Sterowanie projektem w pełnym stresów i napięć środowisku ciągle zmieniającej się organizacji może wydawać się nie lada wyzwaniem. W dzisiejszych czasach przeciętny pracownik biurowy jest obciążony niezliczoną liczbą terminów, spotkań, e-maili i zadań, a to oznacza, że prawdopodobnie nie ma czasu ani przestrzeni, aby poświęcić w pełni swoje talenty Tobie i Twojemu projektowi. Na szczęście możesz ułatwić sobie to zadanie. Aby zapewnić sukces projektu — niezależnie od tego, czy projekt realizujesz na rzecz klienta czy wewnętrznego interesariusza — zapoznaj się z tymi pięcioma narzędziami do zarządzania projektami, które oszczędzają czas, pieniądze i energię.
5 narzędzi do zarządzania projektami, które pozwalają zaoszczędzić czas, pieniądze i energię
Wykresy Gantta i tablice Scrum
W erze nieskończonej ilości zawartości – armad słów nieustannie walczących o naszą ograniczoną uwagę – prosta wizualizacja może być odświeżająca i niezwykle skuteczna. Wykresy Gantta wykorzystują podstawowe paski poziome do przedstawienia faz projektu i jego postępu. Dzięki szybkiemu spojrzeniu Twoi współpracownicy będą mogli sprawdzić, jaka praca jest aktualnie wykonywana (lub przynajmniej jaka praca powinna być wykonywana) i kiedy ich wkład będzie potrzebny. Będą mogli również zobaczyć, ile czasu powinna zająć każda faza. Tablice Scrum działają na podobnej zasadzie i świetnie sprawdzają się w przypadku projektów o mniej sztywnej osi czasu i angażujących wiele zespołów. Na tablicy wyświetlane są różne fazy projektu — planowanie, realizacja itd. — oraz znaczniki dla każdego zespołu. W miarę ukończenia poszczególnych faz i robienia postępów zespoły mogą przesuwać swoje znaczniki na planszy. Pozwala to wszystkim zaangażowanym dostrzec szerszy obraz i swoje miejsce w nim.
Przypisania zadań
Łatwo jest się zgodzić na zrobienie czegoś, ale znacznie trudniej pamiętać, żeby to zrobić. Zwłaszcza, że każda zabłąkana wiadomość wydaje się wiązać z nowym żądaniem. Dlatego tak cenne jest narzędzie online do przypisania zadań. Osoby odpowiedzialne za ukończenie części projektu — niezależnie od tego, czy chodzi o zaprojektowanie logo, czy wykonanie ostatecznych obliczeń — mogą się zalogować i łatwo sprawdzić, co dokładnie muszą zrobić. W zależności od ustawień konta, użytkownicy będą również otrzymywać powiadomienia e-mail o zbliżających się terminach. Z drugiej strony kierownicy projektów mogą śledzić pracę swojego zespołu i upewnić się, że wszystkie zadania są wykonywane na czas, bez konieczności przeglądania długich łańcuchów wiadomości e-mail. Pomaga to uniknąć kosztownych opóźnień i niepotrzebnych frustracji.
Alokacja zasobów
W środowisku agencji kluczowe znaczenie ma alokacja zasobów. Menedżerowie projektów potrzebują skutecznego narzędzia do planowania i śledzenia godzin pracy każdego członka zespołu, aby zapobiegać przepełnieniu zespołu, niedotrzymywaniu terminów i niezadowoleniu klientów. Jednakże ten sposób organizacji nie musi być ograniczony wyłącznie do świata „kreatywnego”. Czy nie byłoby pomocne, nawet w biurze firmy, posiadanie jasnego obrazu dostępności członków zespołu? Poproś swój zespół z góry o oszacowanie — w miarę możliwości — swojej dostępności w trakcie trwania projektu. Niech zaznaczą sobie dni, w które będą na urlopie, dni, w których nie będą mogli skupić się na pracy z powodu spotkań, a także dni, w których mają inne terminy. Jeśli masz pojęcie o dostępności godzinowej, będziesz w stanie ustalić realistyczne osie czasu. Narzędzie do alokacji zasobów online ułatwi Tobie i Twojemu zespołowi śledzenie rzeczywistych godzin w zestawieniu z szacunkami i odpowiednie dostosowywanie ich, co przełoży się na płynniejsze przepływy pracy w przyszłości.
