Wat is AVG-naleving?

In een wereld waarin alles steeds meer met elkaar verweven is, is naleving van de AVG een belangrijke prioriteit geworden voor bedrijven die persoonlijke gegevens verwerken, ongeacht waar ze actief zijn. De AVG is geïntroduceerd in 2018 en is een verordening in de EU-wetgeving die gericht is op de bescherming en privacy van persoonsgegevens voor personen binnen de Europese Unie. Niet-naleving van de AVG kan leiden tot aanzienlijke boetes, waardoor het essentieel is voor bedrijven van elke omvang om te voldoen aan de regelgeving.

Het primaire doel van de AVG is om persoonsgegevens te beschermen en personen meer controle te geven over hun persoonlijke gegevens online. Het bereik van de AVG is enorm en heeft betrekking op alle bedrijven die persoonsgegevens van inwoners van de EU verwerken, ongeacht de fysieke locatie van het bedrijf’.

AVG-naleving is niet alleen een wettelijke vereiste, maar is ook een bedrijfsvereiste geworden. Organisaties die voldoen aan de AVG tonen aan dat ze zich inzetten voor gegevensprivacy. Dit draagt ​​bij aan het opbouwen van vertrouwen bij klanten, werknemers en partners. Naleving helpt bedrijven ook aanzienlijke financiële boetes te voorkomen die verband houden met gegevensschendingen en niet-naleving van AVG-vereisten.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming is op 25 mei 2018 van kracht geworden en vervangt de Richtlijn Gegevensbescherming 95/46/EG. Het is ontwikkeld als reactie op de snelle digitalisering van gegevens en de noodzaak om zorgen over gegevensprivacy aan te pakken. Het uitgebreide kader van de AVG is bedoeld om de wetgeving voor gegevensbescherming in de gehele EU te versterken.

Het primaire doel van de AVG is om persoonsgegevens te beschermen en personen meer controle te geven over hun gegevens. Het bereik van de AVG is enorm en heeft betrekking op alle bedrijven die persoonsgegevens van inwoners van de EU verwerken, ongeacht de fysieke locatie van het bedrijf’.

Belangrijke beginselen
De AVG heeft zeven beginselen voor gegevensbescherming vastgelegd waaraan organisaties in de EU of die zakendoen in de EU zich moeten houden:

1. Rechtmatigheid, eerlijkheid en transparantie:: Gegevens moeten worden verwerkt op een manier die rechtvaardig, eerlijk en transparant is.
2. Doelbeperking: Gegevens mogen alleen worden verzameld en gebruikt voor specifieke doeleinden.
3. Gegevensminimalisatie: De verzamelde gegevens moeten beperkt blijven tot wat noodzakelijk is.
4. Nauwkeurigheid: Persoonsgegevens moeten nauwkeurig zijn en up-to-date worden gehouden.
5. Opslaglimieten: Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig is.
6. Integriteit en vertrouwelijkheid: Persoonsgegevens moeten veilig worden verwerkt en worden beschermd tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking, onopzettelijk verlies of schade.
7. Verantwoordelijkheid: Organisaties moeten kunnen aantonen dat ze aan al deze beginselen voldoen.

De AVG geeft EU-burgers aanzienlijke controle over hun persoonsgegevens door duidelijke rechten te creëren om hun privacy te beschermen. De AVG geeft EU-burgers verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens, waaronder:
 

• Het recht om op de hoogte te worden gesteld: Personen hebben het recht om op de hoogte te worden gesteld over het verzamelen en gebruiken van hun persoonsgegevens, waaronder informatie over waarom deze gegevens worden verzameld, hoe lang ze worden bewaard en met wie ze worden gedeeld.

• Toegangsrecht: Personen kunnen toegang tot hun persoonsgegevens aanvragen en er een kopie van verkrijgen, zodat ze kunnen begrijpen hoe hun gegevens worden verwerkt en door wie.

• Recht op rectificatie: Als persoonlijke gegevens onnauwkeurig of onvolledig zijn, kunnen personen om correctie vragen, zodat hun gegevens nauwkeurig en up-to-date zijn.

• Het recht op wissen ('het recht om te worden vergeten'): In bepaalde omstandigheden hebben personen het recht om te verzoeken om verwijdering van hun persoonlijke gegevens, waarbij hun informatie uit de systemen van een organisatie wordt verwijderd als deze niet langer nodig is of als zij hun toestemming intrekken.

