Kaip pasirinkti efektyviausią struktūrinę schemą
Kas yra struktūrinė schema?
Struktūrinės schemos suteikia žmonėms galimybę vizualiai pavaizduoti procesą arba sistemą naudojant figūras ar figūrų ir žodžių derinį. Jos gali būti įvairios – nuo greitų ranka pieštų paveikslėlių iki patikimų, kompiuteriu sugeneruotų schemų, kurios išskaido sudėtines idėjas į įskaitomas ir lengvai suprantamas dalis. Be to, techninių įgūdžių turintys ir neturintys asmenys beveik bet kurioje srityje gali naudoti struktūrines schemas.
Jos ypač naudingos įvairiose situacijose, įskaitant:
- Procesų dokumentavimas ir analizavimas
- Kompiuterių programinės įrangos arba tinklų kūrimas
- Procesų perteikimas ir standartizavimas
- Procesų perteklinių elementų, kliūčių ir neefektyvumo nustatymas
- Naujo projekto, skyriaus ar įmonės plano arba struktūros kūrimas
- Projekto darbo su keliomis suinteresuotosiomis šalimis planavimas
- Supraskite, kaip vartotojai naršo svetainėje arba parduotuvėje
- Gamybos proceso iliustravimas
- Naujo produkto arba paslaugos kūrimas
Struktūrinės schemos pranašumai
Be galimybės dirbti beveik bet kuriuo scenarijumi, struktūrinės schemos suteikia įvairių pranašumų, įskaitant:
Informacijos vizualizavimas
Struktūrinė schema gali būti išties naudinga, nes ji pateikia vizualizavimą, kaip produktas ar paslauga turėtų veikti, kaip turi būti vykdomas projektas arba kaip tinklas gali funkcionuoti prieš jį sukūrus. Suteikus galimybę nustatyti priklausomybes, efektyvumą, darbuotojų poreikius ir kitus kintamuosius, kurie vėliau gali turėti įtakos jūsų projektui, struktūrinės schemos gali padėti sutaupyti laiko ir pinigų.
Dokumentacija
Naudodami struktūrinės schemos kūrimo priemonę, skaitmeniniu būdu galite įrašyti visus savo failus, beveik akimirksniu juos platinti ir netgi sukurti struktūrinės schemos šablonų biblioteką. Tokiu būdu jūsų failai visada bus pasiekiami, komandos nuolat gaus naujausią informaciją, jūsų įmonė atitiks reikalavimus ir kitą kartą, kai reikės sukurti panašią schemą, jums nebereikės iš naujo jos išradinėti.
Supaprastinta komunikacija
Struktūrinėse schemose aiškiai nurodoma kiekviena detalė, o tai gali padėti komandoms greitai suprasti esamas užduotis, kada ir kas jas atlieka. Pagal šią informaciją numatoma mažiau susitikimų, keliama mažiau klausimų ir visiems suteikiama daugiau laiko darbui. Struktūrinės schemos taip pat naudingos naudojant informacinius vadovus ar net rengiant darbuotojus. Iš esmės, struktūrinės schemos įtraukia kontekstą į instrukcijų rinkinius ir didina pasikartojančių užduočių efektyvumą.
Paprastas vykdymas
Internetinių struktūrinių schemų šablonai leidžia paprastai ir greitai pradėti darbą. Naudodami paprastus tinkinimus, supaprastintą bendradarbiavimą ir įtaisytąjį versijų valdymą, galite kurti būtent tai, ko reikia jūsų organizacijai, ieškoti įvedamųjų duomenų kiekviename etape ir visada žinoti, kur yra naujausi bei geriausi failai.
Struktūrinių schemų tipai
Nors struktūrinės schemos gali būti naudojamos paaiškinti beveik viską, dauguma žmonių jas naudoja dėl vienos iš trijų priežasčių: norėdami informuoti apie sprendimus, rodyti procesus arba vizualizuoti duomenis, todėl dauguma struktūrinių schemų šablonų patenka į vieną iš šių trijų kategorijų. Taigi, pažvelkime, ką reiškia kiekvieno tipo struktūrinė schema, kada ir kodėl ją reikia naudoti.
1. Sprendimų medis
Išbandykite „Visio“ nemokamai 1 mėn.
Pasibaigus vieno mėnesio nemokamai bandomajai versijai, turėsite mokėti taikomą prenumeratos mokestį. Reikalinga kredito kortelė. Atšaukite bet kuriuo metu, kad sustabdytumėte būsimus mokesčius.
Pagalvokite apie sprendimų medį, lyg tai būtų struktūrinė schema „jeigu taip, tada“. Suteikus galimybę sukurti galimų rezultatų žemėlapį pagal konkretų pasirinkimų rinkinį, sprendimų medis gali padėti aiškiai peržiūrėti kelią ir įvertinti savo parinktis.
Sprendimų medžiai paprastai prasideda vienu mazgu (klausimu), tada suskaidomi į dvi parinktis (sprendimus), o tuomet tos parinktys sukuria papildomus mazgus (galimus rezultatus). Dėl savo pobūdžio sprendimų medžiai ypač gerai išryškina tikimybes bei pranašumus ir netgi gali būti naudojami kuriant algoritmus, padedančius prognozuoti rezultatus.
2. Proceso struktūrinė schema
Proceso struktūrinė schema, suteikianti jums galimybę projektuoti ir analizuoti veiklos srautą kuriant produktą arba paslaugą, gali padėti rasti jūsų proceso spragas bei perteklinius elementus, nustatyti, kur reikalingi konkretūs ištekliai, įranga ar žmonės, atskleisti galimas kliūtis ar problemines sritis ir nustatyti galimą efektyvumą.