Uproszczone zarządzanie projektami.
Wszyscy zarządzają projektami. Program Microsoft Project oferuje zaawansowane możliwości i proste zarządzanie, aby można było pomyślnie zrealizować dowolny projekt.
Narzędzia do przekazania opinii
Przekazywanie opinii oznacza dla różnych osób różne rzeczy — niektórzy przedstawiają sztywne i normatywne żądania edycji, inni wyrażają niejasne odczucia i reakcje. Czasami różne strony zainteresowane przedstawiają sprzeczne opinie. Wszystko to sprawia, że osobie otrzymującej opinię trudno jest określić, jak postępować dalej. Kogo mają słuchać?
Narzędzia do przekazywania opinii pozwalają interesariuszom głosować nad różnymi wersjami rezultatów i oceniać je, dzięki czemu grupa może łatwiej określić spójny kierunek działań w sprawiedliwy sposób. Jeśli opinia konkretnej osoby powinna mieć większą wagę — na przykład posiada ona istotne doświadczenie w danej dziedzinie — możesz dostosować jej głos tak, aby liczył się jako dwa głosy.
Raporty gotowe do użycia
Raporty o postępach prac i analizy post mortem stanowią kluczowe elementy każdego projektu — i nie muszą pochłaniać zbyt wiele czasu. Zamiast poświęcać cenne godziny na tworzenie niestandardowego raportu, wybierz opcję gotową do użycia. Będzie można wprowadzić odpowiednie liczby i dane, a program wygeneruje odpowiednie formatowanie i wizualizacje danych.
Oznacza to, że będzie można zacząć planować swój kolejny projekt znacznie wcześniej.
Znajdź czas dla siebie
Zapewnienie sobie odrobiny wolnego czasu, który możesz poświęcić ludziom i sprawom, którymi się zajmujesz poza pracą, jest niezwykle ważne dla Twojego dobrego samopoczucia psychicznego. Ostatecznie, taka przerwa na odpoczynek pomoże Ci zachować energię i pasję do swojej pracy. W końcu ważne jest, aby zachować równowagę.
Równowaga ta obejmuje również pełny sen w nocy, pozwalający na regenerację sił, oraz regularne ćwiczenia — wszystko to jest niezbędne do utrzymania tendencji wzrostu. Badanie przeprowadzone na Harvardzie wykazało, że bezsenność może spowodować, że przeciętny pracownik straci nawet 11,3 dni produktywności rocznie, podczas gdy inne badanie wykazało, że regularne ćwiczenia pomagają obniżyć poziom stresu, poprawić koncentrację, przyspieszyć procesy poznawcze i wyostrzyć pamięć.
Odkryj więcej sposobów na zwiększenie produktywności i skorzystaj z bezpłatnych szablonów biznesowy , które pomogą Ci pracować mądrzej, szybciej i wydajniej.
Zacznij pracę z platformą Microsoft 365
To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.
Powiązana zawartość
Zarządzaj moją firmą
Jak przygotować małą firmę na sukces w zakresie sztucznej inteligencji
Zarządzaj moją firmą
Sztuczna inteligencja dla pracowników pierwszego kontaktu: Zastosowania w różnych branżach
Zarządzaj moją firmą
Zarządzanie pracownikami pierwszego kontaktu: Przewodnik po przywództwie menedżera pracowników pierwszego kontaktu
Rozwijanie firmy
Jak poprawić utrzymanie i zaangażowanie pracowników pierwszego kontaktu
Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.
Obserwuj platformę Microsoft 365