1. Crie uma linha cronológica do projeto
Utilizando competências de gestão de projetos, dividirá o seu projeto em fases e criará tarefas individuais dentro dessas fases. Em seguida, irá gerir essas fases, e não o projeto como um todo. Também pode estimar a duração de cada fase, identificando as principais tarefas que terá de realizar em cada fase com marcos. Depois de reunir tudo isto, irá mapear as tarefas, fases e marcos para criar um calendário do projeto.
2. Identifique recursos significativos e o orçamento
A afetação de recursos é parte integrante deste processo porque a cada tarefa são atribuídos os recursos necessários e esses recursos são geridos no âmbito da tarefa. Uma vez concluído o seu cronograma, terá de identificar os recursos necessários para concluir cada tarefa.
Cada projeto terá o seu próprio conjunto de recursos necessários e variará de projeto para projeto. Os tipos de recursos são:
Pessoas: Todos os colegas de equipa que contribuem com trabalho para o projeto.
Equipamento: Todos os tipos de ferramentas ou software necessários para produzir recursos desde a conceção até à entrega do projeto. Não se esqueça de ter também em conta que o equipamento especializado exige um investimento significativo de tempo e dinheiro.
Materiais: Artigos de consumo de que vai precisar - isto inclui artigos desde material de escritório a gasolina para os seus automóveis.
Instalações: Edifícios e espaços de trabalho onde a sua equipa irá trabalhar.
Orçamento: O dinheiro necessário para adquirir qualquer um dos recursos acima referidos.
À medida que gere o seu projeto e o orçamento subsequente, acompanha as despesas na contabilidade do seu projeto para se manter atualizado e garantir que não gasta mais dinheiro do que o atribuído por tarefa.
3. Nomeie os recursos disponíveis
Agora é preciso encontrar e solicitar os recursos para cumprir os prazos. Isto inclui tudo, desde a recolha de equipamento e materiais, mas também a procura de membros da equipa que estejam disponíveis para trabalhar. Embora esses recursos possam trabalhar em vários projetos ao mesmo tempo, é necessário ter consciência da sua capacidade.
4. Atribua e aloque recursos
Depois de encontrar os seus recursos, terá de os adicionar ao projeto. Não se esqueça de planear quaisquer desafios que possam atrasar a conclusão do projeto - estes desafios podem ir desde problemas de software a alterações das partes interessadas e mudanças de prioridades organizacionais. Eis alguns desafios comuns que a sua equipa pode enfrentar ao tentar entregar um projeto dentro do prazo:
Disponibilidade do recurso
Alterações no âmbito do projeto
Diferenças na localização e fusos horários
Atrasos dos processos e das tarefas
Embora alguns destes desafios tenham um impacto maior do que outros, todos eles podem atrasar a entrega de um projeto. Mas, felizmente, para muitos deles, poderá dar-se ao luxo de identificar e planear planos de contingência e técnicas correspondentes a aplicar antecipadamente, caso alguma destas situações ocorra durante o seu projeto.
5. Monitorizar a agenda do projeto
Pode parecer simples, mas qualquer alteração pode afetar todo o calendário do seu projeto a partir desse momento, por isso, certifique-se de que organiza o seu tempo em conformidade. Cuidado com:
Membros da equipa sobrecarregados e utilizados em excesso.
Férias ou folgas não planeadas.
Tarefas atrasadas que causarão atrasos significativos em tarefas dependentes.
Alterações aos objetivos empresariais.
Algumas ferramentas, como o software de automatização de serviços profissionais (PSA) , oferecem oportunidades para ajudar a automatizar tarefas administrativas demoradas, como o controlo do tempo, a gestão de projetos, a faturação e muito mais.
6. Escolha uma técnica para combater bloqueios de estradas
Raramente se cumprem todas as tarefas quando inicialmente planeadas e se termina um projeto nas datas exatas. Dependendo da data de entrega do seu projeto, poderá ter alguma flexibilidade para terminar determinadas tarefas. Existem duas técnicas que pode utilizar se se encontrar atrasado em relação ao calendário: suavização e nivelamento de recursos.
O nivelamento de recursos funciona bem quando tem recursos limitados ou partilhados, mas tem a opção de alargar a sua linha temporal. A suavização de recursos é a melhor forma de otimizar os recursos disponíveis, mas o prazo não pode ser prolongado.
A escolha da técnica mais adequada dependerá do grau de flexibilidade da sua linha temporal. Qualquer que seja a técnica escolhida, é necessário garantir que a ferramenta de gestão é tão flexível como o utilizador.
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