Uansett hvor du jobber kan det å vite hvem som gjør hva og hvor de passer inn bidra til at alle gjør en bedre jobb. Et organisasjonskart gir alle rask oversikt over hvordan virksomheten er strukturert, enten det er et etablert kontor, en oppstartsbedrift, en fabrikk eller noe helt annet.
Slik lager du det beste organisasjonskartet for bedriften
Hva er et organisasjonskart?
Du har sannsynligvis sett et slikt før. Organisasjonskart, også kalt orgkart eller organogrammer, inneholder bokser, former eller bilder som representerer personer og stillinger. De kan også inneholde kontaktinformasjon, sidekoblinger, ikoner og illustrasjoner.
Når de knyttes sammen med linjer former disse boksene et kart som viser den interne strukturen i en organisasjon. Det viser hvem som rapporterer til hvem, hvor skillelinjene ligger og hvordan avdelinger er knyttet sammen.
Hva er formålet med et organisasjonskart?
Organisasjonskart kan gjøre det enklere for nyansatte eller frivillige å bli raskt kjent med en virksomhet ved å hjelpe dem med å sette navn og ansikter på roller og ansvarsområder. Selv erfarne ansatte, HR-avdelinger og virksomhetens eiere kan ha nytte av et lett tilgjengelig organisasjonskart.
Dette sørger de for:
- Viser intern struktur og hierarkier
- Hjelper de ansatte med å finne ut hvem de skal rapportere til, og hvem de kan kontakte ved problemer
- Bidrar til å tydeliggjøre roller og ansvarsområder
- Gjør det enkelt å lagre kontaktinformasjon til de ansatte på et lett tilgjengelig sted
- Bidrar til at ledelsen kan se hvor mange ansatte hver avdeling har, og hvordan personale og andre ressurser best kan allokeres
- Gir personalet oversikt over forfremmelsesveier
Ett organogram kan ikke løse alt. La oss ta en titt på de mest populære typene organisasjonskart.
Hva er de fire typene av organisasjonsstrukturer?
Hvilken type organisasjonskart du bruker avhenger av målgruppen, organisasjonen og hva du vil fortelle. Det kan hende du trenger ett kart for hele selskapet, eller flere kart for ulike målgrupper eller avdelinger.
Selv om alle typer organisasjonskart kan endres og redigeres, bruker de fleste selskaper organisasjonskart som faller inn under én av disse fire kategoriene:
1. Funksjonelt hierarki fra toppen og nedover
Hierarkikartet er perfekt for å vise en tradisjonell selskapsstruktur, og starter med toppledelsen øverst før det brytes ned i avdelinger eller divisjoner. Innenfor hver divisjon fører du opp toppledelse, mellomledere, senioransatte, personell på mellomnivå og juniorpersonale. Når det er ferdig ser hierarkikartet ut som en pyramide, der hver avdeling leder opp til administrerende direktør.
MERK: Hierarkiske organisasjonskart er vanligvis enkle å forstå. Når det er flere lag i kommandokjeden kan det virke vanskelig å vite hvem man skal kontakte og når, spesielt hvis det oppstår et problem eller noen har en ny idé.
2. Avdelingsbasert organisasjonskart
Denne typen er et trygt valg hvis selskapet er organisert langs produktlinjer eller geografiske områder. Hvis de er uavhengige av hverandre er et avdelingsbasert organisasjonskart også en utmerket måte å gjenspeile dette tydelig på. Avdelingskartet starter, på samme måte som et organisasjonsbasert hierarkikart, med en administrerende direktør, men i stedet for oppdeling i avdelinger med delte ressurser, er det delt i forretningsområder (LOB-er). Kartet dekker avdelinger i hver enkelt LOB, som for eksempel personal, regnskap, juridisk avdeling og markedsføring, samt personer eller stillinger innenfor disse avdelingene.
MERK: Fordi organisasjoner som dette ofte har overflødige avdelinger i hver divisjon, kan en divisjonsbasert struktur føre til overbemanning og unødvendige faste kostnader.
