O que é a conformidade com o GDPR?

Em um mundo cada vez mais interconectado, a conformidade com o GDPR se tornou uma prioridade crucial para empresas que lidam com dados pessoais, independentemente de onde operam. Introduzido em 2018, o GDPR é um regulamento na legislação da União Europeia que se concentra na proteção e privacidade de dados pessoais para pessoas na União Europeia. A não conformidade com o GDPR pode levar a penalidades significativas, tornando essencial que empresas de todos os portes cumpram seu regulamento.

O principal objetivo do GDPR é proteger dados pessoais e dar às pessoas maior controle sobre suas informações pessoais online. O escopo do GDPR é amplo, abrangendo qualquer empresa que processe dados pessoais de residentes da UE, independentemente da localização física da empresa.

A conformidade com o GDPR não é apenas um requisito legal — ele se tornou indispensável para as empresas. As organizações que estão em conformidade com o GDPR demonstram um compromisso com a privacidade de dados que ajuda a promover a confiança com clientes, funcionários e parceiros. A conformidade também ajuda as empresas a evitar penalidades financeiras consideráveis associadas a violações de dados e à não conformidade com as exigências do GDPR.

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados foi implementado em 25 de maio de 2018, substituindo a Diretiva de Proteção de Dados 95/46/CE. Ele foi criado em resposta à rápida digitalização de dados e à necessidade de resolver problemas com a privacidade de dados. A estrutura abrangente do GDPR destina-se a reforçar as leis de proteção de dados em toda a UE.

O principal objetivo do GDPR é proteger dados pessoais e conceder às pessoas maior controle sobre suas informações. O escopo do GDPR é amplo, abrangendo qualquer empresa que processe dados pessoais de residentes da UE, independentemente da localização física da empresa.

Princípios fundamentais
O GDPR estabeleceu sete princípios de proteção de dados que as organizações na UE ou que fazem negócios na UE devem seguir:

1. Legalidade, imparcialidade e transparência: Os dados devem ser processados de forma legal, imparcial e transparente.
2. Limite de finalidade: Os dados só devem ser coletados e usados para fins específicos.
3. Minimização de dados: Os dados coletados devem ser limitados ao que é necessário.
4. Precisão: Os dados pessoais devem ser precisos e mantidos atualizados.
5. Limites de armazenamento: Os dados pessoais não devem ser mantidos por mais tempo do que o necessário.
6. Integridade e confidencialidade: Os dados pessoais devem ser processados com segurança, protegendo contra processamento não autorizado ou ilegal, perda acidental ou dano.
7. Responsabilidade: As organizações devem demonstrar sua conformidade com todos esses princípios.

O GDPR oferece aos cidadãos da UE controle significativo sobre seus dados pessoais, estabelecendo direitos claros para proteger sua privacidade. O GDPR concede aos cidadãos da UE vários direitos sobre seus dados pessoais, incluindo:
 

• O direito de ser informado: Os indivíduos têm o direito de serem informados sobre a coleta e o uso de seus dados pessoais, incluindo detalhes sobre por que eles são coletados, por quanto tempo eles serão mantidos e com quem eles serão compartilhados.

• O direito de acesso: Os indivíduos podem solicitar acesso a seus dados pessoais e receber uma cópia deles, permitindo que eles entendam como seus dados estão sendo processados e por quem.

• O direito de retificação: Se algum dado pessoal for impreciso ou incompleto, as pessoas poderão solicitar sua correção, garantindo que suas informações sejam precisas e estejam atualizadas.

• O direito à exclusão (direito de ser esquecido): Em algumas circunstâncias, as pessoas têm o direito de solicitar a exclusão de seus dados pessoais, removendo suas informações dos sistemas de uma organização se não forem mais necessárias ou se retirarem seu consentimento.

• O direito de restringir o processamento: Os indivíduos podem limitar como seus dados pessoais são processados, principalmente se contestam sua precisão ou se exigem os dados para ações judiciais.

• O direito à portabilidade de dados: Os indivíduos podem obter seus dados pessoais em um formato estruturado, comumente usado e legível por computador e transferi-los para outro controlador de dados, se desejarem.

• O direito de contestar: Os indivíduos têm o direito de contestar o processamento de seus dados pessoais, principalmente se forem usados para marketing direto ou se tiverem uma situação específica que garante a privacidade.
  
  

Juntos, esses direitos garantem que as pessoas tenham visibilidade e controle claros sobre seus dados pessoais, reforçando a transparência e a responsabilidade entre as organizações. Além desses direitos, o GDPR também define diretrizes estritas sobre como as organizações devem obter e gerenciar o consentimento de indivíduos antes de processar seus dados.

Requisitos de consentimento
O GDPR exige que as organizações obtenham consentimento explícito de indivíduos antes de coletar e armazenar seus dados. Esse consentimento deve ser fornecido livremente, específico, informado e não ambíguo, garantindo que os indivíduos entendam totalmente o que eles aceitaram ser coletado.

Além das diretrizes de consentimento, o GDPR enfatiza medidas proativas de proteção de dados. Para atividades de processamento de alto risco, as organizações devem realizar Avaliações de Impacto da Proteção de Dados para avaliar e atenuar possíveis riscos a direitos e liberdades dos indivíduos.

Avaliações de Impacto da Proteção de Dados (DPIAs)
Para qualquer operação de processamento que possa afetar significativamente os direitos e as liberdades dos indivíduos, uma Avaliação de Impacto da Proteção de Dados é obrigatória. Essa avaliação analisa os riscos envolvidos no processamento de dados pessoais e descreve medidas para atenuar esses riscos, protegendo a privacidade de indivíduos e garantindo a conformidade.

