5 produktyvumą didinančių bendradarbiavimo įrankių tipai

Kaip bendradarbiavimo įrankiai didina produktyvumą

Kiekvienai įmonei puikus komandinis darbas duoda naudos. Komandos narių bendradarbiavimas yra kertinis dalykas tiek pardavinėjant gėlių kompozicijas, tiek kuriant išmaniojo telefono programėlę. Tačiau puikiam bendradarbiavimui būtinas puikus bendravimas. Tyrimai rodo, kad tokio bendravimo kokybė yra daug vertingesnė už jo kiekybę.

Šiame straipsnyje sužinosite, kaip įrankiai padeda nuotolinėms komandoms bendradarbiauti ir padidinti produktyvumą. Taip pat sužinokite, kaip naujausi dirbtinio intelekto įrankiai gali padėti komandoms pagreitinti bendravimą, supaprastinti užduotis, padidinti kūrybiškumą ir kt.

Bendradarbiavimas darbo vietoje nuolat tobulėja

Bendradarbiavimas, kuris šiuo metu svarbus kaip niekada, yra bendras darbas įgyvendinant bendrą projektą ar siekiant bendro tikslo. Tačiau darbo vietos, kurioje bendradarbiavimas klestėtų, sukūrimas ne visada yra toks sklandus, kaip planuota. Kartais komandos neturi bendros vizijos arba komandos nariai nesupranta savo atsakomybės ir tai sukelia painiavą ir lemia neefektyvų darbą.

Todėl svarbu pasirinkti tinkamus bendradarbiavimo įrankius. Laimei, bendradarbiavimas darbo vietoje patobulėjo ir išaugo iš nesibaigiančių el. laiškų gijų ir susitikimų ciklų. Šiuolaikiniai įrankiai naudojasi visada prijungto tinklo privalumais, realiuoju laiku suteikiama prieiga prie failų ir bendradarbiavimu, pritaikytu ne vienoje vietoje dirbančioms komandoms ir mišriam darbui.

Atsirado bendradarbiavimo įrankiai, pvz., vaizdo konferencijos, debesų kompiuterijos programinė įranga – o pastaruoju metu ir dirbtinis intelektas – kurie didina efektyvumą, produktyvumą ir komandinį bendradarbiavimą.

Bendradarbiavimo įrankių svarba ir būtinybė išryškėjo COVID-19 piko metu, kai daugelis darbuotojų buvo priversti ilgą laiką dirbti nuotoliniu būdu. Tiesą sakant, remiantis „Gartner Inc.“ apklausa, beveik 80 proc. darbuotojų 2021 m. naudojo bendradarbiavimo įrankius, kai 2019 m. – tik vos daugiau nei pusė.

Nors yra daugybėinternetinių bendradarbiavimo įrankių, padedančių komandoms efektyviai bendrauti ir koordinuoti savo veiklą, tinkami įrankiai naudojami tinkamu metu gali padėti komandoms dirbti efektyviau.

Tinkamų bendradarbiavimo įrankių pasirinkimas

Bendradarbiavimas darbo vietoje kiekvienoje įmonėje ir kiekvienoje komandoje atrodo skirtingai. Priklausomai nuo dydžio, struktūros ir vietos, visos organizacijos susiduria su unikaliais iššūkiais, kai reikia dirbti kartu. Įgyvendindami naujus bendradarbiavimo įrankius apsvarstykite šiuos klausimus:

Ar esate įdiegę pokyčių valdymo procesą? Naujo įrankio diegimas reikalauja planavimo ir pasiruošimo. Apsvarstykite, ar pokyčiams pritaria organizacija, ar turite bendrą rezultato viziją, logistinę ir darbuotojų paramą bei būdą stebėti pokyčio poveikį.

Ar įrankis greitai išmokstamas? Vienas iš svarbiausių bet kokios naujos paslaugos aspektų yra paprastas naudojimas. Paprašykite demonstracinės jus dominančių įrankių versijos ir atkreipkite dėmesį į intuityvias sąsajas ir paprastą navigaciją.

Kaip jūsų komandos geriausiai bendrauja? Ar jos mieliau naudojasi tik pokalbių ir daugiakanalių pranešimų įrankiais, ar bendrauja el. paštu ir projektų valdymo įrankiais?

Kokio pobūdžio projektuose bendradarbiauja jūsų komandos? Skirtingoms pramonės šakoms reikia skirtingų bendradarbiavimo įrankių. Pavyzdžiui, rinkodaros įmonei reikia kitokių įrankių nei gamybos įmonei. Įsitikinkite, kad žinote, su kokiais konkrečios pramonės šakos projektais dirbs jūsų komandos.

