Como escolher o fluxograma mais eficiente
O que é um fluxograma?
Os fluxogramas dão-lhe uma forma de representar visualmente um processo ou sistema com formas ou uma combinação de formas e palavras. Podem variar entre imagens rápidas, desenhadas à mão, e diagramas robustos, gerados por computador, que dividem ideias complexas em partes digeríveis e fáceis de compreender. Além disso, pode utilizar fluxogramas com pessoas técnicas e não técnicas em praticamente qualquer área.
São particularmente úteis numa variedade de situações, incluindo:
- Documentar e analisar processos
- Desenvolver software ou redes informáticas
- Comunicar ou normalizar processos
- Identificar redundâncias, bloqueios e ineficiências em processos
- Criar um plano ou estrutura para um novo projeto, departamento ou negócio
- Planear o trabalho de um projeto com vários intervenientes
- Compreender como os utilizadores navegam num site ou numa loja
- Ilustrar um processo de fabrico
- Criar um novo produto ou serviço
Benefícios dos fluxogramas
Para além da capacidade de trabalhar em quase todos os cenários, os fluxogramas oferecem uma vasta gama de benefícios, incluindo:
Visualização de informações
Um fluxograma pode ser uma mais-valia, pois fornece-lhe um elemento visual de como um produto ou serviço deve funcionar, como um projeto deve fluir ou como uma rede pode funcionar antes de ser criada. Ao permitir-lhe identificar dependências, eficiências, necessidades de pessoal e outras variáveis que podem ter impacto no seu projeto mais tarde, os fluxogramas podem ajudar a poupar tempo e dinheiro.
Documentação
Com um criador de fluxogramas, pode guardar todos os seus ficheiros digitalmente, distribuí-los quase instantaneamente e até criar uma biblioteca de modelos de fluxogramas. Desta forma, os seus ficheiros estarão sempre acessíveis, as suas equipas podem manter-se atualizadas, a sua empresa pode manter-se em conformidade e não terá de reinventar a roda da próxima vez que precisar de conceber um fluxograma semelhante.
Comunicação simplificada
Os fluxogramas tornam todos os detalhes claros, o que pode ajudar as equipas a compreender rapidamente as tarefas em curso, quando e por quem. Esta informação pode significar menos reuniões, menos perguntas e mais tempo para todos trabalharem. Os fluxogramas também são úteis para manuais informativos ou mesmo para a integração de colaboradores. No essencial, os fluxogramas adicionam contexto a conjuntos de instruções e proporcionam uma maior eficiência em tarefas periódicas.
Execução fácil
Os modelos de fluxogramas online permitem-lhe começar mais depressa. Com personalizações simples, colaboração otimizada e controlo de versões integrado, pode criar exatamente o que a sua organização precisa, procurar contributos em todas as fases e saber sempre onde estão os ficheiros mais recentes e importantes.
Tipos de fluxogramas
Embora os fluxogramas possam ser utilizados para explicar praticamente tudo, a maioria das pessoas utiliza-os por um de três motivos: para informar decisões, mostrar processos ou para apresentação de dados - razão pela qual a maioria dos modelos de fluxogramas se enquadra numa dessas três categorias. Vamos ver o que cada tipo de fluxograma implica e quando e porquê utilizá-los.
1. Árvore de decisão
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Pense numa árvore de decisão como um fluxograma "se isto, então aquilo". Ao permitir-lhe criar um mapa de possíveis resultados com base num conjunto específico de definições, uma árvore de decisão pode ajudar a ver claramente um caminho e a pesar as suas opções.
As árvores de decisão começam normalmente com um único nó (a pergunta), subdivide-se em duas opções (decisões) e, em seguida, essas opções conduzem a nós adicionais (resultados possíveis). Devido à sua natureza, as árvores de decisão são especialmente boas para realçar probabilidades e benefícios e podem mesmo ser utilizadas para conceber algoritmos que ajudam a prever resultados.
