모든 비즈니스는 뛰어난 팀워크의 이점을 누릴 수 있습니다. 꽃무늬 디자인을 판매하든, 다음 스마트폰 앱을 빌드하든 팀 구성원 간의 협업이 중요합니다. 하지만 뛰어난 협업을 위해서는 뛰어난 커뮤니케이션이 필요합니다. 연구 결과에 따르면 이러한 커뮤니케이션의 질은 양보다 훨씬 더 유용합니다.
이 문서에서는 도구가 원격 팀이 협업하고 생산성을 향상시키는 데 어떻게 도움이 되는지 알아봅니다. 또한 최신 AI 도구가 팀이 커뮤니케이션 속도를 높이고, 작업을 간소화하고, 창의성을 향상시키는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요.
협업은 공유 프로젝트 또는 목표를 위해 함께 작업하는 것이며 그 어느 때보다 중요합니다. 그러나 협업이 성공하는 작업 공간을 만드는 것이 항상 계획대로 원활하게 진행되지는 않습니다. 경우에 따라 팀에 공유 비전이 없거나 팀 구성원이 책임을 이해하지 못해 혼동과 비효율성이 발생합니다.
따라서 올바른 협업 도구를 선택하는 것이 중요합니다. 다행히 작업 공간 협업은 끝없는 이메일 스레드의 시대와 모임의 순환 주기에서 발전했습니다. 오늘날의 도구는 분산된 팀과 하이브리드 작업에 적합한 파일 및 협업에 실시간으로 액세스할 수 있는 항상 연결된 네트워크를 활용합니다.
화상 회의, 클라우드 컴퓨팅 소프트웨어, 그리고 이제 AI와 같은 공동 작업 도구가 등장하여 효율성, 생산성 및 팀 협업을 개선했습니다.
협업 도구의 중요성과 필요성은 COVID-19가 한창일 때 많은 직원이 장기간 원격으로 작업해야 하면서 세상의 주목을 받게 되었습니다. 실제로 Gartner Inc. 설문 조사에 따르면 2019년 작업자의 절반 남짓이었던 것이 증가하여 2021년에는 거의 80%의 작업자가 협업 도구를 사용했습니다.
팀이 효과적으로 커뮤니케이션하고 조정을 유지하는 데 도움이 되는 다양한 종류의온라인 협업 도구가있지만, 적절한 시기에 적절한 도구를 사용하면 팀이 더 효율적으로 작업할 수 있습니다.
변경 관리 프로세스가 준비되어 있나요? 새 도구를 구현하려면 계획과 준비가 필요합니다. 변경에 대한 조직 지원, 결과에 대한 공유된 비전, 로지스틱 및 직원 지원 및 변경의 영향을 모니터링하는 방법이 있는지 고려합니다.
빠른 학습 곡선이 있나요? 새 서비스의 가장 중요한 고려 사항 중 하나는 사용 편의성입니다. 관심 있는 도구의 데모를 요청하고 직관적인 인터페이스 및 간단한 탐색과 같은 항목을 찾습니다.
팀이 가장 잘 소통하려면 어떻게 해야 할까요? 채팅 및 다중 채널 메시징 도구를 독점적으로 사용하는 것을 선호하나요? 아니면 이메일 및 프로젝트 관리 도구로도 소통하나요?
팀이 어떤 종류의 프로젝트를 공동 작업하나요? 산업별로 다른 협업 도구가 필요합니다. 예를 들어 마케팅 회사에는 제조 회사와 다른 도구가 필요합니다. 팀에서 작업할 산업별 프로젝트의 범위를 이해해야 합니다.
얼마나 많은 사람이 협업해야 하나ㅐ요? 소규모 팀은 대규모 팀과 다르게 커뮤니케이션하고, 정보를 공유하고, 진행률 업데이트를 제공합니다. 팀 및 조직 크기에 따라 올바른 협업 도구를 선택합니다.
여러 도구 또는 올인원 플랫폼을 사용하시겠어요? 현재 도구에 대한 감사를 수행합니다. 이미 적용된 모든 협업 기술을 파악한 후에는 새 도구를 추가할지 아니면 이전 도구를 교체하여 회사 전체 협업의 이점을 최대화할지 결정합니다.
통합과 호환성이 중요한가요? 한 가지 작업을 수행하는 데 적합한 도구를 찾으면 다른 앱 및 소프트웨어와 원활하게 통합되는지 고려합니다. 또한 도구가 팀에서 사용하는 모든 파일 형식과 호환되는지 확인합니다.