• Het recht om gegevensverwerking te beperken: Personen kunnen de verwerking van hun persoonsgegevens beperken, met name als ze de nauwkeurigheid ervan betwisten of als ze de gegevens nodig hebben voor juridische claims.

• Het recht op gegevensportabiliteit: Personen kunnen hun persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat verkrijgen en deze, indien gewenst, overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

• Het recht om bezwaar te maken: Personen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens, met name als deze worden gebruikt voor direct marketing of als er sprake is van een specifieke situatie die privacy rechtvaardigt.
  
  

Samen zorgen deze rechten ervoor dat personen duidelijk inzicht hebben in en controle hebben over hun persoonlijke gegevens, waardoor transparantie en verantwoordelijkheid tussen organisaties worden versterkt. Naast deze rechten stelt de AVG ook strikte richtlijnen vast voor de wijze waarop organisaties toestemming van personen moeten verkrijgen en beheren voordat ze hun gegevens verwerken.

Toestemmingsvereisten
De AVG vereist dat organisaties expliciete toestemming van personen verkrijgen voordat ze hun gegevens verzamelen en opslaan. Deze toestemming moet vrijelijk worden gegeven en specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn, zodat personen volledig begrijpen welke gegevens worden verzameld.

Naast toestemmingsrichtlijnen legt de AVG de nadruk op proactieve maatregelen voor gegevensbescherming. Voor verwerkingsactiviteiten met een hoog risico moeten organisaties impactbeoordelingen voor gegevensbescherming uitvoeren, om potentiële risico's voor de rechten en vrijheid van personen te beoordelen en te beperken.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA)
Voor alle verwerkingsbewerkingen die de rechten en vrijheid van personen aanzienlijk kunnen beïnvloeden, is een gegevensbeschermingseffectbeoordeling verplicht. Deze evaluatie evalueert de risico's die gepaard gaan met het verwerken van persoonsgegevens en bevat een overzicht van maatregelen om deze risico's te beperken, de privacy van personen te beschermen en naleving te garanderen.

Eerste evaluatie en hiaatanalyse
Het bereiken van AVG-naleving begint met een grondige evaluatie van de huidige gegevensprocedures binnen een organisatie. Dit omvat het identificeren en toewijzen van alle gegevensverwerkingsactiviteiten, waaronder gegevensverzameling, opslag, delen en verwijderen. Het doel is om een uitgebreid inzicht te krijgen in waar persoonsgegevens zich bevinden, hoe deze door de organisatie stromen en wie er toegang tot heeft.

Na het verzamelen van informatie over de huidige procedures voor gegevensverwerking, is de volgende stap het uitvoeren van een hiaatanalyse. Deze analyse vergelijkt de bestaande procedures van een organisatie met de AVG-vereisten om vast te stellen welke gebieden tekortschieten. Veelvoorkomende hiaten zijn onder andere het ontbreken van duidelijke gegevensverwerkingsrecords, onvoldoende toestemmingsmechanismen of onvoldoende beveiligingsmaatregelen.

Het aanpakken van deze hiaten is van cruciaal belang voor de naleving van de AVG. Vaak is hiervoor samenwerking tussen afdelingen als IT, juridische zaken en HR nodig om een ​​samenhangende nalevingsstrategie te ontwikkelen. Door te begrijpen waar de organisatie momenteel staat, kunnen bedrijven een gestructureerd actieplan maken om hiaten in de naleving te dichten en gegevensprivacymaatregelen te versterken.

Gegevenstoewijzing en -documentatie
Gegevenstoewijzing is een essentieel onderdeel van AVG-naleving, omdat het een duidelijke visuele weergave biedt van de verplaatsing van gegevens binnen de organisatie. Bij dit proces wordt elk stukje persoonlijke gegevens gevolgd vanaf het moment van verzamelen tot aan de opslag, verwerking, delen en uiteindelijk verwijdering. Door gegevensstromen toe te wijzen, kunnen organisaties onnodige gegevensverwerkingsactiviteiten identificeren, gegevenssilo's detecteren en ervoor zorgen dat alleen relevante gegevens worden verzameld en bewaard. Bovendien helpt gegevenstoewijzing bedrijven potentiële beveiligingsproblemen aan het licht te brengen, met name wanneer gegevens worden overgebracht tussen systemen of naar derden.

Naast het toewijzen van gegevensstromen vereist de AVG dat organisaties gedetailleerde records van gegevensverwerkingsactiviteiten bijhouden. In deze gegevens moet het doel van de gegevensverzameling, de wettelijke grondslagen voor de verwerking, de bewaartermijnen van de gegevens en eventuele derde partijen die bij de gegevensverwerking betrokken zijn, worden vermeld.