Proceso struktūrinės schemos gali ne tik nurodyti, kaip turi funkcionuoti veikla arba kokios yra produkto ar paslaugos nuostatos, bet ir parengti naujus darbuotojus, mokyti esamas komandas arba padėti išoriniams tiekėjams ar konsultantams suprasti jūsų verslą ir jų vietą jame.
3. Duomenų struktūrinė schema
Kai reikia giliau analizuoti duomenis, gali padėti duomenų struktūrinė schema. Naudojant simbolius bei trumpąsias teksto žymas duomenų įvestims, išvestims, saugyklos vietoms ir būdams rodyti, informacija gali būti sutraukta kaip grafinis atvaizdas to, ką gali būti sunku išreikšti žodžiais. O kadangi technologijų komandos ir netechninės suinteresuotosios šalys gali jas naudoti, jos yra puikus pasirinkimas, kai reikia pateikti pateiktį plačiajai auditorijai.
Pavyzdys: Duomenų struktūrinės schemos diagrama
Struktūrinės schemos patarimai
Sukurti struktūrinę schemą, ypač naudojant struktūrinės schemos šabloną, yra paprasta, tačiau norint sukurti puikią struktūrinę schemą reikia šiek tiek daugiau pastangų. Tad apžvelkime keletą patarimų, kaip sukurti struktūrinę schemą, kuri ne tik informuotų, bet ir atrodytų įspūdingai.
- Paverskite diagramas lengvai skaitomomis. Savo struktūrinės schemos kūrimas atsižvelgiant galutinį vartotoją reiškia, kad jos išdėstymas ir sudėtis padės auditorijai žinoti, kur ieškoti pirmiausia ir kur ieškoti toliau. Kai koreguojate savo lygiuotę pagal poreikį, naudodami tinkamą gramatiką, aiškius pavadinimus ir vengdami žargono, galite užtikrinti, kad jūsų diagrama būtų patogi vartotojui. (Patarimas. Jei kyla abejonių, išbandykite ją su kuo nors, kas nesusipažinęs su jūsų projektu.)
- Būkite nuoseklūs. Kai struktūrinėje schemoje nuosekliai naudojate figūras, šriftus, spalvas ir pavadinimų suteikimo konvencijas, jūsų auditorija gali lengviau sekti jų pavyzdžiu.
- Naudokite kontrastingumą. Nuoseklus spalvų naudojimas yra labai svarbus, tačiau nenorite naudoti tos pačios spalvos ar spalvų grupės kiekvienai figūrai. Naudodami skirtingas spalvas, galite padaryti žingsnius ar veiksmus pastebimesnius. O naudojant šrifto spalvas, kurios išsiskirtų iš fono, diagramą bus lengviau skaityti.
- Naudokite internetinių struktūrinių schemų kūrimo priemonę. Naudodami šablonus, įtaisytąjį versijų valdymą, paprastą bendradarbiavimą ir galimybę juos redaguoti bet kuriuo metu, jie gali padėti išbandyti dizainus ir kurti bei tvarkyti jūsų diagramas pagal tvarkaraštį.
Jūsų struktūrinės schemos integravimas
Nesvarbu, ar jums reikia priimti sprendimą, paaiškinti procesą, ar bendrinti duomenis su savo generaliniu direktoriumi, struktūrinių schemų įdėjimas į kitas verslo programas bei ryšių įrankius gali dar labiau padidinti produktyvumą. Naudodami struktūrinių schemų kūrimo priemonę ir produktyvumo įrankius, galite įtraukti diagramų turinį iš visų savo tiesioginių šaltinių, įskaitant dokumentus, failus ir socialinių tinklų svetaines.
Be to, galite apsvarstyti galimybę integruoti struktūrines schemas su verslo įžvalgų (BI) įrankiais, kurie leidžia jums ir jūsų komandai sąveikauti su savo duomenimis ir papasakoti geresnę istoriją. Naudodami įdėtąsias struktūrines schemas ir BI įrankius, galite paversti duomenis patraukliais vaizdiniais elementais, kurti interaktyvias ataskaitas, detaliai naršyti duomenis bei gauti įžvalgų, kurios leidžia priimti greitus ir pagrįstus sprendimus.
Yra tiek daug naujų būdų, kaip kurti struktūrines schemas ir pateikti naujoves jūsų verslui. Norėdami sužinoti daugiau, peržiūrėkite šį nuoseklų vadovą , kaip automatizuoti struktūrines schemas iš struktūrinių duomenų skaičiuoklėse, ir giliau paanalizuokite modernius struktūrinių schemų įrankius.
„Microsoft 365“ komanda yra sutelkusi dėmesį į išteklių bendrinimą, kad galėtumėte pradėti, vykdyti ir plėtoti verslą.
Pradėkite naudoti „Visio“
Naudodami „Visio“ vizualizuokite ir teikite idėjas, informaciją ir procesus iš beveik bet kurios vietos naudodami bet kokį įrenginį.
Susijęs turinys
Produktyvumas
BPMN naudojimo versle vadovas pradedantiesiems
Produktyvumas
Patarimai, kaip sudaryti tinklo schemą
Produktyvumas
Kaip padidinti produktyvumą naudojant procesų žemėlapius ir automatizavimą
Verslo įžvalgose ir idėjose nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.
Sekite „Microsoft 365“