Noções básicas do sistema de gestão de inventários

Todos sabemos que a realização de um inventário significa a entrada de dinheiro, mas sem uma visão clara dos seus bens desde a receção inicial até à data de expedição, os maiores ativos da sua empresa podem perder dinheiro.

A chave para um negócio eficiente e rentável é a visibilidade total do processo de inventário, do início ao fim, juntamente com ferramentas de gestão para o ajudarem a manter os níveis de stock adequados durante todo o ano. Um sistema de gestão de inventário eficaz ajuda-o a simplificar todos os elementos móveis do seu armazém, desde recomendar níveis de stock adequados até manter a sua cadeia de fornecimento organizada e a funcionar corretamente.

Aprenda as noções básicas da gestão de inventário e descubra como um sistema de gestão de inventário pode ajudar a aumentar a rentabilidade e reduzir os resíduos.

Como a gestão ineficiente do inventário o coloca em desvantagem

O inventário é, geralmente, um dos maiores ativos que uma empresa possui e é por isso que a má gestão do inventário é uma das principais razões pelas quais as pequenas empresas falham.

A gestão ineficiente do inventário de ativos pode diminuir a sua rentabilidade de várias formas:

Demasiado stock. Ter mais stock disponível do que o que precisa pode ter um custo. Paga para ter mais espaço no armazém, o que é caro, e os itens perecíveis podem estragar-se antes de serem vendidos.
Tempo de aprovisionamento mais longo. Ao manter-se à frente na curva das tendências do comércio, poderá capitalizar os itens populares que os clientes procuram no momento. No entanto, se for lento a adaptar-se ao mercado em constante mudança, os clientes irão procurar noutro local e terá de renunciar a quotas de mercado.
Muito pouco stock. Os clientes irão encomendar noutro local se não tiver em stock o que eles desejam. No mínimo, as falhas de stock custam-lhe vendas. Se isso acontecer muitas vezes, perderá clientes.

Os benefícios de uma gestão eficaz do inventário de ativos

Investir num sistema de gestão de inventário pode gerar um excelente ROI. Um sistema de gestão de inventário não só facilita a entrega dos produtos aos clientes que os desejam, como também pode fornecer informações valiosas, para que peça o inventário certo, no momento certo e nas quantidades certas.

Seguem-se alguns exemplos de como investir na gestão de inventário compensa:

Redução de custos

Peça o inventário nas quantidades certas, no momento certo, para que nunca fique com excesso ou falta de stock.

Maximização da mão-de-obra

Mais produtividade e menos tempo desperdiçado à procura de itens em falta ou a monitorizar manualmente.

Poupança de espaço

Um stock bem gerido dá origem a armazéns mais eficientes e organizados.

Clientes mais felizes

As encomendas são enviadas mais rapidamente e são mais precisas, originando clientes satisfeitos e o cumprimento do contrato de nível de serviço.

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A estreita relação entre inventário e gestão contabilística

O inventário é considerado um ativo empresarial, pelo que a gestão do inventário está intimamente ligada à gestão contabilística. Quando o inventário e a gestão contabilística estão bem integrados, obtém métricas em tempo real dos seus produtos, em cada etapa do processo.

O sistema de gestão de stock deve suportar vários métodos e funções de avaliação de stock, tais como:

Taxa de rotatividade do inventário

O custo dos produtos vendidos dividido pelo inventário médio disponível.

Uma taxa de rotatividade baixa indica pedidos duplicados e valor do inventário em deterioração.
Uma taxa de rotatividade alta pode significar custos de envio excessivos para substituir rapidamente itens que estão esgotados, encomendas incompletas e perda de tempo a tentar localizar itens em falta.
Uma taxa de rotatividade equilibrada indica elevada eficiência, menores custos e maior satisfação do cliente.

Custo médio ponderado

O custo dos produtos disponíveis para venda dividido pelo número de unidades para venda. Esta métrica permite obter o custo médio ponderado por unidade.