Avaliação inicial e análise de lacunas
Alcançar a conformidade com o GDPR começa com uma avaliação completa das práticas de dados atuais em uma organização. Isso envolve identificar e mapear todas as atividades de processamento de dados, incluindo coleta, armazenamento, compartilhamento e exclusão de dados. O objetivo é alcançar uma compreensão abrangente de onde residem os dados pessoais, como eles fluem pela organização e quem tem acesso a eles.

Depois de coletar informações sobre as práticas atuais de manipulação de dados, a próxima etapa é executar uma análise de lacunas. Essa análise compara as práticas existentes de uma organização com os requisitos do GDPR para identificar áreas que são insuficientes. Lacunas comuns podem incluir a falta de registros de processamento de dados claros, mecanismos de consentimento inadequados ou medidas de segurança insuficientes.

Resolver essas lacunas é crucial para a conformidade com o GDPR e geralmente requer colaboração entre departamentos, como TI, jurídico e RH, para desenvolver uma estratégia de conformidade coesa. Ao entender a situação atual da organização, as empresas podem criar um plano de ação estruturado para acabar com lacunas de conformidade e fortalecer medidas de privacidade de dados.

Documentação e mapeamento de dados
O mapeamento de dados é uma parte essencial da conformidade com o GDPR, pois fornece uma representação visual clara de como os dados se movimentam dentro da organização. Esse processo envolve o rastreamento de cada parte de dados pessoais do ponto de coleta até o armazenamento, processamento, compartilhamento e, por fim, exclusão. Ao mapear fluxos de dados, as organizações podem identificar atividades desnecessárias de processamento de dados, descobrir silos de dados e garantir que apenas os dados relevantes sejam coletados e mantidos. Além disso, o mapeamento de dados ajuda as empresas a descobrir possíveis vulnerabilidades de segurança, principalmente quando os dados são transferidos entre sistemas ou para terceiros.

Além de mapear fluxos de dados, o GDPR exige que as organizações mantenham registros detalhados das atividades de processamento de dados. Esses registros devem incluir a finalidade da coleta de dados, bases legais para processamento, períodos de retenção de dados e terceiros envolvidos no processamento de dados.

Implementar políticas de proteção de dados
Estabelecer políticas de proteção de dados robustas é fundamental para a conformidade com o GDPR. Essas políticas descrevem como os dados pessoais devem ser manipulados dentro da organização, abrangendo áreas como acesso, retenção e segurança dos dados. Uma política de proteção de dados bem concebida fornece diretrizes sobre o uso aceitável de dados, ajuda os funcionários a entender sua função na manutenção da segurança de dados e define o padrão de como a organização atende às suas obrigações decorrentes do GDPR. As políticas efetivas de proteção de dados devem ser acessíveis, claras e regularmente revisadas para garantir que permaneçam alinhadas com as tecnologias e os requisitos de privacidade de dados em evolução.

Implementar essas políticas em toda a organização requer treinamento. Os funcionários em todos os níveis devem entender os princípios do GDPR e ser incentivados a seguir as práticas recomendadas no tratamento de dados. Ao garantir que os funcionários saibam a importância da proteção de dados e sua função na proteção de informações pessoais, as organizações podem reduzir o risco de violações de dados acidentais. Essa abordagem estruturada não só dá suporte à conformidade com o GDPR, mas também contribui para a segurança de dados geral.

Para empresas dos EUA, a conformidade com o GDPR apresenta complexidades adicionais. As organizações baseadas fora da UE podem não estar tão familiarizadas com os padrões do GDPR, e a conformidade exige cumprir obrigações estritas, mesmo sem uma presença física na Europa. As empresas dos EUA que manipulam os dados pessoais dos cidadãos da UE devem designar um representante da UE, transitar pelas leis de transferência transatlântica de dados e adaptar seus processos para se alinharem aos altos padrões do GDPR.

Várias ferramentas e recursos estão disponíveis para ajudar organizações, incluindo empresas baseadas nos EUA, a alcançar e manter a conformidade com o GDPR, como software de proteção de dados, listas de verificação de conformidade e programas de treinamento.

Para garantir a conformidade contínua com o GDPR, considere implementar a seguinte lista de verificação:


Auditorias e monitoramento regulares:
Realize auditorias regulares de suas atividades de processamento de dados para identificar divergências dos requisitos do GDPR. Monitore continuamente seus sistemas e medidas de segurança de dados.

Programas de treinamento e conscientização:
Forneça treinamento abrangente para seus funcionários sobre a conformidade com o GDPR. Certifique-se de que todos os funcionários entendam suas funções e responsabilidades na proteção de dados pessoais.

Resposta a violações de dados e multas:
Estabeleça um plano robusto de resposta a incidentes para resolver imediatamente violações de dados minimizar seu impacto. Esteja preparado para lidar com possíveis multas e penalidades por não conformidade.

No cenário em constante evolução da privacidade de dados, alcançar e manter a conformidade com o GDPR pode ser uma tarefa com uso intensivo de recursos e complexa para empresas de todos os tamanhos. Com regulamentos abrangentes projetados para proteger os dados pessoais de indivíduos, as empresas precisam de soluções confiáveis que dão suporte a seus esforços de conformidade em todos os níveis. Para dar suporte aos seus esforços de conformidade, a Microsoft oferece ferramentas e soluções, como o Microsoft Purview e outras soluções de segurança de dados do, para ajudar você a navegar com eficiência pelas obrigações de proteção de dados.

Ao integrar essas ferramentas, as empresas podem simplificar seus processos de conformidade, automatizar as principais tarefas de relatório e aprimorar a segurança geral dos dados, reduzindo os riscos associados à não conformidade.