Istota rachunkowości projektowej

Dwie osoby patrzące na laptop, prawdopodobnie omawiające rachunkowość projektowa

Wiele firm przekracza budżet przeznaczony na projekty z powodu nieporozumień między kluczowymi zespołami a kadrą kierowniczą, co skutkuje opóźnieniami i niedokończeniem projektów. Aby zapewnić realizację Twojego projektu zgodnie z harmonogramem i budżetem w całym cyklu życia, musisz śledzić wszystkie zakupy i płatności dokonane w jego trakcie. Promując rachunkowość projektowa, Twój zespół będzie dokładnie rozliczał swój czas, szczegółowo dokumentował działania związane z zarządzaniem projektami i zapewni osiągnięcie wszystkich krótko- i długoterminowych celów biznesowych.

Co to jest rachunkowość projektowa?

Rachunkowość projektowa to praktyka zarządzania finansami, która śledzi korzyści i koszty związane z projektem. Znana również jako rachunkowość kosztów projektów, ten rodzaj księgowości pozwala firmom ocenić przyszłe skutki finansowe projektu oraz zaplanować projekty w taki sposób, aby spełniały wymagania Twoich zobowiązań.

Rentowność firmy zależy od dokładnej rachunkowości projektowej. Wraz z rozwojem Twojej firmy rachunkowość projektowa może stać się cennym narzędziem skutecznego zarządzania projektami, zapewniając szczegółowy wgląd w postępy realizacji projektu.

Korzyści związane z rachunkowością kosztów projektów

Niezależnie od tego, jak niewielki jest Twój budżet, dodanie rachunkowości projektowej do procesu ma ogromny wpływ na finanse zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Wdrożenie rachunkowości projektowej do Twojego przepływu pracy przynosi korzyści Twojej firmie i usprawnia zarządzanie projektami.

Niektóre korzyści to:

Aktualizacje w czasie rzeczywistym dotyczące procesów i rentowności projektu
Udoskonalone zarządzanie ogólnymi finansami firmy
Widoczność budżetu projektu
Udoskonalone zarządzanie zasobami
Wartościowe szczegółowe informacje dla przyszłych projektów

Ten rodzaj rachunkowości pomaga Tobie i Twojemu zespołowi w zarządzaniu ryzykiem oraz efektywnym przydzielaniu zasobów, co przekłada się na precyzyjne zarządzanie projektami.

Proces rachunkowości projektowej

Rozpoczynając projekt, najlepiej jak najszybciej uwzględnić w nim kwestie związane z rachunkowością, aby mieć pewność, że wszystkie cele projektu zostaną osiągnięte w terminie i bez przekroczenia budżetu. Rachunkowość projektowa może być podzielona na dwa różne typy projektów: wewnętrzne i zewnętrzne. Projekty wewnętrzne koncentrują się na wydatkach poniesionych na Ciebie i Twoje zespoły wewnętrzne. Natomiast czynniki zewnętrzne obejmują kwestie finansowe związane z okolicznościami, takimi jak wydarzenia lub usługi świadczone na rzecz klienta.

Gdy zdecydujesz, jak sklasyfikować projekt, dział księgowy organizacji podzieli proces na sześć obszarów:

Inicjowanie. Określ, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania, a także kiedy i w jaki sposób przydzielić odpowiednie zasoby i środki finansowe.
Budżet. Potwierdź, że Twój budżet jest podzielony na kategorie lub grupy. W tym miejscu narzędzie takie jak oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) może zaoferować możliwości automatyzacji żmudnych zadań administracyjnych i określić wstępny budżet początkowy.
Administracja. Przetwarzaj i rejestruj transakcje poprzez śledzenie zobowiązań finansowych, rozliczeń, fakturowania oraz generowanie raportów dotyczących rentowności projektów.
Wykonywanie. Na tym etapie procesu menedżerowie Twojego projektu przypisują koszty, możliwe przychody i wskaźniki sukcesu finansowego projektu. Będziesz potrzebować tych kluczowych wskaźników wydajności (KPI), aby odnotować postępy i odpowiednio dostosować działania.
Obsługa. Przeglądaj i zarządzaj danymi zebranymi podczas całego procesu, aby zapewnić realizację projektu i zadań, jednocześnie eliminując ewentualne nieścisłości finansowe.
Analiza. Regularnie analizuj otrzymane dane rachunkowe, aby podejmować trafne decyzje dotyczące działalności firmy i móc w razie potrzeby zmienić kierunek działania.

