Basisbeginselen van voorraadbeheersystemen

Basisbeginselen voorraadbeheersystemen

Iedereen weet dat uitgaande voorraad betekent dat er geld binnenkomt, maar zonder een duidelijk beeld van je goederen, van eerste ontvangst tot verzenddatum, kan het grootste activum van je bedrijf je geld gaan kosten.

De sleutel tot een efficiënt en winstgevend bedrijf is totale zichtbaarheid in het inventarisatieproces van begin tot eind, in combinatie met beheertools die je helpen om het hele jaar door optimale voorraadniveaus te handhaven. Een effectief voorraadbeheersysteem helpt je bij het stroomlijnen van alle dynamische onderdelen van je magazijn, van het aanbevelen van optimale voorraadniveaus tot het organiseren en soepel laten werken van je toeleveringsketen.

Leer de basisbeginselen van voorraadbeheer en ontdek hoe een voorraadbeheersysteem je kan helpen de winstgevendheid te verhogen en verspilling te reduceren.

Hoe inefficiënt voorraadbeheer je kan benadelen

Voorraad is doorgaans een van de grootste activa die een bedrijf in eigendom heeft. Slecht voorraadbeheer is dan ook een van de belangrijkste redenen dat kleinere bedrijven het niet redden.

Ondoelmatig beheer van activavoorraden kan je winstgevendheid op verschillende manieren terugdringen:

Te veel voorraad. Als je meer voorraad hebt dan nodig is, kan dat je geld kosten. Je betaalt voor meer (kostbare) magazijnruimte, en bederfelijke waren kunnen verloren gaan voordat ze verkocht zijn.
Langere levertijd. Als je de trends in de detailhandel een stap voor blijft, kun je profiteren van de populaire items die momenteel populair zijn onder klanten. Als je je langzaam aanpast aan de veranderende markt, zullen klanten er echter ergens anders uitzien en zul je het marktaandeel op prijs stellen.
Te weinig voorraad. Klanten bestellen ergens anders als je niet op voorraad hebt wat ze zoeken. Hoe dan ook kost uitval je aan omzet. Wanneer dit vaker gebeurt, verlies je klanten.

De voordelen van een effectief beheer van de activavoorraad

Investeren in een voorraadbeheersysteem kan een uitstekend rendement opleveren. Met een voorraadbeheersysteem wordt het niet alleen gemakkelijker om je producten bij de klant te krijgen, het kan ook waardevolle inzichten opleveren zodat je op het juiste moment en in de juiste hoeveelheden de juiste voorraad bestelt.

Hier volgen enkele voorbeelden van manieren waarop een investering in voorraadbeheer zich terugbetaalt:

Kostenbesparingen

Bestel op het juiste moment de juiste hoeveelheden voorraad, zodat je nooit over- of onderbevoorraad bent.

Arbeidsmaximalisatie

De productiviteit gaat omhoog en er wordt minder tijd verspild aan het zoeken naar ontbrekende artikelen of het handmatig opsporen van items.

Ruimtebesparing

Een goed beheerde voorraad leidt tot efficiëntere en beter georganiseerde magazijnen.

Meer klanttevredenheid

Bestellingen worden sneller en nauwkeuriger verzonden, met tevreden klanten en nagekomen dienstverleningsovereenkomsten als gevolg.

Lees verhalen van klanten

De nauwe relatie tussen voorraad en de financiële administratie

Inventaris wordt beschouwd als een bedrijfsasset, dus voorraadbeheer is nauw verbonden met de boekhouding. Wanneer inventaris en boekhouding goed geïntegreerd zijn, krijg je bij elke stap van het proces realtime metrische inzichten in je goederen.

Je voorraadbeheersysteem moet meerdere voorraadwaarderingsmethoden en -functies ondersteunen, zoals:

Voorraadomloopsnelheid

De kosten van verkochte goederen gedeeld door gemiddelde voorhanden voorraad.

Een lage omloopsnelheid duidt op dubbele bestellingen en waardevermindering van de voorraden.
Een hoge omloopsnelheid kan duiden op extra verzendkosten om snel niet-voorradige artikelen te vervangen, onvolledige orders en tijdverspilling bij het zoeken naar ontbrekende items.
Een evenwichtige omloopsnelheid staat voor een hoog rendement, lagere kosten en een hogere klanttevredenheid.

Gewogen gemiddelde kostprijs

De kosten van beschikbare goederen voor verkoop gedeeld door het aantal eenheden voor verkoop. Deze metriek levert de gewogen gemiddelde kosten per eenheid op.

Standaard kostprijsberekening

Schatting van de verwachte kosten voor een item in de boekhouding, die periodiek wordt gecontroleerd aan de hand van de werkelijke kosten. De afwijking tussen twee getallen wordt vastgelegd in de accountingrecords. Deze methode wordt gebruikt wanneer het te veel tijd kost om de werkelijke kosten in realtime bij te houden.

Stuklijsten (BOM)

Verwijst naar de lijst met subitems waaruit een enkel voorraadartikel is opgebouwd.

Kitting

Bundeling van de onderdelen en artikelen die een enkel afgewerkt artikel vormen.