Custo padrão

Estimativa do custo esperado para um item nos registos da gestão contabilística, que é comparado periodicamente com o custo real. O desvio entre os dois números é registado nos registos da gestão contabilística. Este método é utilizado quando a monitorização dos custos reais em tempo real é muito demorada.

Lista de materiais (L.M.)

Refere-se à lista de subitens que formam um único item do inventário.

Kits

Agrupar as peças e itens que formam um único item acabado.

Inventário just-in-time (JIT)

Um termo logístico que se refere à receção do inventário imediatamente antes ou no momento exato em que ele é necessário.

Operação em curso

Monitoriza o inventário desde o fabrico até quando é utilizado na loja de produção ou local de produção.

O que é o software de gestão de inventário e como pode ajudar

O software de gestão de inventário monitoriza, gere e organiza os níveis, pedidos, vendas e entregas de inventário. O objetivo do software de gestão de inventário é manter um nível de inventário ideal, monitorizar os produtos durante o transporte entre locais, receber novos itens, gerir os processos do armazém, como levantamento, empacotamento e expedição, evitar a obsolescência e deterioração dos produtos e garantir que os produtos nunca se esgotam.

O software de gestão de inventário automatiza o que costumava ser um processo manual e demorado de contar os itens, um a um, e registá-los em papel. A digitalização deste processo não só o torna mais preciso, como também poupa tempo valioso.

As principais capacidades incluem a otimização de inventário, identificação e monitorização de produtos, gestão de serviços para empresas prestadoras de serviços, monitorização de ativos e pontos de reaprovisionamento. O software de gestão de inventário pode fornecer dados precisos sobre as condições de inventário em tempo real e, ainda, fornecer informações sobre as tendências, para que possa responder à alteração das exigências e condições do mercado sem perder oportunidades de vendas.

O que deve esperar num software de gestão de inventário

O software de gestão de inventário, geralmente, faz parte de um sistema maior de planeamento de recursos empresariais (ERP). Se for bem realizado, o ERP centraliza o inventário, a gestão contabilística, o ponto de venda e a gestão da cadeia de fornecimento numa única plataforma coerente e eficiente.

Se considerar o software de gestão de inventário como um suplemento ou parte de uma solução ERP, deve ter em conta alguns fatores:

Integração. O software de gestão de inventário não é tão eficaz se não estiver totalmente integrado noutras aplicações empresariais de front-end e back-end.
Análise e visibilidade. O software de gestão de inventário baseado na cloud oferece às empresas a capacidade de monitorizar o inventário em tempo real, gerar relatórios para melhores informações e colaboração e aceder aos dados em qualquer momento, em qualquer lugar, através de dispositivos móveis.
Despesa. As soluções de gestão de inventário variam muito em termos de funcionalidades e capacidades, assim como os preços. Ao comprar uma solução, é importante certificar-se de que a solução é acessível agora e que permanecerá acessível à medida que a sua empresa se expande no futuro.
Monitorizar capacidades. O software de gestão de inventário monitoriza o inventário de forma adaptada à sua empresa? Por exemplo, se a sua empresa utiliza códigos de barras, o software de gestão de inventário oferece suporte e integração com os leitores de códigos de barras que utiliza?
Implementação e manutenção. Implementar e manter um sistema de gestão de inventário na cloud é mais rápido e fácil do que uma solução no local. As soluções baseadas na cloud atualizam-se automaticamente e oferecem funcionalidades de segurança avançadas, enquanto as soluções no local podem ser complicadas e demoradas de atualizar e, possivelmente, vulneráveis a ataques, a menos que sejam tomadas precauções adicionais.
IA. As funcionalidades de inteligência artificial incorporadas fornecem recomendações baseadas em dados para os níveis de inventário, preveem tendências para ajudá-lo a manter-se à frente na curva e ajudam-no a resolver problemas emergentes antes que eles se tornem problemas maiores.

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