Neatkarīgi no jūsu darba vietas katra darbinieka pienākumu un spēju apzināšanās var palīdzēt ikvienam uzlabot savu darbu. Organizācijas struktūras diagramma sniedz visiem ātru ieskatu par uzņēmuma struktūru neatkarīgi no tā, vai tas ir izveidots birojs, jaunuzņēmums, rūpnīca vai kaut kas cits.
Kā izveidot vislabāko organizācijas struktūras diagrammu savam uzņēmumam
Kas ir organizācijas struktūras diagramma?
Iespējams, ka esat to jau redzējis. Organizācijas diagrammas, kas tiek dēvētas arī par organizācijas struktūras diagrammām vai organogrammām, ietver lodziņus, formas vai fotoattēlus, kas attēlo personas un amatus. Tās var ietvert arī kontaktinformāciju, lapu saites, ikonas un ilustrācijas.
Ja šie lodziņi ir savienoti ar līnijām, tie veido diagrammu, kurā attēlota organizācijas iekšējā struktūra. Tas parāda, kurš kuram ziņo, kā ir izvietotas nodaļas un kā ir saistīti departamenti.
Kāds ir organizācijas struktūras diagrammas mērķis?
Organizācijas struktūras diagrammas var palīdzēt jaunajiem darbiniekiem vai brīvprātīgajiem ātri iepazīt uzņēmumu, palīdzot viņiem saistīt darbinieku vārdus un sejas ar lomām un pienākumiem. Pat ilggadējiem darbiniekiem, cilvēkresursu nodaļām un uzņēmumu īpašniekiem var būt noderīgi turēt organizācijas struktūras diagrammu vienmēr pa rokai.
Organizācijas struktūras diagrammu funkcijas:
- attēlot iekšējo struktūru un hierarhijas;
- palīdzēt darbiniekiem noteikt, kam ziņot un ar ko sazināties, ja rodas problēmas;
- palīdzēt precizēt lomas un pienākumus;
- atvieglot darbinieku kontaktinformācijas glabāšanu vienuviet;
- pārskatāmi attēlot vadībai, cik darbinieku ir katrā departamentā un kā vislabāk piešķirt darbiniekus un citus resursus;
- sniegt darbiniekiem ieskatu par paaugstināšanas kanāliem.
Viena organogramma nevar paveikt visu. Apskatīsim, kāda veida organizācijas struktūras diagrammas uzņēmumi izmanto visbiežāk.
Kādi ir četri organizācijas struktūras diagrammu veidi?
Jūsu izmantotais organizācijas struktūras diagrammas veids būs atkarīgs no auditorijas, jūsu organizācijas un tā, ko vēlaties pavēstīt. Iespējams, jums ir nepieciešams tikai viens diagrammas veids visam uzņēmumam vai arī vairāki — dažādām auditorijām vai nodaļām.
Lai gan katru organizācijas struktūras diagrammas veidu var modificēt un rediģēt, vairums uzņēmumu izmanto organizācijas struktūras diagrammas, kas ietilpst kādā no šīm četrām kategorijām:
1. Funkcionāla lejupēja hierarhija
Hierarhijas diagramma ir ideāli piemērota tradicionālās biznesa struktūras attēlošanai, un tās augšdaļā atrodas izpilddirektori. Pēc tam tā ir sadalīta departamentos vai nodaļās. Katrā nodaļā jūs norādīsit vecāko vadītāju, vidējā līmeņa vadītājus, vecākos darbiniekus, vidējā līmeņa darbiniekus un jaunākos darbiniekus. Rezultātā hierarhijas diagramma izskatās kā piramīda ar katru departamentu, kas noslēdzas ar izpilddirektoru.
PIEZĪME. Hierarhiskās organizācijas diagrammas parasti ir viegli saprotamas. Taču, ja komandķēdē ir vairāki slāņi, var šķist sarežģīti noteikt, ar ko un kad sazināties, it īpaši, ja rodas problēma vai kādam ir jauna ideja.
