Nesvarbu, kur dirbate – žinojimas, kas ką daro ir kur tai tinka, gali padėti visiems geriau atlikti savo darbus. organizacijos schema, suteikia visiems galimybę greitai pamatyti verslo struktūrą, nesvarbu, ar tai yra žinomas biuras, startuolis, gamykla ar kita įmonė.
Kaip sukurti geriausią organizacijos schemą jūsų verslui
Kas yra organizacijos schema?
Tikėtina, kad ją jau matėte anksčiau. Organizacijos schemose, dar vadinamose organizacijos diagramomis arba organizacijos struktūromis, yra funkcijų laukai, figūros ar nuotraukos, kurios simbolizuoja žmones ir vietas. Jos taip pat gali apimti kontaktinę informaciją, puslapio saitus, piktogramas ir iliustracijas.
Kai jungiami linijomis, šie laukai sudaro diagramą, kurioje vaizduojama organizacijos vidinė struktūra. Joje rodoma, kas pavaldus kam, kur slypi padaliniai ir kaip yra susiję skyriai.
Kokia organizacijos schemos paskirtis?
Organizacijos schemos gali padėti naujiems darbuotojams arba savanoriams greitai susipažinti su įmone, padedant jiems susieti vardus ir veidus vaidmenims ir pareigoms. Net ilgai dirbantys darbuotojai, žmogiškųjų išteklių skyriai ir verslo savininkai gali pasinaudoti lengvai pasiekiama organizacijos schema.
Štai, ką jie daro:
- Parodo vidinę struktūrą ir hierarchijas
- Padeda darbuotojams išsiaiškinti, apie ką pranešti ir į ką kreiptis, jei kyla problemų
- Padeda paaiškinti vaidmenis ir pareigas
- Padeda laikyti darbuotojų kontaktinę informaciją vienoje patogioje vietoje
- Padeda vadovybei matyti, kiek darbuotojų yra kiekviename skyriuje, ir kaip geriausiai priskirti darbuotojus ir kitus išteklius
- Suteikia darbuotojams įžvalgų apie reklamavimo kanalus
Viena organizacijos schema negali atlikti visko. Pažvelkime į dažniausiai naudojamų organizacijos schemų tipus.
Kokių keturių tipų yra organizacijos struktūros?
Naudojamos organizacijos schemos tipas priklausys nuo auditorijos, jūsų organizacijos ir to, ką norite perteikti. Gali prireikti tik vieno visos įmonės schemos pavyzdžio arba kelių skirtingų auditorijų ar padalinių schemų.
Nors kiekvieno tipo organizacijos schemą galima modifikuoti ir redaguoti, dauguma įmonių naudoja organizacijos schemas, kurios skirstomos į vieną iš šių keturių kategorijų:
1. Funkcinė hierarchija iš viršaus į apačią
Puikiai tinka tradicinei verslo struktūrai rodyti, hierarchijos diagrama pradedama nuo C lygio vadovų viršuje, tada suskirstyta į skyrius ar padalinius. Kiekviename padalinyje nurodysite vyresniuosius vadovus, vidurinius vadovus, vyresniuosius darbuotojus, vidurinio lygio personalą ir jaunesniuosius darbuotojus. Galiausiai hierarchijos diagrama atrodo kaip piramidė su kiekvienu skyriumi, o viršuje rodomas vadovas.
PASTABA: Paprastai lengva suprasti hierarchines organizacijos schemas. Tačiau, kai komandų grandinėje yra keli sluoksniai, žinoti su kuo susisiekti ir kada gali atrodyti sudėtinga, ypač jei iškilo problema arba kas nors turi naują idėją.
2. Padalinių organizacijos schema
Ši forma yra saugus pasirinkimas, jei jūsų įmonė yra suskirstyta pagal produktų linijas arba geografinius regionus. Jei jie nepriklauso vienas nuo kito, padalinių organizacijos schema taip pat yra puikus būdas tai aiškiai atspindėti. Kaip ir organizacijos hierarchijos diagrama, padalinių diagrama prasideda nuo administratoriaus arba direktoriaus, bet vietoj dalybos į skyrius, kuriuose yra bendrinamų išteklių, ji padalyta į specializacijas (LOB). Diagramoje apžvelgiami visi LOB skyriai, pvz., žmogiškieji ištekliai, apskaitos, teisės ir rinkodaros, ir žmonės arba pareigos šiuose skyriuose.
PASTABA: Kadangi tokiose organizacijose dažnai yra pasikartojančių skyrių kiekviename padalinyje, padalinių struktūra gali sukelti darbuotojų perpildą ir nereikalingas išlaidas.
3. Matricos organizacijos schema
Išbandykite „Visio“ nemokamai 1 mėn.
