Não importa onde você trabalha, saber o que cada um faz e onde eles se encaixam pode ajudar todos a fazer seus trabalhos melhor. Um organograma oferece a todos uma visão rápida de como a empresa é estruturada, seja um escritório estabelecido, uma startup, uma fábrica ou outra coisa.
Como criar o melhor organograma para sua empresa
O que é um organograma?
É provável que você já tenha visto um antes. Os organogramas usam caixas, formas ou fotos que representam pessoas e posições. Eles também podem incluir informações de contato, links de página, ícones e ilustrações.
Quando conectadas com linhas, essas caixas formam um gráfico que ilustra a estrutura interna de uma organização. Ele mostra quem é subordinado de quem, onde as divisões estão e como os departamentos estão conectados.
Qual é a finalidade de um organograma?
Os organogramas podem ajudar novos contratados ou voluntários a conhecerem uma empresa rapidamente, ajudando-os a relacionar as funções e responsabilidades aos rostos e nomes. Até mesmo funcionários de longa data, departamentos de RH e proprietários de empresas podem se beneficiar de ter um organograma ao seu alcance.
Confira suas funcionalidades:
- Mostra a estrutura interna e as hierarquias
- Ajuda os funcionários a descobrir a quem informar e quem contatar se acontecer algum problema
- Ajuda a esclarecer funções e responsabilidades
- Facilita manter as informações de contato dos funcionários em um local prático
- Ajuda o gerenciamento a ver quantos funcionários estão em cada departamento e como alocar melhor a equipe e outros recursos
- Fornece informações à equipe sobre canais de promoção
Um organograma não pode fazer tudo. Vamos dar uma olhada nos tipos de organogramas que as empresas mais usam.
Quais são os quatro tipos de estruturas organizacionais?
O tipo de organograma que você usa dependerá do seu público, da sua organização e do que você deseja transmitir. Você pode precisar de apenas um exemplo de gráfico para toda a empresa ou alguns para vários públicos ou departamentos diferentes.
Embora cada tipo de organograma possa ser modificado e editado, a maioria das empresas usa organogramas que se enquadram em uma destas quatro categorias:
1. Hierarquia funcional de cima para baixo
Ideal para mostrar uma estrutura de empresa tradicional, o gráfico de hierarquia começa com a diretoria na parte superior e, em seguida, é dividido em departamentos ou divisões. Em cada divisão, você listará o gerenciamento sênior, os gerentes intermediários, os funcionários superiores, os funcionários intermediários e os assistentes. No final, o gráfico de hierarquia se parece com uma pirâmide com todos os departamentos sendo distribuídos até o CEO.
OBSERVAÇÃO: Os organogramas hierárquicos geralmente são fáceis de entender. Mas quando há várias camadas na cadeia de comando, saber quando e com quem se conectar pode parecer difícil, principalmente se houver um problema ou se alguém tiver uma nova ideia.
2. Organograma divisional
Esse formato é uma boa opção se sua empresa estiver organizada ao longo de linhas de produtos ou regiões geográficas. Se eles forem independentes um do outro, um organograma divisional também é uma ótima maneira de refletir isso de forma clara. Como um organograma de hierarquia organizacional, o organograma de divisão começa com um presidente ou CEO, mas, em vez de uma divisão em departamentos com recursos compartilhados, ele é dividido em linhas de negócios (LOBs). O organograma abrange cada departamento de LOB, como RH, contabilidade, jurídico e marketing e as pessoas ou posições dentro desses departamentos.
OBSERVAÇÃO: Como organizações como essa geralmente têm departamentos redundantes em cada divisão, uma estrutura divisional pode resultar em excesso de funcionários e gastos gerais desnecessários.
3. Organograma de matriz
Experimente o Visio gratuitamente por 1 mês
Após a avaliação gratuita de um mês, será cobrada a taxa de assinatura aplicável. É necessário usar um cartão de crédito. Cancele a qualquer momento para interromper cobranças futuras.
Esse tipo de organograma geralmente se aplica a empresas com equipes ou membros da equipe que têm mais de um gerente. Por exemplo, em um jornal, um repórter pode cobrir a área de notícias local, bem como a área financeira, o que significa que ele teria dois gerentes. Ou um designer gráfico em uma concessionária de energia pode se reportar ao diretor do design gráfico. Mas como trabalha em projetos para a divisão de energia renovável, o designer também pode se comunicar com alguém dessa equipe.
OBSERVAÇÃO: quando os membros da equipe trabalham entre departamentos, as organizações geralmente podem encontrar formas mais criativas de resolver problemas. Isso cria um ambiente mais cooperativo. No entanto, quando equipes ou membros da equipe têm mais de um supervisor, isso pode aumentar a confusão e conflitos.
4. Organograma simples
Usados quase exclusivamente por pequenas empresas, os organogramas simples ou "horizontais” geralmente têm dois níveis: funcionários administrativos e funcionários. Dentro do gráfico, linhas sólidas mostram a cadeia de comando principal e linhas pontilhadas mostram linhas secundárias de autoridade. No papel, as empresas com uma estrutura organizacional simples podem ser semelhantes a um pequeno corpo de bombeiros, com um comandante, três capitães e vários sargentos que trabalham abaixo dos capitães. Ou pode ser um supervisor ou diretor de departamento com alguns funcionários que são seus subordinados diretos.
OBSERVAÇÃO: Em uma estrutura simples, os supervisores e suas equipes geralmente têm relações próximas e compartilham a tomada de decisões. Os funcionários geralmente têm mais responsabilidade e mais autonomia do que em outras estruturas organizacionais. Isso significa que a criação de confiança e o trabalho em equipe são essenciais. No entanto, como a matriz é muito compacta, se houver conflitos entre os funcionários, eles poderão ser mais evidentes devido ao simples fato de que a equipe é muito pequena.