2. Organizācijas sadalījuma diagramma
Šī veidlapa ir droša izvēle, ja jūsu uzņēmums ir organizēts pēc produktu līnijām vai ģeogrāfiskajiem reģioniem. Ja tie ir neatkarīgi viens no otra, organizācijas sadalījuma diagramma arī ir lielisks veids, kā to skaidri atspoguļot. Tāpat kā organizācijas hierarhiskā diagramma arī sadalījuma diagramma sākas ar prezidentu vai izpilddirektoru, bet tā vietā, lai sadalītu to departamentos ar koplietojamiem resursiem, tā ir sadalīta biznesa nozarēs (LOB). Diagramma aptver katras LOB departamentus, piemēram, personāla, grāmatvedības, juridisko lietu un mārketinga nodaļas, kā arī personas vai amatus šajos departamentos.
PIEZĪME. Tā kā tādām organizācijām bieži ir pārmērīgs departamentu daudzums katrā nodaļā, sadalījuma struktūra var radīt darbinieku “uzpūšanu” un nevajadzīgus pieskaitāmos izdevumus.
3. Organizācijas matricas diagramma
Izmēģiniet Visio bez maksas 1 mēnesi
Pēc viena mēneša bezmaksas izmēģinājumversijas perioda tiks iekasēta atbilstošā abonēšanas maksa. Nepieciešama kredītkarte. Atceliet jebkurā laikā, lai pārtrauktu turpmākos maksājumus.
Šāda veida organogramma parasti attiecas uz uzņēmumiem ar komandām vai komandu dalībniekiem, kuriem ir vairāki vadītāji. Piemēram, avīzē reportieris var orientēties uz vietējām ziņām, kā arī uz finanšu ziņām, kas nozīmē, ka viņam būtu divi vadītāji. Vai arī grafiskais dizainers enerģētikas nozares uzņēmumā var atskaitīties grafiskā dizaina nodaļas vadītājam. Taču, tā kā šis darbinieks strādā pie atjaunojamās enerģijas nodaļas projektiem, dizainers var sazināties arī ar kādu no šīs komandas.
PIEZĪME. Kad komandas dalībnieki strādā dažādos departamentos, organizācijas parasti var atrast radošākus veidus, kā novērst problēmas. Tas rada ciešākas sadarbības vidi. Tomēr, ja komandām vai komandu dalībniekiem ir vairāki vadītāji, tas var palielināt pārpratumus un konfliktus.
4. Plakana organizācijas diagramma
Gandrīz tikai mazo uzņēmumu izmantotajām plakanajām jeb “horizontālajām” organizācijas struktūras diagrammām parasti ir divi līmeņi: administratīvie darbinieki un strādnieki. Diagrammā nepārtrauktas līnijas norāda galveno komandķēdi, un punktētas līnijas attēlo sekundārās pārvaldes līnijas. Uz papīra uzņēmumi ar plakanu organizācijas struktūras diagrammu var izskatīties līdzīgi mazai ugunsdzēsības nodaļai, kurā ir vadītājs, trīs kapteiņi un vairāki ugunsdzēsēji, kas strādā kapteiņu vadībā. Vai arī tas var būt vadītājs vai departamenta priekšnieks, kurā ir vairāki darbinieki, kuri ir tiešie padotie.
PIEZĪME. Plakanā struktūrā vadītājiem un viņu komandām bieži ir tuvas attiecības un lēmumi tiek pieņemti kopīgi. Darbiniekiem parasti ir lielāka atbildība un lielāka autonomija nekā citās organizācijas struktūrās. Tas nozīmē, ka uzticības veidošana, tāpat kā komandas darbs, ir kritiski svarīga. Taču tā kā matrica ir tik kompakta, rodoties konfliktiem starp darbiniekiem, tie var būt spēcīgāk izteikti vien tāpēc, ka komanda ir tik maza.
