Å velge riktig verktøy for forretningsanalyse (BI) for selskapet ditt kan være en tidkrevende prosess med mange alternativer som har lignende funksjoner. En smart strategi for å evaluere verktøy som programvare for forretningsinnsikt er å ha en klar forståelse av hvorfor virksomheten din trenger det, samt et solid sett med kriterier for å hjelpe deg med å vurdere alternativene.
Siden hovedfunksjonen i forretningsanalyse er å hjelpe deg med å analysere data for beslutningstaking, er dette et viktig spørsmål. Når du evaluerer verktøy for forretningsanalyse, må du vite mer om dataene. Er det strukturert eller ustrukturert eller begge deler? Vil programvaren for forretningsinnsikt rulle ut analysene lokalt, i skyen eller som en hybridløsning? Hvilke forhåndsbygde koblinger tilbyr den?
Å kjenne svarene på disse spørsmålene hjelper deg med å vurdere om et verktøy for forretningsanalyse enkelt kan kobles til alle eksisterende systemer og standardisere data fra ulike kilder – slik at du unngår å måtte kjøpe ekstra produkter for databehandling i fremtiden. Dette sikrer også rask og nøyaktig datatilgang og analyse.
På samme måte som med dataintegrasjon, fungerer forretningsanalyse-verktøy sømløst med programvare som brukerne allerede er kjent med, som Microsoft Excel. Lag en liste over de vanligste verktøyene som forretningsanalyse-programvaren må koble til – ikke glem å inkludere tredjepartsapper, programtillegg, utvidelser og koblinger som virksomheten bruker regelmessig.
Dette er viktige faktorer å vurdere når du evaluerer verktøy for forretningsanalyse, spesielt hvis du jobber i en regulert bransje som finansielle tjenester eller helsevesen. Sørg for at programvaren for forretningsanalyse inneholder funksjoner som:
Fordi forretningsanalyse er allsidig og kan brukes på tvers av organisasjonen, foretrekker mange selskaper en kombinasjon av selvbetjente og bedriftsorienterte verktøy for forretningsanalyse som fungerer for både tekniske og ikke-tekniske brukere.
Snakk med interessenter fra begge ender av spekteret for å finne ut hvordan de vil bruke programvare for forretningsanalyse, og om det er behov for å fokusere på funksjoner for selvbetjening, bedriftsløsninger eller en kombinasjon av begge. Det kan være lurt å se etter ett verktøy som skalerer for å dekke behovene til alle brukere – fra forretningsdrift til IT – og som inkluderer begge typer løsninger for forretningsanalyse.
Visuell fremstilling av data er et nøkkelelement i forretningsanalyse, og et du bør bruke tid på å lære om under en demo eller prøveversjon.
Utforsk først instrumentbordene for data for data som verktøyet tilbyr, og se hvordan de kan hjelpe organisasjonen med å avdekke nye innsikter. Siden disse instrumentbordene vil bli brukt daglig av et bredt spekter av brukere, bør de gjøre det mulig for brukerne å utforske data visuelt på en måte som hjelper dem med å identifisere og løse problemer raskt.
Deretter, se på hvordan funn presenteres gjennom data visualisering og datadrevet historiefortelling. Disse funksjonene bruker vanligvis diagrammer, grafer og kart til å vise innsikt som er vanskelig å se i et regneark. De beste datavisualiseringsverktøyene har et intuitivt grensesnitt som lar brukere utforske og presentere data på flere måter, uavhengig av deres tekniske ferdigheter.
Deling av innsikt for å drive handling er en av hovedfordelene med forretningsanalyse. Som en del av evalueringen kan du finne ut hvordan brukere kan samarbeide om å oppdatere, tilpasse og dele rapporter.
Noen verktøy for forretningsanalyse gjør det for eksempel mulig for brukere å legge inn kommentarer direkte i programvaren, raskt bygge inn rapporter i meldinger og samarbeidsverktøy, og angi tillatelser for å distribuere resultatene både i og utenfor organisasjonen.
Til slutt må du ikke glemme å finne ut hvordan verktøyet håndterer automatisert kommunikasjon, som e-poster og varsler, som varsler brukerne om regelmessige planlagte rapporter eller uventede endringer i data.
Mobilfunksjoner gir tilgang til sanntidsdata og lar deg ta datainformerte beslutninger på farten når du arbeider eksternt. Snakk med de ansatte som arbeider i felten eller distribuerte plasseringer for å finne ut hvilket nivå av mobiltilgang de trenger. Det kan variere fra grunnleggende visning av instrumentbord og rapporter til oppretting og redigering av analyser med mobilverktøy. Du bør også sørge for at verktøyfunksjonene er justert etter bedriftens bredere mobilstrategi.
Programvareprisstrukturer kan variere fra abonnementsplaner per bruker til abonnementsmodeller. Når du ser på budsjettet, bør du vurdere hvor mange brukere du har for øyeblikket, og hvordan bedriften vil vokse i fremtiden.
Husk at tilleggsmuligheter og oppdateringer kan medføre ekstra kostnader – sørg for å vite hvilke funksjoner organisasjonen din må ha, og hvilke som er fleksible.
Målet er å finne en kostnadseffektiv løsning som tilbyr forretningsanalyseverktøy for organisasjonen på den skalaen du trenger, og har fleksibilitet til å vokse med organisasjonen.
Alle forretningsanalyseverktøy krever opplæring og støtte, først og etter hvert som nye funksjoner legges til. Utforsk hvilke opplæringsalternativer som er tilgjengelige. Er opplæring inkludert, eller trenger du å administrere den internt? Hvis du trenger å levere opplæring til en distribuert arbeidsstyrke på flere steder, er nettbaserte klasser tilgjengelige? Hva slags opplæring tilbys for programvareoppdateringer?
I tillegg til tradisjonell opplæring og utdanning kan brukerfelleskap gi tips og råd fra kolleger og produkteksperter. Før du velger et verktøy for forretningsanalyse, kan du se etter fora, blogger og brukergrupper som bidrar til å gi opplæring og støtte.
Til slutt må du sørge for at du forstår hvordan produktstøtte gis. Finn ut om det er gratis eller betalt, hvilke timer og dager det tilbys, og om det er tilgjengelig på nettet, via chat eller via telefon.
Evaluering av leverandøren av forretningsanalyse er like viktig som å se gjennom funksjonene i verktøyet. Ta deg tid til å undersøke omdømmet og stabiliteten for å sikre at det har langsiktig stabilitet og vil kunne gi kontinuerlig støtte. Når du velger en leverandør, kan du se etter en bransjeleder som har et bredt utvalg av tilbud som vil fungere for organisasjonens nåværende og fremtidige behov.
Når du evaluerer verktøy for forretningsanalyse, kan du se etter kundehistorier og kasusstudier basert på bedriftens størrelse og bransje. Når du går gjennom kundeutfordringer og -løsninger, får du en bedre forståelse av om dette verktøyet er effektivt for bedrifter som ligner på din. Du kan også oppdage nye måter å bruke forretningsanalyse på etter å ha lest suksesshistoriene fra andre organisasjoner.
Siden alle disse funksjonene – fra integrasjon til samarbeid – må være enkle for alle å bruke, bør du se etter en prøveversjon for å teste verktøyet i praksis. Hvis det er mulig, kan brukere fra en rekke funksjonsområder prøve verktøyet og gi tilbakemelding. Dette er den enkleste måten å vite sikkert om et forretningsanalyseverktøy er riktig for organisasjonen.
Følg Power Platform