Kiek žmonių turi bendradarbiauti? Mažesnės komandos bendrauja, dalijasi informacija ir informuoja apie pažangą kitaip nei didesnės komandos. Pasirinkite tinkamus bendradarbiavimo įrankius pagal komandos ir organizacijos dydį.

Ar norite naudoti kelis įrankius, ar „viskas viename“ platformą? Atlikite savo dabartinių įrankių auditą. Nustatę visas jau turimas bendradarbiavimo technologijas, nuspręskite, ar norite pridėti naujų įrankių, ar pakeisti senus, kad maksimaliai padidintumėte visos įmonės bendradarbiavimo naudą.

Ar svarbi integracija ir suderinamumas? Jei radote įrankį, kuris puikiai tinka vienam dalykui atlikti, apsvarstykite, ar jis sklandžiai integruojamas su kitomis programomis ir programine įranga. Taip pat įsitikinkite, kad įrankis suderinamas su visais jūsų komandos naudojamais failų tipais.

Ar sauga yra didžiausias prioritetas? Bendradarbiavimo įrankiai labai skiriasi pagal saugos galimybes. Apsvarstykite tuos įrankius, kurių strategija kontroliuoja prieigos prie susitikimų, failų bendrinimo, pokalbių ir išorinės prieigos autorizavimą. Be to, vienuose įrankiuose siūlomas visapusis šifravimas, o kituose – kliento turimi raktai.

Kiek norite išleisti? Renkantis bendradarbiavimo įrankį kaina yra pagrindinis veiksnys. Vieni įrankiai yra nemokami, kituose – taikomi mėnesio, metų ar vartotojų skaičiaus įkainių planai. Be to, jei reikia tinkinti įrankį, tai gali kainuoti papildomai.

Ar turite laiko ir lėšų mokymams? Labai svarbu apmokyti komandą dirbti su bendradarbiavimo įrankiais. Nepamirškite, tam kad bendradarbiavimo įrankiai veiktų, juos turi lengvai priimti visi komandos nariai. Nusprendę pasirinkti sprendimą, skirkite laiko komandų mokymams ir pradėkite lėtai pereiti prie naujos programinės įrangos ar įrankio.

Keletas kitų pagrindinių funkcijų, į kurias reikia atsižvelgti renkantis bendradarbiavimo įrankius:

Pokalbiai ir daugiakanaliai pranešimai
Lankstumas (asinchroninis, tiesioginis ir interaktyviosios lentos bendradarbiavimas)
Išplečiamumas
DI integravimas

Šeši produktyvumą didinančių bendradarbiavimo įrankių tipai

Projektų valdymo įrankiai, padedantys sekti įvykių eigą

Rankos renka tekstą klaviatūroje su užrakto piktograma.

Microsoft 365 Copilot

Sutaupykite laiko ir susitelkite ties svarbiausiomis užduotimis, padedami DI pagalbininko ir naudodamiesi verslui skirta „Microsoft 365“.

Sužinokite daugiau

Nepriklausomai nuo to, ar planuojate vestuves, ar kuriate interneto svetaines, greičiausiai esate dirbę su dideliais projektais, kuriuose savo darbą turi atlikti daug žmonių. Laimei, yra projektų valdymo įrankių, padedančių veiksmingai valdyti visas kintančias dalis.

2. Vaizdo konferencijos kuria ryšius

Įsivaizduokite, kad jums reikia surengti svarbų susitikimą, bet pusė jūsų komandos yra išvykusi arba dirba nuotoliniu būdu. Vaizdo konferencijos– tai būdas gauti visus tyrimais pagrįstus susitikimų akis į akį privalumus be su susitikimų gyvai planavimu susijusių išlaidų ir iššūkių.

3. Pokalbiai padeda greičiau atlikti darbus

Kartais veiksmingiausia tiesiog greitai užduoti klausimą ir gauti greitą atsakymą. Naudodamiesi biurui sukurtaistiesioginių pranešimų įrankiaiskomandos nariai gali greitai pasiklausti ir spręsti problemas.

4. Dokumentų peržiūra realiuoju laiku sumažina vėlavimą

Pamirškite el. laiškų gijas, perpildytas priedais, ir painų redagavimą, netelpantį į dokumentą ar pateiktį. Naudodamos bendradarbiavimą dirbant su dokumentais realiuoju laiku, komandos gali vienu metu dirbti kartu prie to paties projekto, ar tai būtų tekstinis dokumentas, skaičiuoklė, ar „PowerPoint“ pateiktis.