Organizācijas struktūras diagrammu izveide ar programmatūru
Organizācijas struktūras diagrammu programmatūra atvieglo jaunu organogrammu izveidi un veco pārskatīšanu. Apskatīsim, kā izveidot organizācijas struktūras diagrammu tiešsaistē, izmantojot dažas no populārākajām pieejamajām programmatūras opcijām.
Organizācijas struktūras diagrammas programmā PowerPoint
Programma PowerPoint, iespējams, ir izstrādāta kā prezentāciju rīks, bet jūs varat to izmantot arī organizācijas struktūras diagrammu izstrādei. Lai sāktu darbu, veiciet šādas darbības:
- Atveriet jaunu PowerPoint dokumentu.
- Dodieties uz cilni Ievietot un noklikšķiniet uz SmartArt.
- Pārvietojieties uz grupu Hierarhija un atlasiet nepieciešamo organizācijas struktūras diagrammas veidni.
- Noklikšķiniet formās, lai pievienotu tekstu.
- Pievienojiet papildu formas (vai personas) pēc nepieciešamības.
Kad visi ir norādīti, varat sākt organizācijas struktūras diagrammas pārkārtošanu programmā PowerPoint. Vienkārši atgriezieties SmartArt rīka cilnē Noformējums un izmantojiet pogas Paaugstināt/Pazemināt, lai formas pārvietotu vertikāli. Izmantojiet pogas Pārvietot augšup/Pārvietot lejup, lai formas pārvietotu horizontāli.
Organizācijas struktūras diagrammas programmā Word
Tas var nebūt tradicionāls veids, kā veidot organizācijas struktūras diagrammas, bet Microsoft Word var palīdzēt noformēt pamata diagrammas, kas parāda, kā darbojas jūsu organizācija. Lai programmā Word izveidotu organizācijas struktūras diagrammu, ir jāveic tikai šādas darbības:
- Dodieties uz cilni Ievietot un noklikšķiniet uz SmartArt.
- Dodieties uz grupu Hierarhija un izvēlieties organizācijas struktūras diagrammas veidni, kuru vēlaties izmantot.
- Pēc tam redzēsit izvēlni ar formām, kas attēlo personas. Vienkārši ievadiet tekstu, lai diagrammā attēlotu katru personu.
- Ja organizācijas struktūras diagrammas veidnei ir jāpievieno formas, noklikšķiniet uz SmartArt rīku cilnes Noformējums un pēc tam noklikšķiniet uz Pievienot formu.
- Lai kārtotu kādu personu organizācijas struktūras diagrammā, noklikšķiniet uz šīs personas vārda dialoglodziņā Teksts. Spiediet tabulēšanas taustiņu, lai pārvietotu personas uz augšu, vai taustiņu kombināciju Shift+tabulēšanas taustiņš, lai pārvietotu personas uz leju. Vai arī varat pārvaldīt savas hierarhijas SmartArt cilnē Noformējums.
Varat pielāgot krāsas, fontus un lielumus, izmantojot SmartArt rīku cilnes Noformējums un Formatēšana.
Organizācijas struktūras diagrammas programmā Visio no Excel
Visio ir vizuāls vilkšanas un nomešanas pamatnes rīks, kas ļauj lietotājiem veidot organizācijas struktūras diagrammas, un tas piedāvā arī iespējas izveidot savienojumu ar datiem esošos Excel failos vai aktīvajos direktorijos, lai palīdzētu jums automātiski izveidot organizācijas struktūras diagrammas. Taču, apvienojot abas šīs programmas, varat izveidot pievilcīgas organizācijas struktūras diagrammas jebkāda lieluma uzņēmumiem. Lai sāktu darbu, atveriet programmu Visio, noklikšķiniet uz vedņa Organizācijas diagramma un pēc tam veiciet šādas darbības:
- Noklikšķiniet uz “Informācija, kas jau ir saglabāta failā vai datu bāzē”.
- Atbildiet uz jautājumiem, kad tas tiek prasīts.
- Importējiet attēlus, ja vēlaties.