보안이 최우선 순위인가요? 협업 도구는 보안 기능과 관련하여 매우 다양합니다. 모임 액세스 권한 부여, 파일 공유, 채팅 및 외부 액세스를 제어하는 정책을 사용하는 것을 고려합니다. 또한 일부 도구는 엔드투엔드 암호화를 제공하는 반면 다른 도구는 고객 보유 키를 제공합니다.
얼마나 지출할 건가요? 협업 도구 비용을 선택하는 것이 핵심 요소입니다. 일부는 무료이고 다른 일부에는 월별, 매년 또는 사용자 수에 대한 가격 책정 계획이 있습니다. 또한 도구를 사용자 지정해야 하는 경우 추가 비용이 될 수 있습니다.
교육 시간과 예산이 있나요? 협업 도구에 대한 팀 교육은 필수적입니다. 협업 도구가 작동하려면 모든 팀 구성원이 쉽게 채택해야 합니다. 솔루션을 결정한 후에는 시간을 내어 팀을 교육하고 새 소프트웨어 또는 도구로 천천히 전환하기 시작합니다.
결혼식을 계획하든 웹 사이트를 빌드하든 간에 많은 사람들이 각자의 역할을 수행해야 하는 대규모 프로젝트에서 일해 본 경험이 있을 것입니다. 다행히 모든 움직이는 부분을 효과적으로 관리하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리 도구가 있습니다.
2. 화상 회의는 관계를 빌드합니다.
중요한 모임을 해야 하는데 팀의 절반이 이동하고 있거나 원격으로 작업하고 있다고 상상해 보세요. 화상 회의는 직접 만나서 계획하는 데 드는 비용과 문제 없이 대면 모임의 모든 연구 기반 혜택을 얻을 수 있는 방법입니다.
3. 채팅으로 더 빠르게 작업을 완료합니다.
경우에 따라 빠른 질문을 던지고 즉각적인 응답을 얻는 것이 가장 효율적입니다. 사무실용으로 빌드된인스턴트 메시징 도구를사용하여 팀 구성원이 신속하게 체크인하고 문제를 해결할 수 있습니다.
4. 실시간 문서 수정으로 지연이 줄어듭니다.
첨부 파일과 문서나 프레젠테이션에 들어가지 않는 혼란스러운 편집으로 채워진 이메일 체인은 잊어버리세요. 실시간 문서 공동 작업을 통해 팀은 텍스트 문서, 스프레드시트 또는 PowerPoint 프레젠테이션이든 관계없이 동일한 프로젝트에서 동시에 협업할 수 있습니다.
5. 클라우드 버전 제어로 모든 것을 체계적으로 유지합니다.
클라우드에 프로젝트를 저장하면 언제든지 온라인에서 특정 버전을 찾고 필요한 경우 피드백을 추가하기 전에 복사본을 저장할 수 있는 간편한 버전 제어가 제공됩니다. 또한 Microsoft Teams와 같은 협업 애플리케이션을 사용하면 파일을 쉽게 찾고 다른 사용자와 안전하게 공유할 수 있습니다.
6. AI로 연결성, 생산성 및 창의성 향상
경쟁사보다 앞서가는 것은 항상 어려운 과제이지만, AI 도구를 사용하여 팀에 우위를 제공할 수 있습니다. Microsoft 365 Copilot 같은 AI 솔루션을 통해 커뮤니케이션 속도를 높이고, 직원 작업을 간소화하고, 서비스 제공을 가속화하세요. 예측 기능으로 팀의 요구 사항을 예측하고 가동 중지 시간을 방지하고 자동화를 통해 작업을 가속화하세요.
이 전자책에서 Microsoft 365 Copilot과 같은 도구를 사용하여 창의성과 생산성이 향상되는 환경을 만드는 방법을 알아보세요.
협업 도구를 사용하는 주요 과제 중 하나는 AI와 같은 새로운 도구를 채택하는 데 있어 학습 곡선을 극복하는 것입니다. 새 팀 구성원이 참가하면 도구를 사용하는 방법을 빠르게 파악하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. 빠른 시작 가이드 및 YouTube 채널은 직원 교육을 가속화하는 데 도움이 됩니다.
일반적으로 온라인 작업은 모든 사람이 작업은 체계적으로 순조롭게 진행할 수 있도록 효율성과 프로젝트 관리 기능을 제공합니다. 또한 클라우드 컴퓨팅은 지연 시간을 줄여 모든 사람이 최신 정보를 받도록 합니다.
또한 AI와 관련하여 이러한 강력한 자동화 도구의 모든 출력을 사용하기 전에 사람이 검토하고 확인해야 함을 명심해야 합니다.
Microsoft 365 팀은 비즈니스를 시작하고, 운영하고, 성장시키는 데 도움이 되는 리소스를 공유하는 데 중점을 두고 있습니다.
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