Wat is ERP in de cloud?

Er zijn enkele belangrijke verschillen tussen traditionele on-premises ERP-systemen en cloud-ERP-systemen, die allemaal van invloed zijn op de infrastructuur, kosten, schaalbaarheid en het onderhoud van elk type systeem. Inzicht in de verschillen tussen traditionele ERP-systemen en ERP-systemen in de cloud kan je helpen een weloverwogen beslissing te nemen over welk type oplossing het meest geschikt is voor je bedrijf. Budget, schaalbaarheidsbehoeften en beschikbaarheid van IT-resources zijn belangrijke factoren waarmee je rekening moet houden bij het nemen van je beslissing.

Infrastructuur

• On-premises ERP-systemen vereisen aanzienlijke hardware- en software-investeringen, waaronder servers, opslag en netwerkapparatuur. Deze systemen worden gehost en beheerd binnen de fysieke locatie van het bedrijf.
  
  
• Cloud ERP-systemen worden gehost op externe servers die worden beheerd door een externe provider. Je hebt toegang tot het systeem via internet, waardoor uitgebreide hardware op locatie niet meer nodig is.

Kosten

• On-premises ERP-systemen gaan gepaard met hoge kosten vooraf voor hardware, softwarelicenties en implementatie en doorlopende kosten voor onderhoud, upgrades en salarissen van IT-medewerkers.
  
  
• Cloud ERP-systemen volgen doorgaans een op abonnementen gebaseerd prijsmodel, waardoor de initiële kosten worden verminderd. De kosten worden verdeeld over een periode en omvatten door de leverancier geleverd onderhoud, updates en ondersteuningsservices.

Schaalbaarheid

• On-premises ERP-systemen vereisen extra hardware- en software-investeringen om op te schalen, wat tijdrovend en kostbaar kan zijn. Omlaag schalen kan leiden tot onderbenutte resources.
  
  
• Cloud-ERP-systemen zijn flexibeler en schaalbaarder, waardoor je je abonnementen eenvoudig kunt aanpassen aan veranderende behoeften, zonder dat je grote investeringen hoeft te doen in nieuwe infrastructuur.

Onderhoud

• Voor on-premises ERP-systemen is speciaal IT-personeel nodig om het systeem te beheren en onderhouden, inclusief regelmatige updates, beveiligingspatches en probleemoplossing.
  
  
• Cloud ERP-systemen omvatten onderhoud en updates door de serviceprovider, waardoor de werklast van interne IT-teams wordt verminderd. Dit zorgt ervoor dat het systeem altijd up-to-date is met de nieuwste functies en beveiligingsmaatregelen.

Toegankelijkheid

• Bij on-premises ERP-systemen is de toegang doorgaans beperkt tot on-site locaties of zijn complexe VPN-instellingen vereist voor externe toegang.
  
  
• Cloud-ERP-systemen zijn overal toegankelijk waar een internetverbinding is, en bieden zo de flexibiliteit die nodig is voor werken op afstand en mobiele toegang.

Beveiliging

• On-premises ERP-systemen vereisen dat beveiliging en naleving intern worden beheerd, wat lastig kan zijn voor bedrijven zonder robuuste IT-resources.
  
  
• Cloud ERP-systemen bieden vaak geavanceerde beveiligingsfuncties en nalevingscertificeringen om gegevensbescherming en naleving van regelgeving te garanderen.
  

Migratie naar een modern ERP-systeem in de cloud biedt talloze voordelen voor bedrijven. Enkele van de belangrijkste voordelen zijn:
 

• Kostenbesparingen: Doordat er geen dure hardware meer nodig is en de werklast van IT-teams wordt verminderd, kun je aanzienlijk op kosten besparen.
  
  
• Schaalbaarheid: Cloud ERP-systemen zijn zeer schaalbaar, zodat je eenvoudig gebruikers en functies kunt toevoegen of verwijderen wanneer dat nodig is. Dit maakt het voor jouw bedrijf gemakkelijker om te groeien en zich aan te passen aan veranderende marktomstandigheden.
  