- Noklikšķiniet uz Pabeigt.
Līdz ar informācijas importēšanu organizācijas struktūras diagrammā no programmas Excel varat arī pievienot informāciju tieši vednī Organizācijas diagramma.
Citi padomi par organizācijas struktūras diagrammu
Pat ar organizācijas struktūras diagrammas programmatūru organogrammas var ātri kļūt nesaprotamām formām un tekstu. Taču ar pareizu noformējumu tās var pievērst cilvēku uzmanību pareizajā veidā. Līdz ar to, pielāgojot diagrammu, mēģiniet veikt tālāk norādītās darbības.
- Izvēlieties piemērotu lielumu. Ja diagramma ir pārāk liela, tā būs nomācoša. Ja jums nepieciešams izveidot trīs diagrammas nevis vienu, rīkojieties tā. Tādējādi jūsu auditorija var iegūt pārskatu par organizācijas struktūru un pēc tam padziļināti izpētīt departamentus vai nodaļas. Tikai pārliecinieties, vai viss noved pie jūsu organizācijas augstākās vadības līmeņa.
- Izmantojiet formas un krāsas konsekventi. Izmantojot vienu un to pašu formu vadītājiem, citu formu vidēja līmeņa darbiniekiem un vēl citu — jaunākajiem darbiniekiem, jūs varat palīdzēt cilvēkiem labāk izprast jūsu diagrammu. Katrai uzņēmuma nodaļai izmantojiet arī vienu krāsu.
- Pievienojiet noderīgu informāciju. Noteikti pievienojiet detalizētu informāciju par saviem darbiniekiem, piemēram, kontaktinformāciju, atrašanās vietu, klientus vai specialitātes. Tādējādi, meklējot palīdzību, ir iespējams noteikt, kas ar ko nodarbojas un kur.
- Norādiet palīgus, izmantojot sānjoslu zem vadītāja. Šis formatēšanas stils var palīdzēt norādīt palīga lomu, vienlaikus skaidri attēlojot vadītāja tiešos padotos. Turklāt tas var arī palīdzēt cilvēkiem uzzināt, ar ko sazināties, ja nepieciešams sazināties ar vadītāju.
- Pievērsiet uzmanību retinājumam. Izvietojiet lodziņus vienādā attālumā vienu no otra. Diagramma būs vieglāk lasāma un izskatīsies profesionālāk.
Kad diagramma ir pabeigta, lūdziet kādam, kurš labi pārzina (un kādam, kurš nepārzina) organizāciju, to pārskatīt. Tādējādi varat nodrošināt, lai tā būtu ne tikai pareiza, bet arī skaidra un informatīva visiem līmeņiem. Skatiet šos pakāpeniskos norādījumus, lai uzzinātu vairāk par organizācijas diagrammu izveidi, izmantojot programmatūru un veidnes.
Microsoft 365 komanda ir fokusējusies uz resursu koplietošanu, lai palīdzētu jums uzsākt, vadīt un attīstīt savu uzņēmumu.
Darba sākšana ar Visio
Izmantojot Visio, vizualizējiet un apspriediet idejas, informāciju un procesus no praktiski jebkuras vietas un jebkurā ierīcē.
Saistītais saturs
Biznesa tehnoloģijas
Seši ģeneratīvā mākslīgā intelekta ieguvumi mazajiem uzņēmumiem
Uzņēmējdarbības produktivitāte
Kā izmantot mākslīgo intelektu, lai strādātu produktīvāk un efektīvāk
Biznesa tehnoloģijas
Mākslīgais intelekts un produktivitāte: kā izmantot mākslīgā intelekta rīkus, lai uzlabotu darbinieku pieredzi
Uzņēmējdarbības produktivitāte
Spējās izstrādes DevOps rokasgrāmata mazajiem un vidējiem uzņēmumiem
Business Insights and Ideas nesniedz profesionālu konsultāciju nodokļu vai finanšu jomā. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.
Sekot produktam Microsoft 365