Podczas przeglądu procesu możesz zdecydować się na wybranie konkretnej metodologii i stwierdzić, że nie pasuje ona do zakresu Twojego projektu. Możesz również zauważyć pewne nakładanie się metodologii finansowych stosowanych w rachunkowości projektowej i rachunkowości finansowej.

Rachunkowość projektowa a rachunkowość finansowa

Te dwa rodzaje rachunkowości mogą wydawać się zamienne, ale w rzeczywistości mają dwa zupełnie różne cele końcowe. Różnice między rachunkowością projektową a rachunkowością finansową polegają na:

Metodologia: Rachunkowość finansowa oferuje dwie ogólne metody: rachunkowość kosztów i rachunkowość memoriałową. W rachunkowości projektowej nie ma znaczenia, którą metodę wybierzesz, ponieważ nie ma to wpływu na proces.
Przedział czasu: Standardowa rachunkowość finansowa uwzględnia transakcje miesięczne, natomiast rachunkowość projektowa analizuje wszystkie transakcje dokonane od początku do końca cyklu życia projektu, niezależnie od jego długości.
Koszt: Rachunkowość finansowa dzieli koszty na duże, ogólne kategorie, takie jak należności. W ramach księgowości projektowej można rozdzielić wydatki na konkretne części, przypisując koszty do określonych zadań projektowych.
Ważne kwestie: Wszystkie wydatki biznesowe są rozliczane w ramach ogólnej rachunkowości finansowej, ale w przypadku rachunkowości projektowej znaczenie mają wyłącznie koszty związane z rezultatami projektu.

Rachunkowość projektowa koncentruje się bardziej na transakcjach związanych z konkretnym projektem, podczas gdy rachunkowość finansowa obejmuje całościowy obraz finansów przedsiębiorstwa. Teraz, gdy już znasz różnice, warto wiedzieć, kiedy warto korzystać z rachunkowości projektowej.

Kiedy potrzebujesz rachunkowości projektowej?

Rachunkowość projektowa może być stosowana z różnych powodów. Kilka sytuacji, w których warto pomyśleć o budżecie projektu:

Tworzenie nowego produktu lub usługi
Regularne projekty jednorazowe
Projekty poza Twoim zakresem
Określanie sposobu przydzielania i wydawania pieniędzy w ramach projektów
Porównawcze analizy projektów

Jeśli chcesz uprościć proces rachunkowości, zapewniając jednocześnie kontrolę wszystkich płatności związanych z projektami, nadszedł czas, aby dodać nowe narzędzie operacyjne do swojego procesu.

Określaj budżet i organizuj wydatki za pomocą programu Dynamics 365 Project Operations

W miarę budowania zespołu i organizowania bieżących oraz przyszłych projektów będziesz potrzebować oprogramowania, które będzie tak samo elastyczne i ukierunkowane jak Twój zespół. Dzięki bieżącej kontroli nad realizacją zadań i wydatkami związanymi z każdym zadaniem będziesz w stanie szybko i łatwo obliczyć swoje przychody. Masz również pewność, że każda złotówka przeznaczona na projekt została rozliczona i przeanalizowana.

Dzięki usłudze Dynamics 365 Project Operations Twój zespół może wykorzystać koszty projektu i usprawnić operacje. Dzięki skonsolidowanemu widokowi wszystkich danych dotyczących sprzedaży i finansów możesz szybko dostosować się do zmian na rynku i w razie potrzeby zmienić cele organizacyjne.

Dowiedz się więcej

Skontaktuj się z nami

Poproś o skontaktowanie się z Tobą

Poproś o kontakt ze specjalistą ds. sprzedaży platformy Dynamics 365.

Wyślij żądanie