Just-in-time-voorraad (JIT)

Een logistieke term die verwijst naar de ontvangst van voorraad vlak voor of op de exacte tijd dat deze nodig is.

Onderhanden werk

Volgt de voorraad vanaf de productie tot het moment dat deze wordt gebruikt in het productiewerk of op de fabrieksvloer.

Meer informatie over software voor voorraadbeheer en hoe deze kan helpen

Software voor voorraadbeheer volgt, beheert en organiseert voorraadniveaus, bestellingen, verkoop en levering. Het doel van software voor voorraadbeheer is het onderhouden van een optimaal voorraadniveau, het volgen van goederen tijdens transport tussen locaties, de ontvangst van nieuwe items, het beheer van magazijnprocessen zoals picking, verpakking en verzending, het voorkomen van verouderde voorraden en verspilling, en het garanderen dat producten altijd voorradig zijn.

Software voor voorraadbeheer automatiseert datgene wat voorheen tijdrovend was: het handmatige proces waarbij elk item afzonderlijk werd geteld en op papier geregistreerd werd. Met digitalisering wordt dit proces niet alleen nauwkeuriger, er wordt ook kostbare tijd bespaard.

Tot de kernmogelijkheden behoren inventarisoptimalisatie, productidentificatie en -tracering, servicebeheer voor servicegerichte bedrijven, het traceren van bedrijfsmiddelen en herbestelpunten. Voorraadbeheersoftware kan in realtime nauwkeurige gegevens leveren over de voorraadtoestand en geeft je ook inzicht in trends, zodat je kunt reageren op veranderende eisen en omstandigheden in de markt zonder verkoopkansen mis te lopen.

Waarnaar gezocht moet worden in software voor voorraadbeheer

Software voor voorraadbeheer is doorgaans onderdeel van een groter ERP-systeem (Enterprise Resource Planning). Software voor voorraadbeheer is doorgaans onderdeel van een groter (Enterprise Resource Planning). Bij een goed ERP-systeem worden de voorraad, de financiële administratie, verkooppunten en toeleveringsbeheer in één samenhangend en efficiënt platform geïntegreerd.

Als je het gebruik van software voor voorraadbeheer overweegt als add-on of als onderdeel van een ERP-oplossing, zijn er factoren waar je rekening mee moet houden:

Integratie. De doeltreffendheid van software voor voorraadbeheer is allesbehalve optimaal als de software niet nauw geïntegreerd is met de andere front-end- en back-end-applicaties in je bedrijf.
Analyse en inzichten. Met cloudsoftware voor voorraadbeheer krijgen bedrijven de mogelijkheid de voorraad in realtime te volgen, rapporteren te genereren om het inzicht en de samenwerking te verbeteren, en de data altijd en overal te gebruiken op mobiele apparaten.
Kosten. Oplossingen voor voorraadbeheer variëren sterk voor wat betreft functionaliteit en mogelijkheden, en dat geldt ook voor het bijbehorende prijskaartje. Als je op zoek gaat naar een oplossing, is het niet alleen belangrijk om na te gaan of de oplossing op dit moment betaalbaar is, maar ook of hij nog steeds betaalbaar is als je bedrijf groeit.
Traceringsmogelijkheden. Houdt de software voor voorraadbeheer de voorraad bij op een manier die zinvol is voor jouw bedrijf? Gebruikt je bedrijf bijvoorbeeld barcodes? Biedt de voorraadbeheersoftware dan de ondersteuning en integratie voor de scanners die je gebruikt?
Implementatie en onderhoud. Het implementeren en onderhouden van een cloudsysteem voor voorraadbeheer is sneller en eenvoudiger dan een on-premises oplossing. Cloudoplossingen worden automatisch bijgewerkt en bieden verbeterde beveiligingsfuncties, terwijl het bijwerken van on-premises oplossingen omslachtig en tijdrovend kan zijn. Zonder extra maatregelen kunnen on-premises oplossingen bovendien kwetsbaar zijn voor aanvallen.
AI. Ingebouwde mogelijkheden voor kunstmatige intelligentie bieden adviezen voor voorraadniveaus op basis van data, voorspellen trends zodat je de concurrentie voor kunt blijven en helpen je bij het aanpakken van kwesties voordat ze uitgroeien tot ernstige problemen.

Meer informatie over ERP

Optimalisatie van het voorraadbeheer met Dynamics 365

Krijg realtime inzicht in reparaties en onderhoud tot op vrachtwagenniveau met Dynamics 365 Field Service.

Meer informatie

Automatiseer en stroomlijn je toeleveringsketen met Dynamics 365 Supply Chain Management. Bewaak en synchroniseer de logistiek in alle vestigingen en magazijnen, verbeter de orderafhandeling en ga aan de slag met AI-gestuurde voorspellende inzichten om je te helpen snel problemen te identificeren.

Meer informatie

Neem contact met ons op

Chat met de verkoopafdeling

Beschikbaar ma-vr van 9.00 tot 17.00 u.

Chat nu

Verzoek of we contact met je opnemen

Laat een Dynamics 365-verkoopexpert contact met je opnemen.

Verzend een aanvraag

Bel Verkoop