Virtuelle arrangementer

Et virtuelt arrangement er en enhver type arrangement som gjennomføres på nettet i stedet for på et fysisk sted. Personer kan bli med komfortabelt fra kontoret, hjemmet eller andre steder med Wi-Fi. Alt de trenger, er en mobiltelefon, nettbrett eller datamaskin. Enkeltpersoner, grupper eller bedrifter kan være vert for arrangementer i alle størrelser, enten det er små, intime møter til større konferanser med mange deltagere.

De åtte vanligste virtuelle arrangementene:

• Konferanser

Akkurat som på en personlig konferanse kan virtuelle konferanser ha innledende hovedtalere, opplærings- og sertifiseringsmuligheter, produktdemoer og direkteunderholdning på agendaen.

• Nettseminarer

• Opplæringskurs og -klasser

• Handelsmesser

Akkurat som tradisjonelle handelsmesser gjør virtuelle messer at bedrifter og innovatører kan demonstrere sine produkter og tjenester, men med potensial til å nå et bredere publikum virtuelt.

• Jobbmesser

• Åpne hus med eiendomsmeglere

• Sosiale arrangementer

• Hybride arrangementer

Hvilken virtuell arrangementsplattform er riktig for deg? Det er lett å bli overveldet av så mange valg. For å finne plattformen som fungerer best for deg, tenk på de unike egenskapene til arrangementet ditt og hva du håper å oppnå – et nettseminar har andre prioriteringer og krav enn for eksempel en virtuell klassegjenforening.

Når du leter etter en virtuell arrangementsplattform for ditt neste arrangement, bør du vurdere disse funksjonene:

1. Deltakergrense

Ikke forlat potensielle gjester med en plattform som ikke har plass til alle deltakere. For store arrangementer som virtuelle konferanser og handelsmesser trenger du en plattform som kan håndtere et stort publikum. Og merk at noen plattformer gir muligheten for et høyere antall deltakere som kan se på arrangementet.

2. Engasjementsfunksjoner

Selv ved et fysisk arrangement kan det å engasjere et publikum være en utfordring. Til ditt virtuelle arrangement vil du ønske en plattform som styrker deltakelse og engasjement fra publikum.

Direktechat er en uunnværlig funksjon som gjør at deltakerne kan samhandle og dele filer uten å avbryte taleren. Chat hjelper også hvis du møter tekniske problemer under arrangementet. Deltakerne kan kommunisere med gruppen gjennom chat når de mister lyden.

Direkteteksting er populært for å gi ekstra klarhet eller for når deltakerne trenger å dempe lyden. Mange funksjoner for direkteteksting kan også oversettes til mange ulike språk. Du kan også engasjere publikum mer med direkte spørsmål&og svar, som gjør at deltakerne kan skrive spørsmål under arrangementet eller når presentatøren ønsker det. Talere kan så svare når de vil, enten privat eller slik at alle deltakerne kan se det.

3. Avansert analyse

Analyse og rapportering av arrangementer kan hjelpe deg med å få innsikt om arrangementet ditt. Hvis du er vert for et nettseminar, en handelsmesse eller en konferanse, kan du ønske å måle hvor vellykket arrangementet er, oppdage nyttige markedsføringsdata eller hente inn annen innsiktsfull informasjon, for eksempel demografi, interesser, deltakerengasjement osv. – rapporterings- og arrangementsanalyse kan gi deg den informasjonen.

4. Opptak av arrangement

Verdien av arrangementet trenger ikke å være over når arrangementet er slutt. Det å ta opp arrangementet gir deg flere muligheter til å utvide rekkevidden. Du kan tilby det innspilte arrangementet til dem som ikke kunne delta direkte, bruke utvalgte segmenter for markedsføring eller sosiale medier, tilby tidligere deltakere å se arrangementet på nytt, eller se det selv for å finne ut hva som fungerte og hva som må forbedres.

5. Tilpassing av varemerking

Hvis du bruker virtuelle arrangementer som hjelp til å utvikle din egen bedrift, er tilpassingsfunksjoner noe du ønsker fra en virtuell arrangementsplattform. Tilpassingsfunksjoner gjør at du kan skape dine egne registreringssider og e-postmaler, hvor du kan vise frem ditt eget varemerke.

6. Arrangementsledelse

Verktøy for arrangementsledelse hjelper deg med å planlegge og organisere arrangementet ditt og skape en unik opplevelse med enkelhet og effektivitet.

Se etter funksjoner som automatiserer oppgaver fra planleggingsstadiet til etter arrangementet, for eksempel registrering, e-postbekreftelser og oppfølginger, betalingsbehandling, opplasting av talerdata, opprettelse av arrangementssider, sporing, måledata, rapporter og undersøkelser. Jo mer du kan automatisere prosessen, jo mer tid har du til å fokusere på å levere et vellykket arrangement.

Funksjoner som greenroom gjør det mulig for presentatører og verter å organisere, håndtere forberedelser i siste liten bak kulissene og kommunisere privat under arrangementet. Andre kontroller for arrangementsledelse gjør at presentatører kan velge når og hvilket innhold deltakerne kan se og dele.