Pasibaigus vieno mėnesio nemokamai bandomajai versijai, turėsite mokėti taikomą prenumeratos mokestį. Reikalinga kredito kortelė. Atšaukite bet kuriuo metu, kad sustabdytumėte būsimus mokesčius.
Šio tipo organizacijos struktūra paprastai taikoma įmonėms su komandomis arba komandos nariais, kurie turi daugiau nei vieną vadovą. Pavyzdžiui, laikraštyje reporteris gali apžvelgti vietos naujienas, taip pat finansinę situaciją, o tai reiškia, kad jis turės du vadovus. Arba energijos tiekėjo grafikos dizaineris gali būti pavaldus grafikos dizaino vadovui. Tačiau, kadangi jis arba ji dirba su projektais atsinaujinančios energijos padalinyje, dizaineris taip pat gali bendrauti su tos komandos nariais.
PASTABA: Kai komandos nariai dirba įvairiuose skyriuose, organizacijos paprastai gali spręsti problemas kūrybiškiau. Tai sukuria didesnio bendradarbiavimo aplinką. Tačiau, kai komandos arba komandos nariai turi daugiau nei vieną vadovą, gali padidėti painiavos ir konfliktų.
4. Plokščios organizacijos schema
Beveik išskirtinai mažose įmonėse, plokščiosiose arba „horizontaliosiose“ organizacijos schemose paprastai yra du lygiai: administraciniai pareigūnai ir darbuotojai. Diagramoje vientisos linijos rodo pagrindinę komandos grandinę, o taškinės linijos – antrines institucijos linijas. Popieriuje, plokščią organizacijos struktūrą turinčios įmonės gali atrodyti panašios į mažą priešgaisrinį departamentą, kurio vadovas, trys kapitonai ir keli ugniagesiai dirba kapitonams. Arba tai gali būti vadovas arba skyriaus vadovas su keliais darbuotojais, kurie yra jo ar jos pavaldiniai.
PASTABA: Plokščioje struktūroje vadovai ir jų komandos dažnai turi glaudų ryšį ir indėlį sprendimų priėmimo metu. Darbuotojai paprastai yra labiau atsakingi ir savarankiškesni nei kitose organizacijos struktūrose. Tai reiškia, kad pasitikėjimo sukūrimas yra labai svarbus – komandinis darbas taip pat. Tačiau kadangi matrica yra tokia glaudi, jei yra konfliktų tarp darbuotojų, jie gali būti rimtesni dėl to, kad komanda yra labai maža.
Organizacijos diagramų kūrimas naudojant programinę įrangą
Organizacijos schemos programinė įranga leidžia paprastai kurti naujas organogramas ir peržiūrėti senas. Apžvelkime, kaip sukurti organizacijos schemą internete naudojant kai kurias populiariausias programinės įrangos parinktis.
Organizacijos schemos programoje „PowerPoint“
„PowerPoint“ galėjo būti sukurtas kaip pateikties įrankis, bet jį taip pat galite naudoti norėdami kurti organizacijos schemas. Norėdami pradėti:
- Atidarykite naują „PowerPoint“ dokumentą
- Eikite į skirtuką Įterpti ir spustelėkite „SmartArt“
- Eikite į hierarchijos grupę ir pasirinkite reikiamą organizacijos schemos šabloną
- Spustelėkite figūras, kad įtrauktumėte teksto
- Jei reikia, įtraukite daugiau figūrų (arba žmonių)
Kai visi bus įtraukti, galėsite pradėti pertvarkyti organizacijos schemą programoje „PowerPoint“. Tiesiog grįžkite į „SmartArt“ įrankių dizaino skirtuką ir naudokite mygtukus perkelti aukščiau / perkelti žemiau, kad perkeltumėte figūras vertikaliai. Naudokite mygtukus Perkelti aukštyn / Perkelti žemyn, kad perkeltumėte figūras horizontaliai.
Organizacijos schemos programoje „Word“
Tai gali būti neįprastas būdas kurti organizacijos schemas, tačiau „Microsoft Word“ gali padėti sukurti paprastas diagramas, kuriose rodoma, kaip veikia jūsų organizacija. Norėdami programoje „Word“ sukurti organizacijos schemą, jums tereikia:
- Eiti į skirtuką Įterpti ir spustelėti „SmartArt“.
- Eiti į hierarchijos grupę ir pasirinkti norimą naudoti organizacijos schemos šabloną.
- Tada matysite meniu su figūromis, nurodančiomis žmones. Tiesiog įveskite tekstą, kad pavaizduotumėte kiekvieną asmenį diagramoje.
- Jei norite įtraukti figūrų į organizacijos schemos šabloną, spustelėkite „SmartArt“ įrankių dizaino skirtuką, tada spustelėkite Įtraukti figūrą.
