Slik velger du det mest effektive flytskjemaet
Hva er et flytskjema?
Flytskjemaer gir folk en visuell måte å fremstille en prosess eller et system på ved hjelp av former eller en kombinasjon av former og ord. De kan variere fra raske, håndtegnede skisser til robuste, datagenererte diagrammer som bryter ned komplekse ideer i forståelige og lett fordøyelige deler. I tillegg kan både tekniske og ikke-tekniske personer innen praktisk talt alle felt bruke flytskjemaer.
De er spesielt nyttige i en rekke situasjoner, inkludert:
- Dokumentere og analysere prosesser
- Utvikling av dataprogramvare eller nettverk
- Kommunikasjon eller standardisering av prosesser
- Identifisering av overflødighet, hindringer og ineffektivitet i prosesser
- Opprette en plan eller struktur for et nytt prosjekt, avdeling eller
- Planlegging av prosjektarbeid med flere interessenter
- Forstå hvordan brukere navigerer på et nettsted eller lagrer
- Illustrerer en
- Oppretter et nytt produkt eller en ny tjeneste
Fordeler med flytskjema
I tillegg til muligheten til å arbeide i nesten alle scenarioer, tilbyr flytskjemaer et bredt utvalg av fordeler, inkludert:
Visualisering av informasjon
Et flytskjema kan være en løsning, da det gir et visualobjekt av hvordan et produkt eller en tjeneste skal fungere, hvordan et prosjekt skal flyte, eller hvordan et nettverk kan fungere før det bygges. Ved å gi deg mulighet til å identifisere avhengigheter, effektivitet, bemanningsbehov og andre variabler som kan påvirke prosjektet senere, kan flytskjemaer hjelpe deg med å spare tid og penger.
Dokumentasjon
Med en flytskjemaoppretter kan du lagre alle filene digitalt, distribuere dem nesten umiddelbart og til og med opprette et bibliotek med flytskjemamaler. På denne måten vil filene alltid være tilgjengelige, teamene kan holde seg oppdatert, firmaet kan opprettholde samsvar, og du trenger ikke å finne opp hjulet neste gang du trenger å utforme et lignende diagram.
Forenklet kommunikasjon
Flytskjemaer gjør alle detaljene tydelige, noe som kan hjelpe teamene med raskt å forstå oppgavene som er tilgjengelige, når og av hvem. Denne informasjonen kan bety færre møter, med færre spørsmål og gi alle mer tid til arbeid. Flytskjemaer er også nyttige med informasjonshåndbøker eller til og med rekruttering av ansatte. Flytskjemaer legger i hovedsak kontekst til instruksjonssett, og gjør regelmessige oppgaver mer effektive.
Enkel kjøring
Maler for nettbaserte flytskjemaer gjør det enkelt å komme raskt i gang. Og med enkle tilpassinger, strømlinjeformet samarbeid og innebygd versjonskontroll kan du opprette nøyaktig det organisasjonen trenger, søke etter inndata i hvert trinn og alltid vite hvor de nyeste og beste filene er.
Typer flytskjemaer
Selv om flytskjemaer kan brukes til å forklare nesten hva som helst, bruker de fleste dem av én av tre grunner: å informere beslutninger, vise prosesser eller visualisere data – og derfor faller de fleste flytskjemamaler inn i én av disse tre kategoriene. Så la oss ta en titt på hva hver type flytskjema innebærer, og når og hvorfor de skal brukes.
1. Beslutningstre
Prøv Visio gratis i én måned
Når den kostnadsfrie prøveperioden på én måned utløper, belastes du for det gjeldende abonnementsgebyret. Kredittkort er nødvendig. Avbryt når som helst for å stoppe fremtidige belastninger.
Tenk på et beslutningstre som et flytskjema med «hvis dette, deretter dette». Ved å la deg opprette et kart over mulige resultater basert på et bestemt sett med valg, kan et beslutningstre hjelpe deg med å se en bane tydelig og veie alternativene.
Beslutningstrær begynner vanligvis med én enkelt node (spørsmålet), og forgrener deretter til to alternativer (beslutninger), og disse alternativene fører til flere noder (mulige resultater). På grunn av sin natur er beslutningstrær spesielt gode til å fremheve sannsynligheter og fordeler og kan til og med brukes til å utforme algoritmer som bidrar til å forutsi resultater.