  
• Verbeterde efficiëntie: realtime toegang tot gegevens helpt je hele organisatie weloverwogen beslissingen te nemen en activiteiten te stroomlijnen, wat uiteindelijk leidt tot een verbeterde efficiëntie en productiviteit.
  
  
• Verbeterde gegevensbeveiliging: Cloud ERP-leveranciers investeren doorgaans fors in beveiligingsmaatregelen om de gegevens van hun klanten te beschermen. Deze investeringen kunnen je meer gemoedsrust bieden en het risico op gegevensschendingen verminderen.

De overstap naar een cloudgebaseerd ERP-systeem kan een complex proces zijn, maar door deze stappen te volgen, zorg je voor een soepele overgang.

• Je huidige systeem evalueren. Evalueer je bestaande ERP-systeem om eventuele knelpunten, prestatieproblemen, verbeteringsgebieden of aanpassingsvereisten te identificeren. Beoordeel of je huidige processen aansluiten bij je bedrijfsdoelen op de lange termijn. Documenter alle huidige integraties met andere systemen, aangezien elk van deze integraties moet worden gemigreerd of opnieuw moet worden geconfigureerd. Zorg ervoor dat je belangrijke stakeholders uit IT, financiën en operations al vroeg bij dit proces betrekt, zodat je een holistisch beeld krijgt van je behoeften.
  
  
• Definieer je doelen en vereisten. Stel duidelijke migratiedoelstellingen in, zoals verbeterde schaalbaarheid, kostenbesparingen of verbeterde prestaties. Identificeer vervolgens de vereiste functies en functionaliteit voor je ERP-cloudoplossing, waaronder naleving, beveiliging en branchespecifieke vereisten.
  
  
• Kies de juiste ERP-cloudoplossing. Onderzoek en evalueer de cloud-ERP-oplossingen die aan je behoeften voldoen. Controleer of elk platform compatibel is met je bestaande systemen en integraties voordat je uiteindelijk een cloud-ERP-systeem selecteert dat bij je bedrijf past.
  
  
• Plan de migratie. Ontwikkel een gedetailleerd migratieplan waarin de stappen en tijdlijn voor de overgang worden beschreven, samen met de rollen en verantwoordelijkheden voor je migratieteam, voor zowel intern personeel als externe partners. Identificeer mogelijke risico's, zoals gegevensverlies of downtime en plan de benodigde risicobeperkingsstrategieën.
  
  
• Bereid je gegevens voor op migratie. Archiveer verouderde of onnodige gegevens en schoon de resterende gegevens vervolgens op en standaardiseer ze om consistentie en nauwkeurigheid in het nieuwe systeem te garanderen. Zorg ervoor dat alle gegevens voldoen aan de relevante voorschriften of branchespecifieke standaarden. Geautomatiseerde hulpprogramma's kunnen helpen bij het vereenvoudigen van gegevensmigratie en het verminderen van het risico op handmatige fouten.
  
  
• Implementeer het nieuwe systeem. Gebruik een gefaseerde benadering, te beginnen met een of twee niet-kritieke processen om onderbreking te minimaliseren, voordat je uitbreidt naar andere afdelingen. Werk nauw samen met je provider om problemen snel op te lossen en metrische prestatiegegevens tijdens en na de migratie te bewaken om ervoor te zorgen dat het systeem aan je verwachtingen voldoet.
  
  
• Train je werknemers. Geef rolspecifieke trainingen om ervoor te zorgen dat je werknemers vertrouwd raken met het nieuwe systeem. Maak toegankelijke resources, zoals gebruikershandleidingen of zelfstudies, voor doorlopende naslaginformatie. Moedig feedback aan en los problemen van gebruikers onmiddellijk op. Het identificeren en trainen van een groep interne 'supergebruikers' die hun teams na de migratie kunnen ondersteunen, kan de acceptatie bevorderen.
  
  
• Test en optimaliseer het systeem. Voer grondige, end-to-end tests uit om ervoor te zorgen dat werkstromen, integraties en rapportage naar verwachting werken en dat alle gegevens correct zijn gemigreerd. Verzamel feedback van gebruikers en los eventuele problemen op die zij tegenkomen. Plan periodieke beoordelingen om ervoor te zorgen dat het systeem zich ontwikkelt met je bedrijfsbehoeften.
  