5. Debesies versijų valdymas padeda palaiki tvarką

Projektus saugant debesyje, galima lengvai valdyti versijas, todėl kiekvienas prieigą turintis asmuo gali bet kada prisijungti prie interneto, rasti konkrečią versiją ir, jei reikia, išsaugoti jos kopiją prieš pridėdamas atsiliepimus. Be to, naudojant bendradarbiavimo programas, pavyzdžiui, „Microsoft Teams“, lengva rasti failus ir saugiai dalytis jais su kitais.

6. Padidinkite jungiamumą, produktyvumą ir kūrybiškumą naudodami dirbtinį intelektą

Išlikti priekyje konkurentų visada sudėtinga, tačiau naudodami dirbtinio intelekto įrankius galite suteikti savo komandoms pranašumą. Pagreitinkite bendravimą, supaprastinkite darbuotojų užduotis ir paspartinkite paslaugų teikimą naudodami įvairius dirbtinio intelekto sprendimus, pvz., „Microsoft 365 Copilot“. Numatykite savo komandos poreikius ir išvenkite prastovų naudodami nuspėjamąsias galimybes ir paspartinkite operacijas automatizuodami.

Toliau pateikiamos kai kurios užduotys, kurias atlikti gali padėti dirbtinio intelekto įrankiai:

Elektroninio pašto ir pokalbių archyvų naršymas
Susitikimų suvestinė
Pateikčių juodraščiai
Naujų produktų ir paslaugų generavimas
Pritaikymas asmeniniams poreikiams
Sprendimų priėmimo gerinimas

Sumaniau dirbkite pasitelkę DI: darbuotojų galimybių pagerinimas, naudojantis nauju produktyvumo partneriu

Šioje el. knygoje sužinosite, kaip galima naudoti įrankius, pvz., „Microsoft 365 Copilot“, kad sukurtumėte aplinką, kurioje klesti kūrybiškumas ir produktyvumas.

GAUKITE EL. KNYGĄ

Bendradarbiavimo įrankių privalumai ir iššūkiai

Bendradarbiavimo įrankių nauda – didesnis efektyvumas ir produktyvumas. Dauguma įrankių yra sukurti taip, kad nuo vadovų ir komandos narių nuimtų dalį projektų valdymo naštos.

Vienas iš pagrindinių bendradarbiavimo įrankių naudojimo iššūkių – įveikti mokymosi iššūkius, susijusius su naujų įrankių, pavyzdžiui, dirbtinio intelekto, pritaikymu. Kai prie komandos prisijungia nauji nariai, gali prireikti laiko, kad jie išmoktų naudotis įrankiais. Greito pasirengimo darbui vadovai ir „YouTube“ kanalai padeda pagreitinti darbuotojų mokymą.

Paprastai darbas internete suteikia efektyvumo ir projektų valdymo galimybių, kad visi būtų organizuoti ir galėtų atlikti užduotis. Be to, debesų kompiuterija sutrumpina vėlavimo laiką, todėl visi nuolat turi naujausią informaciją.

Taip pat nepamirškite, kad, kai kalbama apie dirbtinį intelektą, bet kokius šių galingų automatizavimo įrankių rezultatus prieš naudojant turėtų peržiūrėti ir patikrinti žmonės.

Suteikite komandoms galimybę dirbti išmaniau ir sklandžiai bendradarbiauti

Tinkami bendradarbiavimo įrankiai gali padėti komandoms kartu pasiekti daugiau ir leisti joms dirbti iš bet kurios vietos ir bet kuriuo metu. Norėdami daugiau sužinoti apie „Microsoft“ bendradarbiavimo įrankius, apsilankykite šaltiniuose, kurie nurodyti toliau:

Bendradarbiavimo įrankiai

Projektų valdymas

DI įrankiai

Apie autorių

„Microsoft 365“ komanda yra sutelkusi dėmesį į išteklių bendrinimą, kad galėtumėte pradėti, vykdyti ir plėtoti verslą.

SUSIJĘ PRODUKTAI
Microsoft Teams

Pradėkite dirbti su „Microsoft 365“

Tai jums pažįstamas „Office“ ir papildomi įrankiai, kurie padės geriau bendradarbiauti ir daugiau atlikti bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.

Įsigyti dabar

^{Verslo įžvalgose ir idėjose nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.}