie de luat în considerare atunci când vă gândiți să selectați instrumente de colaborare:

Chat și mesagerie pe mai multe canale
Flexibilitate (colaborare asincronă, în direct și cu table albe)
Scalabilitate
Integrarea inteligenței artificiale

Șase tipuri de instrumente de colaborare pentru a îmbunătăți productivitatea

Instrumentele de gestionare a proiectelor fac ca activitatea să continue

Mâini tastând pe o tastatură cu o pictogramă de blocare.

Microsoft 365 Copilot

Economisiți timp și concentrați-vă asupra lucrurilor care contează cel mai mult cu ajutorul inteligenței artificiale în Microsoft 365 pentru firme.

Aflați mai multe

Indiferent dacă planificați nunți sau construiți site-uri web, este posibil să fi lucrat la proiecte mari care necesită participarea a unui număr mare de persoane. Din fericire, există instrumente de gestionare a proiectelor pentru a ajuta la gestionarea eficientă a tuturor părților implicate.

2. Conferințele video creează relații

Imaginați-vă că trebuie să organizați o întâlnire importantă, dar jumătate din echipă călătorește sau lucrează de la distanță. Conferințele video reprezintă un mod de a obține toate beneficiile întâlnirilor față în față, fără cheltuielile și provocarea planificării unei întâlniri în persoană. 

3. Chatul duce lucrurile la bun sfârșit mai rapid

Uneori, este cel mai eficient să puneți o întrebare rapidă și să obțineți un răspuns prompt. Cu instrumente de mesagerie instant concepute pentru biroul dvs., membrii echipei pot consulta și pot rezolva problemele rapid.

4. Revizuirea documentelor în timp real reduce întârzierile

Uitați schimburile de e-mail pline de atașări și editări derutante care nu își au locul în document sau prezentare. Cu colaborare pentru documente în timp real, echipele pot lucra împreună simultan la același proiect , fie că este vorba de un document text, o foaie de calcul sau o prezentare PowerPoint.

5. Controlul versiunilor în cloud menține lucrurile organizate

Stocarea proiectelor în cloud oferă un control ușor al versiunilor, care permite tuturor persoanelor cu acces să intre online oricând, să găsească o anumită versiune și să salveze o copie, dacă este necesar, înainte de a adăuga feedback. În plus, utilizarea aplicațiilor de colaborare precum Microsoft Teams vă ajută să găsiți și să partajați în siguranță fișiere cu alte persoane.

6. Sporiți conectivitatea, productivitatea și creativitatea cu inteligența artificială

Este întotdeauna dificil să fiți cu un pas înaintea competiției, dar puteți oferi echipelor un avantaj cu instrumentele de inteligență artificială. Accelerați comunicarea, simplificați sarcinile angajaților și accelerați livrarea serviciului cu soluții de inteligență artificială precum Microsoft 365 Copilot. Anticipați nevoile echipei și evitați timpul de nefuncționare cu capacități predictive și accelerați operațiile cu automatizarea.

Printre activitățile la care pot ajuta instrumentele de inteligență artificială se numără:

Căutarea în arhivele de e-mail și chat
Rezumarea întâlnirilor
Redactarea de prezentări
Generarea de produse și servicii noi
Personalizarea experiențelor
Îmbunătățirea proceselor decizionale

Lucrul mai inteligent cu inteligența artificială: Susțineți forța de muncă cu un nou partener de productivitate

În această carte electronică, descoperiți modul în care pot fi utilizate instrumente precum Microsoft 365 Copilot pentru a crea un mediu în care creativitatea și productivitatea prosperă.

OBȚINEȚI CARTEA ELECTRONICĂ

Beneficiile și provocările instrumentelor de colaborare

Avantajul instrumentelor de colaborare constă în eficiență și productivitate sporite. Majoritatea instrumentelor sunt proiectate să preia o parte din sarcina gestionării proiectelor de la lideri și membrii echipei.

Una dintre principalele provocări ale utilizării instrumentelor de colaborare este depășirea procesului de învățare al adoptării unor instrumente noi, precum inteligența artificială. Când se alătură noi membri ai echipei, punerea la curent a acestora în legătură cu modul de utilizare a instrumentelor poate dura un timp. Ghiduri de pornire rapidă și canalele YouTube contribuie la accelerarea instruirii angajaților.

De obicei, lucrul online oferă eficiență și capacități de gestionare a proiectelor, pentru a menține toți membrii implicați organizați și pe baricade. În plus, lucrul în cloud reduce decalajul, astfel încât toată lumea este la zi.

De asemenea, rețineți că, atunci când vine vorba de inteligența artificială, orice rezultat din aceste instrumente puternice de automatizare ar trebui să fie revizuit și verificat de oameni înainte de utilizare.

Împuterniciți echipele să lucreze mai inteligent și să colaboreze fără probleme

Instrumentele de colaborare potrivite vă pot ajuta echipele să realizeze mai multe împreună și le permit să lucreze de oriunde și oricând. Pentru a afla mai multe despre instrumentele de colaborare Microsoft, consultați aceste resurse:

Instrumente de colaborare

Gestionarea proiectelor

Instrumente de inteligență artificială

Despre autor

Echipa Microsoft 365 se axează pe distribuirea resurselor pentru a vă ajuta să începeți, să derulați și să vă dezvoltați afacerea.

PRODUSE CONEXE
Microsoft Teams

Introducere în Microsoft 365

Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.

Cumpărați acum

^{Detalii și idei de afaceri nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a discuta despre situația dvs.}