Beleid voor gegevensbeveiliging implementeren
Het tot stand brengen van robuust beleid voor gegevensbescherming is essentieel voor AVG-naleving. In dit beleid wordt beschreven hoe persoonsgegevens moeten worden verwerkt binnen de organisatie, met betrekking tot gebieden zoals toegang tot gegevens, retentie en beveiliging. Een goed opgesteld gegevensbeschermingsbeleid biedt richtlijnen voor acceptabel gegevensgebruik, helpt medewerkers begrijpen welke rol zij spelen bij het handhaven van de gegevensbeveiliging en bepaalt de norm voor de manier waarop de organisatie aan haar AVG-verplichtingen voldoet. Effectieve beleidsregels voor gegevensbescherming moeten toegankelijk en duidelijk zijn en regelmatig herzien worden om ervoor te zorgen dat ze in overeenstemming blijven met de veranderende vereisten en technologieën op het gebied van gegevensbescherming.

Voor het implementeren van dit beleid in de hele organisatie is training vereist. Werknemers op alle niveaus moeten de AVG-beginselen begrijpen en worden aangemoedigd om best practices voor gegevensafhandeling te volgen. Door ervoor te zorgen dat werknemers op de hoogte zijn van het belang van gegevensbescherming en van hun rol bij het beschermen van persoonlijke informatie, kunnen organisaties het risico op onbedoelde datalekken beperken. Deze gestructureerde benadering ondersteunt niet alleen AVG-naleving, maar draagt ook bij aan de algehele gegevensbeveiliging.

Voor Amerikaanse bedrijven brengt AVG-naleving extra complexiteit met zich mee. Organisaties die buiten de EU zijn gevestigd, zijn mogelijk niet zo bekend met de AVG-normen. Om hieraan te voldoen, moeten organisaties aan strenge verplichtingen voldoen, zelfs als ze niet fysiek in Europa aanwezig zijn. Amerikaanse bedrijven die persoonsgegevens van EU-burgers verwerken, moeten een EU-vertegenwoordiger aanwijzen, zich houden aan de wetten voor trans-Atlantische gegevensoverdracht en hun processen aanpassen aan de strenge normen van de AVG.

Er zijn talloze hulpmiddelen en bronnen beschikbaar om organisaties, waaronder Amerikaanse bedrijven, te helpen bij het bereiken en behouden van AVG-naleving, zoals software voor gegevensbescherming, nalevingscontrolelijsten en trainingsprogramma's.

Overweeg de volgende controlelijst te implementeren om doorlopende AVG-naleving te garanderen:


Regelmatige controles en bewaking:
Voer regelmatig controles uit van je gegevensverwerkingsactiviteiten om eventuele afwijkingen van de AVG-vereisten te identificeren. Bewaak continu je systemen en gegevensbeveiligingsmaatregelen.

Programma's voor training en bewustzijn:
Bied je werknemers uitgebreide training over AVG-naleving. Zorg ervoor dat alle werknemers inzicht hebben in hun rollen en verantwoordelijkheden bij het beveiligen van persoonsgegevens.

Reageren op gegevensschendingen en boetes:
Stel een robuust plan voor incidentrespons op om gegevenslekken onmiddellijk aan te pakken en de impact ervan te minimaliseren. Wees voorbereid op het afhandelen van mogelijke boetes en boetes voor niet-naleving.

In het voortdurend veranderende landschap van gegevensprivacy kan het bereiken en behouden van AVG-naleving een complexe en arbeidsintensieve taak zijn voor bedrijven van elke omvang. Met strenge regelgeving die is ontworpen om persoonlijke gegevens van personen te beschermen, hebben bedrijven betrouwbare oplossingen nodig die hun nalevingsinspanningen op elk niveau ondersteunen. Ter ondersteuning van je nalevingsinspanningen biedt Microsoft hulpprogramma's en oplossingen, zoals Microsoft Purview en andere oplossingen voor gegevensbeveiliging, waarmee je effectief aan je verplichtingen inzake gegevensbescherming kunt voldoen.

Door deze hulpprogramma's te integreren, kunnen bedrijven hun nalevingsprocessen stroomlijnen, belangrijke rapportagetaken automatiseren en de algehele gegevensbeveiliging verbeteren, waardoor de risico's van niet-naleving worden verminderd.