2. Fluxograma de processos
Ao dar-lhe o poder de criar diagramas e analisar o fluxo de atividades na produção de um produto ou serviço, um fluxograma de processo pode ajudar a encontrar lacunas e redundâncias no seu processo, identificar onde são necessários recursos específicos, equipamento ou pessoas, revelar potenciais estrangulamentos ou áreas problemáticas e descobrir possíveis eficiências.
Para além de delinear a forma como uma atividade deve funcionar ou o aprovisionamento de um produto ou serviço, os fluxogramas de processos também podem incluir novos colaboradores, formar equipas existentes ou ajudar fornecedores ou consultores externos a compreender o seu negócio e onde se enquadram.
3. Diagrama de fluxo de dados
Quando precisa de se aprofundar nos seus dados, um diagrama de fluxo de dados pode ajudar. Com símbolos e etiquetas de texto curtas para mostrar entradas, saídas, pontos de armazenamento e caminhos de dados, pode condensar a informação numa representação gráfica do que pode ser difícil de verbalizar. Como as equipas técnicas e os intervenientes não técnicos os podem utilizar, são uma ótima opção quando tem de apresentar a uma audiência alargada.
Exemplo: Diagrama de fluxograma de dados
Sugestões de fluxogramas
Criar um fluxograma, especialmente se estiver a utilizar um modelo de fluxograma, é simples, mas fazer um excelente fluxograma requer um pouco mais de reflexão. Vamos ver algumas sugestões para criar um fluxograma que não só informe, mas que também tenha um aspeto espetacular.
- Faça com que os seus diagramas sejam fáceis de ler. Criar o seu fluxograma tendo em mente o utilizador final significa garantir que o seu esquema e composição ajudam a audiência a saber para onde olhar primeiro e para onde olhar a seguir. Ao ajustar o alinhamento conforme as necessidades, utilizar gramática correta, títulos claros e evitar gíria, garantirá que o seu diagrama pode ser lido facilmente pelo utilizador. (Sugestão: Em caso de dúvida, teste-o com alguém que não esteja familiarizado com o seu projeto.)
- Seja consistente. Quando utiliza formas, tipos de letra, cores e convenções de nomenclatura de forma consistente em todo o fluxograma, a sua audiência pode acompanhar mais facilmente o que pretende comunicar.
- Utilize contraste. Utilizar cores de forma consistente é fundamental, mas não é aconselhável utilizar a mesma cor ou família de cores para todas as formas. Ao utilizar cores distintas, pode tornar os passos ou as ações mais proeminentes. O seu diagrama será também mais fácil de ler com cores de letra que se destacam do fundo.
- Utilize um criador de fluxogramas online. Com modelos, controlo de versões integrado, colaboração fácil e a opção de os editar em qualquer altura, estes podem ajudar a testar designs e a criar e gerir os seus diagramas de acordo com o seu calendário.
Integre o seu fluxograma
Quer necessite de tomar uma decisão, explicar um processo ou partilhar dados com o seu CEO, a incorporação de fluxogramas noutras aplicações empresariais e ferramentas de comunicação pode aumentar ainda mais a produtividade. Com um criador de fluxogramas e ferramentas de produtividade, pode extrair conteúdo para os seus diagramas de todas as suas origens, incluindo documentos, ficheiros e sites de redes sociais.
Além disso, pode considerar integrar os seus fluxogramas em ferramentas de business intelligence (BI), permitindo-lhe a si e à sua equipa interagir com os seus dados e contar uma história melhor. Com fluxogramas integrados e ferramentas de BI, pode transformar os dados em elementos visuais cativantes, criar relatórios interativos, explorar dados de forma granular e obter informações que possibilitam decisões rápidas e informadas.
Existem muitas novas formas de criar fluxogramas e trazer inovação ao seu negócio. Para saber mais, confira este guia passo a passo para automatização de fluxogramas a partir de dados estruturados em folhas de cálculo e aprofunde-se nas ferramentas modernas de fluxograma.
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