- Norėdami kam nors užduoti užduotį savo organizacijos schemoje, spustelėkite vardą teksto dialogo lange. Paspauskite tabuliavimo klavišą, kad juos perkeltumėte aukštyn, arba „Shift“ + tabuliavimo klavišą, kad juos perkeltumėte žemyn. Arba galite valdyti hierarchijas skirtuke „SmartArt“ dizainas.
Galite koreguoti spalvas, šriftus ir dydžius naudodami „SmartArt“ įrankių dizaino ir formatavimo skirtukus.
Organizacijos schemos programoje „Visio“ iš „Excel“
„Visio“ yra vaizdinis nuvilkimo drobės įrankis, leidžiantis žmonėms kurti organizacijos schemas, be to, jis gali palaikyti ryšį su esamų „Excel“ failų arba aktyvių katalogų duomenimis, kad galėtumėte automatiškai kurti organizacijos schemas. Tačiau kai juos sujungiate, galite kurti patrauklias organizacijos schemas bet kokio dydžio įmonėms. Norėdami pradėti, atidarykite „Visio“ ir spustelėkite organizacijos schemos vediklį, tada:
- Spustelėkite „Informacija, kuri jau saugoma faile arba duomenų bazėje“
- Atsakykite į klausimus, kai būsite paraginti
- Jei norite, importuokite paveikslėlius arba vaizdus
- Spustelėkite Baigti
Be informacijos importavimo į organizacijos schemą iš „Excel“, taip pat galite įtraukti informaciją tiesiai į organizacijos schemos vediklį.
Daugiau organizacijos schemos patarimų
Net naudojant organizacijos schemos programinę įrangą, organogramos gali greitai tapti susiliejusiomis figūromis ir žodžiais. Tačiau atlikę šiek tiek dizaino darbų, jie gali tinkamai patraukti žmonių dėmesį. Taigi, kai koreguojate diagramą, pabandykite:
- Atitaikyti tinkamą dydį. Jei diagrama per didelė, informaciją bus sunku suprasti. Jei norite sukurti tris, o ne vieną diagramas, taip ir darykite. Tokiu būdu jūsų auditorija gali gauti organizacijos struktūros apžvalgą, tada išsamiau pasinerti į skyrius ar padalinius, kai jie bus pasirengę. Tiesiog įsitikinkite, kad viskas atveda į aukščiausią organizacijos lygį.
- Nuosekliai naudokite figūras ir spalvas. Naudodami tą pačią formą vadovams, kitą formą vidutinio lygio darbuotojams ir dar kitą jaunesniems darbuotojams, galite padėti žmonėms geriau suprasti jūsų diagramą. Kiekvienam įmonės padaliniui taip pat naudokite vieną spalvą.
- Įtraukite reikiamą informaciją. Būtinai įtraukite informaciją apie savo darbuotojus, pvz., kontaktinę informaciją, vietą, klientus ar specialybes. Tokiu būdu, jei kas nors ieško pagalbos, jis gali pasakyti, kas ką ir kur daro.
- Rodykite asistentus šoninėje juostoje po vadovu. Šis formatavimo stilius gali padėti nurodyti asistento vaidmenį, tačiau vis tiek aiškiai rodyti vadovo pavaldinius. Be to, gali padėti žmonėms sužinoti, į ką kreiptis, jei reikia susisiekti su vadovu.
- Atkreipkite dėmesį į tarpus. Laikykite langelius vienodu atstumu vienas nuo kito. Diagramą bus lengviau skaityti ir jos išvaizda bus profesionalesnė.
Kai diagrama bus užpildyta, paprašykite ko nors, kas gerai išmano organizaciją (ir ko nors, kas ne) peržiūrėti. Tokiu būdu galite įsitikinti, kad ji ne tik teisinga, bet aiški ir informatyvi visiems lygiams. Galite sužinoti daugiau apie organizacijos diagramų kūrimą naudojant programinę įrangą ir šablonus šiame išsamiame vadove.
„Microsoft 365“ komanda yra sutelkusi dėmesį į išteklių bendrinimą, kad galėtumėte pradėti, vykdyti ir plėtoti verslą.
Pradėkite naudoti „Visio“
Naudodami „Visio“ vizualizuokite ir teikite idėjas, informaciją ir procesus iš beveik bet kurios vietos naudodami bet kokį įrenginį.
Susijęs turinys
Verslo technologijos
Šeši generuojamojo dirbtinio intelekto pranašumai mažosioms įmonėms
Verslo produktyvumas
Kaip naudoti dirbtinį intelektą, kad darbe būtumėte produktyvesni ir veiksmingesni
Verslo technologijos
DI ir produktyvumas: Kaip naudoti DI įrankius darbuotojų patirčiai pagerinti
Verslo produktyvumas
Vadovas apie lankstųjį „DevOps“, skirtas smulkiajam ir vidutiniam verslui
Verslo įžvalgose ir idėjose nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.
Sekite „Microsoft 365“