  
• Neem je oude ERP-systeem uit bedrijf. Zorg ervoor dat je voldoet aan het bewaarbeleid van je bedrijf en archiveer veilig alle verouderde gegevens die niet langer nodig zijn voor de dagelijkse werkzaamheden. Verleg je resources naar de optimalisatie van je nieuwe cloud-ERP-systeem.
  
  
• Plan voor doorlopende ondersteuning en updates. Stel een ondersteuningsplan in bij je cloud-ERP-provider om op de hoogte te blijven van updates, nieuwe functies en beveiligingspatches. Bevorder een cultuur van continue verbetering door regelmatig processen en systeemprestaties te controleren. Bewaak je belangrijkste metrische gegevens om het rendement bij te houden.

ERP-systemen in de cloud bieden veel voordelen, maar je kunt ook een aantal uitdagingen tegenkomen tijdens de overgang en het implementatieproces. Enkele van de meestvoorkomende uitdagingen zijn:

• beveiligings- en nalevingsrisico's. Wanneer je gevoelige bedrijfsgegevens naar de cloud verplaatst, kunnen er zorgen ontstaan ​​over datalekken, naleving van regelgeving en het handhaven van privacynormen. Het kiezen van een ERP-provider met sterke beveiligingsprotocollen (zoals versleuteling, meervoudige verificatie en nalevingscertificeringen) kan dit probleem verhelpen.
  
  
• Integratieproblemen. Het aanpassen van je nieuwe ERP-cloudsysteem aan je behoeften en het integreren ervan met bestaande zakelijke toepassingen kan tijdrovend en ingewikkeld zijn. Houd bij het evaluatieproces rekening met de flexibiliteit en vooraf gebouwde integraties van elke ERP-provider en beperk aanpassingen waar mogelijk om te voorkomen dat de implementatie en het voortdurende onderhoud te ingewikkeld worden.
  
  
• Weerstand tegen verandering. Werknemers aarzelen mogelijk om het nieuwe systeem en de daarmee gepaard gaande gewijzigde werkstromen te implementeren. Door belangrijke belanghebbenden al vroeg bij het proces te betrekken, draagvlak te creëren en problemen preventief aan te pakken, kan de overgang soepeler verlopen. Door duidelijk te communiceren over de voordelen van het nieuwe systeem, in combinatie met uitgebreide training en ondersteuning, kun je het vertrouwen en enthousiasme onder gebruikers vergroten.
  
  
• Downtime en onderbrekingen. Implementatie of migratie kan tijdelijke onderbrekingen in de bedrijfsvoering veroorzaken, wat invloed kan hebben op de productiviteit en de klantenservice. Het plannen van de implementatie tijdens daluren en het gebruik van een gefaseerde benadering om essentiële functies geleidelijk over te zetten naar het nieuwe systeem, kan de impact op je bedrijf minimaliseren.
  

Veel bedrijven zijn gemigreerd naar ERP-oplossingen in de cloud en hebben de voordelen ervaren. Hier zijn slechts enkele van hun verhalen:

• GSE Environmental kampte met aanzienlijke inefficiëntie en hoge IT-kosten als gevolg van gescheiden gegevensbeheersystemen en verouderde onderhoudsarchitecturen. Door met Dynamics 365 naar de cloud te migreren, centraliseerde het bedrijf zijn gegevens en stroomlijnde het zijn IT-activiteiten. Deze transitie verminderde niet alleen de IT-infrastructuur op locatie, maar zorgde er ook voor dat GSE zich weer kon richten op IT-productiviteit. De afdelingsuitgaven werden hierdoor met ruim 70% teruggebracht.
  