2. Behandle flytskjema
Ved å gi deg muligheten til å lage diagrammer og analysere flyten av aktiviteter når du produserer et produkt eller en tjeneste, kan et prosessflytskjema hjelpe deg med å finne hull og overflødigheter i prosessen, identifisere hvor spesifikke ressurser, utstyr eller personer trengs, avdekke potensielle flaskehalser eller problemområder, og oppdage mulige effektiviseringer.
I tillegg til å skissere hvordan en aktivitet skal fungere eller hvordan et produkt eller en tjeneste leveres, kan prosessflytskjemaer også brukes til å rekruttere nye ansatte, trene eksisterende team eller hjelpe eksterne leverandører og konsulenter med å forstå virksomheten og deres rolle i den.
3. Dataflytskjema
Når du trenger å ta et dypdykk i dataene, kan et dataflytskjema hjelpe. Ved å bruke symboler og korte tekstetiketter til å vise inndata, utdata, lagringspunkter og baner, kan de komprimere informasjon til en grafisk fremstilling av det som kan være vanskelig å sette ord på. Og siden teknologiteam og ikke-tekniske interessenter kan bruke dem, er de et godt alternativ når du må presentere for et bredt publikum.
Eksempel: Dataflytskjema-diagram
Tips for flytskjema
Det er enkelt å lage et flytskjema, spesielt når du bruker en flytskjemamal, men det tar litt mer tanke å lage et flott flytskjema. Så la oss se på noen tips for å opprette et flytskjema som ikke bare informerer, men ser imponerende ut.
- Gjør diagrammene enkle å lese. Å opprette flytskjemaet med sluttbrukeren i tankene betyr å sørge for at det er oppsett og sammensetning som hjelper publikum med å vite hvor de skal lete først og hvor de skal se videre. Ved å justere oppsettet etter behov, bruke korrekt grammatikk, tydelige titler og unngå sjargong, kan du sikre at diagrammet ditt er brukervennlig. (Hint: Når du er i tvil, kan du teste det på noen som ikke er kjent med prosjektet.)
- Vær konsekvent. Når du bruker figurer, skrifter, farger og navnekonvensjoner konsekvent i flytskjemaet, kan publikum følge med enklere.
- Bruk kontrast. Det er grunnleggende å bruke farger konsekvent, men du vil ikke bruke samme farge eller fargeserie for hver figur. Ved å bruke distinkte farger kan du gjøre trinn eller handlinger mer fremtredende. Og ved å bruke skriftfarger som skiller seg ut fra bakgrunnen, blir diagrammet enklere å lese.
- Bruk en nettbasert flytskjemaoppretter. Med maler, innebygd versjonskontroll, enkelt samarbeid og muligheten til å redigere dem når som helst, kan de hjelpe deg med å teste utforminger og opprette og administrere diagrammene etter tidsplanen.
Integrer flytskjemaet
Enten du må ta en beslutning, forklare en prosess eller dele data med administrerende direktør, kan innebygging av flytskjemaer i andre forretningsprogrammer og kommunikasjonsverktøy ytterligere forbedre produktiviteten. Ved hjelp av en flytskjemaoppretter og produktivitetsverktøy kan du hente innhold for diagrammene fra alle kildene, inkludert dokumenter, filer og sosiale medier.
Du kan også vurdere å integrere flytskjemaene med verktøy for forretningsanalyse, slik at du og teamet kan samhandle med dataene og formidle en bedre historie. Med innebygde flytskjemaer og forretningsanalyseverktøy kan du omgjøre data til engasjerende visuelle fremstillinger, lage interaktive rapporter, utforske data i detalj og få innsikt som muliggjør raske og informerte beslutninger.
Det finnes så mange nye måter å opprette flytskjemaer på og bringe innovasjon til bedriften. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se denne trinnvise veiledningen for å automatisere flytskjemaer fra strukturerte data i regneark, og ta et dypdykk i moderne flytskjemaverktøy.
Teamet for Microsoft 365 fokuserer på å dele ressurser for å hjelpe deg med å starte, drive og utvikle virksomheten.
Kom i gang med Visio
Visualiser og kommuniser ideer, informasjon og prosesser fra så godt som overalt, på hvilken som helst enhet, med hjelp fra Visio.
Forretningsinnsikt og ideer gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.
Følg Microsoft 365