3. Matrisebasert organisasjonskart
Prøv Visio gratis i én måned
Når den kostnadsfrie prøveperioden på én måned utløper, belastes du for det gjeldende abonnementsgebyret. Kredittkort er nødvendig. Avbryt når som helst for å stoppe fremtidige belastninger.
Denne typen organogram gjelder vanligvis selskaper med team eller teammedlemmer som har mer enn én leder. I for eksempel en avis kan en journalist dekke lokale nyheter i tillegg til finans, som betyr at vedkommende har to ledere. En grafisk designer hos en energileverandør kan rapportere til lederen for grafisk design. Fordi han eller hun også jobber på prosjekter for avdelingen for fornybar energi, kan det imidlertid hende at designeren også rapporterer til noen på dette teamet.
MERK: Når teammedlemmer jobber på tvers av avdelinger, kan organisasjoner vanligvis finne mer kreative måter å løse problemer på. Dette skaper et mer samarbeidsbasert miljø. Når team eller teammedlemmer har mer enn én leder, kan det imidlertid føre til forvirring og konflikter.
4. Flatt organisasjonskart
Flate eller «horisontale» organisasjonskart brukes nesten utelukkende av små bedrifter, og har vanligvis to nivåer: administrativt ansatte og arbeidere. I kartet viser heltrukkede linjer hovedrapporteringslinjene, mens prikkete linjer viser sekundære autoritetslinjer. På papiret kan selskaper med en flat organisasjonsstruktur ligne på et lite brannkorps, med en brannsjef, tre kapteiner og flere brannmenn som jobber under kapteinene. Det kan også være en leder med en håndfull ansatte, som er hans eller hennes direkterapporterende.
MERK: I en flat struktur har ledere og teamene deres ofte tette relasjoner, og tar beslutninger sammen. De ansatte har vanligvis mer ansvar og mer autonomi enn i andre organisasjonsstrukturer. Det betyr at det er helt avgjørende å bygge tillit og samarbeide godt. Fordi matrisen er så kompakt kan konflikter mellom ansatte imidlertid bli tydeligere, rett og slett fordi teamet er så lite.
Utvikle organisasjonskart med programvare
Programvare for organisasjonskart gjør det enkelt å utvikle nye organogrammer eller revidere gamle. La oss ta en titt på hvordan du kan utforme et organisasjonskart på nett ved hjelp av et av de mest populære programvarealternativene.
Organisasjonskart i PowerPoint
PowerPoint er riktignok utviklet som et presentasjonsverktøy, men du kan også bruke det til å utvikle organisasjonskart. Slik kommer du i gang:
- Åpne et nytt PowerPoint-dokument
- Gå til Sett inn-fanen og klikk på SmartArt
- Gå til Hierarki-gruppen og velg organisasjonskart malen du trenger
- Klikk i formene for å legge til tekst
- Legg til flere former (eller personer) etter behov
Når alle er lagt inn kan du begynne å organisere organisasjonskartet i PowerPoint. Bare gå tilbake til fanen for utforming av SmartArt-grafikk og bruk knappene Forfrem/Degrader for å flytte formene vertikalt. Bruk knappene Flytt opp/Flytt ned for å flytte formene horisontalt.
Organisasjonskart i Word
Det er ikke noen tradisjonell måte å utforme organisasjonskart på, men Microsoft Word kan fungere til å utforme grunnleggende diagrammer som viser hvordan organisasjonen fungerer. Her er alt du trenger å gjøre for å utforme et organisasjonskart i Word:
- Gå til Sett inn-fanen og klikk på SmartArt.
- Gå til Hierarki-gruppen og velg organisasjonskartmalen du ønsker å bruke.
- Deretter ser du en meny med former som representerer personer. Skriv inn tekst for å representere hver person i diagrammet.
- Hvis du har behov for å legge til figurer i organisasjonskartmalen klikker du på fanen for utforming av SmartArt-grafikk, og klikker på Legg til figur.