  
• Maersk, een wereldleider in de scheepvaart, kampte met vijf losgekoppelde datacenters die zorgden voor gegevenssilo's en capaciteitsproblemen, waardoor werknemers geen toegang hadden tot cruciale klantgegevens. Om deze uitdagingen aan te pakken, heeft Maersk de gegevens naar de cloud gemigreerd met behulp van Microsoft Azure, om zo een naadloze en veilige gegevensstroom naar werknemers over de hele wereld mogelijk te maken. De migratie werd in slechts zes maanden voltooid, de helft van de geschatte tijd, waardoor Maersk alle vijf datacenters kon sluiten en tegelijkertijd de toegankelijkheid en beveiliging van de gegevens kon verbeteren.
  
  
• Sonee Sports, een kleine familiewinkelketen op de Malediven, had een verouderd ERP-systeem dat onjuiste gegevens produceerde, wat resulteerde in een klantverloop van 10%. Door een upgrade naar Dynamics 365 uit te voeren, Microsoft Power BI voor analyse te implementeren en een e-commercesysteem in de cloud te introduceren, heeft Sonee Sports de IT-onderhoudskosten met 38% verlaagd en de klantretentie met meer dan 8% verbeterd, en waardevolle inzichten verkregen in het gedrag en de voorkeuren van klanten.
  

Ontdek meer van dit soort succesverhalen over cloud-ERP.

Trends en ontwikkelingen in de cloud-ERP-sector zijn voortdurend in ontwikkeling, waarbij sommige technologieën, zoals AI, snelle veranderingen teweegbrengen. Enkele belangrijke trends waar je op moet letten als het gaat om de toekomst van ERP zijn:

• AI-integratie. AI speelt een steeds belangrijkere rol in ERP-systemen in de cloud. Het helpt analyses te verbeteren, repetitieve taken te automatiseren en voorspellende inzichten te bieden. Door AI ondersteunde mogelijkheden: ERP en de snelheid van zakendoen transformeren met generatieve AIMet behulp van AI-ondersteunde mogelijkheden kun je de besluitvorming verbeteren, trends vroegtijdig signaleren en proactief veelvoorkomende problemen aanpakken, zoals verstoringen in de toeleveringsketen.
  
  
• Geavanceerde analyse en realtime rapportage. Robuustere analysemogelijkheden met realtime gegevensvisualisatie en selfservice rapportagehulpprogramma's stellen bedrijven in staat om dieper inzicht te krijgen in hun activiteiten en sneller te reageren op deze inzichten door middel van gegevensgestuurde beslissingen.
  
  
• Integratie met Internet of Things (IoT). ERP-systemen in de cloud die realtime gegevens verzamelen van verbonden IoT-apparaten, zoals sensoren, machines en voertuigen, kunnen bedrijven helpen hun activiteiten beter te bewaken, assets bij te houden en processen effectief te optimaliseren. Deze integraties kunnen een bijzonder transformatieve bijdrage leveren aan het verbeteren van het beheer van toeleveringsketens.
  
  
• Modulaire ERP-oplossingen. Met modulaire ERP-oplossingen kunnen bedrijven alleen de functies implementeren die ze nodig hebben, of de overgang naar een nieuw systeem vertragen. Dit vermindert de kosten en complexiteit, waardoor organisaties de functionaliteit op hun eigen tijdlijn kunnen schalen. Meer informatie over een modulaire cloud-ERP-oplossing op basis van AI van Dynamics 365.
  
  
• Een grotere focus op duurzaamheid. Sommige ERP-platformen in de cloud bevatten nu hulpmiddelen waarmee bedrijven hun impact op het milieu kunnen meten en beheren, zoals het bijhouden van de CO2-voetafdruk of het optimaliseren van het gebruik van hulpbronnen. Deze platforms kunnen de gegevens leveren die nodig zijn om de duurzaamheidspraktijken van bedrijven te ondersteunen.
  
  
• Hulpprogramma's met weinig code en zonder code. Dankzij volledig geïntegreerde hulpprogramma's met weinig code en zonder code kunnen organisaties werkstromen, dashboards en integraties aanpassen zonder uitgebreide en dure ontwikkelbronnen. Met deze hulpprogramma's kunnen zelfs niet-technische gebruikers een ERP-cloudsysteem aanpassen aan hun behoeften, waardoor ze minder afhankelijk zijn van IT-teams.