Fem typer samarbeidsverktøy som forbedrer produktiviteten

En gruppe mennesker som klapper i hendene.

Slik forbedrer samarbeidsverktøy produktiviteten

Alle bedrifter drar fordeler av godt teamarbeid. Samarbeid mellom teammedlemmer er viktig, enten du selger blomsterdesign eller bygger den neste smarttelefonappen. Men utmerket samarbeid krever utmerket kommunikasjon. Og kvaliteten på denne kommunikasjonen, viser studier, er langt mer verdifull enn mengden.

I denne artikkelen kan du lære hvordan verktøy hjelper eksterne team med å samarbeide og forbedre produktiviteten. Finn også ut hvordan de nyeste verktøyene for kunstig intelligens kan hjelpe team med å få fart på kommunikasjonen, effektivisere oppgaver, forbedre kreativiteten og mye mer.

Samarbeid på arbeidsplassen er i stadig utvikling

Samarbeid er å arbeide sammen mot et felles prosjekt eller mål, og det er viktigere nå enn noensinne. Men å skape en arbeidsplass der samarbeidet blomstrer, går ikke alltid så problemfritt som planlagt. Noen ganger mangler team en felles visjon, eller teammedlemmer forstår ikke sitt ansvar, noe som fører til forvirring og ineffektivitet.

Derfor er det viktig å velge de riktige samarbeidsverktøyene. Heldigvis har samarbeid på arbeidsplassen utviklet seg fra dagene med uendelige e-posttråder og roterende møtesykluser. Dagens verktøy drar nytte av et nettverk som alltid er tilkoblet, med sanntidstilgang til filer og samarbeid som passer for distribuerte team og hybridarbeid.

Samarbeidsverktøy, for eksempel videokonferanser, programvare for databehandling i skyen og nå kunstig intelligens, har oppstått for å forbedre effektiviteten, produktiviteten og teamsamarbeidet.

Viktigheten og nødvendigheten av samarbeidsverktøy kom i forkant under høyden på COVID-19 med mange ansatte tvunget til å arbeide eksternt i lengre perioder. Faktisk, ifølge en Gartner Inc. undersøkelse, brukte nesten 80 prosent av arbeidstakerne samarbeidsverktøy for arbeid i 2021, opp fra litt over halvparten av arbeidstakerne i 2019.

Selv om det finnes mange typernettbaserte samarbeidsverktøysom hjelper team med å kommunisere effektivt og holde seg koordinerte, kan de riktige verktøyene til rett tid sørge for at teamene arbeider mer effektivt.

Velge de riktige samarbeidsverktøyene

Samarbeid på arbeidsplassen ser forskjellig ut for alle bedrifter og alle team. Avhengig av størrelse, struktur og plasseringer møter alle organisasjoner unike utfordringer når det gjelder samarbeid. Vurder følgende spørsmål når du implementerer nye samarbeidsverktøy:

Har du en prosess for endringsadministrasjon på plass? Implementering av et nytt verktøy krever planlegging og forberedelse. Vurder om du har organisatorisk støtte for endringen, en felles visjon for resultatet, støtte fra ansatte og en måte å overvåke virkningen av endringen på.

Er det en rask læringskurve? En av de viktigste vurderingene for enhver ny tjeneste er brukervennlighet. Be om en demonstrasjon av verktøy du er interessert i, og se etter ting som intuitive grensesnitt og enkel navigasjon.

Hvordan kommuniserer teamene best? Foretrekker de å utelukkende bruke chat og flerkanals meldingsverktøy, eller kommuniserer de også med verktøy for e-post og prosjektstyring?

Hva slags prosjekter samarbeider teamene dine om? Ulike bransjer trenger ulike samarbeidsverktøy. Et markedsføringsfirma trenger for eksempel andre verktøy enn et produksjonsfirma. Sørg for at du forstår utvalget av bransjespesifikke prosjekter teamene dine skal jobbe med.

Hvor mange personer trenger å samarbeide? Mindre team kommuniserer, deler informasjon og gir fremdriftsoppdateringer annerledes enn større team. Velg de riktige samarbeidsverktøyene basert på team- og organisasjonsstørrelse.

Vil du bruke flere verktøy eller en alt-i-ett-plattform? Gjør en gjennomgang av nåværende verktøy. Når du har identifisert all samarbeidsteknologien du allerede har på plass, kan du bestemme om du vil legge til nye verktøy eller erstatte gamle for å maksimere fordelene ved samarbeid for hele firmaet.

Er integrering og kompatibilitet viktig? Hvis du finner et verktøy som er perfekt for å gjøre én ting, bør du vurdere om det kan integreres sømløst med andre apper og programvare. Kontroller også at verktøyet er kompatibelt med alle filtypene teamet bruker.

Er sikkerhet en topp prioritet? Samarbeidsverktøy varierer i stor grad når det gjelder sikkerhetsfunksjoner. Vurder de med policyer som styrer godkjenning av møtetilgang, fildeling, chat og ekstern tilgang. Enkelte verktøy tilbyr også ende-til-ende-krypteringer, mens andre tilbyr kundenøkler.

Hvor mye vil du bruke? Når du velger et samarbeidsverktøy, er kostnad en nøkkelfaktor. Noen er gratis, mens andre har abonnementspriser per måned, år eller antall brukere. Hvis tilpassing av verktøyet er nødvendig, kan det også være en ekstra kostnad.