Criar organogramas com software
O software de organograma simplifica a criação de novos organogramas e a atualização de antigos. Vamos dar uma olhada em como criar um organograma online usando algumas das opções de software mais populares disponíveis.
Organogramas no PowerPoint
PowerPoint pode ter sido projetado como uma ferramenta de apresentação, mas você também pode usá-lo para criar organogramas. Para começar:
- Abra um novo documento do PowerPoint
- Vá para a guia Inserir e clique em SmartArt
- Navegue até o grupo Hierarquia e selecione o modelo de organograma necessário
- Clique nas formas para adicionar texto
- Adicione mais formas (ou pessoas) conforme necessário
Depois que todos forem incluídos, você pode começar a reorganizar o organograma no PowerPoint. Basta voltar para a guia Design de Ferramentas SmartArt e usar os botões Elevar/Rebaixar para mover formas verticalmente. Use os botões Mover para cima/Mover para baixo para mover as formas horizontalmente.
Organogramas no Word
Pode não ser uma maneira tradicional de criar organogramas, mas o Microsoft Word pode ajudar a criar diagramas básicos que mostram como sua organização funciona. Para criar um organograma no Word, basta:
- Acessar a guia Inserir e clicar em SmartArt.
- Navegar até o grupo Hierarquia e escolher o modelo de organograma que queira usar.
- Em seguida, você verá um menu com formas que representam pessoas. Basta inserir texto para representar cada pessoa no organograma.
- Se você precisar adicionar formas ao modelo de organograma, clique na guia Design das Ferramentas SmartArt e clique em Adicionar forma.
- Para ordenar uma pessoa no organograma, clique no nome da pessoa na caixa de diálogo Texto. Pressione Tab para movê-la para cima ou Shift + Tab para movê-la para baixo. Ou você pode gerenciar suas hierarquias na guia Design SmartArt.
Você pode ajustar cores, fontes e tamanhos nas guias Formato e Design das Ferramentas SmartArt.
Organogramas no Visio do Excel
Visio é uma ferramenta de tela visual do tipo "arrastar e soltar" que permite que as pessoas criem organogramas e também tem a capacidade de se conectar com dados em arquivos existentes do Excel ou diretórios do Active Directory para ajudar você a criar organogramas automaticamente. Mas ao combinar os dois, você pode criar organogramas atraentes para empresas de qualquer tamanho. Para começar, abra o Visio e clique no Assistente de Organograma e, em seguida:
- Clique em “Informações que já estão armazenadas em um arquivo ou banco de dados ”
- Responda perguntas quando solicitado
- Importe fotos ou imagens se quiser
- Clique em Concluir
Junto com a importação de informações para o organograma do Excel, você também pode adicionar informações diretamente ao Assistente de Organograma.
Mais dicas do organograma
Mesmo com um software específico, organogramas podem se tornar rapidamente uma confusão de formas e palavras. Mas com um pouco de trabalho de design, eles podem chamar a atenção das pessoas da forma adequada. Portanto, ao refinar o organograma, tente:
- Dimensioná-lo corretamente. Se o organograma for muito grande, ele será muito desanimador. Se você precisar criar três organogramas em vez de um, faça isso. Dessa forma, seu público pode obter uma visão geral da estrutura organizacional e, em seguida, aprofundar-se em departamentos ou divisões quando estiverem prontos. Apenas certifique-se de que tudo leva de volta ao nível mais alto da sua organização.
- Use formas e cores de forma consistente. Usando a mesma forma para supervisores, outra forma para funcionários intermediários e outra para funcionários assistentes, você pode ajudar as pessoas a entender melhor seu organograma. Use uma cor para cada divisão em sua empresa também.
- Adicione informações pertinentes. Certifique-se de adicionar detalhes sobre sua equipe, como informações de contato, localização, clientes ou especializações. Dessa forma, se alguém estiver procurando ajuda, ele saberá dizer quem faz, o que faz e onde.
- Mostre assistentes com uma barra lateral abaixo do gerenciador. Esse estilo de formatação pode ajudar a indicar a função de assistente enquanto ainda mostra claramente os relatórios diretos do gerente. E também pode ajudar as pessoas a saberem com quem falar se precisar entrar em contato com o gerente.
- Preste atenção ao espaçamento. Mantenha as caixas equidistantes umas das outras. Seu organograma será mais fácil de ler e terá uma aparência mais profissional.
Quando o organograma estiver concluído, peça que alguém que conheça bem a organização (e alguém que não conheça) dê uma olhada. Dessa forma, você pode garantir que, além de correto, ele seja claro e informativo para pessoas em todos os níveis. Você pode aprender mais sobre como criar organogramas com software e modelos com este guiadetalhado.
A equipe do Microsoft 365 está focada em compartilhar recursos para ajudar você a iniciar, executar e expandir seus negócios.
Comece a usar o Visio
Visualize e comunique ideias, informações e processos de praticamente qualquer lugar, em qualquer dispositivo, com a ajuda do Visio.
Conteúdo relacionado
Tecnologia Empresarial
Seis benefícios da IA generativa para pequenas empresas
Produtividade empresarial
Como usar a IA para aumentar a produtividade e eficiência no trabalho
Tecnologia Empresarial
IA e produtividade: Como usar ferramentas de IA para melhorar a experiência dos funcionários
Produtividade empresarial
Um guia sobre Agile DevOps para PMEs
As Dicas e Ideias para seu negócio não constituem consultoria tributária ou financeira profissional. Entre em contato com um profissional financeiro ou tributário para discutir sua situação.
Siga o Microsoft 365