- For å sortere noen i organisasjonskartet klikker du på navnet deres i dialogboksen Tekst. Trykk på tabulatortasten for å flytte dem opp, eller Skift + tabulatortasten for å flytte dem ned. Du kan også administrere hierarkier i fanen for utforming av SmartArt-grafikk.
Du kan justere farger, skrifter og størrelser i fanene for utforming og formatering av SmartArt-grafikk.
Organisasjonskart i Visio fra Excel
Visio er et visuelt verktøy med et flytt-og-slipp-lerrett som lar deg utforme organisasjonskart, og det har også mulighet til å koble til data i eksisterende Excel -filer eller Active Directory slik at du kan utforme organisasjonskart automatisk. Når du kombinerer de to kan du utforme flotte organisasjonskart for selskaper av alle størrelser. For å komme i gang åpner du Visio, klikker på veiviser for organisasjonskart, og:
- Klikk på «Informasjon som allerede er lagret i en fil eller en database»
- Svar på spørsmålene når du blir bedt om det
- Importer bilder hvis du ønsker
- Klikk på Fullfør
I tillegg til å importere informasjon til organisasjonskartet fra Excel, kan du også legge til informasjon direkte i veiviseren for organisasjonskart.
Flere tips til organisasjonskart
Selv med programvare for organisasjonskart, kan organogrammer fort bli et mylder av figurer og ord. Med litt designarbeid kan de imidlertid fange folks oppmerksomhet på riktig måte. Når du finjusterer kartet bør du derfor:
- Tilpasse størrelsen. Hvis kartet er for stort, blir det fort overveldende. Hvis du har behov for å lage tre kart, ikke bare ett, bør du gjøre det. På denne måten kan målgruppen få en oversikt over organisasjonsstrukturen, og heller dypdykke ned i avdelinger eller divisjoner når de ønsker det. Du må bare sørge for at alt leder tilbake til det høyeste nivået i organisasjonen.
- Bruk figurer og farger på en konsistent måte. Ved å bruke samme figur for ledere, en annen figur for mellomledere og en tredje figur for junioransatte blir det enklere for folk å forstå kartet. Bruk i tillegg én farge for hver avdeling i selskapet.
- Legg til viktig informasjon. Sørg for å legge til detaljer om personalet, som kontaktinformasjon, plassering, kunder eller spesialområder. På denne måten kan de som leter etter hjelp finne ut hvem som gjør hva, og hvor.
- Vis assistenter med et sidefelt under lederen. Denne formateringsstilen bidrar til å fremheve assistentrollen, og samtidig vise de som direkterapporterer til lederen på en tydelig måte. Det gjør det også enklere for folk å vite hvem de kan kontakte hvis de har behov for kontakt med lederen.
- Vær oppmerksom på mellomrom. Sørg for at boksene har den samme avstanden mellom hverandre. På denne måten blir kartet lettere å lese, og det ser mer profesjonelt ut.
Når kartet er fullført bør du be noen som kjenner organisasjonen godt (og noen som ikke gjør det) om å ta en titt. På denne måten kan du sikre at det ikke bare er riktig, men også tydelig og informativt for folk på alle nivåer. Du kan finne mer informasjon om utforming av organisasjonskart med programvare og maler med denne trinnvise veiledningen.
Teamet for Microsoft 365 fokuserer på å dele ressurser for å hjelpe deg med å starte, drive og utvikle virksomheten.
Kom i gang med Visio
Visualiser og kommuniser ideer, informasjon og prosesser fra så godt som overalt, på hvilken som helst enhet, med hjelp fra Visio.
Relatert innhold
Bedriftsteknologi
Seks fordeler med generativ kunstig intelligens for små bedrifter
Bedriftsproduktivitet
Slik bruker du kunstig intelligens til å bli mer produktiv og effektiv på jobb
Bedriftsteknologi
Kunstig intelligens og produktivitet: Slik bruker du kunstig intelligens-verktøy for å forbedre ansattopplevelsen
Bedriftsproduktivitet
En veiledning til Agile DevOps for små og mellomstore bedrifter
Forretningsinnsikt og ideer gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.
Følg Microsoft 365