Har du tid og budsjett for opplæring? Det er viktig å lære opp teamet ditt om samarbeidsverktøy. Husk at for at samarbeidsverktøy skal fungere, må de enkelt tas i bruk av alle teammedlemmer. Når du bestemmer deg for en løsning, kan du ta deg tid til å lære opp team og begynne å gå sakte over til den nye programvaren eller det nye verktøyet.

Noen andre viktige funksjoner du bør vurdere når du velger samarbeidsverktøy:

Chat- og flerkanalsmeldinger
Fleksibilitet (asynkront samarbeid, direkte og tavlesamarbeid)
Skalerbarhet
KI-integrering

Seks typer samarbeidsverktøy for å forbedre produktiviteten

Prosjektstyringsverktøy holder ting på sporet

Hender som skriver på et tastatur med et låseikon.

Microsoft 365 Copilot

Spar tid, og fokuser på tingene som betyr mest, med kunstig intelligens i Microsoft 365 for bedrifter.

Mer informasjon

Enten du planlegger bryllup eller bygger nettsteder, er det sannsynlig at du har jobbet med store prosjekter som krever at mange personer gjør sin del. Heldigvis finnes det prosjektstyringsverktøy som hjelper deg med å administrere alle bevegelige deler på en effektiv måte.

2. Videokonferanse bygger relasjoner

Tenk deg at du må ha et viktig møte, men halvparten av teamet er på reise eller arbeider eksternt. Videokonferanseer en måte å få alle de forskningsbaserte fordelene ved å møtes ansikt til ansikt, uten utgifter og utfordringer med å planlegge noe personlig.

3. Chat får ting gjort raskere

Noen ganger er det mest effektivt å bare stille et raskt spørsmål og få et kjapt svar. Med direktemeldingsverktøy som er bygd for kontoret ditt, kan teammedlemmer sjekke inn og løse problemer raskt.

4. Revisjon av dokumenter i sanntid reduserer forsinkelser

Glem e-postkjeder fylt med vedlegg og forvirrende redigeringer som ikke gjøres i dokumentet eller presentasjonen. Med dokumentsamarbeid i sanntid kan team samarbeide på samme prosjekt samtidig, enten det er et tekstdokument, et regneark eller en PowerPoint-presentasjon.

5. Skyversjonskontroll holder ting organisert

Lagring av prosjekter i skyen gir enkel versjonskontroll, noe som gjør at alle med tilgang til internett når som helst kan finne en bestemt versjon og lagre en kopi, om nødvendig, før man legger inn en tilbakemelding. Bruk av samarbeidsprogrammer som Microsoft Teams gjør det også enkelt å finne og dele filer med andre på en sikker måte.

6. Øk tilkoblingsmuligheter, produktivitet og kreativitet med kunstig intelligens

Det er alltid utfordrende å holde seg foran konkurrentene, men du kan gi teamene dine et fortrinn med KI-verktøy. Få fart på kommunikasjonen, effektiviser de ansattes oppgaver og få fart på tjenesteleveransen med KI-løsninger som Microsoft 365 Copilot. Forutse teamets behov og unngå nedetid med prediktive funksjoner, og akselerer driften med automatisering.

Noen oppgaver KI-verktøy kan hjelpe deg med inkluderer:

Lete gjennom arkiver for e-post og chat
Oppsummere møter
Utkast til presentasjoner
Genererer nye produkter og tjenester
Tilpasse opplevelser
Forbedre beslutningstaking

Jobb smartere med kunstig intelligens: Støtt arbeidsstyrken med en ny produktivitetspartner

I denne e-boken kan du finne ut hvordan verktøy som Microsoft 365 Copilot brukes til å skape et miljø der kreativitet og produktivitet blomstrer.

FÅ E-BOKEN

Fordeler og utfordringer med samarbeidsverktøy

Fordelen med samarbeidsverktøy betyr større effektivitet og produktivitet. De fleste verktøyene er utformet for å ta noe av byrden med prosjektledelse fra ledere og teammedlemmer.

En av hovedutfordringene med å bruke samarbeidsverktøy er å overvinne læringskurven ved å ta i bruk nye verktøy, for eksempel kunstig intelligens. Når nye teammedlemmer blir med, kan det ta tid å få dem i gang med hvordan verktøyene skal brukes. Hurtigstartveiledninger og og YouTube-kanaler bidrar til å få fart på opplæringen av ansatte.

Arbeid på nettet tilbyr vanligvis effektivitets- og prosjektstyringsfunksjoner for å holde alle organisert og på oppgaven. I tillegg reduserer databehandling i skyen forsinkelse, slik at alle er oppdaterte.

Husk også at når det gjelder kunstig intelligens, bør alle utdata fra disse kraftige automatiseringsverktøyene gjennomgås og bekreftes av mennesker før bruk.

Gi teamene mulighet til å arbeide smartere og samarbeide sømløst

De riktige samarbeidsverktøyene kan hjelpe teamene dine med å oppnå mer sammen og la dem arbeide fra hvor som helst og når som helst. Hvis du vil vite mer om Microsofts samarbeidsverktøy, kan du gå til disse ressursene:

Samarbeidsverktøy

Prosjektledelse

KI-verktøy

Om forfatteren

Teamet for Microsoft 365 fokuserer på å dele ressurser for å hjelpe deg med å starte, drive og utvikle virksomheten.

RELATERTE PRODUKTER
Microsoft Teams

Kom i gang med Microsoft 365

Det er Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå

^{Forretningsinnsikt og ideer utgjør ikke profesjonell rådgivning om skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.}